大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)

文 / 宮毅敏

大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)

文 / 宮毅敏

大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)，是一種全新的思維模式，是高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在要求。鑒于當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)尚有許多不足，大檔案所具有的社會(huì)化、共享化、數(shù)字化的新理念是高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)有的理念變革。文章從大檔案視角出發(fā)，提出了高校檔案信息化建設(shè)在管理、技術(shù)、服務(wù)、資金等方面的建議。

大檔案；高校；檔案信息化

一、大檔案是高校檔案信息化建設(shè)的需要

（一）大檔案的涵義

高校大檔案是把高校檔案及與檔案相關(guān)的文化產(chǎn)業(yè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，即把高校檔案館、校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館等特色館連成一體，并以此為視角審視檔案構(gòu)架，搭建綜合文化傳播平臺(tái)。大檔案是相對(duì)于高校檔案館這樣具有很強(qiáng)專業(yè)性、單一性的檔案管理部門而言的。眾所周知，單純的檔案館工作，對(duì)象是檔案實(shí)體，業(yè)務(wù)流程由人工操作完成，服務(wù)方式體現(xiàn)在載體移動(dòng)的“物流”模式。然而，隨著信息科技在各類辦公事務(wù)中的廣泛使用，檔案管理觀念發(fā)生了革命性的變化。檔案管理以檔案館為主線，向校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館、信息資源館等方面拓展，形成大檔案理念，沖破傳統(tǒng)的檔案工作束縛，擴(kuò)大檔案范疇，這對(duì)檔案工作有著重要意義。

（二）大檔案是高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在要求

大檔案是一種全新的思維模式。高校檔案工作在發(fā)展理念、工作思路、管理模式等方面都體現(xiàn)出“新”“全”“快”的時(shí)代特征。高校作為培養(yǎng)優(yōu)秀人才的文化陣地，其歷史積淀深厚，人文氣息濃郁，名師名家薈萃，在傳播文化、播撒文明之花等方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。高校檔案館、校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館的建設(shè)是相輔相成的[1]。一方面，高校檔案館豐富的館藏可以為校史展覽館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館的初期建設(shè)、后期補(bǔ)充完善提供檔案史料，通過陳列和展示，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。另一方面，校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館的建設(shè)亦可促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

大檔案是一種全新的檔案理念。隨著信息時(shí)代的到來，在未來的信息社會(huì)，決定檔案事業(yè)發(fā)展的因素不再是單一的檔案資源，而是將校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館納入檔案范疇，以大檔案視角實(shí)現(xiàn)館際資源的合理配置，形成概念性的大檔案。檔案信息化建設(shè)是檔案信息的社會(huì)共享。這要求建立大檔案信息系統(tǒng)，通過圖文、實(shí)物、音響、燈光、聲音等方式將學(xué)校歷史、校園文化、科研成果以直觀生動(dòng)的畫面展現(xiàn)出來，發(fā)揮良好的宣傳作用。

