水文基建檔案規(guī)范化管理芻論

羅大放

摘 要：基建檔案，全稱是基本建設(shè)檔案，指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、使用、維修與裝修活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。一個具體項目的基建檔案是指從整個建設(shè)項目的醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)保存（歸檔）的文件材料。

關(guān)鍵詞：基建檔案；規(guī)范化管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展和綜合國力的提高，國家和地方對水文工程建設(shè)的投入日益加大，水文工程建設(shè)是水利工程的重要基礎(chǔ)建設(shè)。近年來，長江委水文局進(jìn)行了包括水文巡測基地在內(nèi)的一系列水文工程建設(shè)。這些水文工程項目具有高度分散、單位建設(shè)工程復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)且各項目相對獨立的特點給水文工程基建檔案管理造成了很大的困難。加強(qiáng)水文工程建設(shè)項目檔案資料的管理是提高水文基建工程質(zhì)量的一項重要工作。

目前，水文工程基建檔案的管理主要是依據(jù)水辦【2005】480號（水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定）、水辦【2008】366號（水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法）及水建管【2008】38號（水利部直屬單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目驗收管理辦法）。這些管理文件從管理制度、收集歸檔范圍、歸檔責(zé)任人員、驗收等方面均作了詳細(xì)的規(guī)定，為水文基建檔案規(guī)范化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。

一、水文基建檔案的特點

（一）水文基建點多面廣、小而散

水文基建項目投資從幾十萬到上千萬，分布在房屋、堤防、設(shè)備設(shè)施、測報系統(tǒng)建設(shè)等方面。

（二）系統(tǒng)成套性強(qiáng)

水文基建項目，大多是獨立的項目，從前期設(shè)計、施工、驗收及后續(xù)使用的資料均可完整收集歸檔。

（三）專業(yè)性強(qiáng)

水文基建，涉及面廣，專業(yè)不一。要求資料收集責(zé)任人員具備較廣的專業(yè)知識。

二、水文基建檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理機(jī)制欠完善

水文局下轄7個勘測局，機(jī)關(guān)有項目辦，主要負(fù)責(zé)項目的申報、管理、驗收等，而項目的實施多在7個勘測局。項目管理人員和檔案管理人員參與項目的設(shè)計、施工、驗收及資料收集的力度不夠，項目管理和檔案管理要求的“同步管理”還有待加強(qiáng)，材料收集、整理的責(zé)任落實不到位。

（二）歸檔材料不齊全

水文基建項目有的建設(shè)年度跨度長，中間經(jīng)手的人較多，收集、歸檔的材料不齊全，不能反映工程項目建設(shè)的全過程。如有的缺乏相應(yīng)的聲像資料和照片檔案，竣工圖收集不全、標(biāo)準(zhǔn)也不一。

（三）檔案資料歸檔質(zhì)量不高

歸檔材料中，有的缺少原件，復(fù)印件較多，而很多復(fù)印件沒法補(bǔ)蓋單位印章，整理裝訂不符合組卷要求，頁碼編制也不符合有關(guān)規(guī)定。

三、加強(qiáng)水文基建檔案規(guī)范化管理的措施

為使水文基建項目的歸檔資料符合有關(guān)規(guī)定要求，提高水文基建項目的建設(shè)質(zhì)量，改進(jìn)和規(guī)范檔案管理，須采取以下措施。

（一）完善體制，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

水文基建項目檔案質(zhì)量取決于相應(yīng)制度保障和組織領(lǐng)導(dǎo)。必須完善有關(guān)項目資料的收集、整理的有關(guān)規(guī)定，明確相關(guān)歸檔責(zé)任人，從源頭規(guī)范歸檔質(zhì)量，從制度上保障歸檔質(zhì)量。

（二）建章立制，明確崗位職責(zé)

根據(jù)有關(guān)管理制度，完善組織機(jī)構(gòu)，對每一個項目層層指定相應(yīng)層次的歸檔責(zé)任人，明確其歸檔責(zé)任，跟蹤項目，實行項目建設(shè)和檔案管理同步進(jìn)行。做到項目完成，須歸檔的資料也收集完畢。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高歸檔工作質(zhì)量

水文基建檔案質(zhì)量同專職或兼職檔案人員職業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)，因此，必須定期對有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，了解有關(guān)檔案規(guī)定及操作規(guī)程，明確檔案管理工作職責(zé)。

1.強(qiáng)化監(jiān)督檢查，加強(qiáng)指導(dǎo)

專職檔案人員應(yīng)參與項目建設(shè)的過程，對資料收集、歸檔人員定期指導(dǎo)，提出歸檔的有關(guān)詳細(xì)要求，對資料的合規(guī)性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時補(bǔ)救處理。

2.轉(zhuǎn)變觀念，以利用促發(fā)展

水文基建項目的歸檔，一是為了存有關(guān)證據(jù)，二是為了信息共享、開發(fā)和利用，為后續(xù)水文基建項目提供借鑒和參考。為此，必須大力開發(fā)、利用已歸檔的資料，充分發(fā)揮這些檔案的價值。這些成套的系統(tǒng)性檔案資料，可以節(jié)省大量人力、物力，避免重復(fù)設(shè)計、建設(shè)，少走彎路，為水文的發(fā)展提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)支撐。