淺析醫(yī)院檔案歸檔工作要點

趙繼業(yè)

（駐馬店市中心醫(yī)院，河南 駐馬店 463000）

淺析醫(yī)院檔案歸檔工作要點

趙繼業(yè)

（駐馬店市中心醫(yī)院，河南 駐馬店 463000）

本篇文章針對醫(yī)院檔案的歸檔工作管理一題展開了較為深入的研究，同時結(jié)合醫(yī)院檔案歸檔工作中所存在的問題與筆者的自身經(jīng)驗總結(jié)出了幾點可行性較高的管理創(chuàng)新措施，其中包括完善檔案歸檔管理制度，創(chuàng)新歸檔方法、全面提高醫(yī)院科研人員的歸檔意識、進(jìn)一步完善獎懲機制以及加大信息化建設(shè)力度等等，以期能夠?qū)Ω魑粯I(yè)界同仁帶來一些具有參考性的意見。

醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案歸檔

1 前 言

醫(yī)院檔案的種類主要包括財務(wù)檔案、科研檔案、文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、病歷檔案等等，這些檔案信息不僅記載了醫(yī)院歷年來的發(fā)展與進(jìn)步過程，而且還會為醫(yī)院日后經(jīng)營方案的制定打好基礎(chǔ)。如今，絕大多數(shù)的醫(yī)院在進(jìn)行文件收集與文件歸檔的工作當(dāng)中，都因各種各樣的因素而出現(xiàn)了短缺或殘缺的現(xiàn)象，此外，還有一部分重要的科研資料與醫(yī)療設(shè)備合同仍然存留在個人的手中，有關(guān)于醫(yī)院基建發(fā)展與醫(yī)務(wù)工作者的先進(jìn)事跡也仍然沒有完全歸檔?；诖?，在日后的醫(yī)院檔案歸檔工作當(dāng)中，檔案管理人員務(wù)必要進(jìn)一步完善原有的檔案歸檔工作，為醫(yī)院日后的可持續(xù)發(fā)展打下夯實基礎(chǔ)。

2 醫(yī)院檔案歸檔工作中所存在的問題

2.1 科研檔案歸檔困難

醫(yī)院每年都會產(chǎn)出大量的科研成果、專業(yè)書籍以及學(xué)術(shù)論文等，其中尤其重要的是由國家所批準(zhǔn)立項的臨床研究課題，由于這些課題從開始研究到成功立項往往需要經(jīng)歷數(shù)年之久，因此勢必會在研究的過程當(dāng)中產(chǎn)生大量的檔案資料。由于這部分檔案信息都保存在醫(yī)療工作者或研究科室的手中，并且大多都被用于個人職稱評定、參與學(xué)術(shù)研討扥等，因此在歸檔過程中存在著比較大的難度。

2.2 設(shè)備檔案資料不全

在醫(yī)院的固定資產(chǎn)當(dāng)中，醫(yī)療設(shè)備占據(jù)了非常大的比重。如今，伴隨著我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展速度的不斷加快，絕大多數(shù)的醫(yī)院為了增加自身的競爭實力，每年都會購置大量的先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，在此過程當(dāng)中會形成大量的資料信息，其中包括大中型醫(yī)療設(shè)備的購買申請、設(shè)備檢驗報告、設(shè)備安裝、性能報告、檢測報告以及維修報告等。在正常情況下，這些資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔處理，但由于部分醫(yī)療設(shè)備管理部門害怕工作麻煩，并沒有將這些資料信息主動的移交到檔案部門中，長此以往會出現(xiàn)丟失或破損現(xiàn)象，為醫(yī)院檔案管理部門的歸檔工作帶來了較大的難度。

2.3 電子檔案歸檔管理不到位

在醫(yī)院的檔案管理部門中，有一部分年齡較大的檔案管理工作人員并不能夠熟練掌握電子檔案業(yè)務(wù)，并且由于長時間的的受到了傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，從而導(dǎo)致了醫(yī)院中存在著重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案的情況。例如，在醫(yī)院內(nèi)部所傳閱的公文、表格、會計電算化等電子檔案信息理應(yīng)進(jìn)行歸檔處理，但由于缺少一套完善的檔案歸檔管理制度，從而導(dǎo)致這部分信息被忽略。此外，還有一部分地方上的基層醫(yī)院甚至沒有制定專門的歸檔管理部門。

3 醫(yī)院檔案歸檔管理對策

3.1 完善檔案歸檔管理制度，創(chuàng)新歸檔方法

科學(xué)合理化的檔案管理制度才是提高歸檔工作效率的基礎(chǔ)力量支持，如果想要解決檔案歸檔難的相關(guān)問題，就必須要針對檔案搜集、檔案歸檔、檔案保存、檔案利用等各個環(huán)節(jié)均制定出明確的管理方案。例如，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)專門設(shè)置檔案盒，將不同科研項目的申請書、合同書、科研成果證書、學(xué)術(shù)論文、申請專利書等資料進(jìn)行集中存放，同時還要制作出清晰完善的歸檔目錄，以便于檔案管理人員的查找操作。此外，醫(yī)院中的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將歸檔工作任務(wù)下派至每位工作人員的身上，讓他們可以明確自身的工作職責(zé)與工作內(nèi)容，以此來達(dá)到提高檔案歸檔管理水平的作用。

