淺析新時(shí)期高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的現(xiàn)狀及重要性

劉玉潔

（常州大學(xué) 懷德學(xué)院，江蘇 常州 213016）

摘要：本文主要以高校教務(wù)秘書(shū)為研究對(duì)象，首先對(duì)高校教務(wù)秘書(shū)的工作要求以及在高校教學(xué)管理工作中的重要性進(jìn)行了概述；然后，從四個(gè)角度提出了教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題；最后，根據(jù)問(wèn)題提出了對(duì)應(yīng)的解決方案，以幫助教務(wù)秘書(shū)能夠更好的在教學(xué)管理工作中發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書(shū)；存在問(wèn)題；實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）49-0031-02

隨著時(shí)代的發(fā)展，新時(shí)期各大高校都加大了在教學(xué)管理方面的力度，在教學(xué)管理中教務(wù)秘書(shū)起著非常重要的作用，新時(shí)期教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍也在向著年輕化以及現(xiàn)代化發(fā)展，該轉(zhuǎn)變使得教務(wù)秘書(shū)的工作變得更加重要，本文對(duì)新時(shí)期高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的現(xiàn)狀及重要性進(jìn)行研究，通過(guò)分析教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中存在的問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的對(duì)策，從而幫助教務(wù)秘書(shū)更好的在教學(xué)管理中發(fā)揮自己的作用。

一、相關(guān)理論概述

（一）高校教務(wù)秘書(shū)的工作要求

1.及時(shí)準(zhǔn)確的傳達(dá)指令。在高校中經(jīng)常會(huì)由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或者是教務(wù)處出具一些有關(guān)規(guī)章制度、規(guī)定、通知等方面的文件，這些文件就需要由教務(wù)秘書(shū)下發(fā)給下級(jí)各個(gè)部門(mén)、教師以及學(xué)生，從而保證全校所有的師生都能夠及時(shí)了解到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)最新的指令，使所有的教學(xué)工作都能夠有序、順利的進(jìn)行。尤其是與學(xué)生以及教學(xué)任務(wù)相關(guān)的通知必須在第一時(shí)間就讓學(xué)生了解，比如：學(xué)生選課通知、教學(xué)檢查通知等。

2.客觀(guān)公平的匯報(bào)情況。在高校中由于學(xué)校教研工作者以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都工作繁忙，所以教師、學(xué)生與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的交流比較少。在這種情況下，教務(wù)秘書(shū)就要在雙方之間充當(dāng)一個(gè)橋梁，不僅要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指令下達(dá)給教師和學(xué)生，還應(yīng)該將學(xué)生和教師的意見(jiàn)反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。比如：學(xué)生和教師對(duì)學(xué)校通知或規(guī)定的疑問(wèn)，學(xué)生對(duì)任課教師的意見(jiàn)等，教務(wù)秘書(shū)需要對(duì)所有的信息進(jìn)行收集和整理，然后再將整理的內(nèi)容上報(bào)給學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題的重視并及時(shí)采取合理的措施和對(duì)策。

3.有效協(xié)助配合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作。在高校每個(gè)學(xué)期的開(kāi)始，教務(wù)秘書(shū)都需要協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師的備課工作進(jìn)行檢查，而在學(xué)期中旬則還需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)過(guò)程進(jìn)行檢查，以保證教學(xué)任務(wù)的順利進(jìn)行。[1]在這些協(xié)助工作中雖然起主導(dǎo)地位的是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，但是教務(wù)秘書(shū)卻是所有工作的執(zhí)行者，代表著領(lǐng)導(dǎo)的意愿，所以每項(xiàng)協(xié)調(diào)工作必須做到位才能夠真正幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校進(jìn)行管理，使得教學(xué)過(guò)程能夠有序進(jìn)行。

