基層綜合檔案館公共服務(wù)制約因素分析研究

文·姜梅

基層綜合檔案館公共服務(wù)制約因素分析研究

文·姜梅

客觀地說，進(jìn)入到二十一世紀(jì)，特別是最近幾年，我國各級綜合檔案館從服務(wù)態(tài)度、服務(wù)水平、服務(wù)方式以及服務(wù)內(nèi)容等方面都有了明顯的提高，特別是地處經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的北京、上海、深圳等一線城市檔案館做得是相當(dāng)不錯的。但是，從筆者調(diào)查情況來看，我國大部分地區(qū)的檔案館公共服務(wù)還存在著很多制約因素，特別是市級以下的基層綜合檔案館公共服務(wù)機(jī)制急需改善。

一、服務(wù)機(jī)制因素

服務(wù)機(jī)制就是指服務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系、功能及運(yùn)行原理。而檔案館的公共服務(wù)機(jī)制就是指服務(wù)理念、服務(wù)形式和服務(wù)效率相互作用于查檔利用這一綜合服務(wù)體系中。但在目前，檔案館的查檔利用服務(wù)工作還帶有明顯的“行政”色彩，阻礙了這一綜合服務(wù)體系的良好運(yùn)行。

（一）服務(wù)理念陳舊

長期以來，在為“社會主義建設(shè)服務(wù)”“黨和國家各項工作服務(wù)”“服務(wù)大局”的影響下，我國檔案館的提供利用服務(wù)一直是跟隨著黨和國家不同時期中心工作的變化而進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整的。再加上基層檔案館多建在政府大院里面，普通老百姓進(jìn)入保密性和安全性很強(qiáng)的檔案館困難等因素，使針對百姓的查檔利用服務(wù)也變得相對困難。檔案館工作人員日常的服務(wù)接觸不到百姓，為廣大人民群眾服務(wù)的理念也就難以樹立起來。因此，缺乏“以民為本，想群眾所想，急群眾所急”全心全意為人民服務(wù)的理念，這是目前制約基層檔案館公共服務(wù)能力提升的主要因素。

（二）服務(wù)形式單調(diào)

在檔案館服務(wù)理念陳舊的影響下，一些檔案工作人員存有“官本位”思想，常以行政管理者的身份自居，認(rèn)為只要保管好檔案，服務(wù)好政府機(jī)關(guān)就可以了。對于服務(wù)民眾，則是被動、簡單地提供檔案閱覽、檔案復(fù)印、檔案咨詢、檔案證明，且程序繁瑣，還有許多條條框框限制，極大地挫傷了查檔者的積極性，也在一定程度上造成了檔案館“門難進(jìn)，臉難看”的不好印象。再加上電視傳媒技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)沒有得到充分地運(yùn)用，這就嚴(yán)重阻礙了基層檔案館公共服務(wù)職能的實現(xiàn)。

（三）服務(wù)效率低下

據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在網(wǎng)絡(luò)逐漸成為普通民眾搜集信息的主要途徑的情況下，大多數(shù)基層檔案館仍然采用手工操作，依據(jù)來館查檔者所登記查詢內(nèi)容，工作人員先由全宗卷目錄找出所查內(nèi)容所在的全宗，再由案卷級目錄找出相關(guān)的卷，再由全引目錄找出相應(yīng)的文件（專題、人名卡片）目錄，再由文件級目錄（專題目錄、人名卡片）找出相關(guān)的文件，再由工作人員進(jìn)入庫房區(qū)按照目錄進(jìn)行調(diào)檔，最終找出具體文件呈現(xiàn)給查檔者。這種實時實地的檔案服務(wù)做法費(fèi)時費(fèi)力，效率極低。有時反反復(fù)復(fù)跑來跑去，最終還是查不到所需檔案，查檔者的不理解和不認(rèn)可也由此而起。

