知識工作者的注意力管理

管理學大師德魯克(Peter Drucker,1909-2005)曾指出，21世紀最重要的機構資產(chǎn)是知識工作者及其工作效率[1]。與傳統(tǒng)工人不同，知識工作者管理的關鍵在于自我管理[2]。近來的研究更是強調知識工作者需要以思考為生[3]和終身學習[4]；新經(jīng)濟時代的知識工作者的驅動力來自從事自主選擇的(autonomy)、擅長的(mastery)和有意義(purpose)的工作[5]。

21世紀的知識工作者要應對各種挑戰(zhàn)和時代變革：一、技術創(chuàng)新和自動化將取締大量低端就業(yè)。不僅如此，各種律師、翻譯、醫(yī)生的高頻重復性、不需要創(chuàng)造性解決問題能力的工作也會被人工智能接手。世界銀行集團行長金墉在2017年世界銀行集團與國際貨幣基金組織春季會議記者招待會上指出，未來發(fā)展中國家2/3的就業(yè)會被自動化取代[6]。因此，知識工作者需要集中注意力，深度學習，提升創(chuàng)新能力，在機器智能無法替代的領域有所作為。二、信息爆炸造成注意力過載。當今時代，知識工作者的認知環(huán)境與一個世紀甚至是十年之前相比，有了巨大改變。知識和信息極大豐富，而且還積極與人互動。在這種情況下，人腦有限的注意力資源就會捉襟見肘。斯坦福大學心理學研究發(fā)現(xiàn)，不停轉換注意力會使人失去判斷力，無法管理工作記憶，并快速消耗認知資源[7]。三、有鑒于此，新知識經(jīng)濟需要的就是深度工作，而非膚淺工作?！吧疃裙ぷ魇窃跓o干擾、注意力高度集中、極限使用認知能力時的工作活動”[8]。因此，注意力管理是深度工作和認知突破的必要前提。

在時間緊、干擾多的情況下，應對以上挑戰(zhàn)絕非易事?，F(xiàn)代知識工作者普遍存在睡眠不足、效率不高、時間不夠、焦慮、挫敗感和情緒管控等問題。知識工作者的注意力管理需要科學化，而決非僅靠意志力和自控力。在這樣的背景下，本文借鑒管理心理學、積極心理學、表現(xiàn)心理學和神經(jīng)科學的成果，探討注意力的本質、原理及消耗和恢復規(guī)律，旨在厘清知識經(jīng)濟時代注意力管控的重點和難點，提升知識工作者的掌控感和自我效能（Self-efficacy）[9]。

一、注意力的本質

“注意力”的英文“attention”有兩層意思：一是注意的狀態(tài)；二是注意的能力?！禡IT認知科學百科全書》在“人腦注意力”（attention in the human brain）詞條下指出，注意力與認知主體的選擇和控制有關[10]。 哲學家和心理學家詹姆斯（William James,1842-1910）曾說：“意識的集中和聚焦是注意力的本質”[11]。心理學家安德森（John R.Anderson)認為：“注意力是對有限認知加工資源的分配”[12]。

二戰(zhàn)后，心理學家從信息加工的角度提出：（1）注意力是信息過濾機制，控制著哪些信息可以進入大腦的高級認知區(qū)域[13]；（2）注意力是特征捆綁機制，通過捆綁聲音、顏色和形狀等特征來識別客體[14]；（3）注意力是信息選擇機制，直接影響主體行為[15]；（4）注意力是有限的通用心智資源，高度集中長時作業(yè)會導致自我枯竭（ego-depletion）[16]；（5）注意力是由高級目標決定的認知資源競爭機制，受到關注的信息可以爭取到更多的認知資源[17]；（6）注意力是使信息進入工作記憶和意識的機制，信息的深度加工依賴于持續(xù)關注[18]。

