強化企業(yè)合同管理 依法合規(guī)運行的建議

楊 錦

中鐵華鐵工程設(shè)計集團有限公司，北京 100071

?

強化企業(yè)合同管理 依法合規(guī)運行的建議

楊 錦

中鐵華鐵工程設(shè)計集團有限公司，北京 100071

現(xiàn)代社會可以說是一個合同社會。合同是連接一個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營或運營的紐帶，是最基本的法律關(guān)系，任何一方違反合同都是要受到法律法規(guī)制裁的。一個企業(yè)經(jīng)營成敗與合同和合同管理有著密切的關(guān)系。隨著市場經(jīng)濟、法治社會的不斷發(fā)展，都對企業(yè)合同管理提出了更高的要求。

合同管理；依法合規(guī)；企業(yè)

合同是平等主體民事權(quán)利義務(wù)意思表示一致的協(xié)議。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會主義法治建設(shè)的不斷完善，許多企業(yè)已經(jīng)逐步成為自主經(jīng)營的市場主體，加之市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀需求以及合同管理問題的存在，所以，當(dāng)前企業(yè)的合同管理要以市場經(jīng)濟要求為出發(fā)點和落腳點，以依法合規(guī)運行為準(zhǔn)則，強化企業(yè)合同管理工作。

本文以強化企業(yè)合同管理，依法合規(guī)運行提出一些建議：

一、強化企業(yè)合同管理依法合規(guī)運行的重要性

依法合規(guī)通常情況下包含以下三層含義：遵守規(guī)制，即企業(yè)內(nèi)部包括企業(yè)的商業(yè)行為準(zhǔn)則；遵守規(guī)范，即道德規(guī)范以及職業(yè)操守等；遵守法規(guī)，即國家法律法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定。

(一)強化合同管理依法合規(guī)運行有助于維護企業(yè)權(quán)利與利益

強化合同管理依法合規(guī)一方面為維護企業(yè)的權(quán)利和利益提供了依據(jù)和保障，另一方面有利于完善合同條款和對合同履行進行實時把控，如果對方違約，可以及時追究對方責(zé)任，將公司損失降到最低。

(二)強化合同管理依法合規(guī)運行是規(guī)范企業(yè)正常經(jīng)營的重要保證

隨著國內(nèi)經(jīng)濟不斷國際化趨勢的發(fā)展，國內(nèi)企業(yè)發(fā)展也需要融入世界經(jīng)濟一體化的大環(huán)境中，所以，企業(yè)經(jīng)營活動中的各個種要素資源的重組流動也更多、范圍也更加廣泛，而合同是規(guī)范企業(yè)正常經(jīng)營的重要載體。從企業(yè)項目的論證決策、前期相關(guān)材料審批到具體簽訂合同、履行合同，不管是從實質(zhì)內(nèi)容來說，還是在程序上來說，依法合規(guī)都貫穿于整個過程。強化合同管理依法合規(guī)可以使合同的簽訂履行更加能夠適應(yīng)企業(yè)與內(nèi)外環(huán)境的互動要求。守規(guī)章，依法管理，守合同，依法經(jīng)營，是培育企業(yè)良好信譽的重要手段和途徑，只有這樣，一個企業(yè)才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

(三)強化合同管理依法合規(guī)運行是減少經(jīng)濟糾紛的重要保證

中鐵華鐵雖然是重組成立時間不長，目前面臨管理格局復(fù)雜，專業(yè)多，層級廣，涉及面比較廣泛，防控難度大等問題。法律合規(guī)部主責(zé)的經(jīng)營風(fēng)險主要是合同風(fēng)險，其原因包括合同簽訂不公平，違約處理不及時，合同修正溝通的不一致，所以，防范經(jīng)營風(fēng)險的關(guān)鍵就是把住合同這個關(guān)口。強化合同管理依法合規(guī)有助于提高全員意識，保證合同的合法性和完整性，是企業(yè)防范法律風(fēng)險的根本之策。

二、企業(yè)合同管理中存在的問題

(一)合同簽約不及時，合同法律意識淡薄

目前，在簽訂工程設(shè)計及監(jiān)理合同過程中，存在合同簽約不及時，工程設(shè)計及監(jiān)理條款不完善的現(xiàn)象。究其原因，首先是工程設(shè)計及監(jiān)理牽扯的環(huán)節(jié)多、任務(wù)量大，要想做到面面俱到，有很大的困難。如若在合同中涵蓋所有環(huán)節(jié)，這無疑加大了合同制定的難度。其次是企業(yè)法律意識不強，簽署高額工程項目合同時往往將簽訂合同流于形式，并沒有對合同條款進行仔細(xì)推敲，沒有對違約責(zé)任和違約條款等作具體明確的規(guī)定，權(quán)、責(zé)、利不明，給合同糾紛、損失以及經(jīng)濟風(fēng)險留下了隱患。最后是缺乏一個完全法治化的社會環(huán)境，合同法律體系不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