二、館藏檔案資源因素

當(dāng)前，一些地方的基層綜合檔案館仍然扮演著“黨和政府檔案倉庫”的角色，館藏中絕大多數(shù)檔案資料是機(jī)關(guān)事業(yè)單位移交過來的公務(wù)性活動中形成的文書檔案。而伴隨著社會的發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，檔案館現(xiàn)有的館藏資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠完全滿足人們的各種服務(wù)需求了。

（一）館藏檔案資源欠豐富

結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、特色突出的檔案資源是提高檔案館公共服務(wù)能力的先決條件。但目前我國基層綜合檔案館館藏資源不豐富的現(xiàn)狀普遍存在。

一是館藏結(jié)構(gòu)單一。館庫內(nèi)反映黨和政府在公務(wù)活動時形成的文書檔案占絕大部分，科技、專業(yè)、部門等檔案所占比例較少，而有關(guān)房屋拆遷、婚姻登記、個人檔案、公證、司法、家族歷史等與民眾切身利益密切相關(guān)的民生檔案更是占極少部分。館藏中建國后檔案占絕大多數(shù)，歷史檔案數(shù)量則較少，有的基層檔案館幾乎沒有歷史檔案。實體紙質(zhì)檔案極多，而電子檔案、照片檔案、聲像檔案等則很少。

二是館藏內(nèi)容失衡。館藏信息資源是海量的信息資源系統(tǒng)的一個組成部分，而館藏內(nèi)容則是館藏信息資源的核心要素。最近幾年，基層檔案館的館藏檔案總量成倍增長，但大多數(shù)還是行政機(jī)關(guān)在運(yùn)行過程中形成的意見、通知、總結(jié)、匯報和破產(chǎn)企業(yè)、改制企業(yè)的文書檔案，反映公眾精神文化需求的地方檔案、名人檔案、歷史檔案甚少，涉及公眾切身利益的醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、婚姻登記、家譜、族譜、財產(chǎn)登記等則是少之又少。

三是館藏特色不明顯。基層檔案館的館藏中，與當(dāng)?shù)厣鐣嚓P(guān)的科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的檔案資料欠缺，反映當(dāng)?shù)貧v史、文化、風(fēng)土人情、名人、名品、地方特色的檔案資料少，面臨失傳的當(dāng)?shù)孛袼住L(fēng)俗、民間曲藝、工藝等檔案資料則更是稀少。這就導(dǎo)致了檔案公共服務(wù)缺乏特點(diǎn)，無地方性特色而言。

（二）開發(fā)館藏檔案資源不足

支鏈2對應(yīng)的約束方程建立方式和支鏈1相同；支鏈3和支鏈4為單一驅(qū)動支鏈，其主驅(qū)動方向為z方向，x,y隨動，根據(jù)空間矢量鏈原理：

開發(fā)館藏資源是為了更好地服務(wù)于廣大民眾，檔案被開發(fā)得好，利用服務(wù)才會更好。在這方面，基層檔案館已經(jīng)做了很多工作，也取得了一定的成效。但與檔案館公共服務(wù)的要求相比，館藏資源的開發(fā)在一些方面還存在著不足。

一是館藏資源開發(fā)需求不足。從筆者調(diào)查來看，目前對檔案資源開發(fā)利用有需求的用戶，大部分還集中在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、科研院所等部門，而普通老百姓、社會組織、群眾團(tuán)體對館藏資源開發(fā)需求熱度并不高。再加上館藏資源的開發(fā)對普通老百姓的需求沒有進(jìn)行過實際調(diào)查，對他們的利用需求情況并不了解，于是花費(fèi)了大量人力、物力、財力開發(fā)出來的檔案資源，除了滿足學(xué)術(shù)研究、職稱評定以外，便“束之高閣”無人問津了，導(dǎo)致開發(fā)成果遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足公民的需要。

