醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險分析及控制研究

伍睿,李丹

(廣東省人民醫(yī)院,廣東 廣州 510055)

1 醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同概述

近年來，在醫(yī)療行業(yè)深化改革的過程中，公立醫(yī)院所面對的挑戰(zhàn)愈加嚴(yán)峻，競爭壓力不斷增加。醫(yī)院在參與競爭的同時，也會面臨很多風(fēng)險、尤其是經(jīng)濟(jì)風(fēng)險[1]。在醫(yī)院信息化建設(shè)過程中，必然涉及信息硬件、軟件以及服務(wù)的采購，如何合理有效地規(guī)避相關(guān)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，加強(qiáng)信息經(jīng)濟(jì)合同管理是就是有效手段之一。

在《合同法》中，合同具體指的就是平等主體自然人、法人以及其他組織間形成民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議形式[2]。根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)對醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同類型進(jìn)行劃分，具體包括信息軟件采購合同、信息硬件采購合同、信息軟件委托開發(fā)合同以及信息服務(wù)采購合同四大類[3]。由于醫(yī)院每年需要簽訂很多信息方面的經(jīng)濟(jì)合同，雙方的權(quán)利義務(wù)都依賴合同約束，因此有必要深入研究并分析合同管理過程中風(fēng)險規(guī)避的具體策略與路徑。

2 醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同常見風(fēng)險闡釋

從合同全生命周期來看，主要分為：合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同履行以及合同終結(jié)四個階段。分析上述四個階段中，醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同主要風(fēng)險點(diǎn)如下：

2.1 合同準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備階段，醫(yī)院信息合同風(fēng)險主要在采購需求厘定、價格談判以及商務(wù)要求談判方面。

首先，采購需求厘定，對于信息軟件采購或信息軟件委托開發(fā)類合同尤為重要[4-6]。在采購時調(diào)研信息需求時往往尚未能完全清晰厘定項目需求，部分醫(yī)院的信息軟件采購合同甚至并沒有對軟件需求進(jìn)行主體功能描述，這樣很容易造成后續(xù)合同履行環(huán)節(jié)雙方產(chǎn)生分歧、導(dǎo)致合同難以按約定時間完成。

其次，價格談判也是信息經(jīng)濟(jì)合同在準(zhǔn)備階段的風(fēng)險點(diǎn)之一。信息服務(wù)、信息軟件價格與投入該項目的人力和工時密切相關(guān)，即與信息項目范圍有關(guān)，并非完全市場價可比、缺乏參考價信息，故醫(yī)院在價格談判中往往容易處于弱勢。

再次，商務(wù)談判是指對需要對信息項目總體要求與供應(yīng)商進(jìn)行談判，在此環(huán)節(jié)、部分信息項目往往僅著眼于項目價格而忽略其他商務(wù)條件，如：質(zhì)保期、后續(xù)維保的服務(wù)價格、是否提供培訓(xùn)服務(wù)等，即只重視購置成本而忽略考察項目的全壽命成本。

2.2 合同訂立階段

合同訂立階段，最主要的風(fēng)險是集中在合同條款的擬定上。醫(yī)院因需與眾多信息服務(wù)供應(yīng)商簽訂合同，若不具備統(tǒng)一合同模板，那么所需要審核以及簽訂的合同形式也必然存在一定的差異，使得經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的把控難度較大。

2.3 合同履行階段

合同履行階段，信息經(jīng)濟(jì)合同的履行實(shí)際時間與合同約定時間往往較容易出現(xiàn)偏差，即項目管理中的時間管理是信息經(jīng)濟(jì)合同履行階段的最大風(fēng)險點(diǎn)。這其實(shí)與信息經(jīng)濟(jì)合同在訂立階段是否有清晰厘定采購需求息息相關(guān)。

2.4 合同終結(jié)階段

合同終結(jié)階段主要是合同及相關(guān)資料的歸檔保管。這個階段的風(fēng)險點(diǎn)在于如缺乏對信息經(jīng)濟(jì)合同的統(tǒng)一管理和歸檔，則不利于后續(xù)合同資料查閱、統(tǒng)計以及相關(guān)合同的延續(xù)性商務(wù)談判等。

