學校檔案建設的“大數(shù)據(jù)時代”

魏 紅

(湖南廣播電視大學人事處，湖南長沙 410004)

學校檔案建設的“大數(shù)據(jù)時代”

魏 紅

(湖南廣播電視大學人事處，湖南長沙 410004)

近幾年來，學校檔案建設得到了快速發(fā)展，但存在著檔案媒介紙質化、檔案系統(tǒng)缺乏預測功能、檔案應用呈現(xiàn)“僵尸狀”等問題。隨著“大數(shù)據(jù)理念”的普及，檔案工作難度增加，工作模式被顛覆，也加劇了學校檔案工作的“瓶頸”制約。因此，我們應該重視檔案數(shù)據(jù)源頭、信息安全與服務功能的建設，積極適應方興未艾的“大數(shù)據(jù)時代”。

學校檔案；大數(shù)據(jù)時代；建設策略

麥肯錫提出的“大數(shù)據(jù)”本身是一個商業(yè)化概念，它將數(shù)據(jù)視為一種生產資料，并在當前商業(yè)、經濟、市場三個維度中發(fā)揮著重大的潛力，可以實現(xiàn)提高生產力創(chuàng)新性、競爭性和實踐性的功能。2012年以來，“大數(shù)據(jù)”概念開始在國內流行，但學術界沒有提出統(tǒng)一定義，人們對它的理解主要用來描述互聯(lián)網信息的“爆炸性”“海量性”特色，但在應用方面則相對一致，紛紛從數(shù)據(jù)定量研究轉移到定性研究上。“大數(shù)據(jù)”意味著信息數(shù)據(jù)的數(shù)量已經失去了研究意義，信息數(shù)據(jù)的規(guī)模研究、動向研究、分類研究等表現(xiàn)出重大價值，而移動互聯(lián)網、物聯(lián)網、云計算等新型技術的廣泛應用，將徹底顛覆原有的學校檔案建設模式。

一、學校檔案建設的“傳統(tǒng)”

我國學校教育系統(tǒng)化模式呈現(xiàn)出僵化、單一性和陳舊性特征，特別是受應試教育體系的長期影響，學校檔案建立、管理和維護明顯滯后。隨著高等教育的大眾化和普及化，擴招、合并、調整、更名等新的改革不斷深入，加上教育理念、教學方法與途徑等的創(chuàng)新，以學校為主體的教育機構發(fā)生了根本變化，原本單一主體管理的大量檔案面臨重新歸檔，新的檔案又在不斷增加，學校檔案建設的“傳統(tǒng)”性問題充分暴露。

(一)檔案媒介普遍“紙質化”

新中國成立以來，我國檔案管理工作普遍重視實體資源，即學校檔案存儲和管理主要以紙質檔案為主，數(shù)字檔案的內容較少或者完全沒有。學校重視紙質檔案的原因較為復雜，從歷史沿革來說，主要受到兩個方面的因素影響：一是檔案形成過程因素。我國學校檔案主要是由教師檔案與學生檔案構成，教師檔案總量占比不大，學生檔案的內容主要包括基本信息、教育經歷、政治面貌等，從小學教育到高等教育結束，檔案形成基本靠人工填寫、存儲和傳遞，最終由用人單位接受或進入市場管理系統(tǒng)，學生本身并不直接管理和操作，這種檔案形成機制直接造成了學校檔案的“紙質化”。二是傳統(tǒng)檔案思想影響。在傳統(tǒng)教育管理體制下，紙質檔案具有權威性、嚴肅性，學校一般通過紙質檔案保存來滿足資料原始記錄需求，在國家教育行政管理部門相關政策中也有關于文字檔案的要求，這就直接刺激了紙質媒介檔案的生成量。

隨著教育信息化的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術在學校檔案建設中得到廣泛應用。但學校教育信息化建設資源主要傾向于服務教育，包括硬件、軟件投資都是為了滿足辦學需要，忽視了學校檔案本身的獨立價值，在人力、財力和物力供給方面嚴重不足的情況下，學校檔案的主體部分仍然表現(xiàn)為“紙質化”的存在，檔案信息化建設步伐比較落后，與“大數(shù)據(jù)時代”嚴重脫節(jié)。

