也談檔案信息資源利用的安全性

文//馮惠普

也談檔案信息資源利用的安全性

文//馮惠普

一、檔案設(shè)備的配置與安全

檔案法明確規(guī)定，法人單位應(yīng)配備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房等設(shè)備。從目前地方法人單位檔案管理的情況看，有一部分單位不具備這樣的保管條件，沒(méi)有考慮到檔案的安全，不能做到對(duì)檔案給予妥善的安置和保管。對(duì)檔案庫(kù)房的選擇應(yīng)有嚴(yán)格要求：一是要依據(jù)檔案資料的保密來(lái)分析，一般不在機(jī)關(guān)辦公樓的最高層和最低層設(shè)置檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)該具有良好的預(yù)防火災(zāi)、盜竊、高溫、強(qiáng)光、蟲(chóng)鼠、潮濕、水災(zāi)等安全設(shè)施。二是檔案庫(kù)房應(yīng)和辦公室分開(kāi)，檔案庫(kù)房也應(yīng)和閱覽室分開(kāi)。三是檔案庫(kù)房?jī)?nèi)要嚴(yán)禁煙火，堅(jiān)決杜絕存放易燃易爆物品，庫(kù)房的門(mén)窗要緊閉，每天下班前人員要對(duì)庫(kù)房進(jìn)行必要的安全檢查。四是檔案庫(kù)房應(yīng)該由固定人員管理，要依據(jù)管理制度進(jìn)行管理，禁止其他人員隨意進(jìn)入。對(duì)檔案庫(kù)房做到嚴(yán)格管理，有利于做好檔案的保密工作，也有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全保管。

二、檔案保密與安全管理

有些密級(jí)檔案，關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家行政機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的正常運(yùn)行，關(guān)系到社會(huì)建設(shè)等方面的開(kāi)展。因此，確保國(guó)家檔案的安全，首先要做到檔案安全保管。

1．基層檔案館對(duì)密級(jí)的管理?；鶎訖n案館檔案密級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)分為絕密檔案和非絕密檔案。在社會(huì)信息化的今天，地方各級(jí)保密行政機(jī)關(guān)也多次下發(fā)各級(jí)密機(jī)文件級(jí)別劃分及開(kāi)放規(guī)定，各基層行政及企事業(yè)單位也按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行了內(nèi)部及公開(kāi)級(jí)別劃分，對(duì)照劃分完成的檔案，各法人單位應(yīng)做好檔案的分類(lèi)，并應(yīng)做到分別進(jìn)行保管。檔案庫(kù)房要安裝防盜窗、防盜門(mén)、防盜器等設(shè)備，從保管條件上確保國(guó)家檔案的安全。

2．檔案利用工作的安全管理。在辦理檔案資料的使用、交付和銷(xiāo)毀時(shí)一定要依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行：一要有領(lǐng)導(dǎo)人的批準(zhǔn)。二檔案管理人員要進(jìn)行登記和簽字，不論什么人都不能自己使用檔案。三檔案資料在使用后要及時(shí)歸回，一旦出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，要立即查找問(wèn)題的根源，采取必要的補(bǔ)救措施。

3．檔案人員安全素質(zhì)的管理。管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和政治覺(jué)悟，在做好檔案保密工作過(guò)程中，檔案管理人員具有舉足輕重的作用。這就要求檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng)的同時(shí)，還要擁有謹(jǐn)慎的安全保密意識(shí)；不但要有良好的工作作風(fēng)，還需重視儲(chǔ)存在頭腦中的秘密泄露。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和各種先進(jìn)信息手段的應(yīng)用，竊密與反竊密斗爭(zhēng)也會(huì)不斷升級(jí)，檔案管理人員每天都在接觸黨和國(guó)家的絕密文件，檔案管理人員在業(yè)余時(shí)間也會(huì)參加各種社會(huì)活動(dòng)。這些秘密就會(huì)被帶到各種場(chǎng)所，常常是不經(jīng)意的一句話(huà)，就會(huì)在無(wú)形當(dāng)中泄露了機(jī)密。因此，要求檔案管理人員不管在什么地方，都應(yīng)絕口不提有關(guān)檔案的內(nèi)容，堅(jiān)決保證黨和國(guó)家秘密不泄露、不流失，保證國(guó)家機(jī)密安全。

三、檔案安全與密級(jí)的區(qū)別

確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，國(guó)家檔案局就檔案保管期限界定有嚴(yán)格的規(guī)定，各法人單位應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限就是指如果國(guó)家機(jī)密出現(xiàn)了泄露現(xiàn)象，那么就一定會(huì)影響到國(guó)家的安全與利益，給國(guó)家?guī)?lái)一定的損失，主要表示國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，受?chē)?guó)家保密法律、法規(guī)的保護(hù)，具有一定法律效力的時(shí)間。

四、加快提升檔案人員的保密素質(zhì)

在檔案管理工作中，保證檔案安全是工作人員的基本職責(zé)，也是檔案管理工作中應(yīng)該堅(jiān)持的原則。不但是檔案管理的任務(wù)，而且是檔案管理的目的。在具體管理檔案工作中應(yīng)該做到”四不”，也就是：不能破損缺少，不能割裂分散丟失，不能亂堆亂放，不能任意改動(dòng)檔案資料，也不能編造假的資料。不能破損缺少就是要求檔案資料應(yīng)該保存完整，檔案資料不能由于出現(xiàn)各種影響因素而發(fā)生損壞。如果出現(xiàn)殘缺資料要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。不能割裂分散丟失，就是指檔案資料要絕對(duì)安全，做到不丟失不失竊，不但要重視檔案實(shí)體的完整，而且也需重視檔案內(nèi)容的完整。不能亂堆亂放，指的是應(yīng)該集中管理檔案資料，不能因?yàn)闄n案資料的分散而不利于檔案資料的管理，更不能發(fā)生損壞和丟失檔案資料的現(xiàn)象。檔案保管工作應(yīng)該依據(jù)一定的程序，檔案排架應(yīng)該排列整齊、條目清晰。

因此，檔案保管人員的工作責(zé)任是很重的，也是絕不能被忽視的，這是一項(xiàng)是否愛(ài)國(guó)的重要體現(xiàn)，也是作為一個(gè)國(guó)家公職人員對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)的重要基礎(chǔ)工作，檔案保管人員必須要守法、依法來(lái)管理國(guó)家檔案，要對(duì)國(guó)家檔案保持一顆責(zé)任心，防止檔案的泄密與損壞，確保檔案的完整安全，使檔案更好地為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、和諧社會(huì)提供全方位的服務(wù)。

（作者單位：省屬改制企業(yè)檔案托管中心）