醫(yī)改視角下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的路徑

文/武 潔

醫(yī)改視角下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的路徑

文/武 潔

在醫(yī)院管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理是重要的組成部分，其中涵蓋了和醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)行為相關(guān)的醫(yī)療文件材料以及醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的各種資料。隨著醫(yī)療改革的實(shí)施，醫(yī)院檔案管理工作也備受關(guān)注，特別是檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展更是成為醫(yī)院研究工作的重點(diǎn)。所謂的醫(yī)院檔案管理，具體指的就是醫(yī)院檔案資料的管理工作。而醫(yī)院檔案的主要內(nèi)容就是醫(yī)療文件資料以及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中所形成的多種類型資料，所涉及的內(nèi)容十分廣泛。而這些資料都應(yīng)當(dāng)被納入到檔案規(guī)范化管理工作中，究其原因，資料在推進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展方面發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作存在的問題解構(gòu)

在醫(yī)院管理系統(tǒng)當(dāng)中，醫(yī)療服務(wù)始終是管理的重點(diǎn)，卻嚴(yán)重忽視了包括檔案管理在內(nèi)的其他工作。其中，受工作人員數(shù)量不充足與設(shè)備以及資金緊缺問題的影響，醫(yī)院檔案管理工作開展并不到位，嚴(yán)重制約了醫(yī)院工作的正常開展。

1．嚴(yán)重忽視檔案管理工作的后果。醫(yī)院管理工作開展的過程中，檔案管理工作始終未被重視。其中，在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，管理考核與綜合管理活動是檔案管理的主要內(nèi)容。然而，大部分醫(yī)院工作人員并沒有正確認(rèn)知醫(yī)院檔案管理工作的重要作用，因而忽視了該工作的不可或缺性。正是受管理工作人員消極態(tài)度的影響，在安排工作人員方面并不全面。最關(guān)鍵的是，醫(yī)院人才引進(jìn)方面很少關(guān)注檔案管理專業(yè)人才，且并未針對既有檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，所以嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2．檔案管理工作人員專業(yè)化水平有待提升。檔案管理工作并不僅僅是收集并整理資料，而是要求工作人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能。然而，現(xiàn)階段國內(nèi)絕大部分醫(yī)院的檔案管理人員，其自身業(yè)務(wù)水平并不高，且大多數(shù)都不是專業(yè)出身，僅僅是在選擇職業(yè)的過程中接受調(diào)劑而承擔(dān)檔案管理工作的責(zé)任。為此，無論是工作開展前或開展后，其自身的檔案管理專業(yè)程度都存在一定的不足之處。除此之外，醫(yī)院檔案管理工作人員多數(shù)并不具備專業(yè)管理技能，缺失法治觀念。在這種情況下，檔案管理工作的開展必須始終按照部門規(guī)定落實(shí)檔案管理工作。所以在管理中經(jīng)常缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性，致使收集檔案信息的時候存在諸多問題。

二、基于醫(yī)改視角規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作的有效路徑

行政檔案、科研檔案與醫(yī)療病例檔案是組成醫(yī)院檔案的重要部分。為此，要想在新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行有效地規(guī)范，就應(yīng)當(dāng)從以下三個角度出發(fā)進(jìn)行研究與探討，進(jìn)而采取可行性的規(guī)范措施，以供參考。

