提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

郭云婷

北京中鐵工業(yè)有限公司

一、引言：

辦公室在機(jī)關(guān)和企業(yè)單位中均處重要地位，作為企業(yè)的處理中心，擔(dān)負(fù)著多種繁復(fù)工作。既要準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，又要求向上反應(yīng)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的情況，任務(wù)繁重，不得馬虎。與此同時(shí)，辦公室不僅需要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)事宜，又要擔(dān)負(fù)起對外交往的重任。所以，保障辦公室文秘的工作質(zhì)量與水平，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展重要因素，必須重視。

二、辦公室文秘自身如何提高專業(yè)素養(yǎng)

1.遵守企業(yè)的規(guī)章制度

作為一名辦公室文秘工作人員，嚴(yán)格遵守企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度是其最基本的職業(yè)素養(yǎng)。文秘工作數(shù)量巨大且注重細(xì)節(jié)，作為企業(yè)的重要工作人員應(yīng)該清楚的認(rèn)識(shí)到自身責(zé)任，做到不遲到、不早退。若是等領(lǐng)導(dǎo)布置完工作任務(wù)才匆匆趕來，就會(huì)打亂工作計(jì)劃，造成工作失誤，影響整個(gè)辦公室的工作效率。在空閑的瑣碎時(shí)間里，文秘工作人員還應(yīng)該整理檢查手中資料，防止重大失誤的發(fā)生。

2.眼光長遠(yuǎn)，顧全大局

辦公室文秘工作人員對其所在企業(yè)十分重要，應(yīng)目光長遠(yuǎn)，凡事先考慮公司大局，不能感情用事。應(yīng)以公司利益為重，不僅需要承受巨大的工作量，更要能忍受委屈，放平心態(tài)，做好企業(yè)內(nèi)部的溝通工作。

3.提高工作效率、效能

效率是指有效時(shí)間內(nèi)完成的工作量，效能是指有效的、集體的效應(yīng)。一個(gè)優(yōu)秀的文秘工作人員不僅要保證工作量的完成，更要保證質(zhì)的提高。

(1)在工作中時(shí)刻保持積極樂觀的心態(tài)，對工作充滿熱情。當(dāng)文秘工作人員在辦公中保持高昂的激情，辦公的質(zhì)量自然會(huì)提高，相反，若是工作不用心，態(tài)度散漫，不僅沒有質(zhì)，量也很難完成。

(2)不斷更新自身知識(shí)儲(chǔ)備。社會(huì)在不斷進(jìn)步，文秘工作人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注最新的社會(huì)發(fā)展動(dòng)向、企業(yè)的經(jīng)營政策，及時(shí)掌握辦公方式的更新和對文秘工作的新要求，以便緊跟時(shí)代發(fā)展，更快更好的解決工作上的問題。

(3)加強(qiáng)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通。文秘工作人員需要及時(shí)的把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示傳達(dá)給下級(jí)工作人員，這就需要文秘人員加強(qiáng)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通，充分了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所要傳達(dá)的意思，避免誤傳命令的發(fā)生。

(4)加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)。文秘工作人員必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)是一個(gè)集體，堅(jiān)持樂于助人的理念，培養(yǎng)自身主動(dòng)服務(wù)的行為。了解辦公室工作的被動(dòng)性，做到未雨綢繆，將被動(dòng)化為主動(dòng)，以高水準(zhǔn)的工作素養(yǎng)促進(jìn)辦公室職能的提高與發(fā)展，營造和諧積極的工作環(huán)境。

4.堅(jiān)持作工作總結(jié)

辦公室工作繁復(fù)，需要文秘工作人員每日對所做工作作出客觀總結(jié)，反省其不足并做出改進(jìn)，認(rèn)識(shí)自身優(yōu)點(diǎn)并加以發(fā)展。同時(shí)檢查是否有工作失誤，做好下一次工作計(jì)劃，形成良性循環(huán)。

