博物館數(shù)字化檔案管理之我見

王麗華

博物館數(shù)字化檔案管理之我見

王麗華

博物館檔案是再現(xiàn)博物館發(fā)展歷程的最原始資料。隨著社會的發(fā)展，規(guī)范、合理管理檔案的重要作用愈發(fā)明顯，并且開始走上了數(shù)字化的道路。本文分析了博物館檔案的重要作用和不足，并就如何規(guī)范合理進行數(shù)字化檔案管理提出建議。

博物館 檔案 規(guī)范 數(shù)字化

一、博物館檔案的重要作用

首先，博物館檔案是展示博物館發(fā)展的最原始資料，記載了博物館發(fā)展的大事記，是博物館發(fā)展的真實縮影，體現(xiàn)了博物館從無到有的成長歷程，也體現(xiàn)了博物館工作者的勞動成果。

其次，博物館檔案是進行人文教育的良好載體。博物館檔案除了記載博物館發(fā)展的歷程以外，在檔案之中，還體現(xiàn)了許多人類文明發(fā)展的重要信息，是公眾了解歷史的重要工具。筆者自從事中國客家博物館檔案管理工作以來，通過日常翻閱檔案資料，從中得到了許多有關(guān)客家歷史、文化遺產(chǎn)等信息，對于客家民系的發(fā)展有了一個更全面深刻的理解。

再次，博物館檔案是博物館開展其他業(yè)務(wù)的鋪路石。博物館檔案包含著眾多類型，如人事檔案、藏品檔案、行政檔案、展陳檔案等等，博物館開展各項工作，往往需要借助檔案資料，科學(xué)規(guī)范管理這些檔案，為開展相關(guān)業(yè)務(wù)工作奠定了重要的基礎(chǔ)，最大限度地為其他業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。

二、博物館檔案管理工作存在的不足

（一）博物館數(shù)字化檔案管理意識淡薄

博物館的陳列展覽、科學(xué)研究、館藏管理等業(yè)務(wù)工作都得到了管理者的重視與肯定，并且取得了相應(yīng)的發(fā)展，但在檔案管理方面，難以引起重視，尤其是如何對檔案進行數(shù)字化管理，更是缺乏意識。在一些縣區(qū)博物館，不僅是管理者，即使是檔案管理工作人員，都認為檔案管理工作無足輕重，沒有從根本上意識到科學(xué)合理的數(shù)字化檔案管理對于博物館發(fā)展的重要作用。

（二）博物館檔案管理人員專業(yè)水平有待進一步提高

檔案資料管理是一項較為瑣碎、繁雜的工作，自從筆者從事博物館檔案管理工作以來，深覺除了高度的責(zé)任心和耐心細致的工作態(tài)度，還需要管理人員擁有系統(tǒng)的檔案資料管理業(yè)務(wù)知識，才能對檔案進行科學(xué)、系統(tǒng)的分類管理。但目前眾多博物館的檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力參差不齊，非專業(yè)人員占了很大的比重，就梅州市國有博物館系統(tǒng)，從事檔案管理的人員90%以上為非專業(yè)人員，大都是兼顧管理，或者臨時頂缺。因此，該類人員對檔案管理工作沒有明確的方向，更缺乏檔案管理的基本知識和工作經(jīng)驗，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進一步發(fā)展。

（三）檔案管理方式傳統(tǒng)落后

隨著社會和科技的發(fā)展，檔案管理的方式也開始走向數(shù)字化的道路，這是信息化時代發(fā)展的必然趨勢；而博物館的發(fā)展，也將導(dǎo)致檔案資料的數(shù)量越來越多，類型越來越復(fù)雜，因此，數(shù)字化檔案管理已成為博物館發(fā)展的必然要求。大多數(shù)博物館在檔案管理方式上，依然沿用傳統(tǒng)的方法。以中國客家博物館為例，資料室的檔案管理依然采用人工調(diào)閱、入庫、整理的方法，自主借閱以及數(shù)字化入庫分類、統(tǒng)計分析等方式遠未能實現(xiàn)，同樣的情況也出現(xiàn)在梅州市各縣（市、區(qū)）博物館的檔案管理工作中。值得一提的是，中國客家博物館文物檔案管理近幾年來開始慢慢摒棄了傳統(tǒng)的管理方式，同時借助廣東省第一次全國可移動文物普查的契機，建立起了文物管理數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含了文物的照片、尺寸、來源等等信息，為其他業(yè)務(wù)方面的檔案管理提供了借鑒。

三、數(shù)字化檔案管理方式的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是管理人員根據(jù)自己的經(jīng)驗和判斷，對檔案資料進行歸檔保管，而數(shù)字化檔案管理方式則能夠通過先進的設(shè)備、儀器等對檔案資料建立起信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在進行科學(xué)的收集、保管、研究等方面，較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理有著巨大的優(yōu)勢。

（一）資源利用更加合理，提高經(jīng)濟效益

傳統(tǒng)的檔案管理方式，需要使用柜架、庫房、資料室等等，占用空間大，并且常常以增加辦公人員和辦公經(jīng)費來解決數(shù)量巨大的檔案歸檔、保管問題，致使管理成本大幅上漲；而數(shù)字化檔案管理則可以利用硬盤、磁盤等媒介，把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，儲存空間小，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員精力的浪費。

（二）對環(huán)境要求較低，所受限制小

傳統(tǒng)的檔案容易受到光照、溫濕度、蟲害等因素的影響，尤其是文物檔案，對自然環(huán)境要求高；數(shù)字化檔案管理則能夠通過編程和信息技術(shù)，做到無損要求，更加安全。2013年，中國客家博物館因受到洪澇災(zāi)害，采用傳統(tǒng)方式管理的部分檔案資料受到洪水浸泡而損害，因此，數(shù)字化檔案管理迫在眉睫。

