當(dāng)前時期下高校檔案信息化管理存在問題及對策研究

李小芳

摘 要：近些年來，我國高校陸續(xù)開展了關(guān)于檔案信息化管理的改革，并取得了一定的成效。但由于改革時間較短，在實際的信息化建設(shè)中任然存在很多問題。本文首先分析了當(dāng)前時期下高校檔案信息化管理存在問題，其次針對這些問題進(jìn)行了深入思考，提出了幾點改善對策以供他人參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化；管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)開展了關(guān)于信息化管理模式的改革。在檔案管理中，運用信息技術(shù)可有效提高單干管理效率及質(zhì)量，而進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)又是國家信息化戰(zhàn)略提出的要求。面對這樣的趨勢，高校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)已成必然趨勢。

1 當(dāng)前時期下高校檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施較為落后

檔案信息化管理需要一些基礎(chǔ)設(shè)施的支持，如計算機(jī)等，而現(xiàn)階段，很多高校并沒有加大檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，使基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，滿足不了現(xiàn)代檔案信息化管理的需要，具體體現(xiàn)在以下幾點：（1）很多信息化基礎(chǔ)設(shè)施并沒有配置，如用于進(jìn)行檔案信息化管理的服務(wù)器等。同時，很多基礎(chǔ)設(shè)施都已經(jīng)使用了很多年，如計算機(jī)還是“大頭機(jī)”，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)也相對落后。（2）很多高校并沒有實行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，如檔案管理用的計算機(jī)并沒有連入網(wǎng)絡(luò)，很多辦公軟件還是單機(jī)版本。（3）有些高校檔案管理雖然在原先的基礎(chǔ)上連入了局域網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)，但各方面設(shè)置并沒有進(jìn)行系統(tǒng)的完善，使其存在很多缺陷，無法用于現(xiàn)代化的檔案信息化管理中[1]。

1.2 高校檔案信息化管理缺乏規(guī)范性

高校檔案信息化管理缺乏規(guī)范性具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）檔案信息化管理的規(guī)范并沒有進(jìn)行統(tǒng)一，這就導(dǎo)致在實際工作過程中，工作人員沒有一個完整的標(biāo)準(zhǔn)作為行為的依據(jù)。同時，存在多檔案管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)無法兼容的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換時，可能出現(xiàn)信息失真問題[2]。（2）在實際操作中，檔案信息化管理系統(tǒng)還應(yīng)該和高校其他類型的管理系統(tǒng)存在聯(lián)系，如教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等，這些管理系統(tǒng)生成出來的數(shù)據(jù)最終會流入到檔案管理系統(tǒng)中。但由于這些管理系統(tǒng)又相對獨立，所生成出來的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，無法有效的完成與檔案管理系統(tǒng)的對接。

1.3 檔案信息資源質(zhì)量不高

大多數(shù)高校檔案信息資源存在以下幾點現(xiàn)狀：（1）很多高校的檔案信息資源只是記錄了各類檔案的目錄，而并沒有檔案全文數(shù)據(jù)。（2）在高校進(jìn)行檔案資源整理時，只考慮檔案的數(shù)量，沒有對檔案資源的有用性進(jìn)行合理分析，這就導(dǎo)致高校檔案信息庫存在大量毫無作用的檔案，不僅占用了檔案數(shù)據(jù)庫的庫存，同時還增加了管理成本[3]。

1.4 信息化管理人才專業(yè)素質(zhì)不高

高校檔案信息化管理最終還是需要人來進(jìn)行基礎(chǔ)操作，而在這一過程中，工作人員的素質(zhì)直接決定檔案管理的質(zhì)量及效率，很多高校沒有認(rèn)識到這一點問題，沒有加大這方面的資源及精力投入力度，這就導(dǎo)致檔案信息化管理工作人員的素質(zhì)普遍不是很高。具體體現(xiàn)在以下幾點：（1）很多檔案管理人員還沒有掌握現(xiàn)代信息化檔案管理的相關(guān)技能，不能順利使用計算機(jī)進(jìn)行各類檔案管理操作。（2）信息技術(shù)人員對檔案管理相關(guān)知識了解較少，不能有效的把信息技術(shù)運用到實際的檔案管理工作中[4]。

