新時期高校檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

夏明輝

摘 要：高校檔案館主要承擔(dān)“存史、資政和育人”的重要任務(wù)。在信息迅猛發(fā)展的時代，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案管理工作中的中心內(nèi)容。本文針對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題加以分析研究，并對高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展對策進(jìn)行了初探。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等工作提供保障。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設(shè)的合理開展，可以在確保高校檔案建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校值得深入思考的重要課題。

一、高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程面臨現(xiàn)狀及存在問題

（一）資金問題

在我國很多高校中只注重教學(xué)以及科研工作，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在教學(xué)任務(wù)及科研工作以上面。相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少，這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

（二）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。應(yīng)參考國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

（三）人員素質(zhì)問題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識陳舊，對計算機(jī)的運用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

（四）數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，規(guī)模小、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、類型單一，大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，服務(wù)水平差，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足新時期工作需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源共享。這些問題嚴(yán)重制約了高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

二、高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展對策的初探

（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

目前，我國高校檔案的數(shù)字化建設(shè)還處于初級發(fā)展階段，大多數(shù)高校依舊主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為主，缺少數(shù)字化檔案的管理。而高校檔案數(shù)字化水平偏低成因而言，其主要在于硬件設(shè)備缺乏，掃描儀、打印機(jī)以及計算機(jī)等數(shù)字化檔案管理設(shè)備數(shù)量有限或者質(zhì)量比較差，無法滿足新時期高校檔案管理需求，加之檔案管理系統(tǒng)軟件沒有及時進(jìn)行更新，影響了檔案管理效果。因此，為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要加大硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施投入，具體就是要在增強(qiáng)全體高校檔案管理人員數(shù)字化管理意識和技能的基礎(chǔ)上，配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需的檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件技術(shù)設(shè)備，確保數(shù)字化檔案管理提供必要的軟硬件條件，從而為數(shù)字化高校檔案管理工作提供物質(zhì)保障。一方面，要對高?，F(xiàn)有的硬件設(shè)施進(jìn)行改善，積極引進(jìn)先進(jìn)的掃描儀、打印機(jī)和計算機(jī)等數(shù)字化硬件設(shè)備；另一方面，要加大軟件建設(shè)，積極選擇一些高水平的、功能完善的檔案管理系統(tǒng)軟件滿足新時期高校檔案工作實際需要。

（二）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項繁雜的工作，其管理難度比較大。為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要重視人才隊伍建設(shè)，確保檔案管理人員除了具備較高的知識層次以及檔案管理專業(yè)知識之外，還要掌握計算機(jī)技術(shù)，才能滿足新時期高校檔案管理需求。人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心，因此，為了順應(yīng)新時期高校檔案數(shù)字化建設(shè)要求，高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊伍。首先，要加強(qiáng)高校檔案工作人員的理論知識培養(yǎng)，確保他們具備扎實的檔案專業(yè)理論知識；同時還要注意提高他們計算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化檔案處理能力；其次，要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會等盡快提升他們掌握計算機(jī)技術(shù)的水平和能力，確?？梢赃m應(yīng)新時期檔案工作的發(fā)展需求。

（三）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，真正實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價值。檔案數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數(shù)據(jù)庫相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實現(xiàn)的。

（四）重視檔案安全保障

理論上來講，安全是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)物需要著重考慮的重要特征，高校檔案數(shù)字化建設(shè)也不例外。為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，防范檔案管理中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的完整性，就必須要注意重視檔案的安全保障工作。首先，為了確保數(shù)字化檔案的安全性，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的安全知識培訓(xùn)，比如防范病毒的方法等，增強(qiáng)全體人員的信息安全管理意識，確保他們可以更好地勝任有關(guān)的檔案管理工作。其次，需要防范黑客攻擊和計算機(jī)病毒感染，定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行安全備份工作，且要采用本地和異地各一套，以防止數(shù)字化檔案出現(xiàn)泄露等各種意外情況的發(fā)生。再次，高校檔案部門需要嚴(yán)格按照信息安全等級的保護(hù)要求，采取科學(xué)、合理的安全保障技術(shù)和安全管理制度來全面確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的安全。比如，制定數(shù)字檔案備份制度、數(shù)字檔案歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和保密制度等來確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展。最后，考慮到高校檔案工作的特殊性，他們需要具備高度的政治感、責(zé)任感和保密意識，切實做好檔案數(shù)字化管理過程中相關(guān)檔案信息的保密工作。

三、結(jié)束語

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實、準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結(jié)的依據(jù)。進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)，是非常必要的。當(dāng)然，構(gòu)建高校檔案數(shù)字化管理與建設(shè)平臺的時間還不長，還有很多不完善的地方，需要進(jìn)一步研究與探索。

綜上所述，為了確保高校現(xiàn)代化建設(shè)的順利開展，必須要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，重視檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)，做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重視檔案安全保障工作，以便全面提升高校檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。但是需要注意的是要嚴(yán)格按照科學(xué)發(fā)展觀理念，逐步實現(xiàn)高校檔案從手工管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，從而不斷提升我國高校檔案管理水平。

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