信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件

盧麗慧

河北省石家莊市第一醫(yī)院

信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件

盧麗慧

河北省石家莊市第一醫(yī)院

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，信息化建設已融入到各行各業(yè)的發(fā)展改革之中。人力資源檔案管理作為企事業(yè)單位管理中的一個重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的管理模式下需要處理大量的紙質文字、數據資料，工作量十分冗雜。信息化建設的引入則可以有效提升人力資源檔案管理的質量和效率，是檔案管理中一個十分必要的環(huán)節(jié)。本文即將針對這種必要性做出相關分析，并就如何為信息化建設提供保障做出具體闡述。

信息化建設；人力資源；檔案管理；必要性；保障條件

1.引言

在現代信息技術飛速發(fā)展、人類社會全面進步的今天，先進技術和先進管理理念的廣泛引入，為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展開辟了新的途徑。人力資源檔案管理作為檔案管理的重要方面，必須打破傳統(tǒng)紙質檔案的發(fā)展歷史和管理模式，充分利用電子化、網絡化和數字化檔案載體手段，加快自身信息化建設的進程，不斷提高檔案管理與利用效率，實現人力資源檔案信息資源的共享。然而，新生事物的出現難免要面臨一系列阻礙，因此，必須在人力資源檔案管理中提供應有的保障條件，方能實現信息化建設的切實落實及快速發(fā)展。

2.信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性

2.1 信息化建設是人力資源檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的必然要求

社會發(fā)展離不開人才，各企事業(yè)的發(fā)展同樣如此。為能夠在競爭日趨激烈的當代市場中獲取更好的發(fā)展機遇，各單位迫切需要爭取到更多的人才并同時做好本單位的人才資源管理。因此，人力資源檔案管理成為各企事業(yè)單位越來越看重的一項工作。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，檔案管理人員通常要長期應對大量的紙質文字及數據，工作量繁重，且效率較低。這樣的管理模式顯然已很難滿足當今環(huán)境下各單位對人才的迫切需求。為此，開展信息化建設改革已成為當前人力資源檔案管理工作中的必然要求。通過建立人力資源信息數據庫，將各類信息進行匯總、分類，能夠實現對各部門人員信息的快速查詢和維護，大大提升了檔案管理效率，同時也降低了檔案管理人員的工作負擔。這對于各企事業(yè)單位提升人才管理質量而言是十分有利的。

2.2 人力資源檔案的現代化管理離不開信息化建設

在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式之下，人才信息處在一種半封閉的狀態(tài)中，通常只有本單位、本部門才能對某個員工的信息有比較準確的把握。隨著社會發(fā)展對于信息共享需求的不斷增加，這種人才信息封閉式的管理顯然已無法適應當代市場的發(fā)展需求。提升人才資源透明度、擴大信息共享，已成為人力資源檔案現代化管理的必經之路。誠然，信息共享并不意味著對本單位人才資源的和盤托出，而是通過共享平臺進行人才交流，幫助各企業(yè)實現更好的協(xié)商合作、互通有無。

2.3 信息化建設有利于人力資源檔案管理服務水平的提升

人力資源檔案管理的最終目的在于為各企事業(yè)單位提供人力信息服務，當單位的某個部門需要了解某位員工的信息資料時，能夠在短時間內提供準確、充足、恰當的信息。然而，要實現這一點在過去的檔案管理工作中卻是一項嚴峻的挑戰(zhàn)。特別是對于一些規(guī)模較大的單位而言，職工數量大，流動性強，每天要面對的檔案整理工作量巨大，并在很難在比較短的時間內找到準確的對應信息滿足相應的部門需求。信息化建設的推廣恰恰可以使這一問題得到比較有效的解決。

3.信息化建設在人力資源檔案管理中的保障條件

3.1 引進先進的信息化設備

“工欲善其事，必先利其器。”雖然上文中分析了大量信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性，但是沒有配套電子設備的支持，這些理念只能成為一紙空談。因此，為保障單位檔案管理信息化改革的快速推進，各企事業(yè)單位首先應完成計算機的配備。就目前來看，我國中、東部大部分地區(qū)各單位已經完成了計算機設備的供給配置，然而在西部偏遠地區(qū)，特別是一些比較貧困的山區(qū)，還沿用著傳統(tǒng)的紙質檔案記錄的管理模式。針對這些地區(qū)，國家應給予一定的資金支持，幫助其盡早完善人力資源檔案管理的設施配備，提升檔案管理質量與效率。

3.2 完善組織領導體系

一項新的改革工作能否得到順利開展，與單位領導的管理理念是密不可分的。這就是為什么在同樣的市場環(huán)境和相似的資源占有率的情況下，有的企業(yè)能夠抓住時機，順勢而上，實現自身的快速發(fā)展及擴張；而有的企業(yè)會越做越小，最終難免被吞并甚至倒閉的厄運。因此，各單位領導應加強對人力資源檔案管理工作中信息化建設的重視。只有這樣，整個單位在推進信息化建設的過程中才能充滿干勁，從而取得較好的改革成果。

3.3 提升人力資源檔案管理隊伍業(yè)務水平

人力資源檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在技術方面還有著很大的不同之處。因此，需要檔案管理人員具備相應的計算機及網絡使用及管理技術，這便對各單位原有的檔案管理人員提出了比較高的技術要求。為此，各單位需組織檔案管理部門的職工定期參與職業(yè)技術培訓課程，通過崗后培訓的方式掌握信息化檔案管理后所必須具備的職業(yè)技能。此外，還可根據需要聘用新的人力資源檔案管理人員參與到信息化檔案管理工作中，在維護檔案管理工作正常開展的同時幫助原有的員工提高業(yè)務能力，促進單位人力資源檔案管理工作信息化建設的快速完善。

4.結語

總之，信息化建設是當代人力資源檔案管理的必然選擇，也是將來一段時期人力資源檔案管理最為主要的推動力量。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在我國已沿用了數十年的時間，因此在信息化改革過程中難免會出現許多的不適應現象，因此必須不斷完善保障條件，提升人力資源檔案管理的管理隊伍整體水平，完善相應設施配備，最終促進我國人力資源檔案管理信息化建設的不斷發(fā)展。

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盧麗慧（1988-），女，漢族，河北省石家莊市人，內蒙古大學公共事業(yè)管理專業(yè)，石家莊市第一醫(yī)院，職工。