關(guān)于高校辦公室管理科學(xué)化的實(shí)施路徑研究

裴強(qiáng)

[摘 要]本文以高校辦公室在管理方面所存在的不足與局限為切入點(diǎn)，就具體實(shí)施高校辦公室管理科學(xué)化的方針、手段，進(jìn)行細(xì)致的探討研究，期望營(yíng)造良好的高校辦公室管理氛圍，促進(jìn)高校整體管理秩序的建立與人才培養(yǎng)質(zhì)量的提升。

[關(guān)鍵詞]高校；辦公室；管理科學(xué)化；實(shí)施

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.155

[中圖分類號(hào)]G647.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）24-0-02

高校辦公室是高校進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)管領(lǐng)導(dǎo)的核心機(jī)構(gòu)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)不僅要擔(dān)負(fù)學(xué)校的教學(xué)研究工作，還需對(duì)整個(gè)學(xué)校的日常運(yùn)行秩序進(jìn)行管控，因此高校辦公室參與的工作內(nèi)容往往繁多復(fù)雜。而高校辦公室作為高校管理不可缺少的中心機(jī)構(gòu)，其要為協(xié)調(diào)、聯(lián)系學(xué)校各部門、領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系，為管理的決策提供準(zhǔn)確、全面的依據(jù)，并維護(hù)廣大師生的日常生活與學(xué)習(xí)秩序，幫助其解決所面臨的困難。高校辦公室如此重要的地位與影響，使學(xué)校必須重視其辦公室本身的管理工作質(zhì)量，在應(yīng)對(duì)處理高校辦公室所存在的管理問(wèn)題的同時(shí)，推動(dòng)其管理科學(xué)化。

1 當(dāng)前高校辦公室管理現(xiàn)狀分析

伴隨我國(guó)社會(huì)發(fā)展與教育事業(yè)的進(jìn)步，當(dāng)前部分高校的管理思想、制度，已難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)特別是人才教育的發(fā)展需求，高校辦公室管理中的一些問(wèn)題正影響著辦公室自身作用的發(fā)揮。首先，在高校辦公室的職責(zé)劃分與業(yè)務(wù)方面，當(dāng)前我國(guó)高校的管理辦公體系伴隨教育事業(yè)的發(fā)展，特別是招生規(guī)模的擴(kuò)大，相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)范圍也隨之增加。但部分高校辦公室在其發(fā)展趨勢(shì)下并未對(duì)其工作職責(zé)與業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行調(diào)整，或是在調(diào)整中出現(xiàn)不合理的安排設(shè)置，引發(fā)高校辦公室工作職責(zé)的混亂，或是各部門業(yè)務(wù)重合、混淆等問(wèn)題，影響高校管理工作的穩(wěn)定與效率。其次，高校辦公室缺少具體、細(xì)致的責(zé)任分工與工作目標(biāo)。因高校辦公室自身所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容繁多，各類管理工作之間又缺乏有效的聯(lián)系，使部分高校辦公室疲于應(yīng)付工作任務(wù)，只知道將眼前的“工作”進(jìn)行處理應(yīng)對(duì)，卻未進(jìn)行具體的分工與工作目標(biāo)劃分，整個(gè)辦公室人員沒(méi)有自身的職責(zé)與分工意識(shí)，工作時(shí)缺乏具體的目標(biāo)與方向，進(jìn)而導(dǎo)致高校辦公室工作秩序的混亂與效率的低下。再次，在高校辦公室的人員使用與管理方面，過(guò)去教育體制下高校辦公室的工作人員均屬于學(xué)院教育編制，使其自身的工作積極性并不高。加上高校辦公室長(zhǎng)期缺乏一套科學(xué)、合理的管理體系，辦公室工作人員缺乏制度的監(jiān)督規(guī)范，自身的工作效率難以提升，進(jìn)而影響整個(gè)院校的管理成效與人才培養(yǎng)質(zhì)量。

2 促進(jìn)高校辦公室管理科學(xué)化的策略與路徑分析

2.1 管理制度的科學(xué)化建設(shè)

2.1.1 高校辦公室管理制度上的科學(xué)化改進(jìn)