二、大檔案視角下高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

不同地域高校的檔案信息化工作各具特色，而且亮點(diǎn)多多。例如，檔案庫(kù)房的信息化門禁系統(tǒng)、庫(kù)房監(jiān)控裝置的實(shí)時(shí)記錄、網(wǎng)上信息資源搜索和導(dǎo)入平臺(tái)、在線編研系統(tǒng)、遠(yuǎn)程查詢學(xué)籍檔案服務(wù)、信息智能化的檔案庫(kù)房等，都成為高校檔案信息化管理的亮麗風(fēng)景線。全新的自動(dòng)化設(shè)施和多媒體控制系統(tǒng)體現(xiàn)了檔案信息化管理的現(xiàn)代化程度。然而，迄今沒有一所高校采用了大檔案的管理模式。檔案館是保管和提供利用檔案的單位。校史館是校史的陳列展出單位。博物館通過多媒體技術(shù)來完成館陳列展示。文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館借助3D數(shù)字技術(shù)完成創(chuàng)意成果。盡管它們都承擔(dān)信息服務(wù)的功能，但獨(dú)立的機(jī)構(gòu)建制導(dǎo)致信息化統(tǒng)籌規(guī)劃無法進(jìn)行。盡管部分高校實(shí)行檔案館、校史館的行政一體化建設(shè)，但幾乎沒有一所高校采用大檔案理念的信息化建設(shè)，基本都是在檔案館內(nèi)部開展信息化工作。從全國(guó)的總體情況來看，高校檔案信息化建設(shè)存在檔案館規(guī)模及人員配置上的不足，檔案信息化建設(shè)滯后、力度缺失，缺乏檔案信息化建設(shè)所需要的復(fù)合型人才，檔案館網(wǎng)站存在檔案數(shù)字化檢索和檔案資源鏈接服務(wù)上的問題。既使它們有著豐富的檔案館藏，也未必能夠有效地發(fā)揮作用。當(dāng)前檔案的利用主要集中在有相關(guān)制度強(qiáng)制規(guī)定的人事檔案、基建工程檔案、財(cái)務(wù)檔案和教學(xué)檔案等方面，而需要主動(dòng)開發(fā)的歷史檔案和名人檔案則鮮有問津[2]。檔案信息在校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館建設(shè)的作用更是無從談起。

三、大檔案視角下高校檔案信息化建設(shè)的理念變革

大檔案是一種宏觀的概念，對(duì)高校的檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。大檔案不只是單純的擴(kuò)大檔案外延，而是可以實(shí)現(xiàn)由內(nèi)向外的內(nèi)涵發(fā)展。

（一）大檔案的社會(huì)化理念

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)理念不再適應(yīng)當(dāng)今開放自由的信息化社會(huì)。高校作為最主要的知識(shí)生產(chǎn)和儲(chǔ)備基地，更應(yīng)具有便捷、友好的檔案信息服務(wù)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新的工作領(lǐng)域和工作方式不斷出現(xiàn)，檔案的利用群體也發(fā)生了很大變化。高校教師、科研人員、管理人員、在校學(xué)生和校友希望置身于便捷、友好的檔案服務(wù)環(huán)境中，希望檔案的使用過程有更多的現(xiàn)代信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的配套支持。高校檔案工作開始真正服務(wù)公眾，檔案服務(wù)成為社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)的重要組成部分。然而，檔案信息服務(wù)不能固步自封，而是要拓寬視野，沖破傳統(tǒng)服務(wù)觀念的束縛，拓展檔案信息化服務(wù)的“空間”，用較高的眼光審視信息時(shí)代下高校檔案信息化建設(shè)，在探索與實(shí)踐中，提高檔案信息化的認(rèn)知程度，關(guān)注與檔案信息相關(guān)聯(lián)的領(lǐng)域，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案館、校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館建設(shè)，立足大檔案視角，提供開放便捷的服務(wù)方式。

（二）大檔案的共享化理念

利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案信息化建設(shè)，不僅可以延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，更重要的是可以讓檔案資源更加開放，實(shí)現(xiàn)信息共享。在大檔案視角下，檔案信息服務(wù)技術(shù)提升到新的高度。隨著館藏?cái)?shù)字資源的豐富發(fā)展，大多數(shù)高校檔案館已引入電子信息管理系統(tǒng)，將各類館藏進(jìn)行數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使更多的館外信息資源得以共享；利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各館之間的資源整合，打破館際之間的各種限制；在校園網(wǎng)上建立聯(lián)合網(wǎng)站，向社會(huì)發(fā)布可以公開的檔案信息；借助信息資源共享模式，取得社會(huì)效益。華南理工大學(xué)實(shí)行檔案館、校史館、博物館三位一體的信息資源共享模式[3]，已經(jīng)給學(xué)校帶來了巨大社會(huì)效益?？梢姡瑢?shí)現(xiàn)高校檔案館、校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館的信息資源共享，會(huì)給學(xué)校帶來更大的影響力。

