新時(shí)期疾病預(yù)防控制中心人事檔案管理信息化建設(shè)研究

付瓊麗

簡(jiǎn)陽(yáng)市疾病預(yù)防控制中心，四川成都 641400

疾控中心人事檔案的信息化建設(shè)從工作需求出發(fā)，是網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展、數(shù)字化的要求，但是當(dāng)前疾控中心人事檔案管理基本上還停滯在紙質(zhì)文件管理層面上，并且管理的方法也較為落后，仍舊采用的是傳統(tǒng)化的手工管理模式，這種管理就造成了管理效率的低下，這樣效率的人事檔案管理和公共管理的效率要求是相悖的，所以加強(qiáng)人事檔案信息化工作的建設(shè)步伐是非常重要的。

1 疾控中心人事檔案管理現(xiàn)狀分析

近些年來，疾控中心不斷加強(qiáng)人事檔案管理工作，其逐步向著制度化、現(xiàn)代化和規(guī)范化的方向發(fā)展，這使得人事檔案管理工作在疾控中心的隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)中起到了積極的作用。其次，在完備的體制下，當(dāng)前疾控中心已經(jīng)建立起了人事檔案管理的相應(yīng)機(jī)構(gòu)，同時(shí)還配備了相應(yīng)的檔案管理人員，建立了較為完備的檔案管理體系[1]。另外，疾控中心還建立了較為完備的人事管理制度，包括檔案收集、歸檔、管理制度、安全保密制度、借閱登記制度等。但是在看到疾控中心人事檔案管理取得成績(jī)之外，還應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其仍舊不可避免存在的問題。

1.1 邊緣化人事檔案管理工作

在疾控中心具體的人事檔案管理工作當(dāng)中，由于人事檔案管理工作是一種基礎(chǔ)性的工作，是需要長(zhǎng)期性積累和投資的才能取得成效的工作，所以在當(dāng)前的考核機(jī)制下，這樣需要長(zhǎng)期積累才能夠取得成效的工作必然會(huì)被邊緣化，雖然疾控中心將人事檔案管理工作作為硬性的指標(biāo)納入到了部門工作當(dāng)中，但是在日常當(dāng)中很少去重視，而只在報(bào)告當(dāng)中勉強(qiáng)性的去體現(xiàn)。

1.2 人事檔案管理工作質(zhì)量仍舊較為滯后

疾控中心的人事檔案管理工作涉及教育培訓(xùn)、監(jiān)察審計(jì)、組織人事等各個(gè)部門，所以疾控中心對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化運(yùn)作要求、重視程度會(huì)在很大程度上對(duì)人事檔案管理的完整性、及時(shí)性產(chǎn)生直接的影響。傳統(tǒng)人事檔案管理仍舊沿用的是手工操作，另外人事檔案材料仍舊存在著不及時(shí)收集、準(zhǔn)備不齊全、信息錯(cuò)漏等現(xiàn)象和問題。

1.3 人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢

當(dāng)前疾控中心的人事檔案管理均開始采用專用的軟件，并配備了管理所需要專用計(jì)算機(jī)，人事檔案管理人員已經(jīng)和相關(guān)部門做好了軟件的對(duì)接，大組網(wǎng)工程已經(jīng)初步建設(shè)完成，但是大組網(wǎng)工程的工作內(nèi)容多用于進(jìn)行干部、組織信息的交換，相應(yīng)的管理工作仍舊處于獨(dú)立運(yùn)行和封閉管理的狀態(tài)，實(shí)際上并未實(shí)現(xiàn)真正的人事檔案統(tǒng)一化使用管理和人事檔案的共享。人員信息數(shù)據(jù)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了目錄機(jī)打、案卷檢索等功能，但仍舊采用的是人工管理，明顯和當(dāng)前工作需求不匹配。

1.4 疾控中心檔案管理起點(diǎn)較低，長(zhǎng)期處于發(fā)展不均衡的狀態(tài)

