淺析高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

陳海燕

南通科技職業(yè)學(xué)院，江蘇 南通 226007

淺析高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

陳海燕*

南通科技職業(yè)學(xué)院，江蘇 南通 226007

現(xiàn)階段，現(xiàn)代化的高職院校檔案管理必須要有所創(chuàng)新。從多個(gè)方面對高職院校檔案的管理建設(shè)工作進(jìn)行加強(qiáng)，這樣既有助于高職院校檔案管理質(zhì)量的提升，也可促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。本文簡要論述了高職院檔案管理現(xiàn)代化的必要性，詳細(xì)探討了高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)措施，希望可以提高高職院校檔案管理質(zhì)量與之發(fā)展水平。

高職院校；檔案管理；現(xiàn)代化

作為我國的工程技術(shù)教育，高等職業(yè)教育經(jīng)過不斷的探索已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。社會(huì)的快速進(jìn)步，已將我國的高等職業(yè)教育帶入了穩(wěn)步發(fā)展的軌道。若能夠正確認(rèn)識(shí)檔案資料，勢必能夠幫助我們正確及時(shí)地認(rèn)識(shí)自己，并在激烈的競爭中將自己的位置找準(zhǔn)。由此也可以看出，實(shí)施高職院校改革與教學(xué)現(xiàn)代化很大程度上依賴于檔案管理的現(xiàn)代化，為此，探討高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高職院檔案管理現(xiàn)代化的必要性

(一)傳統(tǒng)的檔案管理手段己不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求

現(xiàn)階段，人工是高職院校檔案管理的主要方式。比如，在組織整理階段中，立卷人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)會(huì)相應(yīng)的影響人工擬出的簡短案卷標(biāo)題，進(jìn)而無法將卷內(nèi)文件的內(nèi)容準(zhǔn)確反映出來，使檢閱者不能順利檢索；同時(shí)，較多的傳統(tǒng)案卷，不清晰的期限劃分，導(dǎo)致查閱幾乎都為整卷查閱，檔案的保密性難以得到保證；尤其是檢索檔案過程中，因?yàn)檩^大的存儲(chǔ)量和立卷質(zhì)量等，讓用戶檢索的時(shí)間常常遲于產(chǎn)生的文件。而在今天這樣一個(gè)信息社會(huì)，就會(huì)大大降低信息的價(jià)值，甚至失效，這對傳統(tǒng)檔案管理來說無疑是極為嚴(yán)重的一個(gè)問題。

(二)檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案的組織整理、修復(fù)保存、檢索和利用

檔案管理現(xiàn)代能讓檔案部門在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范下，通過計(jì)算機(jī)處理檔案資料，能夠使收集、整理與編目檔案的時(shí)間縮短，質(zhì)量更高，且無須對在著錄標(biāo)引與錄入工作上做重復(fù)工[1]。就某種意義而言，今天的資料其實(shí)就是明天的檔案，而今天的檔案也可能成為明天的財(cái)富。我們在進(jìn)行檔案資源的保管與利用時(shí)，需將我們后代的利用考慮到，促進(jìn)檔案科學(xué)保護(hù)能力的提高，使之自然老化過程得以延緩，避免人文破壞，通過計(jì)算機(jī)貯存系統(tǒng)收藏檔案，縮微復(fù)制，讓后代可永享檔案。

檔案管理現(xiàn)代化可更加方便檔案的全文檢索。用戶只需在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中將適當(dāng)?shù)臋z索詞選出來，就會(huì)命中相應(yīng)的記錄，屏幕上就會(huì)顯示文獻(xiàn)文本的全部內(nèi)容，如此既讓用戶的利用更加方便，也對保管原件起到了積極作用。

(三)高職院校教學(xué)現(xiàn)代化的進(jìn)程，要求檔案管理現(xiàn)代化

學(xué)校檔案信息隨著學(xué)校的發(fā)展也在不斷增加。學(xué)校的多個(gè)方面，如管理、專業(yè)建設(shè)以及教學(xué)等均朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，因而也就對檔案提出了越來越高的要求，高效、及時(shí)、方便的現(xiàn)代化管理已成為大勢所趨，以與高等職業(yè)教育現(xiàn)代化相適應(yīng)。