（二）高校教務(wù)秘書(shū)的重要性

1.高校教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)管理中的橋梁。教務(wù)秘書(shū)在高校教務(wù)管理過(guò)程中起著非常重要的橋梁作用。首先，學(xué)校教務(wù)秘書(shū)需要向?qū)W生和教師傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)處所下達(dá)的規(guī)定以及各種通知，還要將學(xué)生和教師對(duì)學(xué)校的意見(jiàn)反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以保障學(xué)校的教學(xué)工作能夠順利的開(kāi)展，成為學(xué)生、教師和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通橋梁；其次，教務(wù)秘書(shū)在學(xué)校的考試中起到非常大的作用，不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)生考試的檢查和準(zhǔn)備工作，還要對(duì)每個(gè)學(xué)期的試卷進(jìn)行整理以及留檔工作；再次，負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)課程以及教室的安排；最后，教務(wù)秘書(shū)還是學(xué)生與教師之間的橋梁，當(dāng)學(xué)生與教師之間出現(xiàn)意見(jiàn)或者矛盾時(shí)，教務(wù)秘書(shū)需要從中進(jìn)行調(diào)解。

2.高校教務(wù)秘書(shū)是教學(xué)管理過(guò)程的執(zhí)行者。高校教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理過(guò)程中起著非常重要的作用，是高校不可缺少的崗位之一，不僅要對(duì)學(xué)校事物進(jìn)行管理，而且還需要對(duì)學(xué)生以及教師進(jìn)行服務(wù)，是學(xué)校教學(xué)管理活動(dòng)的執(zhí)行者。[2]主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，及時(shí)向上級(jí)部門(mén)上交與教學(xué)相關(guān)的文件和記錄；第二，協(xié)助教務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各種教務(wù)教學(xué)相關(guān)文件進(jìn)行起草；第三，負(fù)責(zé)安排新學(xué)期各科的課程安排以及考試安排；第四，負(fù)責(zé)對(duì)各種教學(xué)資料以及歷年試卷進(jìn)行收集、整理和歸檔；第五，對(duì)學(xué)生的考試成績(jī)進(jìn)行錄入；第六，為教師收集教學(xué)管理信息以及為學(xué)生組織考務(wù)工作等。正是由于教務(wù)秘書(shū)在工作中進(jìn)行徹底貫徹執(zhí)行學(xué)校教務(wù)管理中的各項(xiàng)活動(dòng)，才能保證學(xué)校教學(xué)工作的順利開(kāi)展。

二、影響教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中發(fā)揮作用的主要因素

1.教務(wù)秘書(shū)工作缺乏相關(guān)激勵(lì)措施，職責(zé)不分。在高校的日常教學(xué)管理中，教務(wù)秘書(shū)工作比較繁瑣，并且會(huì)出現(xiàn)分配不均勻、不明確的現(xiàn)象。出現(xiàn)了這種局面主要是由于教學(xué)管理中沒(méi)有對(duì)教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行強(qiáng)有力的激勵(lì)機(jī)制，如果教務(wù)秘書(shū)的工作比較多但是并沒(méi)有得到相應(yīng)的激勵(lì)，相反少做了工作也沒(méi)有得到一定的批評(píng)，這樣的話(huà)慢慢就會(huì)形成非常懶惰的局面，并且一定程度上會(huì)阻礙教學(xué)工作順利的開(kāi)展，同時(shí)也會(huì)影響到很多人員的辦事效率，會(huì)阻礙教務(wù)秘書(shū)發(fā)揮最大的作用。

2.教務(wù)秘書(shū)缺乏深度學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。教務(wù)秘書(shū)是處在教學(xué)管理第一線(xiàn)的高校管理人員，其能力必須要能夠滿(mǎn)足教師以及學(xué)生的需要。所以教務(wù)秘書(shū)要學(xué)會(huì)借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，在結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上對(duì)學(xué)校的教學(xué)管理方式進(jìn)行改革。目前，很多高校雖然有面向教師的繼續(xù)深造的機(jī)會(huì)，但是這些機(jī)會(huì)都是提供給中級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)或者是資歷比較高的教師，資歷淺的教師幾乎不可能有繼續(xù)深造的機(jī)會(huì)。而教務(wù)秘書(shū)大多是青年人，在高校中沒(méi)有繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，就會(huì)在教學(xué)管理過(guò)程中沒(méi)有新的管理理念，每年都只會(huì)延續(xù)舊的工作思路，不僅學(xué)校的教務(wù)管理工作出現(xiàn)漏洞，而且教務(wù)秘書(shū)的個(gè)人水平也無(wú)法獲得很大提高。