二是館藏資源開發(fā)能力不足。館藏開發(fā)需要人力物力。開發(fā)人員要具備較高的文字、編撰、排版水平，還要擁有一定的古文化、歷史、民族、政治等知識，才能把館藏檔案開發(fā)成為對社會有益、為公民所需的信息資源。同時，館藏開發(fā)還需要財力支持，這對市、縣兩級的檔案館來說有一定的困難。特別是縣級檔案館，相應(yīng)的開發(fā)人才和財力經(jīng)費(fèi)都很缺失，對檔案資源開發(fā)的影響就是有著大量的館藏資源卻無法進(jìn)行開發(fā)利用，大量的檔案沉寂在庫房里，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三是館藏資源開發(fā)場所不足。檔案館庫的優(yōu)劣，直接決定著檔案工作科學(xué)發(fā)展和公共服務(wù)的能力。據(jù)筆者調(diào)查，目前，全國各地的許多縣（市、區(qū)）級地方檔案館還是“無房館”“無獨(dú)立房館”“危房館”；而許多市縣級檔案館建造于七八十年代，管道、線路等都已耗損老化，功能設(shè)施不完善。館藏開發(fā)的場所都不符合要求，公共服務(wù)也只能大打“折扣”了。

（三）館藏檔案資源開放與共享欠缺

一是檔案開放程度不足。館藏檔案的開放與共享，存在著泄密檔案信息、加劇檔案磨損、檔案開放鑒定標(biāo)準(zhǔn)難把握、會產(chǎn)生不安定因素等諸多問題，許多基層檔案館對館藏檔案資源的開放與共享一直都比較謹(jǐn)慎。盡管“檔案開放”早已寫入《檔案法》和《檔案法實施辦法》，但絕大多數(shù)基層檔案館為了維護(hù)國家利益和規(guī)避責(zé)任風(fēng)險，還是理性地選擇了“保密優(yōu)先”的“限制性”開放原則。因此，基層檔案館的館藏資源一直是處于“半遮半掩”的開放狀態(tài)，這與經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家檔案開放比率普遍在90%以上相比，顯然是相當(dāng)不足的。

三、檔案館工作人員因素

檔案館工作人員素質(zhì)是影響基層檔案館提升公共服務(wù)能力的重要因素，由于受體制、編制等因素影響，急需的科技、外語、歷史等專業(yè)人才無法進(jìn)入到基層檔案館，造成專業(yè)人才緊缺，年齡結(jié)構(gòu)老化，不能適應(yīng)檔案工作信息化、數(shù)字化建設(shè)的需要，這種現(xiàn)狀在全國的縣級綜合檔案館尤其突出。

（一）觀念有待更新

首先是基層綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)隊伍中許多人是來自其他行業(yè)，面對不熟悉的業(yè)務(wù)和相對清閑的工作，多半會選擇維持檔案館以往的工作作風(fēng)，少有改革的沖動與熱情。其次是由于受到歷史因素的影響，基層檔案館基本處在一種“封閉”“半封閉”的狀態(tài)中。檔案工作人員在一種與外界接觸不多的環(huán)境中自成體系地工作著，自然容易形成一種因循守舊、墨守成規(guī)的工作方法和不求有功、但求無過的工作態(tài)度，這也阻礙了基層檔案館公共服務(wù)能力的提升。

（二）文化程度有待提高

目前，我國基層檔案館工作人員的文化程度還存在著不合理現(xiàn)象。據(jù)筆者調(diào)查，本市2015年度14個綜合檔案館的工作人員總計157人，碩士研究生只有3人，只占到總?cè)藬?shù)的1.91%。檔案館作為一個具有文化性質(zhì)的公益性服務(wù)機(jī)構(gòu)，以這樣的人員文化層次很難去提升文化服務(wù)的水平和公共服務(wù)的能力。因此，提高我國基層檔案館工作人員的文化程度是一個非常緊迫的問題。

