對高校教學(xué)單位檔案管理的思考

季軒

摘 要：運用文獻(xiàn)資料分析等方法，對高校教學(xué)單位檔案管理工作進(jìn)行整體分析，從高校教學(xué)單位檔案管理的組成部分出發(fā)，逐個強化每個組成部分，以及協(xié)調(diào)各組成部分之間的關(guān)系，使高校教學(xué)單位檔案管理工作得到整體優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：教學(xué)；檔案；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.01.244

0 引言

2008年8月，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并從9月1日開始實施?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》從七章43條提出了普通高校在檔案管理方面的具體要求，對高校檔案管理的具有指導(dǎo)意義，而且有些規(guī)定非常具體，可以說，該辦法對各高校檔案管理的質(zhì)與量都作出了明確要求。本文在學(xué)習(xí)該辦法的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校教學(xué)單位檔案管理存在的實際問題，展開對高校教學(xué)單位檔案管理涉及內(nèi)容的思考。

1 高校教學(xué)單位檔案管理的組成

高校教學(xué)單位，是對學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)行組織領(lǐng)導(dǎo)和管理的機(jī)構(gòu)或部門，是高校工作的重要部門。教學(xué)由學(xué)生的學(xué)和教師的教組成，高校教學(xué)單位的工作也主要包括兩大方面：學(xué)生的教育和教師的管理。高校教學(xué)單位由此也產(chǎn)生了很多文件需要歸檔管理。涉及到學(xué)生的文件材料歸檔為學(xué)生類，涉及教師的文件材料歸檔為黨群類、教學(xué)類和科研類。

第一，學(xué)生類，學(xué)生的檔案建設(shè)也就是我們常聽到的成長記錄袋。大學(xué)生在校期間，每年都在記錄的內(nèi)容主要有：黨團(tuán)組織檔案、學(xué)習(xí)成績、體質(zhì)健康測試登記卡、獎懲記錄等，這些記錄每年都有新的內(nèi)容加入，在畢業(yè)那年分類統(tǒng)一制作在各個表格中，電子版和紙質(zhì)版都可以查詢到，需要注意的是，學(xué)生每年都要關(guān)注一下，自己在這一年中獲得的新內(nèi)容有沒有加入成長記錄袋。學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生在校期間的所有文件材料都會被裝入個人檔案中，隨后郵寄到學(xué)生簽約的工作單位。

第二，黨群類，教師的民主生活會，日常工作要與時事新聞相結(jié)合。日常工作體現(xiàn)在：年初制定全年工作計劃，年中組織民主生活會，年底進(jìn)行工作總結(jié)。時事新聞體現(xiàn)在：關(guān)注國家政府的最新動態(tài)，及時傳達(dá)會議精神，倡導(dǎo)個人自主學(xué)習(xí)和組織大家集體學(xué)習(xí)。無論日常工作，還是時事新聞，都要做好會議記錄，收集好思想?yún)R報和學(xué)習(xí)心得，每人一個檔案盒進(jìn)行歸檔。

第三，教學(xué)類，教學(xué)是教學(xué)單位的主要工作，關(guān)系著學(xué)校、教師、學(xué)生的競爭力。原先的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）從17個方面規(guī)定了教學(xué)文件材料的歸檔。近些年高校內(nèi)涵式的發(fā)展思路，要求注重自身教學(xué)建設(shè)，我們在歸檔時，不僅要將各項精品內(nèi)容歸好檔，也要將日常工作的內(nèi)容歸好檔，最好將一些有益的教學(xué)實踐活動錄像保存。另外，每學(xué)期學(xué)生各科目成績的統(tǒng)計分析，對教學(xué)質(zhì)量的提升有很大幫助，不僅要歸檔，而且要反饋給教師。

