新常態(tài)下檔案日活動長效機制的構建

文 / 孫艷

新常態(tài)下檔案日活動長效機制的構建

文 / 孫艷

“檔案日”是我國檔案部門開展檔案宣傳活動的重要節(jié)日，如何在新常態(tài)下構建檔案日活動的長效機制，成為當前檔案領域的一個重大課題。新常態(tài)下檔案日活動長效機制的構建思路是：充分發(fā)揮檔案館的優(yōu)勢效應；展示依法治檔水平，提高檔案管控能力；努力提高檔案的服務水平；提升檔案安全、保密管理水平。

新常態(tài)；檔案日；長效機制

每年的6月9日是“國際檔案日”。它的設立旨在通過一系列宣傳活動，讓社會大眾全方位了解并時刻關注檔案事業(yè)，提升檔案事業(yè)的發(fā)展水平。2014年5月5日，國務院辦公廳頒布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱意見）對檔案工作的目標、任務、要求等提出了新要求。這是面對檔案工作的對象、發(fā)展條件以及環(huán)境等新變化做出的重大調整。國際檔案日這一檔案工作的重大節(jié)日，需要適應《意見》的新要求，將這一天所開展的一系列活動作為日常性的活動，并長期堅持下來，全面發(fā)揮檔案日的重要作用，實現(xiàn)檔案事業(yè)提質增效[1]。

一、新常態(tài)下檔案日活動長效機制構建的重要性

國際檔案日是由國際檔案理事會在2007年設立的。我國從2013年開始在全國范圍內集中開展檔案日活動。各級檔案部門圍繞同一主題，實施一系列檔案活動計劃。檔案日活動主要是以檔案部門為主體，以機關、企事業(yè)單位、檔案工作人員、社會大眾為活動對象，全面開展檔案知識宣傳活動。通過檔案日活動可以提高人們對檔案知識、檔案工作的認知水平，更好地促進檔案工作人員之間的交流，充分發(fā)揮檔案教育功能，提升社會對檔案事業(yè)的關注度，改善檔案管理部門的行業(yè)形象[2]。同時我們也應該看到，加強檔案日活動的長效機制建設，本質是將“國際檔案日”這一天所開展的一系列活動放到日常的檔案工作中，讓檔案日活動成為一種常態(tài)化的活動，從原來的走形式到見實效，確保檔案日活動長效機制建設有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

二、新常態(tài)下構建檔案日活動長效機制的新要求

對于檔案管理部門來說，檔案日需要承載更多的內容，打破舊思維、舊理念、舊視角，全面提升檔案日活動的水平。新常態(tài)下檔案日活動長效機制的新要求，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）體現(xiàn)法治檔案的理念

為了推動檔案工作適應新常態(tài)，我們在法治檔案建設中不能缺位，要通過檔案全面展示法治中國的歷程，積極適應新常態(tài)下的新要求，全面推動檔案工作的法治化進程。在新時期，依法建檔、依法治檔應成為新常態(tài)下檔案日活動的關鍵步驟，時刻體現(xiàn)法治檔案的理念，促進檔案工作法治理念的成熟和發(fā)展。

（二）展示完備的檔案工作體制機制

檔案工作需要一定的體制機制支撐。這是確保檔案管理正常進行的關鍵。新常態(tài)下的檔案管理部門要進一步完善檔案工作的體制機制，向社會大眾展示強大的檔案行政管理能力與履職能力，改善檔案部門的服務形象，全面提升檔案工作的整體質量與效益，為實現(xiàn)檔案工作的和諧發(fā)展奠定良好的基礎。

（三）彰顯更為主動的檔案服務能力，推動檔案信息化進程

新常態(tài)下的檔案服務能力，就是要充分挖掘檔案尤其是能展現(xiàn)社會主義核心價值觀的檔案精品的歷史與文化雙重價值，讓社會大眾更深入地了解精品檔案的魅力，從而主動去關注和支持我國檔案事業(yè)的發(fā)展。同時，我們還要從服務與保障民生的視角出發(fā)，全面做好事關百姓生活的民生檔案工作，全面提升檔案服務能力。其次，主動服務能夠推動檔案信息化進程。根據(jù)新常態(tài)下檔案信息化建設的要求，我們必須構建機關、企事業(yè)單位檔案工作管理的信息服務化平臺，加強檔案管理與治理的現(xiàn)代化，不斷提高檔案服務效率。

