探究餐飲企業(yè)的采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度

李田田

摘要：餐飲業(yè)屬于服務(wù)行業(yè)，隨著人們生活水平的提升，餐飲業(yè)成為消費市場中的重要組成部分，隨著餐飲企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，對于餐飲企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)管理制度需要進行有效的規(guī)范。本文主要針對餐飲企業(yè)中采購環(huán)節(jié)內(nèi)部制度進行簡要的分析和探索，為采購環(huán)節(jié)中需要制定的有關(guān)制度提供相應(yīng)的依據(jù)和流程，針對采購環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的一系列風(fēng)險進行有效的控制，促進餐飲業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：餐飲企業(yè)；采購管理；控制措施

中圖分類號：F270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-01

目前我國餐飲業(yè)快速發(fā)展，市場中餐飲行業(yè)的競爭也越來越激烈，企業(yè)要想在激烈的競爭市場中占據(jù)一席之地就要想辦法改善提升內(nèi)部管理控制，而采購環(huán)節(jié)是餐飲行業(yè)內(nèi)部管理中的重要環(huán)節(jié)。采購內(nèi)部控制的落實是實現(xiàn)企業(yè)降低成本、保障企業(yè)利益最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制有利于提升餐飲企業(yè)的管理效益以及經(jīng)營水平，提升企業(yè)綜合競爭實力。

一、餐飲采購業(yè)務(wù)的一般流程

（一）請購環(huán)節(jié)

餐飲企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)決定了它獨特的請購環(huán)節(jié)，由于餐飲類所需要的原材料都是蔬菜、肉類以及調(diào)味品等與食品有關(guān)的東西，因此對于保鮮度和安全性的要求也十分高，餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)的采購種類以及價格波動等方面十分復(fù)雜因此采購工作的強度也十分高。每個餐飲企業(yè)都有其日常采購慣例，在做到滿足日常需要的同時，要對區(qū)別于日常的宴席的餐料采購作出合理的估計，財務(wù)部門需要針對各部門提供的一些需求申請進行有效的審核，結(jié)合庫存，日常采購及非日常訂單，對于一些不符合企業(yè)進貨要求的采購計劃反饋給各部們并要求其修改采購計劃，直到符合采購要求才可以進行采購。

（二）訂貨環(huán)節(jié)

如果請購環(huán)節(jié)是對量的合理估計，那么訂貨環(huán)節(jié)的重點就在于價格的最佳選擇。物美價廉的原材料是企業(yè)在餐飲領(lǐng)域中立于不敗之地的關(guān)鍵所在。在餐飲企業(yè)中，一般都會有簽訂合同的長期的餐料供應(yīng)商，采購部門根據(jù)請購計劃進貨，在訂貨環(huán)節(jié)中保障一定周期內(nèi)的采購次數(shù)，只有批量越適合才能降低材料用品的資金占用量以及不必要的浪費。

（三）驗收環(huán)節(jié)

驗收也是采購控制中的重要環(huán)節(jié)，如果只注重采購前期的過程而忽視了驗收的重要性，如果出現(xiàn)問題將會導(dǎo)致采購整個過程全部白費。餐飲行業(yè)所生產(chǎn)出來的食品是供客人食用的，如果不能保障原材料的安全和新鮮，出現(xiàn)任何質(zhì)量問題都會導(dǎo)致嚴重的后果。因此在驗收環(huán)節(jié)中，驗收人員需要持有貨物的明細單，用來檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量以及大小等是否符合采購要求，同時保障采購價格、交貨日期等都符合采購合同規(guī)定，確保一切正確后庫管員按照要求嚴格填寫驗收憑證，并將入庫單據(jù)和發(fā)票交給會計部門進行審核付款。

（四）付款環(huán)節(jié)

企業(yè)在完成一系列采購流程后將采購回來的貨物驗收入庫，此時財務(wù)部門的人員根據(jù)請購申請，驗收人員提供的發(fā)票和貨單進行仔細審核，要注意除了蔬菜，肉類，雞蛋等免稅農(nóng)產(chǎn)品外，米、面、油等及其他副食品還可以抵扣13%的進項稅額，確定無誤后，會計人員結(jié)合企業(yè)實際的資金占用情況以及賒銷限度，盡可能的與供應(yīng)商進行協(xié)商，力爭使企業(yè)在資金上得到最大程度的緩沖時間。

