依法規(guī)范合同管理 推進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展

孫炳位

摘 要：從加強(qiáng)資格審查、合同簽訂把關(guān)、跟蹤監(jiān)督以及收集整理，把好合同歸檔關(guān)等方面闡述鐵路企業(yè)依法規(guī)范合同管理的對策。

關(guān)鍵詞：合同管理；防范；風(fēng)險；和諧

中圖分類號：D9

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.23.089

1 加強(qiáng)資格審查，把好代理授權(quán)關(guān)

1.1 控制代理人的數(shù)量

就基層站段而言，代理人的數(shù)量要適度，數(shù)量過多過濫，經(jīng)營風(fēng)險就會成倍增加，數(shù)量過少權(quán)力過于集中，容易造成工作效率低下。目前，代理人以掌握在行政副職一級為宜，權(quán)力適度集中，既容易“施控”又不易“失控”。

1.2 明確代理人的權(quán)限

授權(quán)包括任職性授權(quán)、年度職務(wù)性授權(quán)、專項(xiàng)授權(quán)三種。對委托代理人的代理權(quán)限如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的范圍、額度、時間等要予以明確，年初審查確定，經(jīng)單位第一管理者簽署后下達(dá)《授權(quán)委托書》，年內(nèi)根據(jù)人員變化進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)從事代理活動，不得超越代理權(quán)限。禁止無代理權(quán)人簽訂合同，禁止車間、班組以自己的名義對外簽訂合同。

2 從嚴(yán)從細(xì)審核，把好合同簽訂關(guān)

2.1 主體資格要真實(shí)

對合同簽約對方主體資格的審查，是簽訂合同的第一關(guān)，也是確保合同簽訂后能否正常履行的最重要一環(huán)。要審查對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、資信證明、業(yè)績經(jīng)歷等，看是否真實(shí)、合法、有效。綜合分析對方的實(shí)力、能力、信譽(yù)等因素，必要時可到對方單位實(shí)地查看、調(diào)研，對于不具備相應(yīng)資格的要實(shí)行一票否決，避免為日后合同的履行留下隱患。

2.2 簽訂依據(jù)要充足

簽訂合同前，要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)論證，經(jīng)濟(jì)上要合理，要有文件、電報、命令、紀(jì)要、計劃等依據(jù)，有相應(yīng)的款源做保證，避免形成無預(yù)算、超預(yù)算支出；技術(shù)上要可行，避免形成資金的浪費(fèi)，資產(chǎn)的閑置；安全上要可靠，安全系數(shù)與既有設(shè)施、設(shè)備相匹配，既不浪費(fèi)能力，也足以保證安全。

2.3 會簽程序要理順

合同會簽要嚴(yán)格按程序、按順序進(jìn)行，做到履行程序不簡化，逐級把關(guān)不放松。合同文本由具體經(jīng)辦人起草，依次經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)科室（部門）把關(guān)，法律顧問、合同管理員推敲，主管領(lǐng)導(dǎo)審查，單位第一管理者審批后方可簽訂。會簽順序不能變，要逐級負(fù)責(zé)，分層控制，下級對上級負(fù)責(zé)，上級對下級監(jiān)控，同級間分口把關(guān)。

2.4 合同措辭要準(zhǔn)確

合同措辭不準(zhǔn)確是引起合同雙方意見分歧、造成合同糾紛的直接原因。合同文本的起草要堅(jiān)持以我為主的原則，力求語言簡練、用詞嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)兩種以上的理解。對合同文本中的術(shù)語、概念要加以注釋。涉及的數(shù)字要注明是否包含本數(shù)，計量單位應(yīng)采用公制計量單位，貨幣應(yīng)注明幣種。避免在合同執(zhí)行上埋下隱患，在細(xì)節(jié)上留下破綻，給對方以可乘之機(jī)。

2.5 合同內(nèi)容要全面

合同的內(nèi)容包括當(dāng)事人的名稱（姓名）和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等八要素，合同文本有統(tǒng)一格式的，應(yīng)使用格式文本。合同的內(nèi)容全面完整、具體準(zhǔn)確是確保合同正常履行的重要條件。

3 認(rèn)真跟蹤督促，把好合同履行關(guān)

3.1 按約履行合同，把握主動權(quán)

合同一旦簽訂，雙方應(yīng)本著誠實(shí)守信的原則嚴(yán)格遵守，行使合同規(guī)定的權(quán)利，履行合同規(guī)定的義務(wù)。密切關(guān)注合同對方的動態(tài)，時刻掌握合同的履行情況，當(dāng)合同相對人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時，要采取相應(yīng)的措施。

3.2 逐項(xiàng)跟蹤督促，提高履約率

經(jīng)濟(jì)合同是規(guī)范經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要憑證，經(jīng)濟(jì)合同的全面正常履行能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。合同簽訂后，要列表明示，逐項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督促，逐條落實(shí)合同條款約定，從不落實(shí)的環(huán)節(jié)抓落實(shí)，找準(zhǔn)癥結(jié)，對癥下藥。雙方?jīng)]有約定或約定不明確的，主動協(xié)商補(bǔ)充；合同履行中出現(xiàn)分歧和爭議時，應(yīng)本著有利于合同履行的原則，雙方主動讓步達(dá)成和解；一方因種種原因不能履行合同時，應(yīng)及時通知對方；當(dāng)事人一方違約后，對方應(yīng)采取措施防止事態(tài)擴(kuò)大。通過合同雙方的共同努力，促進(jìn)合同的全面履行，提高履約率。

4 及時收集整理，把好合同歸檔關(guān)

4.1 建立合同臺賬，抓好日常管理

合同管理員日常要建立《合同管理臺賬》，按照臺賬規(guī)定的項(xiàng)目逐筆序時登記，編號保管。根據(jù)合同的履行情況，將合同分為三類，分別是已經(jīng)履行完畢的、正在履行中的和尚未履行的。對已經(jīng)履行完畢的合同重點(diǎn)是收集、整理、保管好相關(guān)資料以便查閱和歸檔，對正在履行中的合同重點(diǎn)是督促、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)有關(guān)部門積極履行，對尚未履行的合同重點(diǎn)是提示有關(guān)部門為合同的正常履行創(chuàng)造條件、做好準(zhǔn)備。

4.2 規(guī)范整理裝訂，按期集中歸檔

合同是重要的歷史資料，要能夠經(jīng)受住歷史的檢驗(yàn)。在簽訂、履行合同的過程中形成的記錄相關(guān)內(nèi)容的所有文字資料都要集中歸檔。包括合同文本、會簽審批表、上級批復(fù)文件、會議紀(jì)要、招投標(biāo)資料、中標(biāo)通知書、對方營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代表或委托代理人身份證復(fù)印件、其他資料等。每項(xiàng)合同形成的文字材料按時間順序排列，每年履行完畢的合同按時間先后順序編號，按檔案管理要求整理后于次年6月30日前移交檔案室。

總之，只要嚴(yán)格按程序、按權(quán)限把好授權(quán)關(guān)、簽訂關(guān)、履行關(guān)、歸檔關(guān)，規(guī)范化管理，程序化運(yùn)作，就能積極防范合同風(fēng)險，不斷提高經(jīng)營管理水平，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]徐慧英.規(guī)范化合同管理與企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)系[J].中國科技縱橫，2010，（01）.