高校教務(wù)管理的流程再造與組織設(shè)計(jì)

劉玉蓮 古梅

［摘要］學(xué)校的教學(xué)秩序需要維持，也需要不斷地改革和建設(shè)，教務(wù)管理可以有效地推進(jìn)這些工作。筆者根據(jù)多年的教務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校教務(wù)管理的流程再造與組織設(shè)計(jì)的理論、現(xiàn)狀、問(wèn)題及流程再造提出有針對(duì)性的建議：一是加強(qiáng)流程再造中組織任務(wù)的具體化；二是加強(qiáng)流程再造中人員的組織學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力；三是加強(qiáng)流程再造中的教材建設(shè)和師生管理建設(shè)，以期這些建議對(duì)高校日后的發(fā)展能夠有一定的幫助。

［關(guān)鍵詞］高校；教務(wù)管理；流程再造；組織設(shè)計(jì)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.131

［中圖分類號(hào)］G647.3 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-02

０ 引言

在人類的日常生活中，組織是一個(gè)很普遍的現(xiàn)象，其目標(biāo)導(dǎo)向明確，結(jié)構(gòu)有序，協(xié)調(diào)有意識(shí)，與外部環(huán)境之間的聯(lián)系密切。高等教育管理組織，是圍繞完成高等教育目標(biāo)而成立的行政服務(wù)部門。高校教務(wù)管理的流程再造與組織設(shè)計(jì)，對(duì)高校管理的工作起到一定的作用。因此，本文進(jìn)行了一些簡(jiǎn)要的分析，具體如下。

1 高校教務(wù)管理流程再造概述

高校教務(wù)管理流程再造的定義是將教務(wù)管理組織的工作流程做出重新思考和徹底翻新，敢于打破傳統(tǒng)的管理思維模式，從根本上解決教務(wù)管理在降低成本、優(yōu)化服務(wù)、提高工作效率等方面的問(wèn)題，從而使高校能更好地適應(yīng)當(dāng)代信息化教學(xué)管理運(yùn)營(yíng)的環(huán)境。

高校管理者通過(guò)借鑒前人的管理思想和方法，再結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)管理理論，把工作重點(diǎn)放在明確流程、優(yōu)化流程、再造流程等方面來(lái)改善當(dāng)前的教務(wù)管理。

2 高校教務(wù)管理流程的現(xiàn)狀和問(wèn)題

高校教務(wù)管理需遵循教學(xué)和管理規(guī)律，目前高校的教務(wù)管理流程是把不同的教學(xué)資源組織起來(lái)，重視并發(fā)揮人的積極性，通過(guò)分工合作的方式將教學(xué)管理制度、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)計(jì)劃方案安排實(shí)施等教學(xué)行政管理方面做出的改善。教務(wù)處和院系教務(wù)組織組成了教務(wù)管理體系，校長(zhǎng)是“領(lǐng)頭羊”，核心是教務(wù)處，各院系是維系日常管理和運(yùn)行的組織成員。教務(wù)管理組織需根據(jù)黨的教育方針和政策和學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的總體規(guī)劃制訂出合適的教學(xué)計(jì)劃，教務(wù)管理具有的職責(zé)主要有以下5項(xiàng)。

（1）研究。研究探索教學(xué)和教務(wù)工作中存在的一系列問(wèn)題。教改課題、改革方案的制定、教學(xué)改革成果的推廣都應(yīng)該以教育教學(xué)的規(guī)律和人才培養(yǎng)的目標(biāo)為依據(jù)進(jìn)行。

（2）參謀。對(duì)我國(guó)教育的政策、方針和發(fā)展動(dòng)向做到及時(shí)的掌握，并做好收集國(guó)內(nèi)外高校相關(guān)的教育信息和學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

（3）行政。教學(xué)計(jì)劃制定、教學(xué)任務(wù)的安排和落實(shí)、專業(yè)指導(dǎo)建設(shè)、教材建設(shè)與組織教學(xué)正常運(yùn)行等行政事務(wù)都是以黨和國(guó)家的相關(guān)政策方針、學(xué)校人才培養(yǎng)方案的要求為依據(jù)，來(lái)考評(píng)和監(jiān)控教學(xué)的質(zhì)量。

（4）服務(wù)。為教師和學(xué)生提供教學(xué)條件、育人環(huán)境等方面的高質(zhì)量服務(wù)，對(duì)教師和學(xué)生的需求進(jìn)行及時(shí)的了解，配合師生解決教育和學(xué)習(xí)過(guò)程中存在的難題。

