干部人事檔案管理工作的安全隱患及應(yīng)對措施

文·孫疆燕 陳靜 程超

干部人事檔案管理工作的安全隱患及應(yīng)對措施

文·孫疆燕 陳靜 程超

干部人事檔案是干部個人身份、學(xué)歷、主要經(jīng)歷、主要社會關(guān)系、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、職務(wù)職稱、工作實績、獎勵處分等方面情況的真實記錄?！陡刹繖n案工作條例》中指出，“干部檔案是干部思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)。”由此可見，作為干部個人信息儲存庫的人事檔案，是組織人事部門選人用人的重要基礎(chǔ)。而當(dāng)前社會，竊取個人信息、販賣牟利的現(xiàn)象屢見不鮮，在干部人事檔案的日常管理工作中，安全保密隱患問題也日漸凸顯。特別是網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下愈演愈烈的信息泄露事件，為干部人事檔案工作敲響了警鐘，讓我們意識到干部檔案的日常管理工作中的各種安全保密隱患，為干部檔案弄虛作假提供了土壤，嚴(yán)重?fù)p害了干部檔案的安全性和保密性。

一、細(xì)究干部人事檔案工作中存在的安全保密隱患

在干部人事檔案的形成、收集、整理、移交、保管、檔案數(shù)字化等各個環(huán)節(jié)，都存在著不同程度地安全保密隱患。

（一）在檔案形成環(huán)節(jié)中的安全保密隱患

干部人事檔案的形成不是一時的，而是長時間的；其內(nèi)容也不是一成不變的，而是隨著時間的推移，不斷豐富、不斷增加的。在干部人事檔案形成之初以及不斷補(bǔ)充的過程中，由于當(dāng)事人的不在意，或者是檔案工作者的不注意，極易被有心之人竊取信息，造成干部人事檔案信息的泄露。

（二）在檔案移交中的安全保密隱患

干部人事檔案的管理要與干部本人的人事管理相統(tǒng)一。當(dāng)新的個人信息材料產(chǎn)生后，需要及時上交組織人事處或檔案室，歸入個人檔案中。但這些材料的上交方式?jīng)]有法定的規(guī)則，有的利用互聯(lián)網(wǎng)上傳至組織人事部門；有的是由他人代為轉(zhuǎn)交給組織人事部門。轉(zhuǎn)交時裝有個人信息材料的信封不貼封條，甚至有的還不封口；也有的利用快遞公司郵寄，等等。另外，如遇干部調(diào)動，須在限定時間內(nèi)將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的單位。在這個轉(zhuǎn)遞過程中，很多也是通過快遞公司或郵局的普通郵件郵寄；通過他人代轉(zhuǎn)的，檔案袋也常常不貼封條。以上種種都很容易造成干部人事檔案信息泄露。

（三）在查閱利用環(huán)節(jié)中的安全保密隱患

在檔案利用這個環(huán)節(jié)中，制度規(guī)定有缺陷，管理不規(guī)范、不嚴(yán)格，是造成泄密的重要原因。例如，有的單位規(guī)定持單位的介紹信即可查閱人事檔案，而忽略了有效身份證件的驗證及登記。這種制度上的缺陷一旦被人鉆了空子，泄密后很難找到當(dāng)事人。也有的單位只要領(lǐng)導(dǎo)打個電話、或者熟人打個招呼，工作人員就讓查人事檔案，連最碼的登記都不需要，這種工作中的不嚴(yán)謹(jǐn)，也極易造成人事檔案泄密風(fēng)險。

二、加強(qiáng)干部人事檔案安全保密的應(yīng)對措施

（一）強(qiáng)化安全保密認(rèn)識，切實加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

干部人事檔案的安全保密工作，不僅是檔案工作者的重要職責(zé)，也是領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的重要組成部分。因此，要將干部人事檔案的安全保密工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作流程，定期調(diào)度并聽取工作匯報，研究解決干部人事檔案管理中遇到的新情況、新問題，把干部人事檔案的安全保密與其它工作一起同研究、同布置、同檢查、同考核，做到年初有計劃，年中有調(diào)度，年終有總結(jié)。對發(fā)生問題的予以通報批評，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。

（二）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，明確崗位責(zé)任

一是加強(qiáng)保密工作、檔案工作等有關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)，努力提高全員的保密意識。要制定詳細(xì)的年度培訓(xùn)計劃，采取集中培訓(xùn)、以會代訓(xùn)的方式或“走出去、請進(jìn)來”的辦法，定期培訓(xùn)相關(guān)人員。使大家充分認(rèn)識到檔案安全保密工作的重要性，進(jìn)一步提高安全保密意識，強(qiáng)化保密觀念，將“人事檔案安全保密無小事”的理念貫穿于日常工作之中，確保干部人事檔案的信息萬無一失。

二是規(guī)范規(guī)章制度，完善工作流程。要確定專人負(fù)責(zé)保密工作，建立嚴(yán)格的人事檔案轉(zhuǎn)遞、收集、整理、使用、封存等相關(guān)制度，確保每個工作環(huán)節(jié)銜接有序，禁止無關(guān)人員、尤其是人事檔案的形成者接觸檔案，杜絕個人信息泄露和造假。要通過反復(fù)實踐，廣泛征求意見，制定詳細(xì)具體、切實可行的工作流程，并嚴(yán)格按照工作流程行事。不管是哪位領(lǐng)導(dǎo)、哪個老板說了話，也不管是哪個親信、哪個好友打了招呼，都絕不能改變工作流程，使工作流程予以固化，切實做好人事檔案的保密工作。

（三）加大投入力度，創(chuàng)造良好條件

保密工作的開展需要必要的設(shè)施設(shè)備作保障，因此必須加大人力、精力、財力等的投入，為干部人事檔案保密管理創(chuàng)造良好條件。

首先，要加大人力的投入。要選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作責(zé)任心強(qiáng)的人員從事干部人事檔案管理工作，并給予政治上的關(guān)心、事業(yè)上的關(guān)注和生活上的關(guān)懷，使其安心地、專心地投入到干部人事檔案工作中去。

其次，要加大精力的投入。要把干部人事檔案管理工作切實擺上領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程中，做到“三定期”，即定期研究解決工作中遇到新的情況、新問題；定期調(diào)度、檢查干部人事檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題，立即整改；定期回頭看，總結(jié)工作，查找問題，提出要求。將工作橫做到邊，豎做到底，不留死角漏洞。

再次，要加大財力的投入。加大財力投入，要加大對干部人事檔案的保管場所及其設(shè)施設(shè)備的資金投入，使干部人事檔案的管理達(dá)到“九防”要求，并時時檢查維護(hù)，確保干部人事檔案的管理安全。

（作者單位：濰坊市干部人事檔案管理中心/濰坊市檔案局/濰坊市奎文區(qū)人事考試中心）