用經(jīng)典管理理論解決企業(yè)檔案管理工作面臨的問題

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摘 要：檔案管理工作作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，對企業(yè)的發(fā)展越來越起到舉足輕重的作用，本文嘗試用管理學(xué)中的經(jīng)典管理理論來解決企業(yè)檔案管理工作中面臨的問題。

關(guān)鍵詞：檔案；企業(yè)；管理；理論

經(jīng)典管理理論現(xiàn)已成為企業(yè)管理的一項重要指導(dǎo)思想，各企業(yè)在管理應(yīng)用以此為參考，借鑒經(jīng)典的力量結(jié)合本企業(yè)實際開展管理工作。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動的重要依據(jù)，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，管理著企業(yè)的無形資產(chǎn)和商業(yè)技術(shù)機密，其發(fā)展水平的高低直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益和改革進程。建立和開展企業(yè)檔案工作是發(fā)展的必然要求，也是積極推進企業(yè)檔案工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的內(nèi)在需要。本文試就企業(yè)常用的經(jīng)典管理理論引入企業(yè)檔案管理工作當中，解決企業(yè)檔案工作所面對的問題。

1 企業(yè)檔案工作面臨的問題

雖然企業(yè)所涉及的經(jīng)營范圍，服務(wù)對象不同，但筆者在查閱過程中發(fā)現(xiàn)，各企業(yè)的檔案部門所面對的問題卻大體相同，主要表現(xiàn)在：

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。

作為企業(yè)的資料提供和基礎(chǔ)服務(wù)部門，由于檔案部門并不屬于與企業(yè)經(jīng)濟直接掛鉤的一線部門，而檔案作用價值并非一朝一夕就能突顯的特點，往往會被人忽視。某些企業(yè)也要求科研生產(chǎn)項目資料的歸檔與否同承包經(jīng)濟責(zé)任制的考核掛鉤，但現(xiàn)在有的已形同虛設(shè)。檔案人員參與課題鑒定、參與項目竣工驗收也都不復(fù)實行；至于檔案人員大幅削減、庫房設(shè)施條件長年不予更新。

（二）檔案隊伍不穩(wěn)定。

企業(yè)機制的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生了緊迫感和危機感，檔案管理隊伍也遭遇沖擊。面對各種工作環(huán)境因素改變的現(xiàn)實，部分檔案管理人員同樣會因為環(huán)境因素有所轉(zhuǎn)變，認為檔案部門效益差，且工作瑣碎、考勤嚴、評定職稱受限制等，或“跳槽”，或轉(zhuǎn)崗；還有則是得過且過，影響檔案工作的開展和發(fā)展。

（三）企業(yè)各項檔案管理制度的執(zhí)行和落實存在不足。

有的企業(yè)雖然制定相應(yīng)的檔案管理制度，但對二級單位的執(zhí)行力欠缺，對各業(yè)務(wù)部門和基層檔案管理的監(jiān)督考核力度也大為缺乏等問題。

（四）影響檔案管理的因素復(fù)雜。

在管理過程中隨機性和突發(fā)性因素所占比例大，預(yù)見性差。檔案工作還受檔案部門軟硬件設(shè)備、管理手段、人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)以及相關(guān)外部環(huán)境因素的制約。這些問題的存在，距離滿足高標準、規(guī)范化檔案管理的職能要求還存在差距。

2 用經(jīng)典管理理論解決問題

（一）霍桑效應(yīng)。

它是心理學(xué)上的一種實驗者效應(yīng)。20世紀20-30年代，美國研究人員在芝加哥西方電力公司霍桑工廠進行的工作條件、社會因素和生產(chǎn)效益關(guān)系實驗中發(fā)現(xiàn)了實驗者效應(yīng)，稱霍桑效應(yīng)。

實驗的第一階段是從1924年11月開始的工作條件和生產(chǎn)效益的關(guān)系，設(shè)為實驗組和控制組。結(jié)果不管增加或控制照明度，實驗組產(chǎn)量都上升，而且照明度不變的控制組產(chǎn)量也增加。另外，有試驗了工資報酬、工間休息時間、每日工作長度和每周工作天數(shù)等因素，也看不出這些工作條件對生產(chǎn)效益有何直接影響。第二階段的試驗是由美國哈佛大學(xué)教授梅奧領(lǐng)導(dǎo)的，著重研究社會因素與生產(chǎn)效率的關(guān)系，結(jié)果發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)效率的提高主要是由于被實驗者在精神方面發(fā)生了巨大的變化。參加試驗的工人被置于專門的實驗室并由研究人員領(lǐng)導(dǎo)，其社會狀況發(fā)生了變化，受到各方面的關(guān)注，從而形成了參與試驗的感覺，覺得自己是公司中重要的一部分，從而使工人從社會角度方面被激勵，促進產(chǎn)量上升。