（四）展現(xiàn)新常態(tài)下檔案安全管理水平

檔案工作有一定的安全要求，對于一些涉密檔案必須要做好安全管理。做好新常態(tài)下的檔案工作需要創(chuàng)建人、物、技“三位一體”檔案防范體系。例如，要選擇合適的數(shù)據(jù)存儲載體，做好載體保護工作，避免數(shù)據(jù)遺失；要做好數(shù)據(jù)備份工作，不斷完善電子檔案的建設工作，確保檔案實體以及信息安全。此外，檔案解密工作一定要規(guī)范，按照規(guī)定的流程進行解密，防止越權解密的現(xiàn)象發(fā)生。

三、新常態(tài)下檔案日活動長效機制的構建思路

（一）充分發(fā)揮檔案館的優(yōu)勢效應

為了健全新常態(tài)下檔案日活動的長效機制，檔案館要充分發(fā)揮資源、宣傳等方面的優(yōu)勢，使檔案日服務活動形成新發(fā)展、新突破，凸顯出檔案館的優(yōu)勢效應。首先，我們要發(fā)揮檔案館的資源優(yōu)勢。檔案館內不僅有名人檔案、地方史志、企事業(yè)單位檔案、個人信息檔案等文字檔案，還有照片檔案、錄音錄像檔案、微縮檔案、光盤檔案、印章檔案等其它載體形式的檔案。我們通過開展相關的講座或者是主題展覽，全方位展示檔案館的檔案文化及所收藏的檔案，能讓人們全面了解檔案的豐富內涵。例如，通過地方史志方面的檔案、名人檔案等，人們不僅能了解當?shù)馗挥刑厣奈幕?，還能了解當?shù)氐囊恍┲卮髿v史事件、名人軼事等，從而提高檔案對社會大眾的感染力[3]。其次，我們要充分發(fā)揮檔案館的宣傳優(yōu)勢。例如，在開展檔案日活動中，借助傳統(tǒng)媒體、網(wǎng)絡新媒體等平臺的宣傳，向社會開放某一時間段內的檔案，并提前告知讀者查詢檔案的時間、流程以及需要辦理的手續(xù)等，這樣可以在更大范圍內宣傳檔案館的資源，進一步豐富檔案工作的內涵與深度。一是設置展板，采用卡通漫畫等形式，引用生動的例子全方位介紹檔案館，并讓受眾知道檔案可以解決哪些問題、檔案館藏的分類情況。二是向受眾發(fā)放宣傳紀念品，進一步擴大檔案的影響，特別是要將和檔案館活動主題相關的檔案，制作成海報等紀念品，作為禮物贈送給讀者。三是要結合宣傳的需要，開展知識競賽。我們通過發(fā)放宣傳畫冊，舉辦現(xiàn)場知識競賽，吸引不同年齡段的人都參與進來，采用問答的形式進行，提升檔案在廣大群眾中的影響力，讓檔案工作贏得更多人的支持。

（二）展示依法治檔水平，提高檔案管控能力

首先，我們要展示依法治檔水平。檔案工作是政府落實依法行政的有機組成部分，不僅要融入國家工作的大局，而且要依法轉變檔案部門的工作職能，規(guī)范執(zhí)法，更好開展社會服務，提高檔案法制方面的宣傳。法治對檔案宣傳能起到較大的影響，為此，我們需要加快檔案方面的法律法規(guī)建設，落實檔案的多元化管理，理順保密與開放的關系，明確檔案服務邊界、檔案服務信息量等。我們可以充分利用檔案館日，全面展示我國檔案法治建設的歷程，向社會大眾展示《檔案法》貫徹實施情況，體現(xiàn)檔案依法管理的水平，明確檔案執(zhí)法模式，提高社會的法治檔案意識[4]。

其次，我們要提高檔案工作管控能力。檔案工作要適應新常態(tài)下社會專業(yè)分工較細這一新常態(tài)，提升檔案館的館藏與管控能力，檔案工作的特殊性使檔案部門具有管檔案與辦檔案的雙重責任，其中檔案管理在史料研究、資源共享、檔案管理等方面呈現(xiàn)出獨特的作用，需要肩負一定的社會責任。

（三）最大限度提高檔案的服務水平

一是探索創(chuàng)新檔案的服務模式，構建完善的規(guī)章制度。我們通過設立服務承諾制、限時辦結制等，構建層層抓、相互監(jiān)督的檔案工作新局面，實現(xiàn)責任到位、監(jiān)督到位，為確保檔案服務水平打下堅實基礎。同時，我們還要積極推進服務方式的改革，在檔案領域全面踐行黨的群眾路線教育實踐活動，精簡程序，減免查詢費，提供優(yōu)質服務。