（5）督導(dǎo)。督導(dǎo)需要全程監(jiān)督檢查學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和評(píng)估學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的環(huán)節(jié)，對(duì)教學(xué)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，整改其存在的問(wèn)題，為教學(xué)質(zhì)量的提高提供保障性的基礎(chǔ)。

縱向來(lái)看，教務(wù)處是聯(lián)絡(luò)上級(jí)主管部門、校領(lǐng)導(dǎo)、各院系、全校師生之間的紐帶，將各項(xiàng)的政策措施落實(shí)到實(shí)處，將師生對(duì)教學(xué)工作存在的意見(jiàn)和建議收集并整理，對(duì)師生不同的需求進(jìn)行處理；經(jīng)橫向來(lái)看，院系平時(shí)的瑣事和教學(xué)組織管理的安排，都和教務(wù)處的聯(lián)系非常密切。教務(wù)處這一管理機(jī)構(gòu)，需具備高的業(yè)務(wù)能力、較強(qiáng)的溝通能力，及時(shí)處理事務(wù)性的工作。所以，在高校教務(wù)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配置是重點(diǎn)，需根據(jù)每個(gè)人的管理能力分配到合適的崗位上。

現(xiàn)階段的教務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的科室多，人員多，分工細(xì)，但下屬院系的教務(wù)員少，

工作多壓力大，難以完成任務(wù)，常常夜以繼日的工作。相關(guān)部門亦沒(méi)有明確的職責(zé)分工，使互相推諉的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）太細(xì)的分工，機(jī)構(gòu)臃腫。其工作是以自己部門的工作目標(biāo)為中心，并沒(méi)有對(duì)下屬院系有全面的認(rèn)識(shí)和了解，制定的規(guī)定不利于教學(xué)活動(dòng)，導(dǎo)致管理部門和教務(wù)管理崗位之間的管理脫節(jié)，所得到信息也都是比較片面的。

（2）管理和結(jié)構(gòu)的層次過(guò)多。不同部門和崗位之間的溝通存在著很大的難度，在傳遞內(nèi)部信息的過(guò)程中會(huì)較為遲緩，一些重要的信息不能及時(shí)傳達(dá)，導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。

（3）教務(wù)管理者對(duì)自己部門的工作質(zhì)量和效率加大要求，不對(duì)其部門的工作做溝通，導(dǎo)致工作過(guò)程中出現(xiàn)重疊、交叉、混亂的現(xiàn)象。

（4）本位主義嚴(yán)重，只關(guān)注自己部門的利益，忽略其他部門的利益，使集體的利益受到忽視和損害。

針對(duì)以上存在的種種現(xiàn)象，其主要原因不僅是組織設(shè)計(jì)，還因高校教務(wù)教學(xué)管理沒(méi)有一個(gè)清晰的流程，使組織的工作質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。

3 高校教務(wù)管理的流程再造成功的案例

以民辦高校廣州商學(xué)院為例，學(xué)校教務(wù)處設(shè)立專職的職能部門，如學(xué)籍科、考試科、教材科、成績(jī)管理科、教學(xué)質(zhì)量檢查科、實(shí)踐教學(xué)科、督導(dǎo)小組與人才培養(yǎng)方案制定小組，每個(gè)科室下面有各院系的教務(wù)員支撐，負(fù)責(zé)材料的收集。采取現(xiàn)代“無(wú)紙化”的辦公模式，通過(guò)QQ軟件、教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)辦公等多樣化的現(xiàn)代辦公工具，及時(shí)的傳達(dá)通知，業(yè)務(wù)溝通流暢，線上線下服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作方式，提高了工作效率。

4 對(duì)高校教務(wù)管理流程再造的建議

高校教務(wù)管理機(jī)構(gòu)的組織設(shè)計(jì)需摒棄落后的“金字塔”式的管理結(jié)構(gòu)，采取新“流程式”的管理結(jié)構(gòu)，部門和教學(xué)環(huán)節(jié)涉及的流程由一個(gè)部門管理，各部門對(duì)自己的職能和業(yè)務(wù)全面負(fù)責(zé)，進(jìn)行從頭至尾的管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)部門設(shè)置的不重疊、業(yè)務(wù)的不交叉、深入基層服務(wù)，使學(xué)校上下層次的聯(lián)系更加緊密、準(zhǔn)確。