1．行政檔案資料規(guī)范化管理。一是積極成立檔案管理部門并合理安排場所與工作人員等。基于醫(yī)改背景，為了更好地規(guī)范行政檔案資料，可以通過構(gòu)建檔案管理部門，針對檔案管理工作展開統(tǒng)一且全面地指導(dǎo)，進(jìn)而集中且單獨(dú)地管理行政檔案資料。另外，建立檔案管理部門不僅能夠?yàn)閮?nèi)部各個部門提供所需的參考資料與依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)與管理部門決策方面也可以提供所需的資料，一定程度上強(qiáng)化了醫(yī)院行政工作的效率與質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理部門，同樣也是推動檔案管理工作向著專業(yè)化與科學(xué)化方向發(fā)展的重要前提?；诓块T工作規(guī)劃，檔案管理部門的存在也可以為其他部門檔案的歸檔與整理工作給予科學(xué)合理的指導(dǎo)并提出有針對性的建議，進(jìn)而構(gòu)建更為全面且有序的醫(yī)院檔案資料信息，充分彰顯醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化，并且深入分析并研究檔案資料，進(jìn)一步總結(jié)醫(yī)院工作，推進(jìn)各項(xiàng)工作的有效開展。通過檔案管理部門的構(gòu)建，為行政檔案資料的管理提供了保障，與新醫(yī)改背景下的行政檔案資料規(guī)范化發(fā)展需求相適應(yīng)。

二是定期組織檔案管理人員參與專業(yè)技能培訓(xùn)。在醫(yī)院檔案管理工作開展的過程中，檔案管理人才素質(zhì)對管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了直接的影響。為此，檔案管理工作人員應(yīng)通過自身專業(yè)能力與主觀能動性完成工作。根據(jù)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平偏低的問題，管理層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對提升工作人員專業(yè)技能的問題給予高度重視，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流活動，實(shí)現(xiàn)其專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面增強(qiáng)。同時，鼓勵跨學(xué)科、跨專業(yè)的復(fù)合型人才培養(yǎng)。除此之外，可以科學(xué)合理地制定長效機(jī)制激發(fā)其發(fā)揮主觀能動性，進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理工作，推動新醫(yī)改制度的可持續(xù)發(fā)展。

2．科研檔案資料規(guī)范化管理。醫(yī)院的科研活動與醫(yī)療技術(shù)以及水平存在緊密地聯(lián)系，而且是科研檔案資料管理工作的重點(diǎn)。為此，在新醫(yī)改背景下，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，也同樣應(yīng)高度重視科研檔案資料管理的規(guī)范化。

一是全面細(xì)致歸納并整理所接收的科研檔案資料，同時，需要根據(jù)已經(jīng)整理好的科研資料交由檔案管理部門規(guī)范登記并編目，隨后開展統(tǒng)計與分類加工等相關(guān)工作。其中，如果是科研成果亦或是絕密級檔案內(nèi)容，必須要采取單獨(dú)登記管理的方式，提高保密封存的效果。如果是已經(jīng)收錄的科研檔案亦或是既有科研檔案接收以后，還應(yīng)當(dāng)開展后續(xù)鑒定工作，與科研內(nèi)容有機(jī)結(jié)合，并組織醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科研工程人員與檔案管理工作人員，深入研究并討論是否將科研期限延長亦或是變動科研保密等級，在意見達(dá)成統(tǒng)一以后，交由有權(quán)主體批準(zhǔn)，貫徹并落實(shí)科研檔案資料再管理工作。

二是為科研檔案開發(fā)提供有利服務(wù)。開發(fā)科研檔案資料的現(xiàn)實(shí)意義十分明顯，因而醫(yī)院檔案管理部門針對接收并存放的科研資料，應(yīng)向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與科研工作人員提供良好的服務(wù)，以保證醫(yī)療技術(shù)水平的全面提升，為其提供資料方面的資源。需要注意的是，醫(yī)院檔案管理工作的科研資料管理并非是保存，同樣需針對資料進(jìn)行整理與加工，合理分類歸檔較為重要的科研資料，并且對檢索工具進(jìn)行編制。另外，為進(jìn)一步推動新醫(yī)改的發(fā)展，還應(yīng)當(dāng)針對各項(xiàng)資料總結(jié)摘要、關(guān)鍵詞以及簡介等。開展醫(yī)院檔案管理工作的目的就是為醫(yī)院內(nèi)部資料查閱提供所需的服務(wù)，若其他單位或者是部門要查閱，則應(yīng)具有相關(guān)部門所出具的介紹信，在本醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員批準(zhǔn)以后才能夠查閱。但是，所能夠查閱的內(nèi)容只能夠是一般科研檔案資料。如果想查閱絕密類型的科研資料，必須要獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)與審查，否則不允許查閱亦或是摘抄。

