加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考

楊全意

摘 要： 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作一直是機(jī)關(guān)單位的重要工作內(nèi)容，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需要，必須不斷的加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理的力度，使檔案管理的效率不斷的提高，本文主要從檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題出發(fā)，提出了檔案規(guī)范化管理的具體措施，使檔案規(guī)范化管理工作更加的完善和科學(xué)，提高管理人員的規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）09-0049-01

引言

近幾年，隨著政府相關(guān)部門逐漸認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展中也不斷對(duì)檔案工作體制加以完善，并適當(dāng)?shù)某鋵?shí)了檔案管理人員，在一定程度上促使我國(guó)檔案管理工作水平得到了極大的提升，檔案行政管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)出明顯的法制化和規(guī)范化特征。但是從整體上進(jìn)行分析，雖然現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作取得了一定的成果，但是仍然存在部分部門在推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的過(guò)程中不夠重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程產(chǎn)生不良影響，制約了檔案資源的有效利用。因此十分有必要探索科學(xué)的檔案管理辦法，加快檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

一、檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不夠

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)工作的重視程度對(duì)工作的開展產(chǎn)生著直接的影響，因此要想加快檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，就必須得到機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持[1]。但是當(dāng)前我國(guó)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，一般不會(huì)采取一定的措施加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，在一定程度上造成工作人員的積極性相對(duì)較低，對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生不良影響。

2.部門歸檔立卷制度貫徹不到位

部門歸檔立卷工作也在檔案規(guī)范化管理中發(fā)揮著重要的作用，只有機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)部門都積極貫徹檔案歸檔立卷制度，才能夠在制度的約束下提升檔案管理工作的規(guī)范化程度，促使檔案資源的利用率得到相應(yīng)的提升。但是在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)部門的歸檔立卷工作沒(méi)有在制度的規(guī)范下執(zhí)行，歸檔立卷效果較差，不利于檔案管理工作的優(yōu)化開展。

3.檔案管理制度不健全

檔案管理制度的確立是檔案規(guī)范化管理的重要保障，只有具備健全的管理制度才能夠促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作得到良好的發(fā)展，進(jìn)而全面推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。但是當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度還不夠健全，工作人員對(duì)管理制度的執(zhí)行效果也不夠理想，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升產(chǎn)生了一定的不良影響。

4.檔案利用手續(xù)繁瑣，不能滿足社會(huì)需要

相關(guān)調(diào)查研究顯示，當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)繁雜，具體管理手續(xù)過(guò)于繁瑣，各項(xiàng)檔案的管理需要浪費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展需求。因此要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該注意簡(jiǎn)化檔案使用手續(xù)，為管理工作的優(yōu)化開展創(chuàng)造條件。

5.檔案信息化管理程度較低

新時(shí)期隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及其在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)[2]。但是當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化程度偏低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的辦公室自動(dòng)化，對(duì)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生不良影響，也限制了檔案管理質(zhì)量的提升，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。

二、檔案規(guī)范化管理的措施

1.完善檔案工作機(jī)制

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理工作中要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，還應(yīng)該重視檔案工作機(jī)制建設(shè)，借助完善的工作機(jī)制為檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的保障，確保檔案管理制度能夠在合理的工作機(jī)制規(guī)范下運(yùn)行，為檔案資源的有效利用提供保障。

2.重視檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員隊(duì)伍對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生著極其重要的影響，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該重視檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)逐步提升管理人員綜合素質(zhì)，為檔案規(guī)范化管理提供相應(yīng)的人力資源保障，切實(shí)推進(jìn)檔案規(guī)范化管理進(jìn)程[3]。

3.認(rèn)真貫徹部門歸檔立卷制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想逐步實(shí)現(xiàn)本單位檔案資源的規(guī)范化管理，還應(yīng)該注意建立健全歸檔立卷制度，并注意在日常工作中對(duì)這一制度進(jìn)行貫徹落實(shí)，通過(guò)逐步提升檔案資源的歸檔立卷水平促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作得到更好的發(fā)展，為檔案管理的規(guī)范化建設(shè)提供相應(yīng)的保障，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理一體化建設(shè)進(jìn)程。

4.出臺(tái)相關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，政府相關(guān)部門也應(yīng)該結(jié)合檔案管理需求出臺(tái)適當(dāng)?shù)臋n案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)開展各項(xiàng)工作，有效促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作得到規(guī)范化和有序化發(fā)展，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件。

5.加快檔案信息化的管理進(jìn)程

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中可以適當(dāng)?shù)膽?yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中開展各項(xiàng)管理工作，促使檔案管理工作效率和效果都得到顯著的提升，切實(shí)推進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

6.加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)

檔案規(guī)范化管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開檔案創(chuàng)新管理工作的支持，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員只有積極轉(zhuǎn)變自身觀念，引進(jìn)更為先進(jìn)的檔案管理思想，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新，為檔案規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供相應(yīng)的保障[4]。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的規(guī)范化對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展都產(chǎn)生著一定的影響，只有機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，并制定一系列的措施提升檔案管理水平，才能夠切實(shí)加快我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程，提升檔案資源的有效利用率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在未來(lái)獲得更好的發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]周知勇.加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015（12）：21-23.

[2]劉曉瑛.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化探微[J].北方音樂(lè)，2015，35（21）：203.

[3]袁麗.初探事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].快樂(lè)閱讀：下旬刊，2012（7）：126-126.

[4]謝金靜.事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）：229.