雖然疾控中心人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)啟動(dòng)了十幾年，但是所沿用的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還是較為滯后的，未對(duì)相應(yīng)的信息化指導(dǎo)意見進(jìn)行更新，只是要求人事檔案管理應(yīng)用好計(jì)算機(jī)、建立起相應(yīng)的信息，保證相關(guān)的信息能夠錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案的信息檢索和查詢的準(zhǔn)確性，對(duì)于疾控中心來說人事檔案管理工作內(nèi)容屬于組織部門、人社部門、衛(wèi)計(jì)部門應(yīng)負(fù)責(zé)的工作，投入是有限的，但是還是需要做好人事檔案信息庫(kù)建設(shè)工作，確保人事檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于疾控中心的隊(duì)伍建設(shè)，這就需要加大投入，進(jìn)行人事管理軟件、計(jì)算機(jī)的采購(gòu)[2]。但是與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相比，人事檔案信息化計(jì)算不管是應(yīng)用范圍還是實(shí)用技術(shù)都較為落后，一直停留在花名冊(cè)的成立、檢索、輔助管理等簡(jiǎn)單性的應(yīng)用方面。

1.5 缺少信息化建設(shè)的統(tǒng)一性規(guī)劃

當(dāng)前疾控中心人事檔案信息化建設(shè)尚缺少標(biāo)準(zhǔn)性的規(guī)范和組織性的領(lǐng)導(dǎo)，其頂層設(shè)計(jì)仍舊和當(dāng)前的信息技術(shù)、實(shí)際需求不相適應(yīng)，也沒有合理性和科學(xué)性的規(guī)劃。人事檔案信息化體系尚未實(shí)現(xiàn)科學(xué)的論證和研究，也未形成整體結(jié)構(gòu)的有效構(gòu)建，缺少能夠?qū)崿F(xiàn)結(jié)構(gòu)及框架有效減速的指導(dǎo)性信息和規(guī)范性的文獻(xiàn)，在信息化建設(shè)中也無相適應(yīng)的測(cè)評(píng)指標(biāo)體系、檢查體系、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系。對(duì)于疾控中心來說人事檔案信息化建設(shè)一直處于變化的過程，這就需要實(shí)現(xiàn)分階段性的規(guī)劃，其中最為重要的是要依據(jù)干部管理水平、經(jīng)濟(jì)條件等進(jìn)行科學(xué)評(píng)判，對(duì)各個(gè)階段的時(shí)間期限、預(yù)期的效果進(jìn)行明確，避免因?yàn)樾畔⒒傮w規(guī)劃、建設(shè)目標(biāo)導(dǎo)致信息化的隨意性和隨機(jī)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種表面問題的有效解決，規(guī)避因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)出現(xiàn)流于形式的問題，避免因?yàn)樾畔⒒瘧?yīng)用產(chǎn)生不良的后果。

2 導(dǎo)致疾控中心人事檔案信息化建設(shè)滯后的原因分析

2.1 信息化建設(shè)投入不足

人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)出來要做好前期軟硬件資金的投入之外，還需要加大維護(hù)和運(yùn)行成本，但是由于信息技術(shù)、政策、認(rèn)識(shí)及管理上的問題導(dǎo)致信息化建設(shè)無法取得相應(yīng)的效果。在加上后續(xù)跟進(jìn)資金的投入不足，必然會(huì)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生制約作用。

2.2 人事檔案管理體制處于封閉運(yùn)行的狀態(tài)

當(dāng)前疾控中心的人事檔案仍舊沿用的是過去傳統(tǒng)的制度，但是隨著公共管理觀念的不斷更新，人事檔案管理必然會(huì)受到一定的限制，會(huì)影響到人事檔案的有效利用率，導(dǎo)致人事檔案功能的大大弱化、檔案知情權(quán)無法體現(xiàn)等現(xiàn)象，這種封閉的檔案運(yùn)行體制，是沒有辦法有效滿足提高人事檔案的價(jià)值和作用。

