事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

向金玲

摘 要： 事業(yè)單位的檔案記錄其發(fā)展軌跡，同時也體現(xiàn)了事業(yè)單位的整個發(fā)展過程，事業(yè)單位檔案管理工作是一項重要的連續(xù)性的工作。隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作存在很多的問題，本文在分析現(xiàn)存的主要問題的基礎(chǔ)上，探索事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑，從而提高工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0046-01

社會發(fā)展迅猛，當代社會的需求越來越高，越來越難以滿足，如果當前事業(yè)單位的檔案管理工作方式不隨著社會的進步而發(fā)展，就會對事業(yè)單位的高效發(fā)展產(chǎn)生不利影響。所以，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)在保證維護好檔案資料的基礎(chǔ)上，緊跟時代的腳步，針對檔案管理工作中存在的問題，尋找合理的優(yōu)化途徑，對檔案管理工作進行優(yōu)化。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

1.檔案管理制度不規(guī)范

許多的事業(yè)單位都沒有一個健全的檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范的管理制度沒有建立。那么，檔案管理人員就不能依據(jù)相關(guān)規(guī)范執(zhí)行工作。例如，如何確定相關(guān)檔案資料的范圍不能確定；如何將收集到的資料歸檔不能確定；甚至如何分類保存都不能確定。這些都將使檔案的日常管理工作陷入凌亂無序的狀態(tài)。一部分事業(yè)單位盡管制定了相關(guān)的檔案管理制度，但在日常工作中并沒有遵照規(guī)定執(zhí)行，工作人員主觀性比較大。因此可以看出，工作人員對事業(yè)單位的檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行力很弱，那么規(guī)章制度的作用就很難發(fā)揮出來。再者，事業(yè)單位檔案管理工作人員的任務(wù)分工不明確，相互推脫工作和責任，很多工作都被耽擱，工作效率較低。

2.信息技術(shù)運用較少

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)到來，人們的日常生活和互聯(lián)網(wǎng)息息相關(guān)。那么，如何實施信息化檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作亟需解決的問題，現(xiàn)在很多的事業(yè)單位依然采用原先的檔案管理模式，不能使檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)恰當融合，造成檔案管理工作效率普遍較低。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理工作者

事業(yè)單位的檔案管理工作者應(yīng)該具有專業(yè)的技術(shù)知識，工作人員的技術(shù)是否扎實，和管理工作的效率是密不可分的。但是現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員基本不具備應(yīng)具有的專業(yè)知識，有些工作者甚至不清楚檔案管理工作的基本程序，一部分工作人員是從其他部門借調(diào)來的，這種比較大的人事變動，都將對檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。有些檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時間完成所有的工作，甚至有的只是做做表面工作，應(yīng)付檢查即可。專業(yè)的檔案管理工作人員應(yīng)接受嚴格的專業(yè)性技能培訓(xùn)，才能從事相關(guān)檔案管理工作，并在以后的工作中不斷積累工作經(jīng)驗，提高工作技能，不斷學(xué)習掌握新的技術(shù)知識。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化原則

1.統(tǒng)一化與差異化兼顧

事業(yè)單位的檔案管理工作在執(zhí)行時，應(yīng)把國家規(guī)定的一些檔案管理制度作為根本依據(jù)，在進行檔案管理工作過程中，切實做到不違反法律法規(guī)。但事業(yè)單位不應(yīng)生搬硬套，在遵守國家規(guī)章制度的前提下，建立健全本單位的規(guī)范制度。所以，每個事業(yè)單位的規(guī)章制度并不是完全相同的。檔案管理的實際工作中，要遵循國家規(guī)章制度的統(tǒng)一性，也應(yīng)考慮到每個單位的差異性。如何把握統(tǒng)一性和差異性是檔案管理工作者今后的工作中應(yīng)注意的問題。

