基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究*

鄭 艷

四川外國語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，重慶 401120

基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究*

鄭 艷*

四川外國語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，重慶 401120

隨著我國高等教育體制改革的不斷深入，高校的不斷擴(kuò)招，每年高校畢業(yè)生的人數(shù)在不斷上漲，就業(yè)壓力較大，畢業(yè)生檔案的管理就顯得尤為重要，高校畢業(yè)生檔案的管理質(zhì)量與畢業(yè)生就業(yè)之間有著緊密的聯(lián)系，而民辦高校畢業(yè)生的就業(yè)更是對檔案管理有著較高的要求，本文基于就業(yè)視角，研究民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新。

就業(yè)視角；民辦高校；畢業(yè)生檔案管理

一、就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理的作用與意義

(一)如實(shí)反映畢業(yè)生個(gè)人經(jīng)歷，提高畢業(yè)生綜合素質(zhì)

高校培養(yǎng)畢業(yè)生的意義在于為國家輸送德智體美勞全面發(fā)展的優(yōu)秀人才，同時(shí)也是促進(jìn)畢業(yè)生本身不斷完善自我，提升自我，因此，畢業(yè)生檔案應(yīng)對學(xué)生的學(xué)習(xí)成果、生活經(jīng)歷及個(gè)人素質(zhì)進(jìn)行全面真實(shí)的反映，對學(xué)生在校期間的突出表現(xiàn)予以記錄與獎勵(lì)，畢業(yè)生檔案不僅僅體現(xiàn)了畢業(yè)生的成長過程，也是企業(yè)與國家在用人選拔時(shí)的主要依據(jù)。

(二)完善畢業(yè)生檔案，增加就業(yè)機(jī)會

在高校畢業(yè)生就業(yè)改革中，校方組織的雙選會逐漸成為企業(yè)招聘高校畢業(yè)生的主要模式，在雙選會上能夠做到“供需見面，雙向選擇”，一份客觀全面的檔案能夠使用人單位在第一時(shí)間對畢業(yè)生進(jìn)行較為真實(shí)全面的了解，為用人單位選拔人才提供第一手依據(jù)，也為用人單位節(jié)約了招聘成本。民辦高校畢業(yè)生通過對檔案的完善，在眾多競爭者中脫穎而出，為學(xué)生就業(yè)提供了更多機(jī)會。

(三)保障學(xué)生就業(yè)后的合法權(quán)利

隨著檔案制度的改革，個(gè)人檔案已逐漸向終身制轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了電子檔案全國聯(lián)網(wǎng)，學(xué)生在就業(yè)后檔案不僅關(guān)系著用人單位對學(xué)生的管理，也關(guān)系學(xué)生的各項(xiàng)個(gè)人福利與保障，如購買五險(xiǎn)一金、工齡計(jì)算、職稱評定等，同時(shí)，畢業(yè)生繼續(xù)深造或報(bào)考公務(wù)員等也需要用到檔案。因此，建立全面完善的畢業(yè)生檔案管理制度能夠保證學(xué)生在每個(gè)階段的合法權(quán)益得到保證。

二、現(xiàn)階段民辦高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

(一)部分學(xué)生檔案資料記錄不規(guī)范不完整

許多民辦高校畢業(yè)生檔案管理中存在著編號不明，標(biāo)題不清的問題，學(xué)生檔案標(biāo)題不規(guī)范，不清晰，標(biāo)題內(nèi)容與檔案內(nèi)容存在不匹配，用人單位在查詢檔案時(shí)不能第一時(shí)間明確檔案的內(nèi)容，使得檔案查詢陷入尷尬境地。另外，檔案記錄不完整也是高校畢業(yè)生檔案管理中的重要缺陷之一，部分高校在檔案記錄中只注重對學(xué)生學(xué)習(xí)成果、考核評定等記錄，而忽略了對學(xué)生實(shí)踐能力、校外活動及實(shí)習(xí)成果的記錄，使得檔案評價(jià)只單一針對智力成績進(jìn)行，而學(xué)生的創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力和個(gè)人品質(zhì)等得不到很好的體現(xiàn)，使用人單位在對人才進(jìn)行選拔時(shí)存在較大疑慮，不能將畢業(yè)生的個(gè)人優(yōu)勢進(jìn)行較好的展示。