3.教務(wù)秘書(shū)自身的業(yè)務(wù)能力水平不夠。高校在對(duì)教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行選拔時(shí)并不夠重視，很多教務(wù)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)都不對(duì)口，有的教務(wù)秘書(shū)甚至對(duì)每個(gè)學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃不夠理解，僅僅是將領(lǐng)導(dǎo)的指令下達(dá)給教師或者學(xué)生，但在后續(xù)的監(jiān)督、檢查等方面卻沒(méi)有起到作用，更不用說(shuō)為學(xué)生和教師提供全面的服務(wù)。

三、發(fā)揮教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理工作重要作用的措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，制定合理的激勵(lì)機(jī)制

1.建立崗位職責(zé)制度，明確分工?，F(xiàn)在很多高校將教務(wù)秘書(shū)工作和辦公室人員的工作混在一起。其實(shí)，教務(wù)秘書(shū)工作是在教學(xué)管理中比較基礎(chǔ)性的工作，能夠保障教學(xué)計(jì)劃的順利完成，整理出學(xué)校師生對(duì)教學(xué)存在的意見(jiàn)和建議，同時(shí)能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供管理決策的相關(guān)資料和信息。對(duì)于教務(wù)秘書(shū)工作只有做到明確分工，才能夠在日后的工作中最大程度減少矛盾的發(fā)生，同時(shí)為學(xué)校的工作績(jī)效提供一定的依據(jù)。

2.建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度和合理的薪酬管理制度。在高校的教務(wù)秘書(shū)工作中，對(duì)于表現(xiàn)突出的人員可以適當(dāng)?shù)慕o予補(bǔ)貼，需要表?yè)P(yáng)或者給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于日常工作中表現(xiàn)差，甚至影響到了教學(xué)管理工作的人員，需要作出相應(yīng)的懲罰條例，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行所制定的制度，才能夠讓教學(xué)管理工作順利的開(kāi)展下去。另外，合理的薪酬管理制度，可以保障教務(wù)秘書(shū)能夠安心的做好本職工作，發(fā)揮出激勵(lì)作用，使教務(wù)秘書(shū)保持良好的工作積極性，同時(shí)對(duì)于優(yōu)秀的教學(xué)管理人才有足夠的吸引力。

（二）高校要為教務(wù)秘書(shū)提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)

在不影響正常工作的前提下，高?？梢越M織教務(wù)秘書(shū)對(duì)管理以及教學(xué)軟件使用等方面的知識(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，也可以組織教務(wù)秘書(shū)到兄弟院校進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，高校如果有條件的話(huà)還可以在社會(huì)上聘請(qǐng)有名的專(zhuān)家來(lái)學(xué)校進(jìn)行講座等，這些方式都能夠讓教務(wù)秘書(shū)進(jìn)一步提高自身的能力，從而更好地進(jìn)行教學(xué)管理工作。另外，高校如果有出國(guó)深造的機(jī)會(huì)不應(yīng)該將名額都給了資歷比較老的教師，也需要給表現(xiàn)優(yōu)秀的教務(wù)秘書(shū)一定的深造機(jī)會(huì)，這樣能夠幫助他們開(kāi)拓視野，接受新的教學(xué)理念，在深造結(jié)束后能夠?qū)⑺鶎W(xué)內(nèi)容用在高校教學(xué)管理上，從而不斷提高高校的教學(xué)管理水平。

（三）教務(wù)秘書(shū)注重自身能力素質(zhì)的培養(yǎng)

教務(wù)秘書(shū)在高校管理中占有非常重要的位置，必須要具有多個(gè)方面的技能和知識(shí)。首先，教務(wù)秘書(shū)在完成自身本職工作的基礎(chǔ)上還應(yīng)該自覺(jué)學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，不斷提高自身的素養(yǎng)；其次，教務(wù)秘書(shū)在實(shí)踐工作中要不斷探索教學(xué)管理的新方法，并落實(shí)到具體工作中；最后，教學(xué)管理工作也需要緊跟時(shí)代的腳步，教務(wù)秘書(shū)需要不斷對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，以保證高校的教學(xué)管理方式能夠促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，而教務(wù)秘書(shū)也能夠在創(chuàng)新的過(guò)程中不斷提升自身的能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]梁揚(yáng)眉.論教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理的重要性[J].南方論刊，2012，（07）：83.

[2]周圓.淺析高校教務(wù)秘書(shū)工作的素質(zhì)要求和工作能力的培養(yǎng)[J].中國(guó)科技信息，2009，（20）：149-150.