現(xiàn)代信息技術(shù)背景下人事檔案管理淺談

劉現(xiàn)春

摘要：當(dāng)前，我們已經(jīng)全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)時(shí)代，這為各行各業(yè)帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，也帶來(lái)了相應(yīng)的挑戰(zhàn)。尤其是對(duì)于人事檔案管理工作，在享受方便快捷的同時(shí)需要注重真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性等諸多屬性。本文就現(xiàn)代信息技術(shù)背景下人事檔案管理的工作情況進(jìn)行了系統(tǒng)的分析和探究，以此有效提高人事檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);人事檔案;管理策略中圖分類號(hào)：TU 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2020）-05-270

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理方式也隨之產(chǎn)生了一定的變化，而在當(dāng)前應(yīng)用技術(shù)背景下如何提高檔案管理的規(guī)范化、流程化和信息化水平，能夠?yàn)槿嗣裉峁└玫姆?wù)。本文對(duì)檔案管理的工作現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，分析其中存在的問(wèn)題，根據(jù)問(wèn)題進(jìn)行探究，以此尋找到有效的解決策略，從而推動(dòng)檔案信息化管理方式的進(jìn)一步發(fā)展。

一、當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理的工作現(xiàn)狀

與部門其他工作相比，人事檔案管理工作形式較為單一，卻顯得枯燥乏味，并且不具備相應(yīng)的創(chuàng)新性。因此，不少領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理工作，覺(jué)得檔案管理就是統(tǒng)計(jì)工作人員的身份信息以及其他相關(guān)信息，只要能夠保存好信息，可以查詢信息就行了。信息是在人類社會(huì)或者具體人的思維活動(dòng)中存在的獨(dú)特現(xiàn)象，是信息源在自然狀態(tài)中存在的方式或者運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，具體是以相應(yīng)的形式與外界進(jìn)行交換的訊號(hào)。同時(shí)，有些人事檔案管理人員并不具備較高的管理素質(zhì)，在工作過(guò)程中顯得被動(dòng)而消極，總是處于應(yīng)付狀態(tài)，有工作人員變動(dòng)需要查詢或者填報(bào)信息才進(jìn)行工作，其他時(shí)間都只是起到保管信息的作用。并且傳統(tǒng)的檔案管理方式占據(jù)了較大的分量，這些手工錄入的人事信息，歲月流逝之后變得模糊不清或者缺損等，無(wú)法體現(xiàn)出人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。因此，人事檔案中這些落后的管理理念和方式急需改變，從而才能有效提高人事檔案的效率。

（二）檔案信息化管理存在的問(wèn)題

根據(jù)傳統(tǒng)人事檔案管理的狀況，逐步向信息化管理轉(zhuǎn)變，但是在借助于信息化管理的過(guò)程中存在相應(yīng)的問(wèn)題，具體如下。

1、軟硬件經(jīng)費(fèi)投入過(guò)少

借助信息化管理人事檔案，需要配置相應(yīng)的硬件實(shí)施設(shè)備以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，只有兩者都能夠達(dá)到相應(yīng)的管理需求，才能保障信息化管理方式的順利進(jìn)行。國(guó)家層面以及地方管理層面已經(jīng)逐步明白人事檔案信息化管理的重要性，在經(jīng)費(fèi)方面有著相應(yīng)的投入，可是與當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)相比，檔案的信息化硬件和軟件仍然有著一定的差距，還需要投入大量的經(jīng)費(fèi)，才能保證檔案的信息化管理。特別是當(dāng)前工作人員流動(dòng)性較強(qiáng)，地域?qū)⒉块T產(chǎn)生了更多的信息交流與共享，如果不具備良好的信息化硬件和軟件，是不能有效完成相應(yīng)任務(wù)的。

2、人事檔案管理人員的信息化管理能力不足

高校中的檔案學(xué)專業(yè)不夠熱門，導(dǎo)致檔案管理類的人才不多，而順利進(jìn)入部門的專業(yè)檔案管理人員少之又少。同時(shí)，信息化檔案管理還需要具備良好的信息技術(shù)應(yīng)用水平。而部門中檔案管理人員經(jīng)過(guò)多年的管理經(jīng)驗(yàn)，有著相當(dāng)熟悉的業(yè)務(wù)能力，可是面對(duì)信息化技術(shù)的時(shí)候，依然顯得能力不足。同時(shí)，在這方面的培訓(xùn)不夠多，針對(duì)性不強(qiáng)，導(dǎo)致不少部門檔案管理人員不能很好地勝任相應(yīng)的工作。因此，在部門專職或兼職從事檔案管理工作的人員，普遍檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，信息化管理專業(yè)能力不足。甚至有少數(shù)管理人員思想道德素養(yǎng)方面需要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，對(duì)人事檔案的重要性和保密性意識(shí)不高。