(二)檔案系統(tǒng)缺乏預測功能

“大數(shù)據(jù)”和“大規(guī)模數(shù)據(jù)”是兩個不同的概念，大規(guī)模數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時代的特征，也是研究“大數(shù)據(jù)”的基礎性材料，當數(shù)據(jù)規(guī)模達到無法用常規(guī)模式計算、管理和應用的“臨界點”，它所擁有的預測、判斷功能就逐漸凸顯出來。維托克·邁爾在所著的《大數(shù)據(jù)時代》一書中提出“大數(shù)據(jù)”的核心價值即“預測”，忽視大數(shù)據(jù)的預測價值，檔案建設工作就相當于簡單的信息“數(shù)字化”轉換，其應用范圍和方向會受到約束。

高校檔案館作為學生檔案的主要匯集地，不僅規(guī)模大、數(shù)量多，且呈現(xiàn)出高等專業(yè)人才在不同社會發(fā)展階段的需求狀況。但紙質檔案的流動性較差，加上學校檔案管理“各自為政”，本質上是一個又一個“信息孤島”，學校內外的檔案利用率均較低，沒有對社會開放的渠道，也就不可能形成有效的預測機制。關于構建學校檔案的預測機制，在商業(yè)領域已經存在大數(shù)據(jù)預測的有效模式，例如對電子商務領域結合消費數(shù)據(jù)對某一類產品的市場情況預測，同樣可以用在人才需求分析上，以支持學校教育靈活地調整人才培養(yǎng)方向，更好地為社會人力資源服務。學校作為教育主體，也可以通過對檔案的“大數(shù)據(jù)分析”，規(guī)避可能出現(xiàn)的教育問題和教育失誤，有效地提高教育質量。

(三)檔案應用呈現(xiàn)“僵尸狀”

學校紙質檔案為館藏提供了良好的條件，只要不發(fā)生重大安全事故(如火災、地震、泥石流等災害)，紙質檔案大都可以長期保存。但本質上說，這種管理模式只重視“館藏”，并不重視“利用”，一旦檔案進入館藏程序，等于匯入檔案的海洋，很難索引和查找，很長時間內也不會產生調用行為，形成缺乏生命力的“僵尸狀”檔案，造成嚴重的數(shù)據(jù)資源浪費。

數(shù)據(jù)的價值建立在分析和篩選之上，只有對檔案信息進行充分的挖掘和整合，才能解除檔案資源的“休眠”狀態(tài)，觸發(fā)內部和外部的利用動機。可以說，“大數(shù)據(jù)”的核心價值在于“預測”，通過對未知資源的影響和判斷，可以彰顯檔案資源自身的價值，這是一種動態(tài)的“聯(lián)動”過程。相反，目前大量學校檔案應用并不活躍，常常處于“僵尸狀”，這不僅是紙質檔案自身缺陷所致，也與缺乏信息化意識有著直接關系，甚至后者的影響更大。因此，我們應將“重藏輕用”的錯誤理念加以修正，轉變?yōu)椤安匾灾掠谩?，主動尋求大?shù)據(jù)時代學校檔案的市場化途徑，努力建立有效的開放性檔案建設機制。

二、“大數(shù)據(jù)理念”的影響

伴隨著“大規(guī)模數(shù)據(jù)”的生產、管理和輸出，大數(shù)據(jù)時代已經來臨，大數(shù)據(jù)理念逐步深入人心，有效地促進了新技術、新應用、新模式的融合，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價值的深度挖掘和主體的進一步開放，學校檔案建設面臨著巨大機遇與挑戰(zhàn)。

(一)增加了學校檔案工作難度

長期以來，我國學校檔案管理部門已經形成了習慣性的收集、保管和轉移工作模式，但是，“大數(shù)據(jù)理念”要求學校檔案建設擺脫“固有習慣”。從檔案部門分類角度來看，學校檔案管理機制建設完全可以“自成一派”，不必拘泥于社會的檔案系統(tǒng)習慣，更不應該將自身的意識缺陷歸結為社會檔案環(huán)境的影響，但學校檔案工作水平與全社會檔案信息化程度息息相關，受大數(shù)據(jù)理念的影響，傳統(tǒng)學校檔案工作信息化程度低的局限性充分暴露，這既是整個社會檔案機制缺陷造成的后果，也是學校自身缺乏創(chuàng)新意識的“弊病”。