三、有效提升辦公室文秘人員工作能力的主要策略

1.加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須重視員工的定期技能培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)在合理范圍內(nèi)提供資金對辦公室文秘進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。企業(yè)需促進(jìn)文秘人員自覺進(jìn)行知識(shí)積累，愛崗敬業(yè)，努力為辦公室、企業(yè)發(fā)光發(fā)熱。

愛崗敬業(yè)，保障工作的質(zhì)量與水平，努力為辦公室、企業(yè)發(fā)光發(fā)熱。

2.提升辦公室工作效率

辦公室工作量多且雜，是一個(gè)綜合職能科室，在企業(yè)內(nèi)部起著上傳下達(dá)的溝通樞紐作用。辦公室工作的水平直接影響著企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作。因此，企業(yè)應(yīng)對辦公室的工作進(jìn)行合理評估，使辦公室正確認(rèn)識(shí)到自身影響，努力做好本職工作，提高工作效率和水平，保障企業(yè)健康運(yùn)營。

3.制定公平公正的獎(jiǎng)懲制度

就企業(yè)而言，對于辦公室工作應(yīng)做到獎(jiǎng)懲分明，盡可能保證其公平、公開、公正。賞罰分明能夠充分激發(fā)辦公室工作人員的主觀能動(dòng)性，文秘工作人員的反應(yīng)尤為顯著。例如：由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室員工根據(jù)平時(shí)表現(xiàn)推選出優(yōu)秀的辦公室文秘人員，給予他們獎(jiǎng)金或升職；對于平時(shí)工作散漫，對企業(yè)造成損失的員工，實(shí)施扣減工資或?qū)η楣?jié)嚴(yán)重者給予辭退。完善的獎(jiǎng)懲制度具有警示作用，往往更能激發(fā)員工的工作熱情，提高辦事效率，促進(jìn)自我完善，為企業(yè)注入活力與生命力。

4.培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

當(dāng)今社會(huì)，變化日新月異，創(chuàng)新已然成為企業(yè)、社會(huì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。大多?shù)人認(rèn)為辦公室文秘工作死板，靈活性不高。然而，要想做好文秘工作更需要在工作方式和思想上進(jìn)行創(chuàng)新。對于辦公室來說，為了跟上時(shí)代的步伐，必須淘汰低效率的辦公模式。這就需要對其創(chuàng)新，尋找出可執(zhí)行的、先進(jìn)高效的新模式，以此提高辦公室的工作效率，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。而要激發(fā)辦公室文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)，必須在日常的工作中培養(yǎng)，主要可采取的措施有以下兩點(diǎn)：

(1)鼓勵(lì)辦公室文秘人員在辦公行為、工作思想上積極大膽的創(chuàng)新，更好的促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間的關(guān)系，形成良好的企業(yè)氛圍。

(2)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該積極發(fā)揮自身帶頭作用，高瞻遠(yuǎn)睹，將創(chuàng)新理念與辦公室日常工作相融合，便于啟發(fā)辦公室文秘工作人員。

5.合理調(diào)整辦公室文秘人員的數(shù)量

辦公室工作種類繁雜，工作量大。如果文秘工作人員少了，工作任務(wù)就很難按時(shí)完成；而若工作人員過多，就無法充分發(fā)揮每個(gè)員工的價(jià)值，可能產(chǎn)生推脫責(zé)任現(xiàn)象，導(dǎo)致工作效率低下，造成人力資源浪費(fèi)的不良現(xiàn)象。所以企業(yè)要對辦公室進(jìn)行科學(xué)合理的評估，把文秘工作人員的數(shù)量控制在一個(gè)合理的范圍內(nèi)。

結(jié)語：

辦公室作為企業(yè)的行政和處理中心，起著非常重要的作用，而辦公室文秘又是辦公室的重要組成人員。因此，提高文秘人員工作的質(zhì)量與水平是十分有必要的。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)與文秘人員一同努力，不斷創(chuàng)新進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。具體實(shí)施措施還需要根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況進(jìn)一步改善。

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