電力企業(yè)檔案綜合管理研究

龔 一 王 珂

國網(wǎng)河南省電力公司周口供電公司

一、電力企業(yè)提高檔案綜合管理質(zhì)量的重要性

1.電力企業(yè)進(jìn)行檔案綜合管理是基于企業(yè)管理工作而言，對企業(yè)經(jīng)營決策有著指導(dǎo)作用。在激烈的市場經(jīng)濟(jì)競爭中，只有不斷提高企業(yè)經(jīng)營的質(zhì)量和工作的效率，才能夠提高電力企業(yè)的市場占有份額。因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的檔案對其決策與經(jīng)營有著不可替代的指導(dǎo)作用，因此其在電力企業(yè)中的地位比較重要。

2.電力企業(yè)檔案管理綜合質(zhì)量的提高有利于實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)管理的立異與鼎新 。因此電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)高技術(shù)人才，提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量，為企業(yè)制定一套行之有效的管理機(jī)制，提高企業(yè)的經(jīng)營速度和經(jīng)營效益。

3.電力企業(yè)檔案綜合管理工作質(zhì)量的高低決定了企業(yè)的市場競爭力，也決定了企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)全面發(fā)展。電力企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常出現(xiàn)人員資料、企業(yè)各部門的工作資料以及企業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)數(shù)據(jù)等丟失，這就不利于企業(yè)的正常經(jīng)營管理工作的開展，嚴(yán)重的情況下會影響企業(yè)的決策正確性。因此電力企業(yè)必須著重加強(qiáng)檔案綜合管理的質(zhì)量，為企業(yè)提供良好的發(fā)展條件和決策依據(jù)。

二、當(dāng)前，電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)的各部門在企業(yè)生產(chǎn)、管理以及經(jīng)營的活動直接性的形成的反應(yīng)本企業(yè)政治以及文化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、生產(chǎn)以及組織的原始記錄。然而，隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理顯得尤為重要，還面臨著一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

1.電力企業(yè)檔案管理存在安全隱患。由于電力企業(yè)自身具有的特點(diǎn)，在檔案管理上存在一些安全隱患。例如：某些電力企業(yè)的檔案室建設(shè)在比較潮濕的地方，濕度比較大，檔案經(jīng)過長時間的浸潤后，就會散發(fā)出霉味，甚至有的已經(jīng)受到侵蝕；還有某些電力企業(yè)將檔案室建設(shè)在面向陽光的地方，當(dāng)檔案資料長期在陽光下暴曬，就會使某些檔案資料受到損害，不能夠確保檔案資料的完整性；最后，有的檔案室并沒有滿足安全防護(hù)要求，像某些電力企業(yè)的檔案室就采用的還是玻璃窗戶，在窗戶上涂抹一層紙。

2.管理體制存在不規(guī)范。近幾年來，隨著電力事業(yè)的快速發(fā)展，檔案數(shù)量也在不斷增加，原始的手工管理方式已經(jīng)不能夠滿足各個方面對檔案的使用需求。特別是過去的信套式的檔案袋上填寫案卷標(biāo)題，同時文件的檢索也不規(guī)范，直接影響了管理工作的效率。單個的用戶檔案內(nèi)容更比較少，但是占用的檔案袋數(shù)量還是挺多的，既不美觀又浪費(fèi)地方，并且容易出現(xiàn)丟失，不方便進(jìn)行保管。對于調(diào)動檔案時還是采用原來的手工操作方式，就會使紙張變黃以及發(fā)脆，甚至出現(xiàn)字跡褪色現(xiàn)象，直接性影響檔案資料的安全。

3.檔案管理與電力生產(chǎn)不能夠有效結(jié)合在一起。一些電力企業(yè)在開發(fā)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)初期并沒有將檔案的信息管理也加入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。檔案管理人員也就不能夠順利的進(jìn)入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，從而不能夠很好的掌握其企業(yè)的核心，從而也接收不到更多的信息，對檔案管理不能進(jìn)一步的完善。

三、電力企業(yè)檔案綜合管理的措施

1 完善檔案管理制度。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)所需要的文件和資料也隨之增多，這對檔案管理人員來說工作難度加大，工作的效率和質(zhì)量受到影響。因此，電力企業(yè)要根據(jù)企業(yè)改革和發(fā)展的現(xiàn)狀，對檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善，建立適合電力企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理制度。如：對檔案分類、檔案規(guī)范，檔案期限等進(jìn)行重新的調(diào)整，并嚴(yán)格按照新的規(guī)章制度開展檔案管理工作，加大檔案管理的規(guī)范力度。

2 轉(zhuǎn)變企業(yè)管理觀念。拓寬思路，牢固樹立為各部門服務(wù)的思想，要打破自我封閉、因循守舊的觀念，從被動的“看好門、守好攤”轉(zhuǎn)變到立足本企業(yè)，面向市場，主動為深化企業(yè)改革，提高效益服務(wù)的軌道上來。

3 加強(qiáng)檔案信息管理。第一，建立文檔一體化管理，在企業(yè)應(yīng)用和運(yùn)行的系統(tǒng)中使用電子文件的形式，然后將檔案的保存、檔案的鑒定、檔案的利用和檔案的歸檔等內(nèi)容都要一一的添加進(jìn)入。同時還要對電子文件信息進(jìn)行監(jiān)管，確保系統(tǒng)內(nèi)檔案信息的有效性和真實(shí)性。第二，利用信息技術(shù)做好檔案信息的安全管理。電力企業(yè)的檔案信息會涉及很多的商業(yè)機(jī)密或者知識產(chǎn)權(quán)，如果檔案的安全管理不到位，很可能造成信息的丟失。

4 做好相關(guān)服務(wù)工作。企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理后，要把豐富的檔案資源共享，在服務(wù)形式上要有轉(zhuǎn)變?？梢蚤_辟閱覽室，為企業(yè)中的工作人員、技術(shù)人員提供檔案資料借閱、復(fù)制、咨詢服務(wù)。同時，以閱覽室為陣地建立宣傳窗，進(jìn)行檔案資料照片和數(shù)據(jù)圖表陳列展覽。運(yùn)用財(cái)務(wù)、人事檔案為企業(yè)深化改革服務(wù)，使財(cái)務(wù)和人事檔案更好的服務(wù)于企業(yè)管理。

5 提高企業(yè)重視程度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策力直接影響著檔案管理工作的開展，因此在加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的過程中，首先就要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案管理工作的開展才能更加的順利。主要可以從以下幾個方面進(jìn)行。第一，加大檔案管理的宣傳，定期對員工進(jìn)行檔案教育和培訓(xùn)，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工意識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)和全體人員的重視。第二，加大對檔案管理在設(shè)備和機(jī)制上的完善力度。建立科學(xué)、有效的檔案管理系統(tǒng)，在企業(yè)薪酬機(jī)制上對員工的薪資待遇進(jìn)行改革，提高檔案工作人員的工作熱情，使得他們能夠積極主動的投身到檔案管理工作中去。

結(jié)束語：

綜上所述，由于在電力企業(yè)中，檔案管理存在著一定的問題，同時檔案中包含有大量的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，做好檔案的綜合管理工作，能夠使檔案信息得到充分的發(fā)揮，從而更好地為電力企業(yè)服務(wù)。

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