數(shù)字化檔案信息利用模式研究

江鴻

［摘要］檔案信息數(shù)字化是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案工作的必備手段，也是檔案管理工作者需要認(rèn)真研究和實(shí)踐的一項(xiàng)重要任務(wù)，本文從檔案信息數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，探討了數(shù)字化檔案信息的利用模式，以及在實(shí)際中的應(yīng)用。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；信息技術(shù)；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.096

［中圖分類號(hào)］G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-02

檔案管理信息化就是要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化，將網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)一體化，通過辦公網(wǎng)絡(luò)，逐漸完成各種檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并使用文檔一體化的管理軟件來完成電子文件的歸檔工作。檔案信息化的建設(shè)包括的范圍比較廣泛，一般包括檔案信息數(shù)字化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全建設(shè)等方面。下面筆者從這幾個(gè)方面入手，談?wù)勅绾瓮七M(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

1 數(shù)字化檔案信息利用的優(yōu)勢(shì)

檔案作為信息資源的一種，對(duì)單位內(nèi)的活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄和還原，是單位重要的資產(chǎn)，對(duì)任何組織和單位的發(fā)展都有非常重要的意義。當(dāng)前，管理模式從庫房管理向資源管理的跨越，適應(yīng)了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求，也是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路和提高檔案為社會(huì)服務(wù)水平的必由之路。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案而言，數(shù)字化的檔案具有更大的優(yōu)越性，主要包括以下幾個(gè)方面。

1.1 開放性

傳統(tǒng)檔案管理模式是建立在各級(jí)檔案館的基礎(chǔ)之上，受到來自時(shí)空的很大限制，給使用者檔案信息的搜集和利用造成了巨大的阻礙，效率和積極性受到較大程度的限制。但在網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)不斷發(fā)展的今天，各級(jí)檔案管理模式有了很大程度的轉(zhuǎn)變，且檔案信息的使用者不再受時(shí)空的限制，可以隨時(shí)對(duì)檔案館所開放檔案信息進(jìn)行利用。此外，信息系統(tǒng)的操作實(shí)現(xiàn)了7×24小時(shí)的在線服務(wù)，不僅使用戶可以不受時(shí)間的限制，更精簡了檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)，減輕了在職人員的工作壓力，對(duì)用戶和檔案管理單位來說是雙贏的。

1.2 靈活性

世界發(fā)展至今，檔案的載體已經(jīng)經(jīng)歷了從甲骨、泥板、竹簡、絲絹以及紙質(zhì)等材質(zhì)的轉(zhuǎn)變，當(dāng)下最先進(jìn)的莫過于磁盤、光盤，甚至“云空間”等載體。數(shù)字化的建設(shè)可以幫助各級(jí)檔案館實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊和“云技術(shù)”的整合，可以使檔案館的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行交流，用戶在權(quán)限內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)任意時(shí)間和任意終端的檔案信息的利用，加快了信息檔案的傳播速度，擴(kuò)大了信息檔案的傳播范圍。一份數(shù)字化的檔案不再是一個(gè)固定的整體，而是一個(gè)集合，可以為用戶的檢索、瀏覽、查閱提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3 交互性

傳統(tǒng)檔案受限于存儲(chǔ)載體，導(dǎo)致其在交互性上難以滿足用戶的需求。而數(shù)字化技術(shù)所特有的優(yōu)勢(shì)可以幫助用戶隨時(shí)的根據(jù)自身的需求向系統(tǒng)發(fā)出指令，系統(tǒng)會(huì)立即響應(yīng)并對(duì)合乎權(quán)限的要求調(diào)出相關(guān)檔案。同時(shí)，在各級(jí)檔案館的檔案信息被整合之后，用戶所能查閱的檔案信息會(huì)更加豐富，在任意的時(shí)間和地點(diǎn)都可以借用相應(yīng)的終端來連接檔案信息管理系統(tǒng)并進(jìn)行“溝通交流”，包括文字、圖片以及影像等資源都可以被用戶簡捷的查閱。

1.4 復(fù)用性

具有物質(zhì)形態(tài)的載體往往會(huì)在用戶使用之后造成老化的痕跡，例如：紙質(zhì)檔案，磁帶、光盤檔案等高頻的使用往往會(huì)對(duì)檔案造成不可逆的損害。然而，在數(shù)字化的檔案中卻不會(huì)存在這樣的問題，無論該檔案的信息被調(diào)用、復(fù)印或顯示多少次，都不會(huì)影響信息的完整性，正當(dāng)?shù)睦没顒?dòng)不會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案信息的壽命產(chǎn)生一絲一毫的傷害，其復(fù)用性高。

1.5 安全性

數(shù)字化檔案信息在錄入檔案館之后，不僅僅存在于該館，還可以在“云”儲(chǔ)存及其他服務(wù)器上進(jìn)行備份，無論發(fā)生各種自然災(zāi)害或其他突發(fā)性事件都不會(huì)影響檔案信息的保存和利用，極大的減小了檔案的損失性，提高了檔案的安全性。

2 數(shù)字化檔案信息利用模式發(fā)展的策略

檔案館的工作形式早已存在，在過去的時(shí)間里，已經(jīng)形成了一套頗具規(guī)則的管理模式和習(xí)慣，這也使傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式主要以檔案的閱覽、外借、復(fù)制、實(shí)物陳列展覽等服務(wù)方式為主，缺乏創(chuàng)新，不利于提升整個(gè)社會(huì)檔案的利用水平和效率。而隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)檔案的利用需求不斷加大，這也給檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步提供了外在的驅(qū)動(dòng)作用，因此，檔案館需要在服務(wù)觀念、內(nèi)容及模式上進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改善。