醫(yī)院的檔案管理部門要充分考慮到現(xiàn)有的科研實際水平，在此基礎(chǔ)之上創(chuàng)新檔案管理手段，積極運用現(xiàn)代化的管理理念與管理方法，通過對科研成果展開信息化管理，不僅可以讓檔案使用者更加精準(zhǔn)的檢索到自己想要的檔案信息，而且還能夠進(jìn)一步實現(xiàn)檔案歸檔工作的規(guī)范化、智能化以及現(xiàn)代化要求標(biāo)準(zhǔn)，將醫(yī)院檔案資源的實用性價值淋漓盡致的發(fā)揮出來。

3.2 全面提高醫(yī)院科研人員的歸檔意識

3.2.1 加大對檔案歸檔的宣傳力度，強化歸檔意識

各個醫(yī)院的管理者應(yīng)當(dāng)充分利用微信、QQ、短信等信息交流平臺來將《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容告知給院內(nèi)的所有醫(yī)務(wù)人員，讓他們可以充分認(rèn)識到科研檔案資源是屬于醫(yī)院的公共資產(chǎn)而并非是個人的私有財產(chǎn)。此外，還應(yīng)讓醫(yī)務(wù)人員了解到，科研檔案的形成過程是需要耗費大量的人力與物力資源的，并且能夠?qū)︶t(yī)療事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展提供強大的力量支持。以此來讓醫(yī)務(wù)人員了解到檔案管理同醫(yī)療工作之間所存在的重要合作關(guān)系，自覺完成檔案搜集與檔案歸檔工作，同時還要承擔(dān)起記錄科研過程的工作責(zé)任。

3.2.2 加大度檔案歸檔管理的培訓(xùn)力度

醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上加大對院內(nèi)技術(shù)人員的檔案管理培訓(xùn)力度，將更多先進(jìn)的歸檔管理理念與管理方法告知給科研管理人員，讓他們可以在開展科學(xué)研究活動的過程當(dāng)中做好檔案收集、檔案歸檔以及檔案保存工作。除此之外，醫(yī)院管理者還要專門聘請檔案管理技術(shù)專家來為院內(nèi)的檔案管理人員與醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，結(jié)合科研成果與科研課題來向他們系統(tǒng)化的傳授檔案資源的存檔要求，從根本上培養(yǎng)出醫(yī)務(wù)人員的歸檔意識，全面提升檔案資源的質(zhì)量水平。

3.3 進(jìn)一步完善獎懲機制

為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性的開展歸檔工作的評優(yōu)活動，針對在工作崗位中表現(xiàn)優(yōu)秀且能夠認(rèn)真執(zhí)行檔案歸檔管理制度的人員給予一定的物質(zhì)與精神獎勵，同時還要給他們優(yōu)先的職務(wù)晉升機會。此外，針對醫(yī)院內(nèi)部的科研工作者來說，在科研項目正式啟動后，醫(yī)院管理者可以將科研經(jīng)費中的一小部分預(yù)留下來，將這部分資金作為檔案歸檔的保證金。當(dāng)科研項目正式完成以后，課題研究小組如果能夠在規(guī)定的時間內(nèi)將所有資料都如數(shù)移交，那么保證金將全部歸還，如果不能夠在規(guī)定期限內(nèi)完成資料上交工作，那么就要扣除相對應(yīng)的保證金。通過此種方式不僅可以較好的控制檔案資源的歸檔速度，而且還能夠為醫(yī)院內(nèi)的科研工作者帶來緊迫感，讓他們充分的認(rèn)識到檔案歸檔工作的重要性。

3.4 加大信息化建設(shè)力度

通過上文中的介紹可知，如果只是通過手工操作的方式來管理醫(yī)學(xué)科研檔案，那么勢必會對檔案歸檔效率與檔案信息質(zhì)量帶來一定的影響。在最近幾年來，伴隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提高，醫(yī)院的檔案歸檔工作也必須要緊跟住時代的發(fā)展腳步來不斷的創(chuàng)新。醫(yī)院一方面要進(jìn)一步加大對信息化建設(shè)的投入力度，拿出更多的資金來用于購置先進(jìn)設(shè)備，其中包括計算機、打印機、刻錄機以及掃描機等，另一方面還要促進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)的順利構(gòu)建，加大對檔案歸檔工作的監(jiān)管力度，確保歸檔文件內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性。除此之外，醫(yī)院檔案管理部門還應(yīng)規(guī)范制作檔案管理系統(tǒng)的檢索表示，確保檔案使用者可以快速精準(zhǔn)的搜索到自己所需要的檔案信息。

4 結(jié) 語

綜上所述，檔案歸檔是醫(yī)院檔案管理工作中的一項重要組成部分，醫(yī)院中的檔案管理工作人員需要肩負(fù)起自己的工作責(zé)任，在保證檔案資源完整性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)之上進(jìn)一步優(yōu)化檔案的收集與歸檔渠道。一方面要對要醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的重要資料信息進(jìn)行及時的收集，另一方面還要嚴(yán)格按照檔案管理制度來完成檔案整理與存儲工作。

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[3] 夢若娟,周志紅,李 娟,楊淑芬.新時期醫(yī)學(xué)科研檔案管理的特點和問題[J].現(xiàn)代生物醫(yī)學(xué)進(jìn)展,2014,11(8):1576-1578.

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本文編輯：吳 衛(wèi)

R197.322

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ISSN.2095-8242.2017.14.2720.02