近年來，基于個體差異的注意力理論也受到了關注：（1）當個體面臨多種信息和多種行為的“多選難題”時，注意力的方向將決定個體的信息攝入和行為選擇[19]；（2）注意力將個體的心理生活分成了前景與后景，對個體的意識流進行了結構優(yōu)化[20]；（3）只有注意力參與了的高級信息處理才能稱作個體的理智行為[21]；（4）只有注意力參與才可以避免個體的認知失調和知行不一[22]。

綜上所述，知識工作者在高級目標的指引下，可以通過管理注意力來選擇、控制和執(zhí)行信息輸入、信息加工和行為反應，但知識工作者的注意能力有限，而且也并非一直處于注意力的最佳狀態(tài)。知識工作者要管理好注意力，就需要進一步掌握注意力的工作原理、機制和規(guī)律，即如何有效實現(xiàn)注意力的集中、持久、分配和轉換。

二、注意力的四大工作機制

注意力的工作原理體現(xiàn)在四方面：注意力的集中、持久、轉換和共享。要做到高產(chǎn)、高效，知識工作者需要快速集中注意力到有價值的目標；盡可能持久地保持目標關注，以實現(xiàn)深度工作；在達成目標之后，知識工作者還需要將注意力快速、完全地轉移到下個目標；最后，對于認知消耗較低的膚淺工作，也可以進行注意力共享，即“一心多用”。四大機制的工作原理解釋如下：

（一）注意力的集中

注意力圈(sphere of attention)理論指出，注意力集中到哪條信息，那條信息就能得到最有效加工，周圍臨近的信息也能得到一定程度的加工，而注意力圈外的信息則不被加工[23]。人類神經(jīng)系統(tǒng)可以表征一切外部世界，只是在沒有經(jīng)過訓練的情況下，無法有效地對各個信息源開展同步加工，大多數(shù)時候得進行序列加工。因此，知識工作者需要主動選擇注意力對象，同時抑制無關信息干擾[24]。根據(jù)波斯納的理論體系，注意力分為三個系統(tǒng)：警覺（alerting）、定位（ori?enting）和執(zhí)行（executing）[25]。只有集中心智資源才能實現(xiàn)注意力的警覺、定位和執(zhí)行。

當注意力范圍內只有一個刺激源時，注意力的集中會比較容易；當存在多個源頭、而注意力資源又不足以支持同步加工時，就會出現(xiàn)選擇難題。選擇意味著機會成本和損失風險，選擇將注意力放在一個目標之后，其他的目標就會失去被關注的機會。知識工作者需要從多種源頭中選擇出最重要、最有用的信息，以最小的認知代價得到最大的信息價值，實現(xiàn)認知成本效益最大化。

（二）注意力的持久

注意力的持久是指注意力在同一對象上的保持時間。影響注意力持久的因素包括：（1）信息輸入的速度、難度和數(shù)量；（2）生理、心理、情緒和精神狀態(tài)；（3）用腦習慣；（4）工作環(huán)境。只有持久的注意力才有利于專家技能的養(yǎng)成。專家技能(expertise)是指專家為同行所公認的優(yōu)秀工作能力，包括行業(yè)相關的海量知識、高超技藝和權威判斷[26]。表現(xiàn)心理學認為專家技能的形成依賴于“長期刻意練習”(extended deliber?ate practice)[27]。其主要特征包括：（1）注意力高度集中；（2）合適的練習方法；（3）清晰的練習目標；（4）超越“舒適區(qū)”；（5）準確及時的反饋；（6）長期堅持；（7）不斷完善“心理表征”[28]。

刻意練習十分消耗注意力，所以單次練習時間不能過長，尤其是初始階段[29]，否則會造成心力枯竭[30]。長期刻意練習不是指單次持續(xù)練習的時間，而是指刻意練習長期下來的總時間。雖然單次練習時，注意力能夠持久的時間有限，但是如果練習者在休息之后可以選擇不斷回到注意力持久工作的狀態(tài)。也有研究表明，在“自目的”(autotelic)或是“心流”(flow）體驗時，知識工作者能夠長期持續(xù)保持注意力，還能獲得快樂的巔峰體驗，具體表現(xiàn)為：全神貫注、物我兩忘，以及外部挑戰(zhàn)與個體技能的完美匹配[31]。