2.1 革新服務(wù)理念

檔案信息的價(jià)值體現(xiàn)在使用服務(wù)上。長期以來的檔案館工作都是以檔案的歸集和保管為主，對(duì)服務(wù)并沒有引起重視，往往需要用戶自己去尋找所需利用的檔案信息，服務(wù)的范圍受到極大的限制。這不僅忽略了作為一個(gè)服務(wù)型單位最重要的“以人為本”的服務(wù)理念，還忽略了對(duì)檔案使用者的現(xiàn)狀及未來的需求趨勢(shì)進(jìn)行調(diào)查、了解及研究的主動(dòng)性、前瞻性，因此，使檔案館的服務(wù)工作處于被動(dòng)的局面，沒有轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)、超前服務(wù)。新時(shí)期的檔案管理工作形式和管理模式必須由末端收集向前端控制轉(zhuǎn)變，檔案管理人員必須深化對(duì)檔案工作性質(zhì)、作用及地位的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)提升自身工作的能力、水平，積極提高自身服務(wù)工作的參與度，完善檔案信息的服務(wù)體系，只有這樣才能找準(zhǔn)自身工作在我國深化改革和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的切入點(diǎn)和作用，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.2 積極探索數(shù)字化建設(shè)中檔案服務(wù)的模式和建設(shè)工作

數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，還要建設(shè)相應(yīng)的基礎(chǔ)配套設(shè)施、統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、信息資源庫共享平臺(tái)和安全保障體系等，這樣才能奠定檔案信息利用的數(shù)字化、檔案信息的共享化及服務(wù)利用的網(wǎng)絡(luò)化等功能的基礎(chǔ)。近年來，隨著檔案信息數(shù)字化技術(shù)從無到有且不斷地應(yīng)用，各系統(tǒng)、單位條塊分割嚴(yán)重，沒有形成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和信息共享機(jī)制。檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）、企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）等前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和各單位數(shù)字檔案館之間的互聯(lián)互通是今后必須解決的問題，這也在一定程度上制約了信息處理的有效性、及時(shí)性和系統(tǒng)性。

隨著檔案信息數(shù)字化的不斷推進(jìn)，檔案網(wǎng)站已經(jīng)成為當(dāng)下檔案館提升開放性和擴(kuò)大服務(wù)范圍的重要平臺(tái)，各種便攜式智能客戶端的快速涌現(xiàn)，使之成為檔案工作中更為有效、更具生命力的服務(wù)方式。各級(jí)檔案館還可以設(shè)置相應(yīng)的官方微信，構(gòu)建微信公眾號(hào)，及移動(dòng)終端適用的APP軟件，并結(jié)合該技術(shù)和模式，積極提供相應(yīng)的智能終端服務(wù)。

2.3 完善檔案管理團(tuán)隊(duì)的人才結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)梯隊(duì)建設(shè)

檔案館相關(guān)的從業(yè)人員是整個(gè)檔案管理工作的具體實(shí)施者，其能力的高低和素質(zhì)的水平都會(huì)對(duì)檔案信息利用工作的效率、質(zhì)量和水平產(chǎn)生直接的影響。隨著檔案信息數(shù)字化的普及，檔案館工作人員不僅需要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得文書檔案，科技檔案，城市建設(shè)相關(guān)的一些專業(yè)類別的檔案，還要掌握計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)字通信、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等技術(shù)。因此，各級(jí)檔案館首先要加強(qiáng)現(xiàn)有的管理人員的專業(yè)知識(shí)、能力水平的培養(yǎng)，每年定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)、輪訓(xùn)，使檔案管理的一些新規(guī)定、新規(guī)范、新要求可以得到及時(shí)的落實(shí)；其次，要根據(jù)年齡層次，培養(yǎng)后備的技術(shù)骨干力量，特別是檔案數(shù)據(jù)庫管理、檔案信息檢索等重要崗位的工作人員，還可以與專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作等形式，以適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求；最后，還可以通過人才引進(jìn)，引進(jìn)一些急需的既懂檔案管理又具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，切實(shí)加強(qiáng)檔案館的技術(shù)力量。

2.4 加強(qiáng)檔案的安全建設(shè)

檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，給人們的工作、生活、學(xué)習(xí)帶來便捷、高效的同時(shí)，也帶來了一定的麻煩和不安全的因素。數(shù)字化檔案信息資源的特殊性使檔案信息資源存在被篡改、偽造、竊取及截取等安全隱患，因此，檔案信息化后出現(xiàn)的安全保密技術(shù)、信息的訪問形式與安全控制等問題需要及時(shí)解決。第一，要提高檔案工作者的安全意識(shí)，人為的避免外界不安全因素引起的安全問題。第二，要限制檔案信息公布的范圍。根據(jù)信息的安全級(jí)別進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密、國家利益的只能放在局域網(wǎng)中，與互聯(lián)網(wǎng)隔斷，或只在網(wǎng)絡(luò)上公布其目錄并設(shè)置訪問權(quán)限。第三，要完善檔案信息安全的制度和規(guī)范。根據(jù)國家的《計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和《國家保密法》，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的各個(gè)流程，建立嚴(yán)格的檔案信息安全管理制度和監(jiān)督制度；配強(qiáng)、配足安全設(shè)施設(shè)備，構(gòu)筑牢固的安全防范體系。

3 結(jié)語

檔案信息利用的數(shù)字化建立在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行高效的管理和運(yùn)營，是一種先進(jìn)的技術(shù)管理模式，也是當(dāng)下國際檔案信息管理發(fā)展的趨勢(shì)，其不僅適應(yīng)了現(xiàn)代社會(huì)在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中對(duì)檔案信息的需求，也符合了檔案管理中對(duì)效率和成本的控制要求，還給我國今后的檔案信息利用和管理模式提供了重要的指引作用。

主要參考文獻(xiàn)

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