1.5 缺乏有效的安全保障措施

在檔案信息化管理系統(tǒng)下，存在很多安全風(fēng)險。如因工作人員不正當(dāng)?shù)牟僮鲗?dǎo)致的數(shù)據(jù)信息遺失、損壞等問題，如因黑客及不法分子攻擊導(dǎo)致的系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)信息失竊等問題。而高校缺乏有效的安全保障措施取決于高校領(lǐng)導(dǎo)這方面意識的匱乏，認(rèn)為檔案不具備直接經(jīng)濟(jì)效益，所以不會發(fā)生安全風(fēng)險。很多高校檔案管理系統(tǒng)都沒有配置相應(yīng)的殺毒軟件等安全防范措施，甚至沒有對工作人員進(jìn)行安全教育，從而使工作人員樣成了很多不良習(xí)慣，加大了安全風(fēng)險發(fā)生的幾率[5]。

1.6 館藏檔案信息數(shù)字化發(fā)展步伐十分緩慢

目前，我國大多數(shù)高校開始了一項這樣的工作，即：將原本紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的版本進(jìn)行保存、館藏，這也是高校檔案信息化的一項基礎(chǔ)性工作。眾所周知，對日?？蒲幸约敖虒W(xué)、行政管理等文件直接生成電子版過程比較容易，然而若將高校數(shù)十年甚至是百余年的所有紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化版本，并將其存于光盤或者硬盤之中，構(gòu)建全套的檔案全文數(shù)據(jù)庫，那么這就需要花費大量的時間與代價，這就相當(dāng)于一個非常大的宏偉工程，需要大量的人、財、物等的支撐。當(dāng)前時期下，各個高校在該方面的工作進(jìn)展十分緩慢，且投入不足。

2 改善高校檔案信息化管理問題的對策

2.1 加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校想要做好檔案信息化管理，首先需要加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體可從以下幾點出發(fā)：（1）加大資金投入力度，高校應(yīng)該在力所能及的范圍之內(nèi)，不斷擴(kuò)大基礎(chǔ)設(shè)施購買的經(jīng)費，并合理利用資金，不斷提高資金的利用效率，把每一筆資金都花在“刀尖”上[6]。（2）加強(qiáng)高校檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)力度?？善刚埻饨鐚I(yè)的制作團(tuán)隊，結(jié)合高校實際檔案管理需求，設(shè)計出功能齊全、操作簡便、安全性能高的信息花冠里系統(tǒng)。（3）在建設(shè)好硬件和軟件之后，高校還需要建立檔案信息化管理專用網(wǎng)站，通過網(wǎng)站來收集、整合各類數(shù)據(jù)。同時，還應(yīng)該加入檢索和咨詢功能，檔案使用人員只需要通過該網(wǎng)站就可以獲取所需要的檔案數(shù)據(jù)，從而提高檔案利用效率。

2.2 建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，可有效規(guī)范各項管理操作，提高管理效率和質(zhì)量。具體如下：（1）制定一套完善的電子檔案、文件、數(shù)據(jù)信息的生成標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)編碼、信息轉(zhuǎn)換等。這樣就可以解決過去階段中，各類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換無法兼容的現(xiàn)象。同時，格式統(tǒng)一的各類數(shù)據(jù)信息，可提高轉(zhuǎn)換效率，便于檔案信息化管理工作的開展。（2）做好檔案信息化管理系統(tǒng)和校園其他管理系統(tǒng)的對接工作。一方面，加強(qiáng)各管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)，尤其是員工工作上的配合。另一方面，數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行同意，從而使各類數(shù)據(jù)信息在不同系統(tǒng)間有效傳遞[7]。

2.3 優(yōu)化檔案資源管理，提高檔案資源質(zhì)量

目前，我國很多高校檔案資源數(shù)據(jù)庫只是單單的目錄庫，針對這一現(xiàn)象，高?？稍谀夸泿斓幕A(chǔ)上增加檔案資源全文數(shù)據(jù)庫。而優(yōu)化檔案資源管理的對策如下：（1）做好電子文件的收集工作。一方面，高校其他各類管理系統(tǒng)中生成出來的數(shù)據(jù)及時進(jìn)行整合，使其規(guī)范化后再納入檔案數(shù)據(jù)庫中。另一方面，非管理系統(tǒng)文件的收集可在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上，提出收集電子文件的需求，即各管理部門在上交紙質(zhì)文件的同時，還需要上傳電子稿。這種機(jī)制下，可有效減輕檔案資源整合的負(fù)擔(dān)。最后，還需要重視對非文字資料的收集，如圖片、聲音等，這類非文字文件可單獨建立一個特殊數(shù)據(jù)庫進(jìn)行歸檔，以便今后需要時快速取出。（2）對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化加工，如一些社會價值高的檔案。同時，還需要對高校檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行清理工作，一些沒有實質(zhì)用處的可及時清理，避免這類文件占用數(shù)據(jù)庫庫存，同時也減少管理成本。數(shù)字化加工工作可以打包給外界先進(jìn)的數(shù)字化制作團(tuán)隊，這一做法可緩解高校檔案信息化管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時也提高數(shù)字化加工的質(zhì)量[8]。（3）高校還可以把一些尚未被納入到檔案信息庫且對高校管理有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)整，并納入到數(shù)據(jù)庫中，以備將來的不時之需。如教師方面的業(yè)績數(shù)據(jù)，高?？蒲谐晒麛?shù)據(jù)，學(xué)生考試成績數(shù)據(jù)等。