(二)檔案管理人員素質(zhì)不高

民辦高校畢業(yè)生檔案管理中檔案管理人員的素質(zhì)不高，且人員流動性較大，對學(xué)生檔案的管理不重視，部分檔案管理人員也僅僅將檔案管理作為自身謀生的手段，缺乏服務(wù)意識；受早年計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，我國檔案管理專業(yè)人才較少，其中從事民辦高校檔案工作的專業(yè)人才就更少，受過全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)、懂計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段的工作人員也為數(shù)不多。

(三)就業(yè)單位對畢業(yè)生檔案利用程度不高

畢業(yè)生檔案能幫助就業(yè)單位較全面地了解畢業(yè)生的在校情況和個(gè)人素質(zhì)，但通過筆者對近幾年畢業(yè)生檔案工作的了解，用人單位對畢業(yè)生檔案的利用率并不高，以四川外國語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院為例，近幾屆畢業(yè)生工作中，用人單位到校查詢畢業(yè)生檔案率僅為4%，聘用畢業(yè)生后的檔案利用率也只有50%，很多畢業(yè)生檔案存放在人才交流市場，沒有得到有效的查詢利用。

(四)學(xué)生檔案的信息化程度不夠高

目前民辦高校檔案管理方式仍然較為單一，主要采用紙質(zhì)檔案管理方式，與飛速發(fā)展的電子信息化時(shí)代脫節(jié)，許多高校對檔案管理的方法更新不重視，未能及時(shí)將信息化管理引入畢業(yè)生檔案管理。紙質(zhì)檔案的整理多由人工完成，在整理過程中難免出現(xiàn)疏漏，造成檔案遺失等問題，且該項(xiàng)工作耗時(shí)耗力巨大，嚴(yán)重影響了人力資源的利用率，而信息化檔案的整理則可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行，既精準(zhǔn)又能省去大量人力，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，但部分高校仍未對此問題引起重視，檔案管理依舊游離在網(wǎng)絡(luò)之外。

三、基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新

(一)提高民辦高校畢業(yè)生檔案質(zhì)量

針對高校畢業(yè)生檔案存在的編號缺失、表一不清等問題進(jìn)行整改，例如可以在檔案袋外涉及粘貼《檔案材料清單》，形成簡明目錄，使檔案內(nèi)容一目了然，方便用人單位有針對性的查詢所需資料。另外，對檔案的記錄應(yīng)進(jìn)行分類與補(bǔ)充，如將在校期間的社會實(shí)踐活動、參加職業(yè)能力培訓(xùn)考核、計(jì)算機(jī)等級考試、英語水平能力測試和心理健康狀況等能反應(yīng)民辦高校畢業(yè)生實(shí)踐能力和操作能力的材料展示在檔案之中，凸顯民辦高校畢業(yè)生實(shí)踐能力強(qiáng)，綜合素質(zhì)好的優(yōu)點(diǎn)，為畢業(yè)生就業(yè)提供更多競爭優(yōu)勢。

(二)提高檔案管理人員素質(zhì)

針對民辦高校檔案管理人員素質(zhì)不高這一問題，要加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握檔案管理的科學(xué)方法，如有條件，可以選擇錄用一些與檔案管理相關(guān)的專業(yè)的工作人員，利用其自身專業(yè)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)；同時(shí)，檔案管理人員的流動性較大是造成檔案遺失的主要原因，因此，需要培養(yǎng)檔案管理人員的專一性，加大資金投入，避免人員的頻繁流動，在人員變動時(shí)需監(jiān)督相關(guān)人員辦理職務(wù)交接，確保檔案的完整性，在檔案管理部門中，應(yīng)做到專人專崗，而不是由老師或輔導(dǎo)員兼任，做到專人專崗才能使工作人員更加細(xì)心投入的進(jìn)行檔案管理工作。