3．病歷檔案資料規(guī)范化管理。在醫(yī)院運(yùn)營與發(fā)展的過程中，醫(yī)療活動占據(jù)重要地位，不僅具備對患者病情發(fā)展記錄與治療的功能，同樣也為醫(yī)院醫(yī)療糾紛與法律問題的處理提供了有參考價值的證據(jù)資料。目前階段，醫(yī)療糾紛事件不斷升級，其中有民事糾紛、刑事案件以及傷殘鑒定等，在取證或者是人身保險程度的情況下，醫(yī)院都應(yīng)當(dāng)出具報告亦或是資料。由此可見，在新醫(yī)改背景下，病例檔案管理工作十分重要。

首先，病例檔案資料庫需單獨(dú)管理。病例檔案在醫(yī)院檔案中占據(jù)的比重最大，所以，應(yīng)當(dāng)通過專門資料庫單獨(dú)管理。具體的管理內(nèi)容有場所地點(diǎn)管理與全部檔案保管。對于資料庫房間管理，應(yīng)保證建筑的標(biāo)準(zhǔn)與檔案保管需求相適應(yīng)，而資料庫專項(xiàng)用途不能發(fā)生改變，同樣也不允許將其他設(shè)備設(shè)施存放其中。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)對火災(zāi)與水災(zāi)等加大防范的力度，以保證為檔案管理工作的開展提供更為理想的場所。防范工作應(yīng)采用加濕器、滅火裝置以及溫度計等，以保證檔案防護(hù)管理的質(zhì)量滿足要求。

其次，病例資料查閱與借閱管理工作的開展。病例管理工作涉及患者個人隱私，同樣與醫(yī)院資料管理制度存在緊密的聯(lián)系。為了進(jìn)一步加強(qiáng)病例資料查閱與借閱管理工作，應(yīng)注重資料庫出入管理。需要注意的是，不允許非檔案管理工作人員進(jìn)出資料庫，而是應(yīng)接受檔案管理工作人員引導(dǎo)與監(jiān)督才能夠查詢相關(guān)資料。若有必要借閱，應(yīng)根據(jù)借閱管理制度進(jìn)行，積極開展登記工作，特別要注意借閱時間與方式的登記記錄要仔細(xì)。

再次，應(yīng)借助檔案數(shù)字化技術(shù)，建立病歷檔案數(shù)字化平臺。檔案管理數(shù)字化也是現(xiàn)代社會需求,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)深入地滲透到人們生活的各個層面,其在檔案管理工作中的滲透也是必然的結(jié)果,因此檔案管理工作也要順應(yīng)這樣一種發(fā)展趨勢和需求來實(shí)現(xiàn)自身管理的科學(xué)化水平。在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)權(quán)限、系統(tǒng)升級等方面都應(yīng)強(qiáng)化安全管理，這樣才有利于電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定與真實(shí)。

綜上所述，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作同樣需與時俱進(jìn)，將醫(yī)院建設(shè)發(fā)展以及中心任務(wù)當(dāng)作核心，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，針對不同類型檔案進(jìn)行管理，以保證構(gòu)建更為系統(tǒng)化的檔案資料機(jī)制，為醫(yī)院醫(yī)療與科研工作的開展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作支持功能的全面增強(qiáng)，進(jìn)一步推動醫(yī)院檔案管理工作的開展。但仍然應(yīng)正確認(rèn)知醫(yī)院檔案管理工作存在的不足之處，在新醫(yī)改環(huán)境中積極采取有效的措施以增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性，為醫(yī)院檔案管理工作的有效完善給予有價值的參考依據(jù)。

（作者單位：臨沂市中心醫(yī)院）