2.4 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)也是高校做好檔案信息化管理的關(guān)鍵所在，只有一直專業(yè)素質(zhì)過硬、作風(fēng)優(yōu)良的管理團(tuán)隊，才能促進(jìn)高校檔案管理水平的提高。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改善傳統(tǒng)觀念，不斷提高對高素質(zhì)人才的重要性認(rèn)識，并不斷加大人才隊伍培養(yǎng)的精力、資源投入力度。首先，建立崗位責(zé)任制度，明確在檔案信息化管理中各工作人員的職責(zé)，并以職責(zé)來約束工作人員的行為。改善用人機(jī)制，實行“能者上、庸者下”的崗位任免機(jī)制，摒棄過去“講資歷、論輩分”的思想。其次，建立長期的、系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，定期開展信息化知識、技能的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要從現(xiàn)代先進(jìn)的檔案信息化理論、技能中篩選。同時，還需要幫助管理人員樹立終身學(xué)習(xí)思想，倡導(dǎo)員工加入到繼續(xù)教育，通過不斷的學(xué)習(xí)來提高自身專業(yè)素質(zhì)。再次，建立激勵制度和獎懲機(jī)制，每月對員工績效進(jìn)行考核，并科學(xué)評價考核結(jié)果，分析出員工上一階段的工作情況，并以此作為依據(jù)實施獎懲措施，從而提高員工工作的積極性，最后，加大對外界先進(jìn)人才的引入，尤其是現(xiàn)代檔案信息化管理需要的復(fù)合型人才。提高高校檔案管理崗位的薪資待遇，優(yōu)化工作環(huán)境，從而吸引人才并留住人才[9]。

2.5 做好安全風(fēng)險防范工作

做好安全風(fēng)險防范工作可從以下幾點出發(fā)：（1）建立保密制度，即檔案管理人員不得在任何時間以任何形勢來泄露高校檔案信息，從而避免一些管理人員為了利益而泄露高校機(jī)密的行為發(fā)生。（2）健全檔案管理人員行為規(guī)范，并樹立安全意識，改正工作人員不良的操作習(xí)慣。（3）做好高校檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，引入先進(jìn)的系統(tǒng)安全保護(hù)軟件，定期開展殺毒工作，避免病毒潛伏在管理系統(tǒng)中。（4）對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，從而避免數(shù)據(jù)丟失無法找回。（5）信息系統(tǒng)管理人員要結(jié)合實際工作需要，來設(shè)定各崗位和檔案使用人員的訪問權(quán)限，對于系統(tǒng)核心及最重要的文件，應(yīng)該是除管理員以外不允許任何人訪問的。（6）對檔案管理過程進(jìn)行實時監(jiān)控，建立風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)，在發(fā)生危險操作時，及時提醒員工或管理人員，使其在第一時間制止風(fēng)險，防止風(fēng)險擴(kuò)散[10]。

2.6 加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館為了早日實現(xiàn)管理信息化，首先要加強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，從實際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，適當(dāng)購置適合的先進(jìn)設(shè)備。購置時要充分發(fā)揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又避免不必要的浪費[11-12]。

3 總結(jié)

當(dāng)前形勢下，我國高校檔案信息化建設(shè)中任然存在很多問題，這些問題不僅影響了檔案管理的效率及質(zhì)量，還降低了各類數(shù)據(jù)資源的利用效率。只有不斷加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立統(tǒng)一的檔案管理各類標(biāo)準(zhǔn)，并優(yōu)化檔案資源管理提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，同時還要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，做好安全風(fēng)險防范工作，才能有效解決現(xiàn)階段高校檔案信息化管理存在的問題，并提高高校檔案管理水平。

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