淺析如何加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案管理工作

文·李敏

淺析如何加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案管理工作

文·李敏

引言

檔案是依據(jù)、是資源、是財(cái)富，是一種潛在的生產(chǎn)要素和生產(chǎn)力發(fā)展的橋梁與紐帶。檔案管理工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的一項(xiàng)崇高事業(yè)。重視檔案工作對(duì)于維護(hù)機(jī)關(guān)和部門歷史真實(shí)面貌，規(guī)范機(jī)關(guān)和部門管理，提高工作效率和工作質(zhì)量，以及推動(dòng)各項(xiàng)工作不斷開拓創(chuàng)新都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

現(xiàn)狀分析

檔案作為特殊的信息載體，有著原始性、真實(shí)性、完整性、嚴(yán)肅性和長期性的特點(diǎn)，檔案的收集又涉及到各項(xiàng)工作的全領(lǐng)域和全過程，具有很強(qiáng)的程序、規(guī)范和權(quán)威性要求。雖然我們的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成績，但與形勢發(fā)展、時(shí)代要求和現(xiàn)實(shí)工作需要還存在相當(dāng)大的差距。主要表現(xiàn)：

（一）觀念意識(shí)跟進(jìn)不到位。一是領(lǐng)導(dǎo)重視和關(guān)注不夠。檔案工作相對(duì)于機(jī)關(guān)前沿業(yè)務(wù)是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，導(dǎo)致各項(xiàng)制度和機(jī)制不健全，人、財(cái)、物缺乏應(yīng)有的保障，尤其是檔案工作人員的能力培養(yǎng)和經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。二是工作因循守舊，不能與時(shí)俱進(jìn)。面對(duì)迅猛發(fā)展的新形勢，我們?nèi)狈εc時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新和拼搏進(jìn)取的勇氣，還停留在只注重管理公文、財(cái)務(wù)、執(zhí)法類等業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，其他范疇如科技、文化、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)類等在現(xiàn)階段發(fā)揮重要作用的檔案管理不到位；有的存在應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象或者檔案資料不夠完整甚至重要檔案資料缺失；有的看不到大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢，主動(dòng)與科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化接軌的改革意識(shí)欠缺；所有這些，都是檔案管理工作的一大硬傷。三是檔案工作宣傳力度不強(qiáng)。相當(dāng)一部分同志欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集和深度利用的意識(shí)比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。

（二）軟硬件建設(shè)不完善。一是檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)不夠健全。表現(xiàn)為：機(jī)關(guān)對(duì)基層檔案工作實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)的職能不到位，基層單位專職檔案管理員沒有落實(shí)到位，兼職人員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到具體科室和崗位，各級(jí)檔案管理的指導(dǎo)協(xié)調(diào)職責(zé)還不明確，管理職能難以落實(shí)。二是檔案管理員隊(duì)伍整體素質(zhì)亟待提升。目前，檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平總體不高，大多未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)或落實(shí)持證上崗，尤其是缺乏與適應(yīng)形勢發(fā)展的專家型、創(chuàng)新型管理人才；檔案管理員很多是由內(nèi)勤兼職，精力不足，經(jīng)常發(fā)生移交材料不及時(shí)、不齊全或者歸檔材料丟失等問題。三是檔案管理制度不夠健全完善。省、市制訂的許多專業(yè)檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)未能得到貫徹落實(shí),有的檔案收集、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)還不夠明細(xì)，有的缺少有針對(duì)性和可操作性的檔案分類方法和歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，有的缺乏必要的崗位目標(biāo)職責(zé)、監(jiān)督制約和績效考核機(jī)制。四是檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)形勢發(fā)展和工作需要。有的檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不安全、不規(guī)范；有的沒有專門的閱覽室或者功能單一、“三室”不分、基礎(chǔ)條件差；有的受辦公條件限制，無法落實(shí)專用檔案庫室，甚至分散在各職能科室；有的館(室)藏結(jié)構(gòu)不合理,門類單一、載體單一、內(nèi)容單一；有的館（室）設(shè)施設(shè)備簡陋，尤其是現(xiàn)代化檔案裝具和科技設(shè)施設(shè)備的配備明顯滯后，遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