（三）注意力的轉換

注意力的轉換可分為主動和被動轉換。前者是從高級認知目標出發(fā)，主動轉換注意對象，提高信息處理效率；后者是由內部分心和外部干擾造成的注意對象的被動轉換。一方面，生物進化決定了人腦的注意力容易被新穎刺激的東西吸引，另一方面，快節(jié)奏現(xiàn)代生活產(chǎn)生的頻繁轉換注意力易導致認知倦?。╢a?tigue）和認知枯竭(depletion)[32]，因為轉換注意力涉及到注意力的重新警覺、定位和執(zhí)行，所以會造成額外的認知消耗。這種注意力轉換的生物成本會使人快速疲勞，注意力快速轉換對認知資源消耗的速度要比注意力持續(xù)關注一件事時快得多。

影響注意力轉換成功與否的因素有四個方面：（1）先前注意力越集中，興趣越濃厚，注意力切換就越困難，而新對象越新奇，越能滿足目標需求，注意力轉換就越容易；（2）清晰明確的新信號能提升大腦警覺狀態(tài)，加速注意力轉換；（3）神經(jīng)靈活度高的知識工作者更容易實現(xiàn)注意力轉換；（4）自控力強的知識工作者更善于主動、迅速地轉換注意力。

（四）注意力的共享

注意力的共享是指把注意力同時分配到多個對象，即“一心多用”。多項任務同步處理可能導致認知負荷太大，出現(xiàn)“心理不應期”（the psychological re?fractory period,PRP）[33]，因此，“一心多用”只使用于認知消耗較低的任務，也不利于深度工作。試圖同時完成兩項具有挑戰(zhàn)性的任務將導致生產(chǎn)率的下降，但是同時完成兩項簡單的、可以自動處理的任務則可行。

近年來，神經(jīng)科學領域出現(xiàn)了更多支持“一心一意”、反對“一心多用”的證據(jù)?！耙恍囊灰狻惫ぷ鲿r可以高度激活神經(jīng)元，產(chǎn)生更多髓磷脂（myelin）用于包覆神經(jīng)元，加快神經(jīng)信號的傳遞，并保證信號完整性。相反，“一心多用”會同時激活多個神經(jīng)回路，激活不足以產(chǎn)生髓磷脂，沒有髓磷脂的包覆效果，神經(jīng)信號傳遞的速度和質量就會受到影響。在技能發(fā)展過程中，專家多次深度激活神經(jīng)回路，神經(jīng)元周圍髓磷脂快速增長，確保大腦能夠輕松和有效傳遞化學電信號[34]。

恰當利用四大工作機制，知識工作者才能有效管理注意力。總的說來，知識工作者需要“一心一意”、“物我兩忘”的深度工作，同時也要做到注意力的快速有效切換，對于簡單和熟悉的任務可以“一心多用”。

三、注意力資源的消耗和恢復規(guī)律

對知識工作者來說，注意力資源的有效使用和及時恢復至關重要。人腦工作遵循循環(huán)反復、生生不息的模式，節(jié)奏感很重要：預熱、加速、穩(wěn)態(tài)、降溫、休息。不能僅憑有限意志力和自控力來管理注意力。

（一）注意力的消耗

注意力的消耗可分為必要和不必要消耗。知識工作者集中、保持、轉換和共享注意力都需要必要的注意力精力。注意力耗盡之后將很難再學習新技能，這也是為什么新手剛開始學習時每天可能堅持不到1小時；即便對于老手來說，超過4小時的效果也幾乎為零；2小時之后的收益會大大降低[35]。

加州大學-爾灣分校的信息學教授馬克（Gloria Mark）研究發(fā)現(xiàn)，當人們被打斷時，通常平均需要23分鐘15秒的時間才能成功回到他們之前的工作，而且大多數(shù)人在返回原來的工作之前還會另外做兩件無關的事情。她同時認為快速轉換注意力會導致壓力增加，因此，那些神經(jīng)質、沖動、易受壓人群往往比其他人更容易轉換任務[36]。