3、人事檔案信息化管理需要的安全意識(shí)和防范能力不足

人事檔案非常重要，尤其是隨著一些人事檔案造假的個(gè)案出現(xiàn)，這為人事檔案信息化管理提出了更好的要求。信息化管理背景下的檔案安全主要包含網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)安全兩部分。有些人事檔案是由于網(wǎng)絡(luò)安全被竊取，比如因?yàn)椴《净蛘吆诳偷?，而有些是由于系統(tǒng)安全導(dǎo)致。因此，這就需要管理人員提高信息化技術(shù)的應(yīng)用能力和維護(hù)能力。

二、信息化背景下人事檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）高度重視信息化背景下的人事檔案管理

相關(guān)部門，尤其還是部門領(lǐng)導(dǎo)，要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，尤其是對(duì)信息化背景下的人事檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的管理。建立相關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)，督促人事檔案管理工作人員的工作，細(xì)化工作要求，根據(jù)實(shí)際施行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，保障人事檔案管理工作有法可依，從而進(jìn)行規(guī)范性管理。尤其是在考核工作人員工作效果的時(shí)候，基本上都是建立在業(yè)績(jī)考核的基礎(chǔ)上進(jìn)行。所以，單位需要根據(jù)實(shí)際情況制定有效的政策，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，確?？?jī)效考核的公平公正，提高工作效率。同時(shí)，對(duì)于信息化的建設(shè)和運(yùn)行，相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常進(jìn)行督促，盡量讓傳統(tǒng)管理方式與信息化管理向結(jié)合，發(fā)揮二者的合力，從而積極推動(dòng)人事檔案管理工作的高效運(yùn)行。

（二）加大經(jīng)費(fèi)投入建設(shè)完備的信息化管理平臺(tái)

由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，在人事檔案管理中必須逐步加入現(xiàn)代信息技術(shù)，才能充分提升人事檔案管理的效果。部門需要全面分析人事檔案信息化管理現(xiàn)狀，加大經(jīng)費(fèi)投入，以此有效完善人事檔案管理信息化的快速發(fā)展。在建設(shè)信息化人事檔案管理的過(guò)程中，需要充分了解實(shí)際資金需求，科學(xué)合理投入，讓人事檔案管理的硬件和軟件建設(shè)都能達(dá)到最大化的融合性。傳統(tǒng)的咨詢服務(wù)面對(duì)的信息來(lái)源是比較單一的，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行的情報(bào)信息服務(wù)來(lái)源較為廣泛，需求更為復(fù)雜的信息載體，需要較好含量的信息獲取及時(shí)，同時(shí)要求情報(bào)信息服務(wù)人員更為專業(yè)。由于數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源的檢索，以及借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的收索，讓傳統(tǒng)的信息服務(wù)工作模式產(chǎn)生了較大的改變。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案信息化管理人才

人事檔案信息化管理工作雖說(shuō)借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，但是依然需要高素質(zhì)的專業(yè)人才進(jìn)行相應(yīng)的操作。因此，就要針對(duì)工作實(shí)際，培養(yǎng)相應(yīng)的管理人才，這樣才能有效提升工作效率。一方面，可以從高校檔案專業(yè)中招收專業(yè)對(duì)口的人才加入到人事檔案信息化管理中，這些年輕人才對(duì)計(jì)算機(jī)有著天生的敏銳性，能夠熟練掌握信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)有著很好的推動(dòng)作用。另一方面，信息技術(shù)是長(zhǎng)期更新的，可以針對(duì)性開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)，讓有著豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)性創(chuàng)新性學(xué)習(xí)，因?yàn)檫@部分管理人員對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式較為熟悉，能夠彌補(bǔ)現(xiàn)代信息技術(shù)背景下人事檔案的不足之處。同時(shí)，通過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)，不僅讓管理人員的業(yè)務(wù)水平能力有所提升，同時(shí)讓他們的思想道德素質(zhì)有所提高，從而能夠積極推動(dòng)人事檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

總之，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的快速更新，人事檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，在傳統(tǒng)的檔案管理中逐步加入現(xiàn)代信息技術(shù)。人事檔案信息化管理需要相關(guān)部門正確面對(duì)，積極施策，從政策高度方面進(jìn)行引領(lǐng)，投入相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，加大硬件和軟件建設(shè)。

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