芻議高校檔案管理失范及對策

苗麗芹

摘要：現(xiàn)階段，隨社社會的進(jìn)步與科技的創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，使得現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸的滲透到了各行各業(yè)中，并對社會的各個方面產(chǎn)生了較大的影響。與此同時，在新的社會背景下，隨著高校檔案管理內(nèi)容的增多，其管理的難度也越來越大，因此需要通過運用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化技術(shù)，來促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。下面，本文就針對高校檔案管理失范及對策進(jìn)行簡單分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；失范；對策

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）031-000-01

就針對于高校的檔案而言，其往往牽涉到教學(xué)、管理以及科研等多項內(nèi)容，也正因如此，檔案管理的質(zhì)量，對于高校的管理質(zhì)量起著決定性的影響作用。從本質(zhì)上來講，高校的檔案是其發(fā)展歷程的一個重要見證，也是人才信息的重要載體，還是學(xué)生日后走向社會的一個重要憑證。不過，就針對于目前的實際情況來看，在各大高校的檔案管理工作當(dāng)中，還存在著失范的問題，并因此而對高校教育的發(fā)展產(chǎn)生了較大的影響與阻礙。

一、高校檔案管理的重要性

第一，就針對于高校的教學(xué)與管理來說，檔案管理發(fā)揮著重要的歷史借鑒與參考作用。在高校的檔案中，充分的記錄著學(xué)校的實際發(fā)展軌跡，因此，其是學(xué)校的重要信息資源，對檔案進(jìn)行有效的管理，能夠更好的幫助相關(guān)人員對高校的發(fā)展規(guī)律有一個深刻的理解。第二，從某種意義上來講，高校的檔案，能夠直接當(dāng)做相關(guān)教育工作的直接依據(jù)。作為學(xué)校教育工作中的一手資料，學(xué)校的檔案充分說明了學(xué)校的全部活動與基本樣貌，因此，其也是學(xué)校本身形象與精神的重要體現(xiàn)。第三，高校的檔案，是其自身文化的一個重要組成部分。在高校的檔案當(dāng)中，對于高校的教育經(jīng)驗與科研成果等進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，其能夠真實的反映出高校的實際管理水平。最后，就針對于學(xué)校的教育管理來說，高校的檔案發(fā)揮著重要的激勵與凝聚作用[1]。所以說，檔案管理不僅和學(xué)校的文化建設(shè)密切相關(guān)，同時也決定著學(xué)校的日后發(fā)展情況，需要引起相關(guān)人員高度的重視。

二、高校檔案管理失范問題分析

（一）失重問題

簡單來說，我們所說的高校檔案管理失重問題，指的就是對檔案管理的投入少，使得管理人員的地位比較低。事實上，在大多數(shù)的高校管理中，其對于檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置都不夠到位，并且對于人財物等缺乏必要的保障、就針對于目前的實際情況來看，大部分高校并沒有建立起獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是使用綜合檔案室，來進(jìn)行檔案的管理工作，再加上管理隊伍專業(yè)素質(zhì)較低，管理體制不夠健全等問題，導(dǎo)致檔案管理工作原本的重要性得不到充分的發(fā)揮，也因此影響了其自身的價值與效益。

（二）失衡問題

事實上，在實際的檔案管理過程中，其所運行的管理法規(guī)與管理工作本身的要求還存在不相符的問題。其中，“木桶理論”就非常形象的解釋了這個問題，如果用木桶盛水，其最終的盛水水平，是由最短的木板控制的，而在高校的教育管理當(dāng)中，檔案管理工作其是就是這個短板所在。不過，在許多高校中，其往往會過分重視“中心工作”，即專業(yè)課的教育，而對于檔案管理不夠重視，從而嚴(yán)重影響了高校的整體管理水平[2]。

（三）失控問題

通常情況下，在高校的檔案管理工作中，其一直都處于一種被動的地位，并且，學(xué)校的校級層面通常很少參與到檔案工作中。在這樣的情況下，不僅會影響到檔案的質(zhì)量與水平，同時也會嚴(yán)重影響到檔案管理部門的工作熱情。此外，再加上管理人員自身專業(yè)能力的缺失，使得其往往不能夠及時而又主動的去修訂管理制度，導(dǎo)致制度一直難以完善，使得檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)與溝通難以順利開展。

三、高校檔案管理失范問題的解決對策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

從某種意義上來講，高校檔案管理的質(zhì)量，往往直接取決于檔案管理人員的素質(zhì)水平。因此，如果我們想要從根本上來規(guī)范高校的檔案管理工作，確保高校的檔案能夠發(fā)揮出其所具有的重要作用，就必須要嚴(yán)格重視對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。我們只有確保了他們的素質(zhì)水平，才能夠真正從根本上來提升檔案管理的質(zhì)量與水平。所以說，在日后的管理工作中，要求高校應(yīng)當(dāng)設(shè)定一個嚴(yán)格的考核制度，來加強對檔案管理人員的錄用考核，確保其所聘用的檔案管理人員都是專業(yè)的知識人才。除此之外，要求高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強化對在崗人員的管理與培訓(xùn)，并通過對其操作技能的強化，來確保檔案管理工作的質(zhì)量可以得到更好的提升。

（二）運用現(xiàn)代化檔案管理方法

隨著社會的進(jìn)步與科技的創(chuàng)新，在新的時代背景下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，也對高校的檔案管理工作提出了全新的要求。為了能夠更好的滿足其在新形勢下的發(fā)展需要，并且報高校的檔案能夠為高校改革提供可靠的信息，就要求其應(yīng)該及時改變發(fā)展模式，來通過運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。例如，高?？梢越柚嗝襟w與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等方式，來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。因為檔案管理本身是需要院校的各個部門與院系之間密切合作完成的，所以說，高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步強化自身的隊伍建設(shè)，強化工作人員的責(zé)任感與使命感，以此來推動全校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

（三）健全完善的檔案管理體制

如果想要更好的應(yīng)對檔案管理的示范問題，就必須要建立一個健全的檔案管理體制，并在體制中，明確各級領(lǐng)導(dǎo)與管理人員的責(zé)任，與此同時，要求高校建立起一個專門的工作委員會，來實現(xiàn)對學(xué)校檔案的管理工作，在這當(dāng)中，要求該機(jī)構(gòu)必須要能夠符合學(xué)校的整體發(fā)展需求，并且必須是一個獨立的機(jī)構(gòu)。此外，要求其建立起相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并確保該網(wǎng)絡(luò)可以覆蓋整個學(xué)校，通過運用定崗定責(zé)以及分級分層等相關(guān)機(jī)制，來明確各個崗位所應(yīng)當(dāng)承當(dāng)?shù)呢?zé)任。最后，要求學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強與各個部門和學(xué)院之間的溝通，通過制定適當(dāng)?shù)墓芾磙k法，來促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

四、結(jié)語

總而言之，無論是對于高校的教育發(fā)展還是管理提升來說，檔案管理工作都起著非常重要的影響作用。不過，就目前的實際情況來看，在高校的檔案管理工作中，還存在著嚴(yán)重的失范問題，因此，為了能夠更好的促進(jìn)高校的教育管理，就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要強化對檔案管理工作的重視，提高檔案管理人員的素質(zhì)，推動檔案管理得現(xiàn)代化建設(shè)，通過健全檔案管理體制等形式，來促進(jìn)檔案管理價值的充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈文麗，田靜萍，王琪.檔案管理失范對檔案統(tǒng)計工作的影響及對策研究[J].云南檔案，2013，12：38-40.

[2]王麗華.高校檔案管理“失范”分析及解決途徑[J].管理觀察，2015，02：127-128.