高校辦公室管理制度與方法上的完善，是實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化、促進(jìn)辦公室工作效率提升的基礎(chǔ)。首先在管理制度方面，過(guò)去高校辦公室受其部門定位影響，其長(zhǎng)期為附庸于其他職能部門的機(jī)構(gòu)，其工作職責(zé)多為進(jìn)行學(xué)校管理事務(wù)的處理應(yīng)對(duì)。高校對(duì)辦公室工作的不重視相應(yīng)也難以建立起有效的辦公室管理制度。因此，各高校就應(yīng)從自身實(shí)際與管理水平出發(fā)，完善高校辦公室管理制度，使高校辦公室的每一項(xiàng)工作與實(shí)施，都有具體的規(guī)章制度作為依據(jù)。這樣既能有效約束辦公室工作人員的行為，避免各類不合理管理行為的出現(xiàn)，同時(shí)制度的建立也能帶來(lái)相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與獎(jiǎng)罰政策，在制度的激勵(lì)下調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，令其主動(dòng)、認(rèn)真地投入到高校辦公室各項(xiàng)工作活動(dòng)中。同時(shí)，高校辦公室管理制度也應(yīng)細(xì)致規(guī)定各項(xiàng)工作的具體辦事流程，確立管理工作的先后順序與各環(huán)節(jié)的具體要求、標(biāo)準(zhǔn)，令各工作人員嚴(yán)格遵守制度規(guī)范，不違反規(guī)定進(jìn)行越級(jí)處理或在工作上相互推諉。

高校辦公室管理制度需明確工作人員的各個(gè)崗位職責(zé)，并相應(yīng)建立各崗位的工作目標(biāo)與考核標(biāo)準(zhǔn)，為其規(guī)定各個(gè)職務(wù)所需擔(dān)負(fù)的職責(zé)任務(wù)，以及每項(xiàng)工作的具體完成目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于完成時(shí)間要求較高的工作應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的工作時(shí)限標(biāo)準(zhǔn)，不可將同一套考核方式強(qiáng)行套用到所有工作任務(wù)中，而需依照各項(xiàng)工作內(nèi)容的具體需求，制定對(duì)應(yīng)的完成目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，以提升高校辦公室的工作考核成效，指引工作人員認(rèn)真、細(xì)致地完成自身的工作任務(wù)。此外，高校辦公室也需相應(yīng)建立工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)工作人員多加參與各項(xiàng)管理任務(wù)，提高整個(gè)辦公室的工作效率，并防止出現(xiàn)干多干少都一樣的現(xiàn)象，進(jìn)而打擊工作人員的積極性。制度的完善是實(shí)行高校辦公室管理科學(xué)化的前提，完善的制度既能確保不同崗位、職責(zé)的工作人員積極履行其工作責(zé)任，又能使其分工明確，專注于自身的工作目標(biāo)上。

2.1.2 高校辦公室管理方法上的科學(xué)化實(shí)施

（1）構(gòu)建穩(wěn)定、高效的工作秩序。對(duì)此，高校辦公室首先構(gòu)建科學(xué)的人員接待機(jī)制，防止因過(guò)多的來(lái)客耽誤、影響工作人員的時(shí)間，使其無(wú)法集中精力與時(shí)間進(jìn)行工作、管理。同時(shí)高校辦公室自身的構(gòu)造布局也需進(jìn)行調(diào)整，比如：讓整個(gè)辦公室的光線照射充足，各類常用辦公器具均放置在隨手可以拿到的地方，為工作人員配置舒適、合格的座椅，各類關(guān)鍵文件放在辦公室顯眼的位置伸手就可拿到等，通過(guò)這些細(xì)微之處的改善調(diào)整，讓整個(gè)高校辦公室的工作效率得到有效提升。此外，也可以在辦公室中倡導(dǎo)高效的“交際方式”，要求工作人員工作接電話時(shí)不可慢慢吞吞煲電話粥，平時(shí)交際溝通時(shí)也應(yīng)盡量節(jié)省時(shí)間，能簡(jiǎn)單一句表達(dá)的意思不用過(guò)多的話進(jìn)行表述等，以此推動(dòng)高校辦公室工作秩序的優(yōu)化。

（2）推行現(xiàn)代化的辦公手段。為了有效提升高校辦公室的工作效率，將電子計(jì)算機(jī)等各類現(xiàn)代自動(dòng)化設(shè)備引入到辦公室中，令工作人員通過(guò)這類現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備高效辦公，以此提高整個(gè)高校辦公室的工作成效，促進(jìn)其職能的發(fā)揮。計(jì)算機(jī)等自動(dòng)化設(shè)備在高校辦公室中的運(yùn)用，主要是整理、建立各類數(shù)據(jù)資料的管理系統(tǒng)，比如：將各類師資、學(xué)籍與教學(xué)科研檔案歸入數(shù)據(jù)資料庫(kù)中，并進(jìn)行分類歸檔和整理，便于工作人員進(jìn)行相應(yīng)資料檔案的快速檢索與提取，提高整個(gè)辦公管理的效率，例如：在進(jìn)行高校教師職稱評(píng)定時(shí)，就可依照各個(gè)教師自身的職稱評(píng)定條件，把該教師的過(guò)往工作信息、已發(fā)表的論文與科研項(xiàng)目、所獲獎(jiǎng)情況、教師的教育檔案等一并從數(shù)據(jù)資料管理系統(tǒng)中提取出來(lái)，從而進(jìn)行高效地進(jìn)行教師職稱評(píng)定工作，改善過(guò)去高校辦公室工作的滯后、緩慢等問(wèn)題。