二是建立高效信息化檔案。信息化是檔案未來發(fā)展的新路，檔案部門需要對檔案進行數(shù)字化處理，編訂詳實的查詢目錄，便于高效使用，減少查閱時間。同時，我們還可以探索在互聯(lián)網(wǎng)公開檔案工作的具體事項，讓廣大群眾了解辦理程序，解決人們在檔案方面存在的疑惑，通過互聯(lián)網(wǎng)應用，規(guī)范檔案辦理流程，降低行政成本，全面提升檔案服務效果[5]。

三是提高檔案員業(yè)務素質，展示人性化服務。我們要不斷提高檔案員的業(yè)務素質，使檔案服務水平達到一個新的層次。業(yè)務素質指的是檔案管理人員能全面履行技術的實踐能力、知識水平，是檔案管理人員從事檔案管理的重要素質，是完成檔案工作的基本保證。檔案工作人員需要全面了解與檔案工作相關的法律法規(guī)、方針政策等，熟悉與檔案相關的業(yè)務規(guī)定，深入了解從事的具體業(yè)務，提高對檔案基礎知識的認知，掌握檔案理論與方法，如檔案管理技術、檔案管理理論、檔案資源開發(fā)和使用等。檔案工作人員需要掌握社會學、文史知識、統(tǒng)計學等方面的知識，這需要加強對檔案人員業(yè)務方面的培訓，提升基本業(yè)務素質。為了適應檔案信息化建設的需要，檔案工作人員要加強計算機學習能力，積極開展網(wǎng)絡知識學習，適應檔案工作的實際需要。此外，我們要展示人性化的服務，從檔案工作的實際特點出發(fā)，充分展現(xiàn)檔案的服務性。堅持以群眾的實際需要作為出發(fā)點，便民優(yōu)先，向特殊困難群體提供幫辦、代辦等服務，滿足群眾調檔的實際需要，通過履行檔案服務的一系列制度，進一步規(guī)范檔案服務，建立起主動服務模式；通過電話、現(xiàn)場、信件等查閱手段，實現(xiàn)人性化服務，解決群眾查檔的實際困難。

（四）提升檔案安全、保密管理水平

一是加強檔案安全方面的制度建設，進一步落實檔案安全管理的主體責任，尤其是檔案館信息管理平臺中所存儲的數(shù)據(jù)。二是創(chuàng)建更為完善的檔案安全管理應急處置機制，建立相關的檔案應急預案，對檔案工作人員開展全面的培訓與演練[6]。三是定期對檔案安全工作開展專項檢查與重點檢查，從制度、基礎設施、人員配置以及技術支撐等方面，確定檔案安全防范的重點，建立檔案安全保障系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案泄密、損毀等事件，確保檔案安全。

總之，檔案日活動長效機制的構建有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在新常態(tài)下，檔案日活動長效機制的構建既要體現(xiàn)法治檔案的理念，展示完備的檔案工作體制機制，又要彰顯更為主動的檔案服務能力，不斷推動檔案信息化進程，展現(xiàn)新常態(tài)下檔案安全管理水平。因此，新常態(tài)下檔案日活動長效機制的構建，不僅要充分發(fā)揮檔案館的各項優(yōu)勢效應，展示依法治檔水平，提高檔案管控能力，最大程度提升檔案的服務水平，而且要提升檔案安全保密管理水平和社會服務水平，實現(xiàn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。

[1]張曉芳.檔案館公眾開放日活動帶來的思考[J].四川檔案,2013(3).

[2]張寶玲,姚明淑.檔案信息化構建新常態(tài)[J].中國檔案,2015(4).

[3]劉立.對檔案館日活動的思考[J].北京檔案,2013(4).

[4]楊萍.淺談新常態(tài)下如何加強檔案管理工作[J].清江論壇,2015(2).

[5]孫偉良.認清新形勢,適應新常態(tài)[N].中國檔案報,2015-01-08.

[6]安芳.我國檔案日活動品牌建設研究[J].浙江檔案,2015(6).

（責任編輯：虞志堅）

G279.2

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1005-9652（2017）05-0062-03

孫艷（1982-），女，安徽淮北人，安徽省淮北市傳染病醫(yī)院辦公室主任，檔案館員，研究方向：檔案管理。