這個效應(yīng)告訴我們，當工作受到公眾的關(guān)注或注視時，工作的效率就會大大增加。因此，我們在檔案管理工作中，是否可以自己選擇思想上的轉(zhuǎn)變，不等不靠，結(jié)合工作實際采用企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所認可或為企業(yè)帶來更大價值的行為，才能受到更多的關(guān)注，讓我們所處的檔案工作更加受到重視，以便得以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持更好的開展我們的工作。

（二）破窗效應(yīng)。

美國斯坦福大學(xué)心理學(xué)家菲利普·辛巴杜（Philip Zimbardo）于1969年進行了一項實驗，他找來兩輛一模一樣的汽車，把其中的一輛停在加州帕洛阿爾托的中產(chǎn)階級社區(qū)，而另一輛停在相對雜亂的紐約布朗克斯區(qū)。停在布朗克斯的那輛，他把車牌摘掉，把頂棚打開，結(jié)果當天就被偷走了。而放在帕洛阿爾托的那一輛，一個星期也無人理睬。后來，辛巴杜用錘子把那輛車的玻璃敲了個大洞。結(jié)果呢，僅僅過了幾個小時，它就不見了。以這項實驗為基礎(chǔ)，政治學(xué)家威爾遜和犯罪學(xué)家凱琳提出了一個“破窗效應(yīng)”理論，認為：如果有人打壞了一幢建筑物的窗戶玻璃，而這扇窗戶又得不到及時的維修，別人就可能受到某些暗示性的縱容去打爛更多的窗戶。久而久之，這些破窗戶就給人造成一種無序的感覺。結(jié)果在這種公眾麻木不仁的氛圍中，問題就會大量滋生、繁榮。就把人的這種心理命名為“破窗效應(yīng)”。

檔案人員的不穩(wěn)定性是由企業(yè)自身變革所帶來的，在企業(yè)出現(xiàn)變革情況下，檔案人員同樣會有原有秩序被打破的心理。檔案人員若能繼續(xù)“有序”工作，必須適時調(diào)整和健全企業(yè)檔案管理機制， 本著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則， 建立獨立的檔案管理機構(gòu)， 健全專職和兼職檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，明確分工，細化服務(wù)，做到責(zé)權(quán)、利相結(jié)合。才能避免檔案人員內(nèi)部出現(xiàn)“破窗效應(yīng)”，給檔案人員以穩(wěn)定的有序的保障。

（三）手表定理。

手表定理是指一個人有一只表時，可以知道現(xiàn)在是幾點鐘，當他同時擁有兩只表時，卻無法確定。兩只手表并不能告訴一個人更準確的時間，反而會讓看表的人失去對準確時間的信心。

手表定理在檔案管理方面，給我們一種非常直觀的啟發(fā)，就是對企業(yè)內(nèi)檔案系統(tǒng)內(nèi)的管理，不能同時采用兩種不同的方法，不能同時設(shè)置兩個不同的目標。在企業(yè)在貫徹執(zhí)行國家和地方檔案法律法規(guī)的同時，都會相應(yīng)制定符合本單位實際的檔案工作規(guī)范，可就二級單位的工作規(guī)范也應(yīng)在參照《檔案法》和本企業(yè)已制定的工作規(guī)范的基礎(chǔ)上進行制訂。并保持自上而下的統(tǒng)一性，這樣，在檔案工作管理過程中，不會出現(xiàn)兩種標準，利于檔案管理工作的開展。

（四）木通定律。

水桶定律是講一只能夠多少水，取決于它最短的那塊木版。這就是說任何一個組織的，可能面臨的一個共同問題，即構(gòu)成組織的各個部分往往優(yōu)劣不齊的，而劣勢部分往往決定整個組織的水平。

管理因素復(fù)雜，檔案人員水平的參差不齊，每一個都會直接影響檔案管理工作，全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。用木桶理論影響企業(yè)檔案管理人員，保證每一塊板子都是一樣齊的。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理是科學(xué)化和人性化相結(jié)合的一項基礎(chǔ)管理工作，為此對企業(yè)檔案管理人員應(yīng)重點加強三個方面的管理： 第一是提高檔案人員的政治素質(zhì)。檔案工作者只有具有政治上的堅定性、敏銳性，才能保證檔案工作的可靠性。第二是提高檔案管理人員的文化素質(zhì)。檔案工作涉及各個方面、各種專業(yè)， 必須掌握豐富的文化知識才能做好檔案工作。要鼓勵和提供條件讓檔案人員努力學(xué)習(xí)各種專業(yè)知識，大力推動檔案人員的繼續(xù)教育工作， 形成不斷學(xué)習(xí)、不斷提高的良好風(fēng)氣， 以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對檔案工作越來越高的要求。第三是要提高專業(yè)素質(zhì)。檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作， 從事這項工作的同志必須掌握檔案工作的方法和規(guī)律， 精通檔案業(yè)務(wù)。要進一步加強檔案工作崗位培訓(xùn)，廣泛開展業(yè)務(wù)交流，有效溝通同行業(yè)務(wù)動態(tài)，促進檔案管理人員整體素質(zhì)的不斷提高。

參考文獻

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