2.提高制度的執(zhí)行力

事業(yè)單位具備合理完善的管理制度，這是對檔案管理工作進行優(yōu)化的一個前提條件，但是如果制定的管理制度沒有得到有效的執(zhí)行，制度就形同虛設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)提高對管理制度執(zhí)行力的重視程度，對檔案管理工作執(zhí)行情況進行監(jiān)督，在工作工程中持續(xù)改善管理制度，使它能更加規(guī)范化。

3.檔案管理工作人員職責明確

檔案管理的工作者的主要工作就是對檔案進行管理，那么，工作者的工作態(tài)度將影響檔案管理工作效果。工作人員的權(quán)益模糊不清和工作人員的職責劃分不明確都將影響工作人員的態(tài)度，進而影響檔案管理工作的效率。所以，在日常的檔案管理工作中，明確劃分每個工作人員的權(quán)益和職責，保障每個完成自己工作的工作人員能得到應(yīng)有的權(quán)益，加強每個工作人員的工作責任感。事業(yè)單位為有效的收集各方的意見，可以建立合理的反饋機制，這樣能夠使他們更好的工作。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑選擇

1.創(chuàng)新管理理念

許多事業(yè)單位管理理念陳舊，特別是一些基層的事業(yè)單位，檔案管理工作效率低的主要原因是跟不上時代的發(fā)展步伐，觀念陳舊，不善于主動接觸運用新科技、新理念等。想要改變這種落后的思想，必須與時俱進，對檔案管理工作進行徹底改革，加強創(chuàng)新運用，運用現(xiàn)代技術(shù)進行檔案管理工作，進而提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

2.加強制度管理建設(shè)

如今，大部分事業(yè)單位還在用多年前的管理制度，社會發(fā)展迅速，信息技術(shù)得到廣泛運用，信息量非常龐大，目前許多文件都是以電子檔的形式歸檔保存。那么，這些電子檔文件大都存在安全問題，這種安全隱患就是新時期面臨的重要問題。因此，事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時代潮流，加強檔案的數(shù)字化管理，同時，努力完善檔案管理工作的規(guī)章制度，落實貫徹管理制度，使檔案管理工作能有序進行。

3.加強檔案管理宣傳工作

為了加快檔案管理制度的改革，必須使事業(yè)單位對檔案管理工作有一個整體的認識。第一，加強對檔案管理的宣傳工作，使人們意識到認識檔案管理的重要性以及在人力資源開發(fā)方面發(fā)揮的至關(guān)重要的作用。第二，通過相關(guān)媒介傳播檔案管理的重要性，使人們能意識到，人才的競爭才是如今市場競爭的根本。

4.提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能

事業(yè)單位的檔案管理工作人員要求具有專業(yè)基礎(chǔ)知識、扎實的技能。那么，在具體的檔案管理工作中，工作人員的整體素質(zhì)很重要。首先，在招聘的時候，要多招收高素質(zhì)的專業(yè)型人才。其次，定期對檔案管理工作者進行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們了解行業(yè)最新動態(tài)。一方面是未來加強檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，對以前工作時出現(xiàn)的懶散、隨意的工作態(tài)度加以改正，使他們具有強烈的工作責任感，不再應(yīng)付工作，而是能從工作中得到快樂與成就感。另一方面，使工作人員對檔案管理工作有一個系統(tǒng)的知識體系，不單單是局限于個人的工作之內(nèi)，這樣可以加強工作人員之間的相互配合，使檔案管理工作能夠更加融洽的進行。當然，這都需要事業(yè)單位對檔案管理工作有一定的資金支持，所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)重視檔案管理工作，并對此工作進行支持。

四、總結(jié)

對事業(yè)單位檔案管理的工作進行合理優(yōu)化，就必須拋棄那些陳舊的思想理念，在現(xiàn)代化的管理技術(shù)下，實現(xiàn)現(xiàn)代化信息化管理，制定完善的規(guī)章制度，并遵照規(guī)章制度執(zhí)行具體工作，滿足社會需求，保證檔案能得到合理的保存。

參考文獻

[1]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案與建設(shè)，2015，（3）：88-89.