（三）專業(yè)化程度有待提高

我國基層檔案館工作人員畢業(yè)于檔案學(xué)專業(yè)的人員比例一直比較偏低。以筆者所在的市級檔案館為例，現(xiàn)定編32個人，真正受過正規(guī)檔案學(xué)專業(yè)教育的工作人員只有2名，1名是本科，另1名是專科，占總?cè)藬?shù)的6.25%。這就說明從全國40多所高校培養(yǎng)出來的檔案專業(yè)化人才，絕大部分都沒有充實到最需要他們的基層檔案館去，而基層從事檔案工作的人員也絕大部分都是非檔案專業(yè)人才。市級以下檔案館目前的這種檔案專業(yè)人才缺失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了基層檔案館公共服務(wù)工作的開展。

四、新技術(shù)應(yīng)用因素

當(dāng)前，新技術(shù)的應(yīng)用需要足夠的資金、規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和大量的專業(yè)技術(shù)人才，三者缺一不可，這就給新技術(shù)是否能夠很好地應(yīng)用于基層綜合檔案館公共服務(wù)中帶來了不小的障礙。

（一）資金投入不足

目前，我國新技術(shù)應(yīng)用的開支，主要是用于購買掃描儀、刻錄機(jī)、計算機(jī)、光盤、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)線路等基礎(chǔ)設(shè)施，支付數(shù)字檔案館運(yùn)行時所需要的數(shù)據(jù)庫更新、軟硬件開發(fā)及維修升級、人員培訓(xùn)費(fèi)用以及數(shù)字化檔案館信息資源建設(shè)中對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描著錄時所需的外聘、外包等費(fèi)用。而我國基層綜合檔案館經(jīng)費(fèi)來源全部是靠國家財政撥付，有些地方財政不足，根本不可能滿足檔案館這種高成本開支，這也就阻礙了新技術(shù)在基層檔案館公共服務(wù)中的應(yīng)用。

（二）缺乏統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

新技術(shù)應(yīng)用到我國的基層綜合檔案館比較晚，進(jìn)入21世紀(jì)才迅速發(fā)展起來，檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范都相對滯后。另外，我國基層綜合檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)的時間前后有20多年的時間跨度，也就造成了在數(shù)字化軟件開發(fā)過程中“各自為政”“各行其是”的狀況，而且大多是依據(jù)本館財力情況來設(shè)計開發(fā)軟件的，其結(jié)果就是軟件的應(yīng)用效果參次不齊，可拓展性、兼容性、通用性不理想，無法進(jìn)行館際、館室之間的信息共享。以筆者所在市檔案館所用的數(shù)字化軟件為例，10多年之間，相繼用過柯蘭德軟件、杰瑞軟件、八九數(shù)碼軟件，這三者之間根本達(dá)不到完全的兼容性，給檔案館的服務(wù)工作帶來了不小的被動性。

（三）缺乏新技術(shù)應(yīng)用人才

基層檔案館公共服務(wù)涉及到的信息化技術(shù)應(yīng)用，主要有軟件的開發(fā)與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)頁面的設(shè)計、網(wǎng)站的建設(shè)與維護(hù)、檔案數(shù)字化等。而在應(yīng)用過程中急需能熟練運(yùn)用檔案數(shù)字化軟件、能及時更新網(wǎng)頁、能及時維護(hù)或維修網(wǎng)站的技術(shù)人員；在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中經(jīng)常需要外包、外聘，難免會有檔案泄密的隱患，這就需要懂法律的專業(yè)人才。目前，這種既懂技術(shù)又懂法律的人才在市級以下檔案館是奇缺的，而培養(yǎng)這樣的人才既需時間又需經(jīng)費(fèi)，如果直接調(diào)入或選入，又會因不懂檔案知識而無法正常開展檔案工作。因此，既懂新技術(shù)又懂法律的復(fù)合型檔案人才的缺乏阻礙了新技術(shù)應(yīng)用。

總之，我國的基層檔案館，尤其是市級以下的綜合檔案館開展公共服務(wù)還存在著許多制約因素，解決掉這些阻礙性的因素，使我國的基層綜合檔案館真正發(fā)展成為公共服務(wù)型的檔案館，是目前基層檔案館必須關(guān)注的一個重要課題。

（作者單位：煙臺市檔案局）