淺析電子文件和電子檔案的管理

倪海川

摘 要：計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，使得各種信息傳遞與使用方式發(fā)生了巨大變化，新型數(shù)字化信息載體對檔案傳統(tǒng)載體材料 造成了前所未有的沖擊，這些新型檔案載體在形成、傳遞、存儲、使用過程中對技術(shù)環(huán)境的依賴，特別是在檔案原始性認(rèn)定 及檔案信息的安全管理方面給檔案工作帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；管理

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-3178（2018）06-0194-01

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展， “電子檔案”也隨之產(chǎn)生。這一新生事 物的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，盡快探索 出一套切實可行的電子檔案管理方法，已成為當(dāng)前檔案界普遍關(guān)注 和積極探索的話題。

1 電子文件及電子檔案

1.1 電子文件與電子檔案

電子文件（Electronic Records）是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，

以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)

備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

1.2 電子文件對檔案管理的影響

文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔

案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部 門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存 儲在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如 果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完 畢具有保存價值的文件，還應(yīng)包括該文件讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2 電子文件和電子檔案的特性

電子文件定義為：法人及其他組織和個人在履行公務(wù)活動中形

成的，由計算機(jī)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式記錄，能被 計算機(jī)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上， 并可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞的代碼序列。電子檔案定義：經(jīng)過鑒定，具有 保存價值和利用價值的已歸檔的電子文件及其相應(yīng)的支持軟、硬件 說明。

電子文件的特性：

2.1虛擬性

電子文件是在計算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，

在沒有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時，它是無法顯示出來

的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

，是非實際的事物，因而具有虛擬性。

2.2設(shè)備依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計算機(jī)等設(shè)備的支持下完成

的，離開計算機(jī)等設(shè)備，電子文件不可用。其對設(shè)備依賴性體現(xiàn)在： 一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加 密。

2.3非直讀性

電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載

體上肉眼無法分辨，二是載體上的信息記錄密度極大。 2.4可分離性

電子文件可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容信息卻不 發(fā)生任何變化；還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個或多個接收者；還 可把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的 不同設(shè)備上，在需要時再裝配起來。

2.5集成性

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配

構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使電

子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。

3 電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

3.1 歸檔時間不同。傳統(tǒng)檔案都是需要在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行歸

檔，而電子文件檔案的歸檔時間較為自由，在文件辦理完成后，文 件形成部門可以隨時通過網(wǎng)絡(luò)將文件發(fā)給檔案管理人員，然后檔案 管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行電子化管理，設(shè)定檔案名稱，方便日 后的查找利用。這樣一來，有利于增加檔案的完整度、提高文件的 歸檔率，避免漏掉文件的歸檔。

3.2 歸檔方式不同。傳統(tǒng)檔案管理是將文件進(jìn)行收集整理后， 然后根據(jù)目錄存放指定的位置就可以了。而電子文件檔案是利用互 聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對文件進(jìn)行編輯修改，無法固定載體，會造成某些鑒定文 件原始憑證性的關(guān)鍵信息的模糊不清。因此，在電子文件形成檔案 過程中要進(jìn)行信息和身份的認(rèn)證，還要做好保管和維護(hù)工作，保證 電子文件檔案內(nèi)容的完整性和真實性。

3.3 保管方式不同。傳統(tǒng)檔案的保管方式是將整理好的檔案放 在檔案袋里，存放在檔案室中，而電子文件檔案的保管方式則是將 文件檔案以文件夾的形式存在計算機(jī)中，但是電子文件檔案會由于 多媒體的老化、存儲介質(zhì)的改變而發(fā)生無法讀取的現(xiàn)象，為了避免 對文件檔案利用的影響，可以在電子文件檔案形成之前，輸出一份 紙質(zhì)的檔案用來備份，但根本上的解決辦法還是檔案工作人員在接 受到文件后，就要進(jìn)行文件的格式轉(zhuǎn)換，用通用統(tǒng)一的格式進(jìn)行存 儲，以適應(yīng)計算機(jī)的發(fā)展速度。

3.4 電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為 電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在 接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并 給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相 關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須 給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級 行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。

3.5 查詢和利用方式不同。傳統(tǒng)的文件檔案的查詢和利用都是 通過到指定的地點才能夠完成，而電子文件檔案的查詢和利用就方 便的多了，只要身邊有一臺電腦，就能都迅速地餓完成文件檔案的 查詢以便使用。但電子文件檔案的使用是對使用者有一定的要求的，

只有使用者注冊相關(guān)賬號成為電子文件檔案的會員，在登錄過程通 過身份驗證后，才能夠查詢有關(guān)的電子文件檔案。

4 電子文件檔案的保管和維護(hù)

4.1 搞好電子檔案載體的存放環(huán)境。電子檔案載體應(yīng)存放在防

磁性能好的專用柜架內(nèi)，環(huán)境溫度可控制在 15℃-24℃，濕度保持 在 45%-60%。同時注意防塵、防火、防有毒氣體等庫房“七防”工 作。

4.2 做好備份工作。由于電子文檔的穩(wěn)定性較低，所以做好電 子文檔的備份工作是十分必要的，否則一旦出現(xiàn)異常，造成電子文 檔的丟失，就大大降低電子文檔的使用率了。具體的做法是：對文 件進(jìn)行兩份或三份的多套備份，并且要分開保管；還要及時定期的 對電子文檔的載體進(jìn)行檢查和更新

4.3 做好安全保密工作。首先，防止電腦網(wǎng)絡(luò)上“黑客”們的 攻擊?，F(xiàn)在黑客技術(shù)和手段越來越高明，僅靠一道簡單的密碼是根 本阻擋不住黑客的，國內(nèi)外一些部門采取設(shè)置“雙層電子門”的辦 法，除使用磁卡身份證對訪問者驗明正身外，還要設(shè)置電子密鑰， 使用個人活動密碼?？v使如此，也不能保證其百分百不被黑客高手 入侵，所以還應(yīng)使自己的電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)具有良好的逆流跟蹤查找功 能，以便及時查出黑客行蹤，逮住惡意的黑客，給予法律上的制裁， 這樣可以起到威嚇作用，使黑客們不敢入侵破壞系統(tǒng)。其次，還要 嚴(yán)密防止計算機(jī)病毒。

5 結(jié)束語

將電子文檔推行到現(xiàn)代的企業(yè)中，是我們長期的工作，要努力

實現(xiàn)企業(yè)的文檔電子化。電子文件檔案實施有效的管理對整個檔案 部門都有重要的意義。同時，檔案部門在對電子的文件檔案實施管 理時，還要和各個部門以及各個行業(yè)的專業(yè)人員相互配合，使他們 的檔案法律意識有所增強(qiáng)的同時，還能推動電子文件走向社會化、 網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化方向。有利于管理電子文件的工作順利開展，還能 為電子文件的資源信息共享做出貢獻(xiàn)。

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