民族地區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的思考

梁 莉

(和田師范專科學(xué)校黨政辦，新疆 和田 848000)

民族地區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的思考

梁 莉

(和田師范專科學(xué)校黨政辦，新疆 和田 848000)

高校畢業(yè)生檔案影響著畢業(yè)生的就業(yè)率，為此，加強(qiáng)高校特別是民族地區(qū)高校檔案工作建設(shè)，有著重要的意義。本文以新疆南疆地區(qū)高校為例，揭示出存在的及原因，進(jìn)而提出幾點(diǎn)解決問題的路徑。

民族地區(qū)高校；檔案工作；建議

民族地區(qū)高校要適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，為人才市場提供信息服務(wù)，轉(zhuǎn)變就業(yè)檔案觀念，改變就業(yè)檔案的管理模式，完善和建全畢業(yè)生就業(yè)檔案制度，就顯得十分必要和緊迫。也將有助于提升民族地區(qū)高校的社會(huì)影響力。

1.民族地區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)建檔管理的現(xiàn)狀

目前民族地區(qū)高校檔案管理工作內(nèi)容單一、工作對(duì)象靜態(tài)化、工作媒介相對(duì)落后，導(dǎo)致其難以發(fā)揮自身的信息服務(wù)功能，無法為人才市場提供客觀、真實(shí)、參考價(jià)值較高的畢業(yè)生信息，更無法參與到高校教學(xué)、科研、管理等重大決策發(fā)揮作用。

1.1 就業(yè)檔案內(nèi)容單一，無法滿足就業(yè)參考需求

根據(jù)教育部和國家檔案局于2010年實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校學(xué)生類檔案主要由高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案，畢業(yè)生登記表等構(gòu)成。而這些檔案也是畢業(yè)生檔案的重要組成部分。顯然，此類檔案作為大學(xué)生就業(yè)檔案，內(nèi)容略顯單一，無法滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行全面考察的需求。近十年來，我國普通高校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)現(xiàn)了勞資雙方的互相選擇。當(dāng)前人力資源市場對(duì)畢業(yè)生的考察，只能憑借學(xué)校的推薦信和學(xué)生自己制作的應(yīng)聘簡歷。招聘過程中，用人單位為了深度了解考察畢業(yè)生的成績、能力、素質(zhì)、特長等諸多方面的因素,加大了筆試面試的比重。同時(shí)，作為勞務(wù)方的畢業(yè)生也需要向用人單位展示自我的優(yōu)勢、特長、愛好、經(jīng)歷、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)認(rèn)知等，以達(dá)到雙方深度了解。而絕大部分畢業(yè)生的個(gè)人簡歷千篇一律、內(nèi)容繁雜、少部分的還存在夸大其辭。因此，人力資源市場急需由畢業(yè)生所在的學(xué)校提供的、全方位展示畢業(yè)生能力、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)經(jīng)歷的信息記錄，而這正是就業(yè)檔案中需要補(bǔ)充的部分。

1.2紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換成電子檔案，與電子檔案對(duì)接不力

目前紙質(zhì)檔案使用廣泛。在很多高校畢業(yè)生的學(xué)籍卡、錄取表、成績單、畢業(yè)生審批登記表等檔案資料多以紙質(zhì)版歸檔、保存。這些資料，在經(jīng)過無數(shù)次地查閱、復(fù)印后磨損現(xiàn)象嚴(yán)重。雖然部分學(xué)校針對(duì)這些檔案資料，也以電子文件的形式保存，但是仍然存在紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí)，沒有建立起準(zhǔn)確可靠地標(biāo)識(shí)關(guān)系，沒能充分發(fā)揮電子檔案高度共享性、不受限制性等特性。

1.3采用信息技術(shù)有限，無法實(shí)現(xiàn)線上線下的服務(wù)對(duì)接

在當(dāng)今信息時(shí)代，檔案管理主體多元化，服務(wù)對(duì)象“更加廣泛，答案內(nèi)容更加豐富的情況下，檔案管理的方式和手段面臨著新的挑戰(zhàn)?！盵1]由于檔案管理部門資金不足，檔案人員現(xiàn)代信息技術(shù)水平有限，對(duì)采用新技術(shù)從事檔案管理的敏銳性不高，導(dǎo)致檔案管理和方式手段依舊被動(dòng)落后，根本無法實(shí)現(xiàn)線上線下的溝通與互動(dòng)。

2.檔案管理存在的主要問題的原因

1.檔案管理工作沒有制度化的氛圍

檔案工作制度化是一個(gè)單位管理工作整體化的一部分，沒有管理工作一體化，檔案工作制度化很難推進(jìn)。特別是少數(shù)民族地區(qū)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)管理本身就落后內(nèi)地省市區(qū)，檔案工作難免跟不上時(shí)代的變化。如內(nèi)部管理制度不健全或落實(shí)不好，各單位之間協(xié)調(diào)不力，就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案不能按時(shí)收集，不能按國家有關(guān)檔案工作的要求進(jìn)行管理，檔案工作制度不能落實(shí)。