（三）信息和網(wǎng)絡(luò)化管理滯后。一是檔案信息化建設(shè)推進(jìn)力度不夠。加強(qiáng)新形勢下檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段，而目前在信息化改革迅猛的時(shí)代背景下，各級(jí)各部門的檔案信息化程度不高，發(fā)展較為緩慢。二是基層檔案信息始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。主要是缺乏主動(dòng)、深入、系統(tǒng)的調(diào)查研究和編研工作，表現(xiàn)為：在日常工作中不重視和注意信息資料的有效開發(fā)，使檔案信息處于封閉狀態(tài)，傳輸功能低，共享性差，不能充分發(fā)揮檔案在基層工作中的作用，形成檔案利用的良性循環(huán)；只重視檔案部門內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測機(jī)關(guān)及社會(huì)對(duì)館藏信息的需求；只重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；只重視以實(shí)體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。三是積極應(yīng)對(duì)和迅速適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的能力差。隨著電子政務(wù)的推廣，以影像資料形式保存的非紙質(zhì)檔案也越來越多，如何實(shí)現(xiàn)這些特殊載體檔案的長期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加強(qiáng)；為了應(yīng)對(duì)持續(xù)快速增長的數(shù)據(jù)量和處理速度需求，需要積極調(diào)研和不斷改進(jìn)升級(jí)檔案管理軟件、檔案管理設(shè)備和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時(shí)一并解決檔案檢索工具單一、繁瑣等問題，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量特別是檔案利用效率；隨著我國數(shù)字檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略的不斷推進(jìn)，以大數(shù)據(jù)理念引領(lǐng)的檔案管理模式必將成為發(fā)展趨勢，如何利用這一創(chuàng)新思維，加強(qiáng)和改革檔案管理工作，并使數(shù)據(jù)檔案資源發(fā)揮其最大的利用價(jià)值，是我們今后很長一個(gè)時(shí)期需要聚力研究落實(shí)的問題。

思路探討

檔案工作看似一項(xiàng)默默無聞的工作，但并非“沉寂無聲”。在現(xiàn)代化條件下，通過嚴(yán)抓檔案源質(zhì)量，不斷改進(jìn)、完善檔案管理手段，大力開發(fā)、挖掘檔案信息資源，可以全面提升檔案管理“有為”的新形象，進(jìn)而推動(dòng)部門工作卓有成效地開展。

（一）從主觀要素入手，全力提升檔案工作的軟實(shí)力。一是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要積極爭取上級(jí)政府支持，將檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案軟硬件建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，擺上各級(jí)各部門的重要工作議程，要健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從人、財(cái)、物各方面給予充分保障。二是要轉(zhuǎn)變觀念。要主動(dòng)適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，從單純注重文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重其他門類檔案管理，從注重機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案工作轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重所屬單位檔案工作，從注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)注重檔案信息管理，用改革的精神研究新情況, 解決新問題, 不斷地把檔案事業(yè)推向前進(jìn)。三是要健全組織。要建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以機(jī)關(guān)綜合檔案室為中心，各基層單位共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)；要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)建檔，逐級(jí)負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制；要盡力配齊配強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才，不斷加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、大數(shù)據(jù)知識(shí)、應(yīng)急處突能力與信息網(wǎng)絡(luò)管理等相關(guān)的知識(shí)的繼續(xù)教育，努力提升檔案人員專業(yè)水準(zhǔn)和保持檔案隊(duì)伍的持續(xù)穩(wěn)定。四是要規(guī)范管理。要認(rèn)真梳理現(xiàn)行各類檔案管理具體規(guī)章制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷完善檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度；要進(jìn)一步明確檔案管理的基本工作要求和檔案人員的崗位責(zé)任制度，規(guī)范日常檔案管理；要把檔案工作納入年度目標(biāo)管理考核范圍，；進(jìn)一步完善檔案管理監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的相關(guān)制度，加大考核獎(jiǎng)懲力度，調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性。五是要改革創(chuàng)新。要主動(dòng)推進(jìn)信息化建設(shè)，既要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔和對(duì)歷年文件材料掃描錄入系統(tǒng)管理，又要積極研發(fā)升級(jí)檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，更新現(xiàn)代化管理和宣傳技術(shù)，使檔案管理更加科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、簡易化和高效化；要主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，及時(shí)了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，學(xué)會(huì)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理和檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，做到既務(wù)實(shí)又創(chuàng)新；要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，著力提高全民檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理利用的最大效益化。

（二）從客觀要素入手，全力提升檔案工作的硬實(shí)力。一是加強(qiáng)硬件建設(shè)。對(duì)已建檔案庫（室）要嚴(yán)格落實(shí)“九防”要求，適時(shí)檢查整改存在的安全隱患，必要時(shí)及時(shí)提出調(diào)整、修繕或改建意見，同時(shí)努力改善設(shè)備、整合資源，有效緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的問題；對(duì)新建檔案庫（室）要超前謀劃、提前介入，切實(shí)做好規(guī)劃建設(shè)工作，同時(shí)高標(biāo)準(zhǔn)配好適應(yīng)形勢發(fā)展要求的檔案安全保護(hù)設(shè)施和現(xiàn)代化辦公設(shè)備。二是推進(jìn)信息化建設(shè)。根據(jù)形勢發(fā)展和實(shí)際需要，配備和更新必要的信息化設(shè)備，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)互通，資源共享；進(jìn)一步提高檔案庫房和各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強(qiáng)對(duì)電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索，保障新型檔案保存的長久性和安全性。三是探索“大數(shù)據(jù)平臺(tái)”建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，一切具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物都將被視為檔案，并以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主向表格、網(wǎng)頁、音視頻、圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)傾斜。檔案服務(wù)也將朝著社會(huì)化、多元化、開放性和先進(jìn)性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)以個(gè)性化的需求為導(dǎo)向提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧化服務(wù)。因此，檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)總體架構(gòu)應(yīng)按照實(shí)際內(nèi)容的應(yīng)用流程實(shí)現(xiàn)，即數(shù)據(jù)的采集、智能處理、數(shù)據(jù)挖掘與智能搜索應(yīng)用平臺(tái)。面對(duì)大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算為檔案信息服務(wù)及檔案管理注入了新的活力，即云計(jì)算為大數(shù)據(jù)提供了有力的工具和途徑。云計(jì)算的應(yīng)用，硬件將不再受限制，將來可能依靠瀏覽器就能滿足用戶的需要，這將產(chǎn)生多方面的成本效益，如節(jié)約使用面積、電源和制冷消耗，更大限度地打破封閉的格局，使檔案資源達(dá)到更好的應(yīng)用效果，但也存在規(guī)范性、可用性、安全性和保密性等方面制約，需要多方面努力探索和實(shí)踐。

