加強重大活動基層散存檔案收集工作

王 瑾 /杭州市西湖區(qū)西溪街道檔案室

重大活動基層散存檔案，指基層在圍繞重大活動開展的一系列服務(wù)工作中形成的具有保存價值的檔案材料。“散存”的含義有二：一是由于檔案形成主體分散，這部分檔案往往分散保存在形成單位、形成個人手中；二是因種種原因，檔案沒有被移交到綜合檔案館實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。重大活動基層散存檔案，真實反映了基層服務(wù)重大活動開展的方方面面，從基層視角展現(xiàn)了重大活動開展情況，是對重大活動檔案資料的有益補充，具有重要的保存價值，應(yīng)當(dāng)收集并統(tǒng)一保管。

1 重大活動基層散存檔案的價值體現(xiàn)

一是保存價值。2016年G20杭州峰會是我國主辦的一次重要國際盛會，承辦峰會是黨中央賦予杭州的一項重大政治任務(wù)，也是杭州發(fā)展的重大歷史機遇。G20杭州峰會舉辦過程中，杭州作為承辦城市做了大量工作，城區(qū)各街道、社區(qū)圍繞峰會舉辦了志愿服務(wù)、安全保障、文明宣傳、環(huán)境保護等活動，這些活動是峰會工作的重要組成部分，期間形成的檔案資料與實物材料都屬于重大活動基層散存檔案，這些檔案雖不在國際峰會杭州市籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室所列的檔案歸檔范圍之中，但具有重要的保存價值。

二是宣傳價值。在籌備及舉辦峰會期間，西溪街道圍繞峰會舉辦了豐富的活動，產(chǎn)生了活動橫幅、宣傳標(biāo)語、宣傳手冊、活動方案以及與峰會相關(guān)的書畫、手工作品等實物材料。這些實物材料既記錄了西溪街道保障峰會召開的點點滴滴、體現(xiàn)了杭州市民積極參與峰會的高度熱情，也從多方面和多角度對峰會的背景知識進行了宣傳、對杭州的歷史文化進行了宣傳。一項重大活動結(jié)束后，開展相關(guān)編研或展覽會大量用到基層散存檔案資料，這些檔案能夠為編研與展覽提供多樣化宣傳與展示視角，發(fā)揮著不可或缺的作用。

2 重大活動基層散存檔案的收集狀況和應(yīng)對之策

第一，這部分檔案來源廣泛且分散，檔案產(chǎn)生于服務(wù)重大活動的不同基層單位和眾多基層群眾，檔案的內(nèi)容豐富、載體多樣，收集工作涉及的范圍廣、環(huán)節(jié)多、情況復(fù)雜，開展收集工作有較大難度。第二，基層單位或個人服務(wù)工作大多是臨時性的，工作時效性較強，一般工作結(jié)束后相關(guān)人員就撤離現(xiàn)場，這就需要單位檔案人員主動及時地參與到工作中，對工作開展情況進行實時有效的記錄。第三，基層單位檔案人員大多是兼職的，本職工作任務(wù)繁忙，無法全心全意投入到檔案工作中，沒有更多精力提升檔案工作業(yè)務(wù)技能，對檔案收集往往只關(guān)注紙質(zhì)文書檔案，對于其他載體的檔案，特別是實物材料收集不夠重視。

針對存在的問題，須采取以下有針對性的改進措施：一是加強對基層檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在開展重大活動之前，檔案管理部門應(yīng)組織基層單位檔案人員參加專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解重大活動檔案收集方法，明確工作重點與難點，培訓(xùn)專業(yè)知識和技能。檔案管理部門要面向基層群眾加強檔案知識宣傳，增強群眾檔案意識，引導(dǎo)群眾在參與和服務(wù)重大活動時自覺形成相關(guān)資料并妥善加以保存。二是建立完善檔案收集工作制度。基層單位須根據(jù)實際制訂行之有效的檔案收集制度，在單位內(nèi)做好宣傳工作，爭取單位工作人員支持檔案收集工作，特別要爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，著力落實開展收集工作所需的人、財、物保障。在重大活動開展期間，單位檔案人員應(yīng)當(dāng)參與進來，提前對檔案收集工作提出具體明確的要求，在工作中對相關(guān)內(nèi)容及時記錄，工作結(jié)束后及時收集其他工作人員形成的資料，確保檔案的齊全和完整。三是征集特定區(qū)域內(nèi)個人形成的檔案?；鶎訂挝豢擅嫦蛱囟▍^(qū)域征集個人服務(wù)重大活動所形成的檔案資料，并對主動捐獻檔案資料的居民進行表彰或獎勵。四是在重大活動結(jié)束后，通過舉辦展覽的方式系統(tǒng)展示本單位所收集檔案資料的成效，體現(xiàn)檔案工作成效，擴大檔案工作影響。