2.檔案人員專業(yè)水平有待提高

好的檔案制度建立后，需要檔案專業(yè)人員認(rèn)真落實(shí)，目前少數(shù)沒民族地區(qū)高校的檔案工作者大多是非專業(yè)檔案專業(yè)的，甚至部分人員從沒有參加過檔案工作培訓(xùn)，加之學(xué)生檔案意識(shí)不強(qiáng)，學(xué)生檔案工作的瑣碎、麻煩和枯燥，對(duì)檔案工作沒有興趣、信心不足，缺少責(zé)任意識(shí)。

另外學(xué)生檔案正從紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展，部分檔案人員不適應(yīng)這種角色的轉(zhuǎn)變，仍停留在過去的檔案保存的“思維定式”中，也是業(yè)務(wù)工作的具體表現(xiàn)。

3. 學(xué)生檔案管理各方協(xié)調(diào)有待改進(jìn)

由于制度不健全，管理不規(guī)范，存在較多問題。就業(yè)檔案的內(nèi)容和收集、整理、歸檔的要求缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；檔案整理、歸檔不規(guī)范。在檔案立卷過程中，排序組卷不規(guī)范，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；檔案綜合管理力度不夠。就業(yè)檔案涉及學(xué)生入學(xué)資格審查材料、在校期間表現(xiàn)材料、實(shí)習(xí)實(shí)踐材料等，而只有分管這些事務(wù)的學(xué)生處、教務(wù)處、各院系，加強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)信息共享，才能提高就業(yè)檔案的管理工作效率。

2 提高就業(yè)檔案管理的對(duì)策

2.1轉(zhuǎn)變觀念，建立就業(yè)檔案觀

要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，提高學(xué)校的影響力，滿足人才市場的需求，高校檔案管理人員和畢業(yè)生都必須轉(zhuǎn)變觀念，確立就業(yè)檔案觀。首先高校檔案管理者要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到學(xué)生就業(yè)檔案的重要性，規(guī)范學(xué)生就業(yè)檔案的管理和操作，切實(shí)為廣大師生及用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。其次，高校應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，讓用人單位和社會(huì)公眾了解就業(yè)檔案，為其提供真實(shí)、可靠的信息和優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，贏得用人機(jī)構(gòu)和社會(huì)公眾的認(rèn)可。另外，高校對(duì)學(xué)生開展檔案教育，培養(yǎng)學(xué)生自覺、主動(dòng)地積累個(gè)人檔案資料的意識(shí)。

2.2 加大投入，提供相應(yīng)政策支持

要建立規(guī)范完整的畢業(yè)生就業(yè)檔案，不僅需要提高管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，也要加大財(cái)力和物質(zhì)的相關(guān)投入。為此，高校應(yīng)該設(shè)立畢業(yè)生就業(yè)檔案專項(xiàng)基金，?？顚Ｓ?，解決畢業(yè)生就業(yè)檔案管理的相關(guān)費(fèi)用開支。另外，畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作，應(yīng)明確職責(zé)，建立規(guī)章制度，由學(xué)校畢業(yè)生管理機(jī)構(gòu)牽頭，聯(lián)合檔案館、各學(xué)院、教務(wù)處職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)就業(yè)檔案資料的采集、甄別、序化和對(duì)外服務(wù)。

2.3 規(guī)范管理，提高工作效能

2.3.1加強(qiáng)電子文件的管理。就業(yè)檔案管理部門在將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換為電子文件時(shí)，為確保電子文件不會(huì)非正常使用和改動(dòng)，必須“建立其準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證措施；對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作成紙質(zhì)版或微縮膠片拷貝、保留；收集、使用電子文件時(shí)，應(yīng)注明文件的存儲(chǔ)格式和屬性，而收集圖形、視頻電子文件應(yīng)注意壓縮算法和相關(guān)軟件”[2]。

2.3.2為用戶提供檢索方便。目前廣泛使用的二維碼在就業(yè)管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行利用、開發(fā)。比如畢業(yè)生的身份識(shí)別方面，由于學(xué)號(hào)是一一對(duì)應(yīng)，可以作為學(xué)生的唯一標(biāo)識(shí)管理系統(tǒng)，可以將學(xué)號(hào)作為索引檢索學(xué)生就業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫。學(xué)生所輸入的提示信息，如果與數(shù)據(jù)庫的信息完全一致就能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼。

2.4 利用新技術(shù)，提高服務(wù)效率

隨著各高校內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式。首先，檔案管理部門充分利用信息技術(shù)，與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”， “使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站， 實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳送、檢索，更新上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，為用戶提供更好的服務(wù)?！盵3]其次，開展在線服務(wù)。到檔案館參閱的傳統(tǒng)檔案利用方式，已無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在信息化時(shí)代里，利用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)開展線上服務(wù)，已經(jīng)越來越受到查閱檔案者的青睞，尤其是可以為用人單位節(jié)約部分面試的資金。

總之，檔案信息的開發(fā)利用是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，這就要求檔案工作者要充分利用多媒體高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化現(xiàn)代建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

[1][2]田甜.信息技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用[J].中國高新技術(shù)企業(yè)， 2015(13)：41、41.

[3]黨景麗.科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理[J]. 甘肅科技,2010(24):119.

2017-04-10

梁莉(1974- )，女，和田師范專科學(xué)校助理館員。研究方向：檔案管理。