2.3 信息化觀念較為落后

人事檔案信息化建設(shè)需要題科學(xué)管理方法為基礎(chǔ)，但是疾控中心人事檔案管理工作一直處于服務(wù)和輔助的地位，長(zhǎng)期不被重視，這樣消極的管理觀念，必然會(huì)對(duì)信息化管理的新方法產(chǎn)生一定的抵制。另外由于管理者觀念落后，在人事檔案管理投入較少，使得該項(xiàng)工作不斷的被邊緣化，最終導(dǎo)致大量的人事檔案信息數(shù)據(jù)無法得到有效的利用和共享。

3 提升疾控中心人事檔案信息化管理成效的途徑

3.1 實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的系統(tǒng)化發(fā)展

①做好人事檔案信息化管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，也就是說疾控中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作予以重視，自上而下建立起統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)規(guī)劃的統(tǒng)一性和完整性。②還需要保證建設(shè)規(guī)劃的科學(xué)性和合理性的編制，提出可行的建設(shè)任務(wù)和目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理的整合和統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理架構(gòu)的共享[3]。③還應(yīng)該建立統(tǒng)一性的資金管理渠道，徹底打破經(jīng)費(fèi)分級(jí)管理模式，在統(tǒng)一的規(guī)劃下實(shí)現(xiàn)資金的規(guī)劃和管理。

3.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的數(shù)字化發(fā)展

要想保障人事檔案向著數(shù)字化的方向發(fā)展首先應(yīng)該建立完整的云數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)效益為基本要求。另外，當(dāng)前很多人對(duì)人事檔案管理仍舊過分的依賴紙質(zhì)檔案，對(duì)電子檔案有非常強(qiáng)烈的不信任感，所以疾控中心有必要實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化的發(fā)展，首先是要解決技術(shù)方面的問題[4]，其次還是需要做好制度化的建設(shè)工作，利用現(xiàn)有的人事檔案進(jìn)行數(shù)字和信息后將原來的紙質(zhì)檔案、以及后續(xù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的新信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案的全面數(shù)字化發(fā)展。

3.3 實(shí)現(xiàn)人事檔案的自動(dòng)化管理

首先，應(yīng)該依據(jù)疾控中心人事檔案產(chǎn)生到利用所有的工作流程做好各項(xiàng)管理的統(tǒng)一規(guī)劃，這就需要設(shè)計(jì)出相應(yīng)的軟件，保證軟件依據(jù)信息數(shù)據(jù)做好更新及變化，依據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)人員的考評(píng)、晉升、存檔等進(jìn)行審批的自動(dòng)生成。其次，還需要一個(gè)現(xiàn)有的人事檔案管理體制進(jìn)行信息管理、數(shù)據(jù)處理、信息利用權(quán)限等的認(rèn)定，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)認(rèn)證、自動(dòng)授權(quán)、自動(dòng)數(shù)據(jù)分析、自動(dòng)備案等，從而保證人事檔案管理運(yùn)行的智能化和高效化。

4 總結(jié)

加快人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)該做好管理模式的轉(zhuǎn)變、管理方式的轉(zhuǎn)變，保證人事檔案管理能夠從實(shí)體保管不斷向著自動(dòng)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而充分的發(fā)揮出人事檔案的職能作用。一方面應(yīng)該保證人事檔案信息化管理的高效率和低成本，另外一方面還應(yīng)該不斷去改進(jìn)人事檔案管理組織工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃。建立起統(tǒng)一、完整的云數(shù)據(jù)庫(kù)、智能處理及管理系統(tǒng)、完備的終端應(yīng)用體系，切實(shí)保證人事檔案信息化管理的成效。

[1]中組部于印發(fā)干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗(yàn)收細(xì)則的通知[Z]通字[1998]13號(hào).

[2]吳怡春，安娜，張暉，等.浙江省疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檢驗(yàn)人力資源現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J].中國(guó)高等醫(yī)學(xué)教育，2007（4）：43.

[3]龐玲.陳智高.淺論疾病預(yù)防控制系統(tǒng)人事管理現(xiàn)狀及模式轉(zhuǎn)換[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2015，16（3）：42-44.

[4]劉韶青.林香青.張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案，2010（10）：27.