流程再造是將學(xué)校師資等進(jìn)行很好的人力資源管理。想要設(shè)計(jì)出一個(gè)合理有效的組織結(jié)構(gòu)，須要遵守分工合作、統(tǒng)一目標(biāo)、精簡(jiǎn)流程的原則。只有遵照這些原則，才能重新設(shè)計(jì)教務(wù)的管理組織。

（1）促進(jìn)流程再造中組織任務(wù)的具體化。首先，把任務(wù)分解成不同的小的具體工作任務(wù)，再使用時(shí)間軸將項(xiàng)目分解成單元，將工作單位的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、具體任務(wù)、完成時(shí)間都進(jìn)行明確規(guī)定。其次，將工作單元按照工作項(xiàng)目具體有哪些性質(zhì)和要求分配給相關(guān)的工作人員，并明確規(guī)定由誰(shuí)負(fù)責(zé)，完成的時(shí)間，信息和資料在誰(shuí)的手里，完成以后交給誰(shuí)等內(nèi)容，對(duì)各個(gè)工作崗位的責(zé)任和職權(quán)都要有明確的要求，責(zé)任到人。

（2）加強(qiáng)流程再造人員的組織學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力。教務(wù)管理這項(xiàng)工作有很強(qiáng)的政策性和學(xué)術(shù)性，相關(guān)工作人員不光要熟練的掌握國(guó)家教育部門的政策、法規(guī)的本質(zhì)和內(nèi)涵，還要能夠?qū)逃虒W(xué)規(guī)律靈活的運(yùn)用。相關(guān)工作人員應(yīng)將自己的綜合能力不斷地進(jìn)行提高，比如說(shuō)學(xué)習(xí)能力、判別能力及科學(xué)研究能力等，對(duì)新的知識(shí)和思想能夠快速地接受并吸收。工作方法也需要不斷地創(chuàng)新和引進(jìn)，以提高工作效率。所以，對(duì)教務(wù)管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力、素質(zhì)方面都有了更高的要求。

（3）加強(qiáng)流程再造中的教材建設(shè)和師生管理建設(shè)。教材是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)內(nèi)容和方法的知識(shí)載體，也是教學(xué)的基本工具。教材為師生在課堂上架起了“教”與“學(xué)”的知識(shí)橋梁，教材質(zhì)量直接影響學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。民辦高校廣州商學(xué)院金融學(xué)院一直很重視教材的建設(shè)，學(xué)院根據(jù)人才培養(yǎng)方案制訂開(kāi)課計(jì)劃，專業(yè)教材建設(shè)計(jì)劃、教材預(yù)定審核選用、師生學(xué)期末做教材質(zhì)量評(píng)估等活動(dòng)。比如“證券投資學(xué)”是金融學(xué)專業(yè)的專業(yè)課程，要求使用適合廣州商學(xué)院應(yīng)用型培養(yǎng)人才的目標(biāo)、優(yōu)先選用?。ú浚┘?jí)或國(guó)家級(jí)規(guī)劃精品教材和教育部推薦近3年出版的統(tǒng)編新教材。學(xué)院的教材由教研室主任把關(guān)，對(duì)學(xué)期教材質(zhì)量評(píng)價(jià)結(jié)果差的教材將不再征訂使用。學(xué)院查證征訂教材的名稱與版本、作者、書號(hào)、出版時(shí)間、出版社和教材類別是否正確；準(zhǔn)確核對(duì)所訂教材的使用專業(yè)、班級(jí)及人數(shù)，避免教材訂錯(cuò)、訂重、漏訂等現(xiàn)象的發(fā)生。

5 結(jié)語(yǔ)

高校在發(fā)展的過(guò)程中，教務(wù)管理的流程再造發(fā)揮著極其重要的作用，一方面有利于教學(xué)秩序的維護(hù)，另一方面可以推動(dòng)教學(xué)的改革，有效地促進(jìn)高校的整體發(fā)展。高校的教務(wù)管理工作服務(wù)于全校的師生，對(duì)幫助師生盡可能的解決其需求和困難，發(fā)揮著不可替代的作用。但現(xiàn)階段的高校教務(wù)管理工作還并不完善，這就需要校方領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視，將高校教務(wù)管理水平有效的提高，為廣大的師生帶來(lái)更多的幫助。

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