二、高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

(一)檔案工作者必須更新觀念

作為一項(xiàng)創(chuàng)新性的檔案工作，檔案現(xiàn)代化建設(shè)的前提條件就是轉(zhuǎn)變觀念，若從業(yè)人員不對管理觀念進(jìn)行更新，仍然沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，就算建立了網(wǎng)絡(luò)，添置了最新的軟件系統(tǒng)，也不能真正應(yīng)用該系統(tǒng)，使之流于形式。為此，檔案人員應(yīng)更新觀念，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，對管理模式予以跟進(jìn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識(shí)，促進(jìn)業(yè)務(wù)素養(yǎng)、技術(shù)技能、創(chuàng)新素質(zhì)的提高，從業(yè)人員的能力應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。

(二)完善相應(yīng)制度體系

提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵與保證就是加強(qiáng)制度建設(shè)，將良性運(yùn)行機(jī)制建立起來。對相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度的完善需從兩方面展開，即宏觀立法與微觀運(yùn)行兩方面，以形成推進(jìn)工作創(chuàng)新，提高科學(xué)化水平的制度約束與政策導(dǎo)向。站在黨與政府角度上來說，要將檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展納入進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃中，并以此考核干部考核。而站在單位與部門層面上而言，需對檔案管理工作引起重視，對相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，將工作責(zé)任制落到實(shí)處，重視將檔案工作的作用發(fā)揮出來，以有利條件助力檔案工作的科學(xué)完善。具體到檔案管理部門，應(yīng)在責(zé)任感、使命感上不斷加強(qiáng)，將相應(yīng)的管理制度體現(xiàn)在檔案工作的多個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案收集、整理、管理與應(yīng)用等，使之朝著規(guī)范化、制度化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，同時(shí)對內(nèi)部體制機(jī)制改革進(jìn)行深化，利用多種具體措施，如職稱評(píng)定、業(yè)務(wù)考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，將內(nèi)部潛力激發(fā)出來，讓工作活力進(jìn)一步增強(qiáng)，使干部職工的主動(dòng)性、積極性與創(chuàng)造性得到最大程度的發(fā)揮。

(三)加快檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)就是數(shù)字化檔案資源，而推進(jìn)高職院校數(shù)據(jù)庫建設(shè)與檔案現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要途徑就是讓檔案由案卷級(jí)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，有計(jì)劃地處理館藏檔案[2]。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)創(chuàng)造良好條件促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，建立文件目錄中心與檔案信息網(wǎng)站，以保障網(wǎng)絡(luò)減少量與資源共享。諸如“等、靠、要”等思想，是檔案部門應(yīng)堅(jiān)決摒棄的，并對檔案現(xiàn)代化建設(shè)的要點(diǎn)展開全面深入的研究，把文檔電子化工作與電子文件歸檔工作做好，在文件的收集、錄著與管理上做進(jìn)一步加強(qiáng)，保證檔案發(fā)展同步辦公室自動(dòng)化建設(shè)，讓紙質(zhì)文檔和電子文檔發(fā)展的一體化順利實(shí)現(xiàn)。以河南某高職院校為例，其通過校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，其服務(wù)內(nèi)容，即是將定向、專題信息提供給學(xué)生，不但使檔案管理服務(wù)質(zhì)量提高，也為校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)起到了積極推進(jìn)作用。

(四)加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

對檔案信息安全管理體制進(jìn)行完善，不但要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)，也要加強(qiáng)管理計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，以讓檔案數(shù)據(jù)庫安全得到保障。加強(qiáng)管理、監(jiān)督與指導(dǎo)電子文件歸檔工作，真實(shí)、完整、有效的呈現(xiàn)出歸檔的電子文件。在對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，為避免發(fā)生失密、泄密事件，應(yīng)增強(qiáng)安全意識(shí)。網(wǎng)上不得出現(xiàn)一切非公開的檔案信息，針對網(wǎng)絡(luò)上公開的檔案目錄查詢服務(wù)，也要采取多種安全防護(hù)措施，如身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等，讓檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)得到保障。

三、結(jié)語

總之，高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，一方面能夠讓高職院校檔案管理工作的需求得到滿足，另一方面也有助于高職院校檔案管理整體水平的提升，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)，促進(jìn)高職院校檔案管理質(zhì)量與高職院校發(fā)展水平的提高。

[1]李芬.高職院校檔案的現(xiàn)代化管理[J].西部皮革，2016(16)：268-269.

[2]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].陜西檔案，2016(01)：45.

陳海燕(1977-)，女，江蘇南通人，本科，研究方向：教育管理、檔案管理。

G

A

1006-0049-(2017)17-0186-01