(二)工程設(shè)計及監(jiān)理合同管理不完善

根據(jù)合同管理規(guī)定，工程項目中簽訂的合同都應(yīng)由專門的合同管理部門進行規(guī)范化管理，對于合同的簽訂和管理也要有明確的制度，例如，合同應(yīng)該由哪個部門來制定和審核，又需要履行什么樣的簽字程序，工程設(shè)計圖紙又該通過什么渠道來進行傳遞和提交，設(shè)計工作量怎樣審核以及如何支付費用等。在實際工作中，工程設(shè)計監(jiān)理合同管理并不完善，從而導(dǎo)致沒有辦法有效的監(jiān)督工程設(shè)計合同，無法保障其合理合法的執(zhí)行。

(三)管理人員依法合規(guī)責(zé)任意識不強，合同管理違規(guī)處罰力度不大

企業(yè)合同管理上的一些問題，其實一定程度上是由于一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員依法合規(guī)意識不強。盡管很多企業(yè)依法合規(guī)工作在不斷深入，企業(yè)干部和員工依法合規(guī)意識有了一定的提升，但是仍有一些部門工作人員存在僥幸心理，沒有對企業(yè)合規(guī)管理相關(guān)職責(zé)給予足夠的重視，仍然是原習(xí)慣舊做法，把合同單純的理解為僅僅是結(jié)算的一道手續(xù)，不嚴(yán)格按照合同的約定來履行各自的職責(zé)，這種認(rèn)識上的偏差使其放松了對自身的合規(guī)要求，面對激烈的市場競爭可能會鋌而走險，更有甚者會觸犯國家法律法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定，不僅給個人和企業(yè)會帶來經(jīng)濟損失，而且會給企業(yè)的名譽造成不良影響。企業(yè)在檢查發(fā)現(xiàn)合同管理出現(xiàn)違規(guī)行為時，并沒有嚴(yán)格按照公司的規(guī)章制度來進行考核處罰，這也導(dǎo)致了違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。

(四)合同管理工作基礎(chǔ)薄弱

首先是合同管理人才缺乏，對合同管理人才培養(yǎng)不夠重視。合同管理是一項知識面廣、專業(yè)性強的管理工作，管理人員必須具備多方面的知識和能力，既要懂預(yù)算、財務(wù)、金融，又要懂稅務(wù)、法律、保險。但是由于我國的合同管理起步比較晚，企業(yè)本身就缺乏專業(yè)的合同管理人才，再加上外部環(huán)境不規(guī)范等諸多因素的影響，所以，在企業(yè)內(nèi)部該沒有形成重視合同以及重視合同管理人才培養(yǎng)這樣一種意識和一種環(huán)境氛圍。

其次是合同示范文本不規(guī)范。雖然我國早已制定了合同示范文本，而且很多企業(yè)在針對合同應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)文本上做了很多工作，但是仍然有很多企業(yè)合同還是沒有采用合同示范文本，導(dǎo)致合同條款約定不明確、不規(guī)范，責(zé)任劃分不清，缺少行之有效的處罰辦法。

另外，企業(yè)合同審查審批流程節(jié)點多、效率低。企業(yè)一方面本著從嚴(yán)管理的原則，設(shè)置審批流程時需要充分考慮所有要求，既要滿足制度要求，又要滿足管理部門在各方面的監(jiān)控，這就造成了審批流程長、環(huán)節(jié)多。另一方面部分審查審批人員還不是很適應(yīng)網(wǎng)上審批流程，導(dǎo)致待辦業(yè)務(wù)處理不夠及時、審批質(zhì)量也不高，則影響了合同審查審批的效果。

三、強化合同管理依法合規(guī)運行的建議

企業(yè)應(yīng)將依法合規(guī)貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程，貫穿于合同管理得全過程。

(一)提高依法合規(guī)意識，健全合同管理制度

要使合同管理科學(xué)化、規(guī)范化、法律化，首先要提高員工依法合規(guī)的責(zé)任意識，完善合同管理制度入手。根據(jù)我國《合同法》和相關(guān)規(guī)定并結(jié)合單位的實際情況制定切實可行的合同管理制度，包括合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎懲制度、合同的簽訂、審批、審查、登記、法人授權(quán)委托辦法、合同示范文本管理、合同專用章管理、合同定期統(tǒng)計與考核審查、合同履行與糾紛處理等，使合同管理工作有章可循。與此同時，要加大依法合規(guī)教育宣講力度，以“依法治企，合規(guī)經(jīng)營”為主題核心，采用宣講案例、推廣經(jīng)驗等方法，保證每一名員工將依法合規(guī)理念牢記心中，要將制度要求在生產(chǎn)經(jīng)營的每一個環(huán)節(jié)上都有所體現(xiàn)，傳遞落實到每一個工作崗位。

