做好文書檔案管理工作的對策

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

做好文書檔案管理工作的對策

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性等特點(diǎn)。從分析探討文書檔案管理的重要性認(rèn)識和存在的主要問題等方面，提出了推進(jìn)文書檔案管理工作的對策。

文書檔案；管理；探討

1 提升文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識

文書檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性、機(jī)密性以及保密性等特點(diǎn)。檔案管理人員必須進(jìn)一步提高對其重要性的認(rèn)識，特別是在當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，文書檔案管理工作能否做到高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)，與各單位工作能否順利開展密不可分。一般情況下，文書檔案對于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的工作進(jìn)行客觀的記錄，其內(nèi)容真實(shí)、客觀，具備法律效用；文書檔案具有一定的歷史憑證效用，并源自其形成過程中的各項(xiàng)相關(guān)因素影響，又存在一定的自然性，因此，也決定著其所記錄的具有一定的客觀性；另外，文檔的保存形式有紙質(zhì)的，也有電子文件；文書檔案的記錄價(jià)值還存在很強(qiáng)的參考性，為工作的開展提供有效的依據(jù)。

2 現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的主要問題

2.1 文書檔案管理工作的規(guī)范性有待加強(qiáng)

大多數(shù)單位和部門在文書檔案管理方面缺乏較強(qiáng)的規(guī)范性，例如，文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、部分檔案缺少目錄、卷宗的組卷不規(guī)范等情況。同時(shí)，也存在著文書檔案無法檢索或者檢索困難的情況，工作效率較低。目前，多數(shù)單位使用人工和電子兩種檔案檢索方式。運(yùn)用電子檢索系統(tǒng)必將是未來文書檔案管理發(fā)展的趨勢，相對傳統(tǒng)的管理方式比較陳舊，也缺乏規(guī)范性，最終導(dǎo)致文書檔案檢索工作效率緩慢。

2.2 文書和檔案工作的整合有待加強(qiáng)

文書和檔案這兩項(xiàng)工作之間存在對立統(tǒng)一關(guān)系。因此，實(shí)現(xiàn)文書和檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，必須轉(zhuǎn)變管理方式，采用一體式的管理模式，才能保障兩項(xiàng)工作均能夠有效進(jìn)行。然而在實(shí)際工作中，部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在文書檔案管理時(shí)，采用的管理模式依然是分塊式的。在過去的管理中，這種管理模式有一定優(yōu)勢和作用，但是持續(xù)下去會割裂文書和檔案相關(guān)工作，特別是許多文書工作人員缺乏對檔案管理專業(yè)知識的掌握，同時(shí)檔案管理人員對文書工作也缺乏了解，進(jìn)而容易使這兩項(xiàng)工作之間產(chǎn)生矛盾，不利于工作的整體開展。

2.3 各單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視有待加強(qiáng)

部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的管理者缺乏對文書檔案管理工作的重視，對其重要作用缺乏正確的認(rèn)識，同時(shí)也對文書檔管理專業(yè)知識缺乏了解。由于缺乏正確的管理認(rèn)知，導(dǎo)致最終的工作效率并不高，影響單位日常工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。在部分單位中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)僅僅是口頭方面提出一系列的要求，對于工作細(xì)節(jié)缺乏詳細(xì)的指導(dǎo)，具體工作中并沒有給予充分的重視。

3 推進(jìn)文書檔案管理工作的對策

3.1 進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理工作

一是嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地核查顯存資料。要對這一部分文書檔案進(jìn)行核查，清除過于陳舊和失效的卷宗，以規(guī)避在運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理過程中出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象；二是合理整合文書檔案材料。特別是針對較為混亂的卷宗，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重新編排，將具有關(guān)聯(lián)性的文書檔案歸類整理，進(jìn)一步完善檔案材料的標(biāo)題和頁碼；三是修改完善檔案材料命題。對于命題重復(fù)或者模糊等存在的問題，應(yīng)當(dāng)對這部分資料實(shí)施統(tǒng)一命題，進(jìn)而有效規(guī)避在運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理過程中發(fā)生識別困難的問題。

3.2 進(jìn)一步有效整合文書和檔案管理工作

把文書工作和檔案管理工作進(jìn)行有效整合，做好檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，將兩項(xiàng)工作有效整合后，對于檔案管理工作必將發(fā)揮重要的作用，能夠極大地促進(jìn)和提升文書檔案管理工作效率。文書工作效率不能得到有效提升，將直接影響檔案管理工作的水平和質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對文書基礎(chǔ)工作的進(jìn)一步規(guī)范，進(jìn)而提升檔案管理工作水平。同時(shí)，文書工作人員必須加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力建設(shè)和檔案管理知識的掌握，并對文書資料進(jìn)行及時(shí)處理歸檔，確保對文檔管理的有效控制，提高檔案管理工作效率。

3.3 進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識

文書檔案各項(xiàng)管理工作必須適應(yīng)新的發(fā)展形勢，各單位和部門領(lǐng)導(dǎo)必須提高對此項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識，將文書檔案管理放在重要的位置，確保具體工作實(shí)施得到有效落實(shí)，提升文書檔案管理工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)具體工作，加強(qiáng)宣傳文書檔案的政策制度，推動相關(guān)制度的落實(shí)，提升文書檔管理工作適應(yīng)發(fā)展形勢的快速轉(zhuǎn)變。

3.4 進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案管理工作信息化建設(shè)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速的時(shí)代，能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作和信息化技術(shù)進(jìn)行融合，提高信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，可以顯著降低工作人員的勞動強(qiáng)度，簡化工作流程；可以對文檔進(jìn)行有序分類，提高案卷分類質(zhì)量，檢索操作方便快捷，極大地提升了工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理整體工作質(zhì)量的有效提升。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，隨著信息化程度進(jìn)一步推進(jìn)，結(jié)合文檔管理工作的發(fā)展，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。因此，必須加強(qiáng)文書檔案管理的重視程度，規(guī)范文書檔案管理工作，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平，提高文書檔案管理的工作效率，推進(jìn)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

[1] 陳微.淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，(5).

[2] 王麗巖.淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，(21).

[3] 李志紅.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書檔案管理工作[J].北方經(jīng)貿(mào)，2012，(5).

[4] 王澤敬.如何做好新時(shí)期文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，(23).

2017-01-12

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：1008-3383(2017)06-0212-01