第四，科研類，科研體現(xiàn)著教師的研究創(chuàng)新能力。原先的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1987〕6號）從五章26條規(guī)定了科研材料的歸檔。高校的科研工作非常重要，對本校的教學(xué)工作有很大促進(jìn)作用，也對當(dāng)?shù)仄笫聵I(yè)單位的工作有一定的借鑒作用?，F(xiàn)階段各高校科研管理系統(tǒng)非常方便，只是教師一定要將項目成果等及時錄入系統(tǒng)，每年年底生成電子版結(jié)果，打印紙質(zhì)版后蓋章歸檔。

2 高校教學(xué)單位檔案管理的現(xiàn)狀

高校教學(xué)單位檔案管理始終都在進(jìn)行，但總是處于“有管理卻效率不高”的尬尷地位。首先，文件材料有歸檔但分類不夠細(xì)致。無論是教師還是學(xué)生的材料都可以找到，但總是需要花費很多的時間，感覺所有的材料都混合在一起，有卻難找。其次，文件材料有人管理卻沒有專人負(fù)責(zé)。由于人員緊缺，很多工作都是由一個人雙肩挑，尤其是檔案管理工作，從來沒有被放到重要位置，很多部門都是由辦公室工作人員兼職。第三，文件材料歸檔逐步數(shù)字化但進(jìn)度緩慢。現(xiàn)在計算機(jī)技術(shù)的廣泛使用為文件材料的歸檔與管理提供了很多的方便，但現(xiàn)在高校由于投入較少、檔案管理人員不專業(yè)、管理方式本身落后等原因造成檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程緩慢。第四，文件材料雖有歸檔但利用率不高。高校教學(xué)單位的很多工作只是總結(jié)出了結(jié)果，但很少有反饋，文件材料歸檔整理后的價值無形中被降低了。

3 高校教學(xué)單位檔案管理的協(xié)調(diào)

高校教學(xué)單位檔案管理組成部分的協(xié)調(diào)工作主要體現(xiàn)著整個管理的理念、工作方法和結(jié)果，也就是說，要將目標(biāo)與過程相結(jié)合。高校教學(xué)單位檔案管理的理念：服務(wù)。各類組成部分的管理必須樹立服務(wù)的理念，存檔的目的就是為了指導(dǎo)該部門更好地實施工作，優(yōu)勢積極倡導(dǎo)，劣勢及時規(guī)避，查漏補缺，提升工作效率。同時，正因為各組成部分都以服務(wù)為理念，才能使各組成部分之間順利銜接，涉及到交叉內(nèi)容時，可以互通有無，涉及到整體內(nèi)容時，將各組成部分內(nèi)容收集到一起。高校教學(xué)單位檔案管理的工作方法：考核與評估相結(jié)合。針對檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)偏低，結(jié)構(gòu)不合理等問題，我們每年對檔案管理人員進(jìn)行考核，運用專業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)考核每位檔案管理人員，使檔案管理人員逐步達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理人員能不能將檔案管理各組成部分之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好，是考核的主要內(nèi)容之一。評估針對能否將高校教學(xué)單位檔案管理各組成部分建設(shè)好、協(xié)調(diào)好。具體而言，涉及檔案管理人員結(jié)構(gòu)、管理模式等。人員結(jié)構(gòu)最好在年齡、職稱、專業(yè)等方面合理化。管理模式雖說每個組成部分涉及的內(nèi)容不一樣，但有些相通的內(nèi)容還是可以運用相同的管理方式。管理的結(jié)果，可以看各組成部分能否很好地協(xié)調(diào)發(fā)展，也可以用管理績效來衡量。管理績效體現(xiàn)在新內(nèi)容是否及時入檔，檔案的利用率，檔案的恢復(fù)等方面。

4 高校教學(xué)單位檔案管理的發(fā)展

高校教學(xué)單位的檔案管理歸檔內(nèi)容較多，不可能由一個部門或者一個人來完成，這便涉及各個部門之間的協(xié)調(diào)，最終是各個部門中做這項工作的檔案管理人員之間的溝通與交流。在一些人數(shù)較少的教學(xué)單位，一個人負(fù)責(zé)多類歸檔任務(wù)，減少了很多交流的過程，提高了歸檔的效率。針對這些現(xiàn)象，我們提出高校教學(xué)單位檔案管理發(fā)展應(yīng)注意的一些問題。