二、 采購業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險點探析

采購業(yè)務(wù)流程大致分為四個環(huán)節(jié)，包含有請購環(huán)節(jié)、訂貨環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)，在這些環(huán)節(jié)中每一個工作人員都可以利用自身職務(wù)的便利進行不利于企業(yè)利益的行為，例如在請購環(huán)節(jié)，審批人與采購人由同一人兼任，則請購環(huán)節(jié)的審批即形同虛設(shè)；采購環(huán)節(jié)中，采購人員容易與供應(yīng)商之間達成某種不成文的協(xié)議，采購人員為了從中謀取回扣，用低價購買質(zhì)量差的原材料，對企業(yè)虛報價格從中謀取差價。在驗收環(huán)節(jié)中驗收人員對質(zhì)量數(shù)量的把控不嚴等等這些行為不僅損害企業(yè)的切實利益，也容易造成嚴重的后果。輕者企業(yè)利益受損，重者企業(yè)誠信盡毀。

三、 控制采購業(yè)務(wù)流程風(fēng)險的措施

（一）不相容職務(wù)相互分離

在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該做到各司其職，不得僭越，例如請購審批人不得參與購貨環(huán)節(jié)，在廚房工作的人員就不能同時擔任采購的職務(wù)，付款審批人員不能與付款執(zhí)行人同時辦理尋找供應(yīng)商合作的業(yè)務(wù)，這主要是為了防止出現(xiàn)一些責權(quán)不清，辦事效率低下的現(xiàn)象。

（二）正確的授權(quán)審批制度

餐飲企業(yè)的大堂部門一般會根據(jù)客戶的需求來制定第二天食材的訂購計劃，大堂部首先制定出第二天所需要的食材數(shù)量以及品種交給采購部，由采購部按照采購清單向總經(jīng)理提交請購，同時財務(wù)部根據(jù)實際的采購周期以及物資損耗情況等制定出大概的預(yù)算并將預(yù)算提交給總經(jīng)理，在這一整套流程下來后制定出的最終采購計劃需要總經(jīng)理的審批才能通過。

（三）訂貨控制

企業(yè)應(yīng)與有資質(zhì)的餐料供應(yīng)商簽訂合同，便于發(fā)票的取得。這需要在市場中尋找到合適的供應(yīng)商，確定購買數(shù)量、時間以及價格等問題，保障企業(yè)利益的最大化，在詢價過程中做到貨比三家，同時企業(yè)內(nèi)部還設(shè)立相應(yīng)的物價員，經(jīng)常去市場詢價，掌握菜價的第一手信息，在采購環(huán)節(jié)中如果發(fā)生物價員覺得有差異的情況可以及時進行糾正。條件許可的話，還應(yīng)定期更換采購人員。

（四）原材料的驗收控制

原材料到貨后需要立即進行驗收環(huán)節(jié)，驗收人員由廚師長（主要驗收質(zhì)量）、采購員（主要核對請購計劃）以及倉庫管理者（主要驗收數(shù)量）三方同時進行，肉類需要提供檢驗檢疫合格證，食材要確保新鮮、安全，調(diào)料等副食要注意生產(chǎn)保質(zhì)期限，而且食材的驗收必須同時得到三方的認可才行，驗收結(jié)束后在入庫單據(jù)上簽字并按照正常手續(xù)入庫。

（五）應(yīng)付賬款的控制

在應(yīng)付賬款環(huán)節(jié)，最關(guān)鍵的是記好應(yīng)付賬款中的每一筆細賬，并且交由獨立于請購申請、采購、驗收、付款人員的員工來進行這項工作，確保人員之間工作的不重疊。供貨方的發(fā)票則由采購人員就相關(guān)憑證交給會計進行應(yīng)付賬款的記錄。會計根據(jù)入庫單據(jù)核對發(fā)票。確定付款后，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批方能付款。

四、總結(jié)

采購環(huán)節(jié)是餐飲企業(yè)內(nèi)部管理控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于采購內(nèi)部可能出現(xiàn)的一系列問題，企業(yè)除了針對業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)有針對性的進行有效的管理和控制，還要將內(nèi)部控制制度落實到位，只有企業(yè)管理層的重視和堅持，才能真正發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，從而為企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]李紅.流程再造（BPR）在餐飲企業(yè)實施的實證分析[J].江蘇商論，2011（03）.

[2]肖文鋒.餐飲企業(yè)內(nèi)部財務(wù)控制建設(shè)探析[J].企業(yè)經(jīng)濟，2011（02）.