（三）大檔案的數(shù)字化理念

高校檔案信息化建設(shè)要緊跟時(shí)代步伐，利用數(shù)字技術(shù)跨越部門、時(shí)空等邊界?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出了檔案信息化建設(shè)的六個(gè)重點(diǎn)。高校應(yīng)改變檔案信息服務(wù)方式，由檔案管理部門牽頭成立檔案信息資源管理中心，把高校檔、史、博、文等信息資源聯(lián)系在一起，并擬定大檔案理念的信息化數(shù)據(jù)管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則，規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的訂定完善檔案元數(shù)據(jù)；運(yùn)用行政和技術(shù)手段，統(tǒng)一組織，統(tǒng)一部署，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)規(guī)范有序的管理，建立有利于數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)修正、推廣、執(zhí)行的長(zhǎng)效管理機(jī)制；高效整合檔案信息化所積累的數(shù)據(jù)，控制檔案信息化成果的質(zhì)量，保證高效使用檔案數(shù)據(jù)，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的可靠性，安全傳輸檔案數(shù)據(jù)；通過實(shí)踐大檔案數(shù)字化理念，為檔案信息化快捷、健康、穩(wěn)步的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為數(shù)據(jù)交換與共享創(chuàng)造條件，為最終實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域、零時(shí)耗的大范圍檔案數(shù)據(jù)共享目標(biāo)掃除障礙?？梢哉f，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)提供了保障[4]。政府和社會(huì)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的重視，為檔案信息化建設(shè)提供了有利的契機(jī)。因此，大檔案視角下高校檔案管理理念與信息服務(wù)方式都發(fā)生了變革[5]。

四、大檔案視角下高校檔案信息化建設(shè)的策略

在大檔案視角下，高校檔案信息化建設(shè)主要在管理、技術(shù)、服務(wù)、資金四個(gè)方面需采取相應(yīng)的策略。

（一）構(gòu)建大檔案視角下高校檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)

在大檔案視角下，我們應(yīng)當(dāng)將高校檔案館、校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館融為一體，在信息網(wǎng)絡(luò)格局布置時(shí)進(jìn)行綜合考慮，統(tǒng)一布局，編制高校檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，擴(kuò)大覆蓋范圍，形成廣義的信息資源概念。大檔案信息資源包括信息生產(chǎn)、處理、傳播、交換的全過程，是人們直接或間接開發(fā)與利用信息集合的總稱。這種大檔案格局，使檔案信息化在信息數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)及信息管理與服務(wù)人員等方面構(gòu)成了信息系統(tǒng)，是具有統(tǒng)一功能的有機(jī)整體。構(gòu)建過程可以針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)的館際崗位需求，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工程的理念和方法，精心設(shè)計(jì)具有可行性的工作方案，而人類對(duì)各類館藏資源的有效獲取、有效分配和有效使用，可以憑借廣義信息資源的開發(fā)利用來實(shí)現(xiàn)。大檔案視角下高校檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)在推動(dòng)高校發(fā)展中顯示出日益重要的作用。

（二）提高大檔案視角下高校檔案信息資源共享水平

大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)強(qiáng)調(diào)社會(huì)化、共享和數(shù)字化，這要求強(qiáng)化檔案館、校史館、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意館之間的功能整合。因?yàn)樗鼈兪歉咝５拇翱趩挝?，也是高校的一張名片。館藏資源的開發(fā)利用，不但能讓人們知曉學(xué)校的歷史，還能展示學(xué)校的形象。它們都與學(xué)校的檔案信息資源密切相關(guān)。大檔案的信息資源整合，既可節(jié)省人力、物力、財(cái)力，也可提高效益，有利于逐步建成學(xué)校重要檔案的保管基地、校史研究基地、博物展示基地、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意基地、愛國(guó)愛校教育基地，促進(jìn)檔案、校史、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意等工作與學(xué)校其它工作同步發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)提供了有利的契機(jī)。采取一站式服務(wù)，打破檔案、校史、博物館、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意之間的層層壁壘，加強(qiáng)館際之間的協(xié)作與溝通，建立各地各檔案部門之間高度匹配的管理標(biāo)準(zhǔn)，采取遠(yuǎn)程存取等手段，實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的 “一體化”管理，能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)。