(二)建設(shè)依法合規(guī)管理體系，將依法合規(guī)落實到合同管理中

企業(yè)可根據(jù)自身實際情況，編制統(tǒng)一的依法合規(guī)管理體系，制定依法合規(guī)管理制度，規(guī)范管理、明確管理體制等，建立操作性較強的管理行為規(guī)范。除此之外，還應(yīng)將依法合規(guī)真正落實到合同管理中，從準(zhǔn)備合同到終結(jié)合同，對其中的每一個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格依法合規(guī)運行，從而全面提高企業(yè)管理水平。

(三)抓好合同管理基礎(chǔ)工作

基礎(chǔ)是一切工作的前提條件，所以，要想強化合同管理依法合規(guī)經(jīng)營，就要從基礎(chǔ)上抓起。首先要加大合同專業(yè)知識的培訓(xùn)，提升合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低對合同管理質(zhì)量有著重要影響，所以，企業(yè)應(yīng)加強對各級管理人員合同法規(guī)的宣傳教育，以促進各級管理人員轉(zhuǎn)變老舊思維模式，增強法治觀念和風(fēng)險意識。根據(jù)對合同管理人員的具體要求，堅持優(yōu)勝劣汰的原則，通過公開考試和競爭招聘方式來選拔優(yōu)秀合同管理人員，把優(yōu)秀人才安排在合同管理崗位上。人員確定后，還可根據(jù)本單位和市場的實際情況來加強合同管理人員的繼續(xù)教育工作，從各方面來提升合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。其次，結(jié)合企業(yè)實際情況，持續(xù)補充、修訂標(biāo)準(zhǔn)合同文本，細(xì)化規(guī)范質(zhì)量，明確權(quán)和責(zé)，提升文本質(zhì)量。最后，優(yōu)化流程節(jié)點，以促進系統(tǒng)順暢運行，齊抓共管，形成合力，提高審批效果，保障合同及時簽訂。

(四)建立合同管理信息系統(tǒng)

信息是合同管理的窗口，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，為了能夠及時掌握合同的實施情況，應(yīng)將合同管理建立在信息管理的基礎(chǔ)之上，企業(yè)要大力推行合同管理信息化，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進行合同管理，以提高企業(yè)合同管理效率。

(五)設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，加大依法合規(guī)管理的考核力度

按照依法合規(guī)管理要求，改進現(xiàn)有考核指標(biāo)體系，完善對合規(guī)工作及合同履行情況的考核制度，對單位領(lǐng)導(dǎo)班子個其他合同經(jīng)辦人員、管理員以及審核人員都進行嚴(yán)格考核，加強對本單位合同簽訂授權(quán)的管理與控制。與此同時，對合同發(fā)起不及時的，要嚴(yán)格追究合同主辦部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。另外，發(fā)現(xiàn)審查審批延期和審查把關(guān)不嚴(yán)等違規(guī)人員，要按照相關(guān)規(guī)定給予一定的經(jīng)濟處罰和行政處分。

四、結(jié)語

合同管理是一項高智能工作，是項目管理的核心。沒有高效的合同管理，就不能行之有效的進行工程項目管理，所以，強化企業(yè)合同管理依法合規(guī)運行，對于企業(yè)開展經(jīng)濟活動有重要意義，對于企業(yè)的經(jīng)濟利益也有重要影響，它是企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地的保障之一，同時也能夠促進我國經(jīng)濟立法的完善，對于完善市場體制也有促進作用。作為合同管理人員，我們應(yīng)該認(rèn)識到自己的本職工作的重要性，把握好合同管理的每個環(huán)節(jié)，維護企業(yè)利益。

[1]林中文.工程設(shè)計合同管理[M].北京：中國計劃出版社，2010(07).

[2]何靜.加強合規(guī)管理 重塑公司形象[J].北京石油管理干部學(xué)院學(xué)報，2015(06).

[3]熊汝波.強化企業(yè)合同管理依法合規(guī)運行的建議[J].企業(yè)界，2015(07).

[4]王福元.建設(shè)工程合同管理種存在的問題與對策[J].沈陽師范大學(xué)學(xué)報，2010(02).

[5]張婷.合同管理常見問題及對策[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009(08).

[6]曲波，劉詩音.關(guān)于現(xiàn)代工程項目風(fēng)險管理的探討[J].遼寧建材，2010，32(7)：155-156.

F

A

2095-4379-(2017)13-0185-02 作者簡介：楊錦(1972-)，女，北京人，碩士研究生，中鐵華鐵工程設(shè)計集團有限公司，中級經(jīng)濟師，研究方向：法律合規(guī)管理。