3 對醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同的管理及存在風(fēng)險的防控措施

3.1 擬定并不斷完善醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同模板

醫(yī)院信息部門有必要在總結(jié)已有信息經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行經(jīng)驗和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，擬定統(tǒng)一的信息經(jīng)濟(jì)合同模版[7]，并組織醫(yī)院內(nèi)多方參與合同模板的完善，包括：財務(wù)、審計部門以及聘請專業(yè)的法律顧問等，以充實(shí)完善信息經(jīng)濟(jì)合同的條款及內(nèi)容。這樣既可以提高合同審核效率，同時也可以避免潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛、有效地規(guī)避合同的風(fēng)險系數(shù)。結(jié)合《合同法》中的第12條規(guī)定，合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人負(fù)責(zé)約定，通常來講，條款的主要內(nèi)容包括：1）當(dāng)事人名稱亦或是其姓名與具體住址；2）標(biāo)的；3）數(shù)量與質(zhì)量；4）合同履行的期限與地點(diǎn)，還有具體方式等；5）爭議解決的方式；6）違約需要承擔(dān)的責(zé)任。所以，在擬定信息經(jīng)濟(jì)合同模版需完整囊括以上要素。

3.2 將信息項目需求在合同簽訂時同步厘定并納入合同附件

信息項目需求即信息采購需求，屬于合同關(guān)鍵要素之一“合同標(biāo)的”。這在信息經(jīng)濟(jì)合同準(zhǔn)備階段需清晰厘定，而且在信息經(jīng)濟(jì)合同訂立階段需將信息項目需求作為合同附件，納入合同整體內(nèi)容[8]。

3.3 在信息經(jīng)濟(jì)合同中約定對信息項目的質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)

信息項目中特別是對流程復(fù)雜、難以界定驗收標(biāo)準(zhǔn)的信息軟件項目，可將信息軟件的運(yùn)行及使用情況作為信息項目的質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)之一，在信息經(jīng)濟(jì)合同中予以明確約定[9-10]。如將信息軟件功能的運(yùn)行及使用情況須由使用部門負(fù)責(zé)人根據(jù)使用情況出具驗收意見后，信息部門即可將驗收報告作為參考依據(jù)并提出相關(guān)的意見，判斷信息軟件能否驗收合格。

除此之外，針對存在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)信息相對明確的信息產(chǎn)品亦或是服務(wù)，要求專業(yè)設(shè)備工作人員進(jìn)行測試的信息產(chǎn)品，應(yīng)當(dāng)積極地邀請第三方測試機(jī)構(gòu)共同完成驗收，并將此要求明確列入信息經(jīng)濟(jì)合同中在合同訂立時予以約定。

3.4 規(guī)范信息經(jīng)濟(jì)合同的檔案管理

信息經(jīng)濟(jì)合同檔案既是合同執(zhí)行的依據(jù)，也是事后檢驗經(jīng)濟(jì)行為的歷史資料。因此，需規(guī)范信息經(jīng)濟(jì)合同的檔案管理，留存每項信息經(jīng)濟(jì)合同資，包括：合同立項審批文件資料、合同執(zhí)行記錄以及合同審計意見書等。應(yīng)綜合考慮合同的訂立時間與項目內(nèi)容完成分類以及整理工作、統(tǒng)一編號、存檔備查。

4 小結(jié)

綜上所述，信息經(jīng)濟(jì)合同管理是醫(yī)院信息化建設(shè)過程中重要一環(huán)，醫(yī)院信息部門在信息化建設(shè)過程中需對信息經(jīng)濟(jì)合同的管理需是以全生命周期的理念看待，這樣才有助于找出信息經(jīng)濟(jì)合同管理的風(fēng)險點(diǎn)和加強(qiáng)對風(fēng)險的防控，以達(dá)到不斷完善醫(yī)院信息經(jīng)濟(jì)合同管理的目標(biāo)。

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