（三）推廣大檔案視角下檔案信息化自助服務(wù)方式

大檔案視角下，高校檔案信息化服務(wù)處處可見。有些高校還采用了檔案信息遠(yuǎn)程自助查詢服務(wù)。這不僅減少了檔案部門提供檔案查閱服務(wù)的工作壓力，而且提高了工作效率，簡(jiǎn)單快捷，大大減少了檔案的重復(fù)使用和磨損，有效延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。隨著人們生活方式的改變和精神生活需求的增加，人們對(duì)檔案、校史、博物、文化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)意、信息資源等與檔案相關(guān)的文化產(chǎn)品使用率越來越高。激增的遠(yuǎn)程用戶迫切要求建立跨越部門、時(shí)空邊界的檔案信息。這為檔案的利用服務(wù)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的興起，我們應(yīng)推廣大檔案視角下檔案信息化自助服務(wù)方式。高校檔案工作人員在這場(chǎng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的大潮中，要抓住機(jī)遇，將大檔案視角下的檔案信息自助式服務(wù)作為未來一段時(shí)間的工作目標(biāo)，重點(diǎn)開展大檔案視角下檔案信息的遠(yuǎn)程服務(wù)工作，推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)更快更好地發(fā)展。

（四）發(fā)揮大檔案視角下檔案信息化建設(shè)投資的作用

在大檔案視角下，高校檔案工作可以統(tǒng)籌使用高校在檔案信息資源建設(shè)和購(gòu)置設(shè)備上，實(shí)現(xiàn)一體化匹配，減少重復(fù)建設(shè)，高效使用投資資金。大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)要以高校師生和社會(huì)的需求為導(dǎo)向，推動(dòng)高校主動(dòng)開發(fā)利用檔案資源，站在可持續(xù)發(fā)展的高度，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)中資金投入的作用。目前，高校檔案信息化建設(shè)總體發(fā)展不平衡，存在經(jīng)費(fèi)投入不足的現(xiàn)狀，我們應(yīng)最大限度地實(shí)現(xiàn)投入資金對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)化、共享化、數(shù)字化，為高校的進(jìn)一步發(fā)展提供最大程度的服務(wù)。

[1]歐陽慧芳.高校檔案館校史館博物館一體化建設(shè)探討——以華南理工大學(xué)為例[J].華南理工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2014(4).

[2]李國(guó)紅.高校檔案館數(shù)字化服務(wù)存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界,2009(8).

[3]原穎蓓,倪慧敏.從疏離到融合：高校各類資源館的一體化發(fā)展研究[J].檔案與建設(shè),2012(6).

[4]戴中秋,趙寧燕.檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)管理[J].檔案與建設(shè),2012(3).

[5]胡繼東.關(guān)于學(xué)科館員制度的建立于完善問題[J].圖書情報(bào)知識(shí),2002(3).

2016年福建省教育科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目“新常態(tài)下閩臺(tái)高校聯(lián)合辦學(xué)模式實(shí)證研究（課題編號(hào)FJJKHX16-039）；2016年福建省教育規(guī)劃重點(diǎn)項(xiàng)目福建省本科高校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)參與度與優(yōu)化策略研究（課題編號(hào)FJJKCGZ16-063）；2016年福建省教育科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目（課題編號(hào)FJJKHX16-119）。

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

G270.7

A

1005-9652（2017）05-0077-03

宮毅敏（1966-），女，山東文登人，碩士，廈門理工學(xué)院檔案館館長(zhǎng)，副研究員。