“大數(shù)據(jù)時代”的特點是數(shù)據(jù)規(guī)?；?，它不僅包括海量數(shù)據(jù)，還包括海量數(shù)據(jù)的有效管理途徑，包括數(shù)據(jù)結構、數(shù)據(jù)索引、數(shù)據(jù)范圍等，信息化程度越高，數(shù)據(jù)類型就越繁雜，如果缺乏對這一特點的認識，也就無法對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的“動態(tài)性”數(shù)據(jù)流實現(xiàn)有效監(jiān)控和應用。但是，學校的中心任務是人才培養(yǎng)，檔案工作缺乏重視是一個普遍現(xiàn)象，檔案管理部門常常被視為一個單純的消耗部門，而建設大數(shù)據(jù)時代所需要的學校檔案管理模式，需要硬件和軟件的較大投入，多數(shù)人可能認為這種投入與產出并不匹配，這樣，必然延緩學校檔案建設的步伐。

(二)顛覆了學校檔案工作模式

傳統(tǒng)學校檔案工作模式下，檔案信息碎片化、零散化，甚至不具備統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標本類型，在應用的過程中往往容易降低效率、增加誤差。當前，大多數(shù)學校檔案工作中之所以仍然“堅守”傳統(tǒng)模式，除了經濟條件限制外，更主要的是缺乏人員和技術。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作是建立在信息化基礎上，從從業(yè)人員能力到技術應用模式，都會顛覆傳統(tǒng)的檔案工作，尤其是“數(shù)字化”背景下，數(shù)據(jù)的來源、處理、傳遞、保存、統(tǒng)計等，都要利用“大數(shù)據(jù)思維”展開，這對于傳統(tǒng)的學校檔案管理人員和技術而言，顯然無法滿足要求。

大數(shù)據(jù)理念的“顛覆性”，還表現(xiàn)在學校檔案的價值理念上。大數(shù)據(jù)的“分享”精神是建立在主觀意識下的，通過學校檔案信息管理系統(tǒng)，與其他院校、用人單位、人才市場等建立分享渠道，縮短人才培養(yǎng)和人才實踐的距離，這也是對大數(shù)據(jù)預測功能的有力補充。在當前學校檔案管理模式下，存在地理空間限制、檔案流程限制，明顯違背了大數(shù)據(jù)時代的“分享精神”，而傳統(tǒng)學校檔案工作的“低效率”，將成為大數(shù)據(jù)理念的顛覆入口。

(三)加劇了學校檔案工作“瓶頸”

學校檔案工作的主要“瓶頸”體現(xiàn)在“思維方式陳舊”和“服務意識淡薄”這兩個方面，大數(shù)據(jù)理念加劇了這一“瓶頸”的制約作用。在互聯(lián)網技術不斷向教育領域滲透的時代背景下，檔案管理工作者及領導部門負責人依然“固步自封”，局限于校園和教育體系的檔案價值觀，沒有充分意識到學校作為檔案生產空間的巨大潛能，造成檔案的潛在價值無法顯現(xiàn)。在社會主義市場條件下，學校檔案工作人員“市場意識”匱乏，沒有認識到檔案信息的巨大經濟價值，缺乏主動開辟市場服務渠道的能力，制約了學校檔案建設的水平。學校作為人才輸出的“主陣地”，檔案服務的主體一般被錯誤地認為是學生而不是市場，檔案工作人員處于一個相對封閉、狹小的空間，基本不參與學校教育、行政管理工作，處于嚴重的“自我封閉”狀態(tài)。

“大數(shù)據(jù)理念”作為一種外部協(xié)同力量，可以促進學校檔案工作的內部改革。如用戶可以從第三方平臺上獲取完善的檔案信息，并形成巨大的市場經濟效應，將會刺激學校檔案工作的開放，提高共享能力。與此同時，大數(shù)據(jù)理念也加劇了“思維方式陳舊”“服務意識淡薄”與現(xiàn)實需求之間的矛盾，我們因此強烈的感覺到，原有的學校檔案工作確實難以持續(xù)發(fā)展，已經到了非改革不可的程度。

三、“大數(shù)據(jù)時代”的策略

時代的發(fā)展和科技的進步，必然成為促進檔案工作的新生力量，學校檔案工作將沿著“紙質時代——電子時代——網絡時代——大數(shù)據(jù)時代”的路徑演化和前進，越來越強調“數(shù)據(jù)價值”，學校檔案和檔案建設模式具有重構的必然性。