2.2 提高辦公室工作人員自身素質(zhì)的策略

2.2.1 提高高校辦公室工作人員職業(yè)素養(yǎng)的手段

高校辦公室工作人員的職業(yè)素養(yǎng)涵蓋業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)道德兩方面，這是完成高校管理工作的要求。

第一，工作人員應(yīng)首先做到恪盡職守，積極完成本職位的工作任務(wù)，一項(xiàng)工作內(nèi)容如果拖拖拉拉、敷衍了事，可能很快就會(huì)完成，而如果認(rèn)真、細(xì)致地去做，反而可能需要更久的時(shí)間完成，所以工作人員的工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)程度是較難以通過(guò)具體的定量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核、認(rèn)定的。對(duì)此，就需強(qiáng)化對(duì)高校辦公室工作人員的思想教育工作，令其認(rèn)識(shí)到高校辦公室的關(guān)鍵作用及其崗位工作給校園管理帶來(lái)的巨大影響，使工作人員具備相應(yīng)的工作責(zé)任意識(shí)與認(rèn)同感，進(jìn)而在工作中對(duì)自己所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，以及領(lǐng)導(dǎo)所安排的事項(xiàng)，進(jìn)行積極、認(rèn)真的處理應(yīng)對(duì)，保質(zhì)保量地完成所有工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)整個(gè)高校辦公室管理科學(xué)化與高效化。

第二，應(yīng)對(duì)管理工作進(jìn)行合理、科學(xué)的安排規(guī)劃，過(guò)去諸多工作人員因辦公室分工不清等原因影響，導(dǎo)致自身對(duì)工作缺乏有效的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，工作時(shí)沒(méi)有輕重之分并缺乏相應(yīng)的目標(biāo)。常常是安排什么工作就完成什么，自身本應(yīng)完成的重要任務(wù)卻沒(méi)有及時(shí)處理，進(jìn)而影響其工作效率與質(zhì)量。因此，就應(yīng)對(duì)高校辦公室的各崗位、人員的工作職責(zé)和事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)先的規(guī)劃安排，相應(yīng)制定系統(tǒng)、完善的工作規(guī)劃，并將部分日常的例行工作進(jìn)行程序化規(guī)定，以此節(jié)省工作人員的處理時(shí)間并優(yōu)化其工作手段。

2.2.2 提升工作人員工作效率的措施

現(xiàn)代社會(huì)講求高效、快速的辦事風(fēng)格，對(duì)于辦公室工作人員，高速精準(zhǔn)地處理各項(xiàng)工作事務(wù)，也是對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的一大要求標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此，工作人員首先應(yīng)在完成工作任務(wù)的同時(shí)，不斷反思、探究自身存在的問(wèn)題和差距，并分析其成因，以此找出有效工作改進(jìn)手段，提高自身的工作效率。而各個(gè)工作人員也應(yīng)基于自身的技能水平，針對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)的具體要求，積極與其他同事進(jìn)行分工與合作，通過(guò)相互的分工協(xié)作來(lái)提升其工作效率并防止可能出現(xiàn)的意外或疏漏。比如：在進(jìn)行高校教學(xué)質(zhì)量的檢驗(yàn)工作時(shí)，就需教師與學(xué)生之間進(jìn)行分工配合，而對(duì)于師資力量的管理工作，則需要教學(xué)秘書(shū)與科研秘書(shū)之間的互助協(xié)作。此外，各個(gè)辦公部門、科研室之間也應(yīng)建立快速聯(lián)系的手段，并能基于某一項(xiàng)具體的工作任務(wù)進(jìn)行各部門、機(jī)構(gòu)與人員之間的溝通、協(xié)作，在帶動(dòng)工作人員工作能力與協(xié)作意識(shí)提升的同時(shí)，使其懂得如何有效處理與領(lǐng)導(dǎo)、同事、學(xué)生之間的關(guān)系，推動(dòng)高校辦公室管理工作的優(yōu)化與進(jìn)步。工作人員也應(yīng)善于應(yīng)變，對(duì)各類新問(wèn)題與新事物及時(shí)捕捉、把握，并提出行之有效的處理方法。

3 結(jié) 語(yǔ)

高校辦公室管理的科學(xué)化建設(shè)，是各高校進(jìn)行現(xiàn)代教育管理的必然趨勢(shì)與選擇，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與管理人員應(yīng)從辦公室的制度體系、辦公手段、人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)等方面采取相應(yīng)措施，推動(dòng)高校辦公室管理科學(xué)化，以此滿足當(dāng)代高校管理工作的需求。

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