（三）操作更加高效快捷

目前，中國客家博物館的檔案資料在借閱和維護時，仍然需要人工查找，手工填寫借閱表，費時費力，也出現(xiàn)因檔案資料上架分類不科學(xué)，導(dǎo)致借閱檔案難以查找的情況；而數(shù)字化檔案管理把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，及時歸檔，以實現(xiàn)檢索快捷方便，并能盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準(zhǔn)確的檔案信息。而檔案數(shù)字化管理可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，檔案庫也基本從文件實體的保管變成了利用方便的信息控制中心。

（四）有效保護原紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案，尤其是珍貴的文物檔案，記載著各地燦爛的文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，并要想方設(shè)法延長其保存期限?，F(xiàn)行的紙質(zhì)材料難以達到這一目的，數(shù)字化檔案管理能有效地保護檔案原件。通過數(shù)字化處理制作，以數(shù)字化的副本代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，更能避免在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到保護作用，從而從根本上做到保護原件、利用原件，真正發(fā)揮檔案的作用。這一點在文物檔案的管理上尤為顯著，在中國客家博物館的展廳里，雖然標(biāo)識牌說明禁止觸摸展品，但難免有游客會按捺不住好奇心觸碰展品，這對展品來說傷害是非常大的，對紙質(zhì)展品的損害尤為嚴(yán)重，但如果以數(shù)字化展品為主，輔以一件原件，加以通柜保護，則能夠很好地保護展品文物；尤其是歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑能對其進行更好的保護；另外，通過數(shù)字化處理，能有效防止篡改檔案的行為，這對于檔案管理人員來說，能夠很好地規(guī)避責(zé)任，同時對檔案也起了很好的保護作用。

四、博物館數(shù)字化檔案管理的方向

（一）增強博物館檔案管理的意識

面對社會發(fā)展的新形勢，作為博物館檔案管理人員，一定要意識到科學(xué)合理的博物館檔案管理是信息化時代的迫切需求；同時加強對檔案管理工作的宣傳，博物館工作者對檔案管理要有明確到位的認識，對檔案管理工作要有足夠的重視，使檔案管理工作能夠因地制宜高效快捷地開展，保障每一份檔案資料都能規(guī)范登記、保管，充分發(fā)揮博物館檔案的功能。

（二）提高博物館檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

博物館檔案管理工作工作量大、周期長、繁瑣枯燥，既需要我們擁有良好的職業(yè)道德，更需要我們具備過硬的專業(yè)知識，與時俱進學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的相關(guān)知識，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，把基本知識和操作流程貫穿到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，才能適應(yīng)時代的發(fā)展。

（三）建立規(guī)范的數(shù)字化檔案管理模式

博物館數(shù)字化檔案管理是智慧博物館的重要表現(xiàn)，從管理工作的對象——檔案來說，需要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，把檔案的采集、歸檔、查閱、保管等，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，給每一份檔案一個“身份證”，并對入庫的檔案進行后續(xù)更新。目前，中國客家博物館已著手建立數(shù)據(jù)庫，將每個部室的業(yè)務(wù)層層分解，建立起梯狀數(shù)據(jù)庫模式。從管理的主體——管理人員來說，則需要建立數(shù)字化檔案管理制度。科學(xué)合理的制度向來是保障工作順利開展的基礎(chǔ)，中國客家博物館尚處在

數(shù)字化檔案管理的摸索時期，在針對數(shù)字化檔案管理的進程中，一定要有一套完善的統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對檔案入庫要求、分類標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)有一套規(guī)范的流程。

（四）加大資金投入，完善硬件設(shè)施

檔案管理，從某種意義上來說，就是實現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公，那么在博物館數(shù)字化檔案管理建設(shè)的過程中，博物館就必須在各種電子計算機、先進的數(shù)字化設(shè)施設(shè)備以及系統(tǒng)軟件上加大投入，這些都是數(shù)字化檔案管理的基本條件。所以，要真正實現(xiàn)博物館數(shù)字化檔案管理，就要在硬件設(shè)施上完善和同步，為數(shù)字化建設(shè)提供有力的保障。

國家在“十三五”規(guī)劃中，大力倡導(dǎo)博物館科學(xué)可持續(xù)發(fā)展，博物館事業(yè)也日益繁榮，同時也面臨著一些不足，數(shù)字化檔案管理就是一個方面。博物館數(shù)字化檔案管理是建立智慧博物館1的基礎(chǔ)，而這是一項漫長、系統(tǒng)的工作，需要我們著力分析博物館數(shù)字化檔案管理進程中的各類問題，并積極采取應(yīng)對措施，克服不足，使博物館數(shù)字化檔案管理工作日益完善，把檔案的潛在價值最大化，切實推動博物館數(shù)字化檔案管理的建設(shè)。

注釋：

1智慧博物館：智慧博物館是近年來在數(shù)字博物館的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的概念。狹義地說，智慧博物館是基于博物館核心業(yè)務(wù)需求的智能化系統(tǒng)；廣義地講，智慧博物館是基于一個或多個實體博物館（博物館群），甚至是在文物尺度、建筑尺度、遺址尺度、城市尺度和無限尺度等不同尺度范圍內(nèi)，搭建的一個完整的博物館智能生態(tài)系統(tǒng)。

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2016-12-3

王麗華，女，廣東豐順縣人，任職于中國客家博物館。研究方向為客家方言、檔案管理。