第一，領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作。檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，但由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，常常安排一些沒有經(jīng)過培訓(xùn)的人員進(jìn)行歸檔等工作，等到要用這些檔案的時候，反復(fù)尋找浪費了很多時間。有些人只圖自己使用方便，用完便丟到一邊，沒有養(yǎng)成資料存檔習(xí)慣，造成資料不完整或部分重要文件缺失。這些都是檔案意識不強造成的，往往使檔案工作無法有效統(tǒng)一管理。領(lǐng)導(dǎo)一定要強調(diào)檔案工作的重要性，不僅要挑選合適的檔案管理人員，而且還要給職工灌輸資料歸檔的重要性。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，尤其現(xiàn)階段很多歸檔的內(nèi)容都是紙質(zhì)版和電子版兩份，一定要安排一些熟悉電腦、工作認(rèn)真的人員進(jìn)行管理。

第二，檔案管理人員要適時培訓(xùn)。隨著信息技術(shù)在檔案學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理人員的知識更新非常重要，在學(xué)習(xí)檔案管理基本知識的基礎(chǔ)上，還應(yīng)主動學(xué)習(xí)和掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、辦公自動化、數(shù)字檔案館建設(shè)等知識，不斷吸收新的知識，全面提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)高校檔案工作。每個部門由于檔案類別多，而檔案管理人員少，因此要盡快加強兼職檔案隊伍建設(shè)。兼職檔案人員由于流動性很大，工作責(zé)任目標(biāo)不明確，存在應(yīng)付工作等思想，有時候會造成資料的收集難、保管難、整理難、歸檔難。因此，要想搞好高校檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步完善崗位責(zé)任制，引入競爭激勵機(jī)制，使檔案管理人員和兼職檔案人員配合發(fā)展成為一支工作效率高的隊伍。

第三，檔案管理工作要制度化。各教學(xué)單位應(yīng)根據(jù)本部門實際情況，建立科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循。健全檔案管理人員崗位責(zé)任制，由分管教學(xué)的院長負(fù)責(zé)，挑選專人做好本部門檔案的管理工作。同時，學(xué)校檔案部門要對各教學(xué)單位對口部門進(jìn)行定期檢查、驗收、評比、反饋、總結(jié)。目前各高校雖然有相對完善的檔案管理制度，但實際落實效果卻一般，還是要結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定考核細(xì)則，把檔案管理的各項工作納入人員的考核、定職、獎懲和提拔中，逐步形成各級領(lǐng)導(dǎo)重視、全體職工配合的良好局面，使檔案工作向制度化的方向發(fā)展。另外，教學(xué)單位檔案管理還要突出“服務(wù)”理念，變被動為主動，加強各個部門之間的交流與溝通，針對性提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)承諾，將需要的檔案提前準(zhǔn)備好，提高檔案的利用質(zhì)量和效果。尤其是電子系統(tǒng)類的歸檔，起初大家都不太會操作系統(tǒng)，檔案管理人員需要耐心講解與幫助，同時提醒職工及時維護(hù)自己的檔案內(nèi)容。

在信息技術(shù)運用越來越廣泛的今天，高校檔案管理必須盡快運用信息優(yōu)勢，建立起檔案資料“歸檔方便、整理簡便、調(diào)取容易”的檔案管理庫。這樣的檔案管理軟件系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展，需要檔案管理系統(tǒng)電子化檔案管理內(nèi)容，管理過程則變成了檔案管理人員指導(dǎo)下的職工對自己信息的維護(hù)。檔案管理軟件使檔案管理簡化了很多，檔案管理建設(shè)是軟件系統(tǒng)對檔案管理內(nèi)容的電子化過程。這樣的檔案管理更強調(diào)“服務(wù)”的理念，更注重人與人之間的交流。

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