（三）從管理要素入手，全力提升規(guī)范創(chuàng)新的執(zhí)行力。一是要把握材料收集的“三個(gè)結(jié)合”。即：理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、完善收集制度等來指導(dǎo)材料收集，同時(shí)通過認(rèn)真總結(jié)收集工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)來不斷豐富完善理論知識(shí)和規(guī)章制度；廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，千方百計(jì)地收集各種門類和載體的文件資料；把握時(shí)限與拓展范圍相結(jié)合，既要樹立“將事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與”的新理念，做到規(guī)律性材料定時(shí)收集，重要材料即時(shí)收集，其他有價(jià)值的材料隨時(shí)收集，又要做到不能僅局限于紙質(zhì)載體，還應(yīng)收集包括錄音帶、光盤、重要活動(dòng)的攝影、攝像等特殊載體檔案，以豐富檔案內(nèi)容。二是要增強(qiáng)材料歸檔的“三個(gè)意識(shí)”。即：保證文件、材料歸檔的及時(shí)意識(shí)，有效避免歸檔文件不到位給檔案利用工作帶來極大的不便；保證歸檔文件、材料齊全完整歸檔的全面意識(shí)，保證檔案材料的有機(jī)關(guān)聯(lián)和齊全有效，根除“事后打包材料”；增強(qiáng)文件、材料歸檔的質(zhì)量意識(shí) ，嚴(yán)把鑒定和保管關(guān)口，去除厚厚的“無用檔案”，確保存檔價(jià)值，避免資源重復(fù)浪費(fèi)。三是要嚴(yán)把檔案保管的“三個(gè)關(guān)口”。即：把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性；把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。四是要抓好檔案開發(fā)利用的“三個(gè)創(chuàng)新”。即：走好“特色創(chuàng)新”之路，要實(shí)現(xiàn)所藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”，更要突出本機(jī)關(guān)、本部門的“本館特色”，并在實(shí)踐中將二者互為依托又互相補(bǔ)充；走好“精品創(chuàng)新”之路，既要安排專業(yè)檔案工作人員嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷、保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問題杜絕在進(jìn)館前，又要定期對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定，剔除無保存價(jià)值的案卷，同時(shí)又要不斷學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的檔案裝訂、歸檔和保管經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案工作簡易化、人性化、規(guī)范化、科學(xué)化；同時(shí)，要探索走好“價(jià)值創(chuàng)新”之路，立足信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下如何加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學(xué)檢索體系，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大利用化和效益化。

（四）從應(yīng)用要素入手，全力發(fā)揮檔案利用的生產(chǎn)力。一是要增強(qiáng)檔案利用的意識(shí)。我們要改變檔案利用觀念，自覺強(qiáng)化檔案意識(shí)，注重檔案查閱利用，善于利用檔案為工作服務(wù)，尤其是在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，更要將網(wǎng)上信息系統(tǒng)、檔案資料查詢利用作為一項(xiàng)規(guī)定動(dòng)作，提高工作效率。二是要增強(qiáng)檔案開發(fā)意識(shí)。要積極做好檔案的開發(fā)利用，積極挖掘檔案資源，努力把“死檔案”變成“活信息”，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上下功夫，提高檔案利用效果。同時(shí)，要充分開發(fā)現(xiàn)有檔案，通過加工、處理，使其變成更有價(jià)值的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。 三是要增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)。檔案工作的生命力在于服務(wù)，要圍繞服務(wù)做文章，多方拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，一改“守?cái)偪袋c(diǎn)、坐等上門”查檔的現(xiàn)狀，變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門服務(wù)，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。四是要增強(qiáng)“大數(shù)據(jù)”意識(shí)。要結(jié)合信息化建設(shè)的推進(jìn)。善于梳理整理不涉及機(jī)密的利用率高的檔案信息并錄入電子化檔案管理系統(tǒng)，建立公布完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便上網(wǎng)查詢，提高檔案的社會(huì)利用率；同時(shí)，大膽探索如何利用大數(shù)據(jù)思維，將檔案部門掌握的大量的第一手?jǐn)?shù)據(jù)，通過“加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”，合理開放，使數(shù)據(jù)資源發(fā)揮其最大的利用價(jià)值，進(jìn)一步擴(kuò)大社會(huì)化影響。

（作者單位：招遠(yuǎn)市交通運(yùn)輸局）