(一)加強檔案數(shù)據(jù)源頭建設

在大數(shù)據(jù)時代，誰能夠掌控數(shù)據(jù)誰就具有發(fā)言權，而“掌握數(shù)據(jù)”的第一步是形成數(shù)據(jù)生產的規(guī)?；Ⅲw系化和系統(tǒng)化，并滿足數(shù)據(jù)的連續(xù)性需求。主要包括兩個方向：一是加強實體資源的豐富性建設。長期以來，我國學校檔案在數(shù)據(jù)方面過于單一、單薄，學生檔案構成了檔案主體，而師資檔案、行政檔案、圖書檔案、后期檔案等則相對較少，即便有也采取分散管理的模式，不利于學校檔案分享機制的構建。因此，在打破檔案范圍限制的同時，還應該進一步加強社會層面的檔案收集，如人力資源檔案、畢業(yè)生就業(yè)檔案等，這些內容基于實體檔案的資料較為容易獲取，并能夠形成規(guī)模宏大的原始資料庫，提升學校檔案文化品牌建設。二是加強數(shù)字資源的信息化建設。隨著實體檔案資源不斷擴充和完善，數(shù)字資源的信息化建設逐步展開，需要管理者和領導者不斷轉變觀念，將實體檔案和電子檔案列為同等重要的水平。一方面，構建源頭上的學生檔案收集模式，例如從小學、中學、大學的各個檔案錄入著手，直接生成數(shù)字化檔案，并歸納到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫體系，在升學、轉學的過程中，只需要個別或批量化處理學生檔案信息即可，減少實體檔案的現(xiàn)實流轉弊端，節(jié)約人力、物力成本。另一方面，學校應該對現(xiàn)有的實體資源進行數(shù)字化處理，不斷促進數(shù)據(jù)庫的容量提升。

(二)推進檔案信息安全建設

大數(shù)據(jù)時代強調數(shù)據(jù)分享、服務價值的同時，信息安全同樣重要，否則，會對檔案建設造成嚴重損失。為了推進學校檔案信息安全建設，一方面要強化校園內部數(shù)據(jù)安全架構，建立完善的維護和備份制度，同時實現(xiàn)與實體檔案的對應管理。另一方面，在提供社會服務的過程中，加強數(shù)據(jù)庫“防火墻”建設，強化用于身份驗證機制，實行用戶實名制驗證，參照高校圖書館開放系統(tǒng)的IP端設置，以單位對單位的模式確保檔案信息安全。

(三)搞好檔案服務功能建設

“大數(shù)據(jù)時代”的檔案服務要社會化、多元化、開放化，以滿足用戶個性化的數(shù)據(jù)需求，而要實現(xiàn)這一目標，必須做好檔案服務功能建設，既包括查詢、統(tǒng)計、打印等基本功能，也包括智能型、遠程性服務，吸引更多的社會力量認識學校檔案的利用價值。教育行政管理部門應該充分發(fā)揮自身職能，建立起統(tǒng)一的數(shù)字化資源標準，如電子文件標準、格式標準、元數(shù)據(jù)標準等，以構建社會公共檔案服務平臺，讓用戶在同一平臺上訪問不同學校檔案數(shù)據(jù)庫，解決信息碎片化的弊端。學校之間、校企之間應該加強數(shù)據(jù)的交換與合作，擴大信息分享范圍，打破學校檔案“信息孤島”的僵局。

[1]周美蘭.大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案,2015,(01):68-71.

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[3]吳筱貞.大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設的途徑[J].黑龍江檔案,2016,(03):44.

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[5]陳陽.大數(shù)據(jù)時代高校學生心理檔案建設與應用研究[J].蘭臺世界,2016,(19):45-49.

On the “Big Data Era” in the School Archive Construction

WEI Hong

In recent years, the construction of the school files has been developed quickly. Yet there’re still lots of problems. For instance, most of the files are paper. The file system lacks the function of prediction. And the application of the files becomes somewhat zombie. With the popularization of big data, the archival work becomes harder and harder and the work model is overturned. Therefore, we should care for the data sourse, information safety, and the construction of service.

school archive; big data era; construction strategy

2016—09—28

魏紅(1971— )，女，湖南廣播電視大學人事處助理研究員。

G270.7

A

1009-5152(2017)01-0091-03