除了必要消耗之外，知識工作者還需要控制注意力的不必要消耗。存儲信息就是不必要消耗，因為跟電腦相比，人腦更擅長的是創(chuàng)新。解決方法是讓大腦記憶功能外化，打造“外腦”[37]。同時，未完成的工作也會浪費注意力，干擾注意力深度集中[38]。針對這些問題，“效率五步法”提供了集成解決方法。五步的英文是“Capture,Clarify,Organize,Reflect,Engage（記錄、厘清、組織、反思、行動）”，即（1）隨時隨地記錄所有進入注意力的信息；（2）厘清信息意義和下一步行動；（3）組織清理；（4）思考行動；（5）采取行動[39]。

（二）注意力的恢復

注意力可持續(xù)利用的關鍵在于恢復。知識工作者可以將精力管理的原則運用到注意力管理。研究表明，精力與體力、腦力、情緒、意志有關，過渡消耗和使用不足都不利于精力管理，正確的方法是全情投入（Full Engagement），之后完全放松[40]。注意力恢復理論(Attention Restoration Theory)認為長時間使用注意力會導致資源枯竭，而停止用腦、適度在大自然中運動會帶來注意力的快速恢復[41]。

知識工作者要平衡注意力分配。人的體力、腦力、情感力和意志力相互依存、息息相關。例如，一天內可以花四小時鍛煉體力；八小時用于腦力工作：前四小時是純腦力，后四小時則是意志力；剩余四小時是情感投入。同時，經(jīng)過一晚的充分休息，體力、腦力、情感力和意志力會恢復到最佳狀態(tài)；但是到一天結束的時候，體力、腦力、情感力和意志力幾乎消耗殆盡，所以注意力的休息非常重要。而且，根據(jù)“無意識思考理論”(unconscious thought theory)，停止意識加工正是無意識加工和創(chuàng)造力迸發(fā)的必要條件[42]。

知識工作者要選擇注意力風格。注意力風格主要有四種：廟宇式（與世隔絕、深度集中）、雙向式（“入世”、“出世”）、節(jié)奏式（整塊時間與零碎時間）和新聞式（零星時間、集中工作）[43]。其次，知識工作者要確保執(zhí)行。管理學研究發(fā)現(xiàn)，有效執(zhí)行的關鍵在于目標、監(jiān)測、激勵和總結。首先是重要而清晰的目標；然后是測量方法（事前和事中，而非事后測量）；接著是激勵；最后是定期總結[44]。要實現(xiàn)深度創(chuàng)新，可以使用“工作冥想”，即在冥想時間內，注意力集中到某個具體的工作任務，發(fā)現(xiàn)分心時，輕輕地將注意力拖回關注點，繼續(xù)深度思考。

小結

蓋茨在八周時間內注意力高度集中，寫出了第一代計算機操作系統(tǒng)代碼。為了減少不必要的決策所帶來的注意力消耗，喬布斯和扎克伯格都選擇了每天穿雷同的衣服。神經(jīng)科學領域的最新研究發(fā)現(xiàn)，對于中等及以上技能的人來說，在其所從事的領域，集中注意力在大腦里面思考技能的練習過程與實際經(jīng)歷練習過程的訓練效果幾乎是同樣好。但是注意力必須集中到一定程度才能引發(fā)神經(jīng)回路周圍的包覆髓磷脂快速增長，從而提升神經(jīng)信號的傳遞速度[45]。

由此可見，管理好了注意力，知識工作者才能深度思考、迸發(fā)創(chuàng)造力。知識工作者的注意能力有限，通過管理注意力可以選擇和控制信息輸入、信息加工和行為反應。知識工作者需要“一心一意”、“物我兩忘”的深度工作，同時也要有效切換注意力，對于簡單任務可以“一心多用”。跟電腦相比，人腦擅長創(chuàng)新，但并不擅長記憶，所以注意力的高效管理需要信息的外化和視覺化。最后，注意力可持續(xù)利用的關鍵在于恢復和平衡。

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