(三)創(chuàng)新檔案管理模式，滿足用人單位需求

在國際國內(nèi)經(jīng)濟(jì)趨勢下行，全國高校畢業(yè)生繼續(xù)遞增的環(huán)境下，民辦高校畢業(yè)生就業(yè)壓力尤其突出，因此，民辦高校畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新改革應(yīng)該更加注重用人單位的意見反饋，針對用人單位的需求，對畢業(yè)生檔案管理進(jìn)行調(diào)整。筆者于2014年至2016年，在重慶市三所民辦高校的雙選會上發(fā)放《畢業(yè)生檔案利用需求調(diào)查問卷》1200余份，回收有效問卷1120份，針對用人單位對畢業(yè)生檔案的利用程度和對畢業(yè)生檔案工作的意見建議進(jìn)行了問卷調(diào)查。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前因用人單位對畢業(yè)生檔案不了解、檔案材料不夠全面、檔案組建時(shí)間晚于就業(yè)單位到校招聘時(shí)間等原因，對畢業(yè)生檔案的利用程度并不高。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，筆者在組建四川外國語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院2015屆和2016屆畢業(yè)生檔案工作中，將《入學(xué)登記表》、《就業(yè)推薦表》、獎懲文件以及各類證明材料進(jìn)行提前歸檔，方便用人單位在雙選會期間到校查閱。并利用發(fā)放問卷，現(xiàn)場向就業(yè)單位宣傳畢業(yè)生檔案利用的政策和作用，通過宣傳和改進(jìn)，近年畢業(yè)生檔案利用率有所提升。另外，傳統(tǒng)的二級學(xué)院分散管理對于學(xué)生檔案的歸檔有較大的限制，且容易造成檔案遺失或材料收集不全，可以采用較為集中的管理方式，如將學(xué)生在校期間的個(gè)人檔案集中存放于檔案室?guī)旆?，并對畢業(yè)生檔案材料采取統(tǒng)一收集，歸檔的方式，在保證檔案安全的情況下還能節(jié)省人力資源。

(四)引入信息化管理，提高檔案利用率

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，高校的檔案管理工作也應(yīng)具有與時(shí)俱進(jìn)的精神，由簡單的紙質(zhì)檔案管理向紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理結(jié)合轉(zhuǎn)變，對于紙質(zhì)檔案中的關(guān)鍵信息進(jìn)行電腦錄入，建立高校檔案管理系統(tǒng)，方便學(xué)生及用人單位查詢，同時(shí)對關(guān)鍵信息的電腦錄入還能降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，并為紙質(zhì)檔案丟失后的補(bǔ)辦等程序提供依據(jù)，信息化檔案在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行保存，使得檔案資料的利用率增加。另外，民辦高校檔案工作普遍存在資金投入不夠，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，可將畢業(yè)生檔案工作與就業(yè)工作考評掛鉤，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，增加投入，改善畢業(yè)生檔案工作條件。

四、總結(jié)

民辦高校畢業(yè)生檔案關(guān)系畢業(yè)生的就業(yè)問題，也關(guān)系著畢業(yè)生在今后人生中許多重大事件，民辦高校畢業(yè)生與公辦高校畢業(yè)生的競爭中優(yōu)勢不明顯，因此，在就業(yè)視角下，優(yōu)質(zhì)的畢業(yè)生檔案能夠幫助學(xué)生提升優(yōu)勢，在激烈的職位競爭中脫穎而出，同時(shí)，也方便用人單位對畢業(yè)生情況進(jìn)行了解，及時(shí)做出選擇，避免人才的流失。因此，民辦高校應(yīng)重視畢業(yè)生檔案管理模式、創(chuàng)新管理機(jī)制，同時(shí)對管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)與監(jiān)督力度，提升高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量，為學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造條件。

[1]陳志艷.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2015(08)：208.

[2]程愛榮.高校學(xué)生檔案管理存在的問題與解決方法[J].科學(xué)中國人，2015(11)：96.

[3]張濤，楊飛.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究[J].蘭臺世界，2014(11).

[4]顧杰.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案管理方法優(yōu)化探究[J].考試周刊，2014(72)：169-170.

*四川外國語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院2016年院級科研項(xiàng)目“基于就業(yè)視角下民辦高校畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究”(項(xiàng)目編號：KY2016007)成果。

鄭艷(1981-)，女，漢族，碩士，重慶人，四川外國語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，副研究館員，主要研究方向：檔案管理。

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