機關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法

■謝春霞

機關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法

■謝春霞

文書檔案是指機關(guān)活動中形成的已經(jīng)辦理完畢的文件材料。整理就是將辦理完畢，具有查考利用價值的文書檔案以“卷”或“件”為保管單位進行分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程，上承文件材料的收集，下續(xù)文書檔案的保管和利用，是非常關(guān)鍵的中間環(huán)節(jié)。

為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，國家檔案局于2015年發(fā)布了修訂后的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），（以下簡稱《規(guī)則》）?！兑?guī)則》是規(guī)范歸檔整理的一項基礎(chǔ)性檔案工作行業(yè)標準，它從機關(guān)工作的實際出發(fā)，在借鑒傳統(tǒng)立卷方法、合理做法的基礎(chǔ)上，對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理規(guī)則方法作出了規(guī)定，確立了以“件”為單位進行文件整理的保存模式。針對我省機關(guān)檔案室檔案整理中存在的問題，以《規(guī)則》為基礎(chǔ)和遵循文件形成的過程與特點，省檔案局編制了《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊》及《國家綜合檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作指南》，以規(guī)范全省檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。作為機關(guān)檔案室工作人員，筆者結(jié)合工作實際與大家共同探討檔案室檔案整理中遇見的常見問題及解決方法。

一、檔案整理中常見的問題

1.檔案歸檔范圍不明確。一是由于大部分單位檔案員都不相對固定，也不是檔案專業(yè)畢業(yè)，對本單位編制的《文書檔案保管期限表》不了解、不學(xué)習(xí)，對什么需要歸檔，什么不需要歸檔一片茫然，就把該歸不該歸檔的文件統(tǒng)統(tǒng)歸檔，造成整理工作量增大；二是把上級機關(guān)對本單位有關(guān)的批復(fù)或意見材料不列入整理中，造成部分重要文件無處查找。

2.跨年度文件歸檔。有的文件材料存在多個時間的特征，包括成文日期、批準日期、收發(fā)文件日期等，特別是年底與年初之間的文件；個別單位在年初時大量發(fā)文，而文件落款日期卻是去年年底的日期，就容易讓人產(chǎn)生是本年度的文件，就納入新一年歸檔范圍。

3.文件頁碼編寫不正確。新的歸檔文件都是以件為單位，文件本身就有頁碼，有的就按原頁碼編寫或者只編寫文件正面，而背面不編寫頁碼，有的只編寫奇數(shù)頁或偶數(shù)頁。對較大紙張折疊后又重復(fù)編寫頁碼，就造成一份文件重號、漏號、跳號和錯號等問題。

4.檔案裝訂不規(guī)范。一份文件由正本文件、發(fā)文審批單、文稿、附件等組成，有的未將正本文件或文稿上的訂書針、回形針取下就直接裝訂，更有甚者為圖方便用夾子夾使文稿直接歸檔。

5.備考表不填寫。有的認為填寫備考表只是一種形式，填不填寫都無關(guān)緊要，再加上現(xiàn)在的檔案都是比較完整的，不需要在填寫或是基本就沒有意識到要填寫備考表。

二、規(guī)范檔案整理的對策

1.規(guī)范歸檔整理范圍?？梢砸员締挝坏摹鞍l(fā)文件”、“辦文件”、“批示件”、“其他”四類進行整理。具體為：本單位的發(fā)文件應(yīng)全部歸檔。需要本單位辦理的文件即辦文件可根據(jù)單位具體管理模式由承辦處室或公文管理部門整理后歸檔。批示件是上級領(lǐng)導(dǎo)對本單位事務(wù)進行批示或本單位領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)材料上直接批示的材料，應(yīng)全部歸檔。其他類文件（即除發(fā)文件、辦文件、批示件外的文件材料），還有以下文件材料應(yīng)全部歸檔。一是本單位黨組(黨委)會議記錄及其他有價值的記錄本;二是本單位發(fā)出的未編文號文件、信息；三是本單位召開的各類會議、重大活動指南、方案、簽到表、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言材料、總結(jié)等文件材料；四是本單位重要合同、協(xié)議及各類有關(guān)人事的證明、存根、工資表等材料；五是本單位年度收發(fā)文件登記冊、用印登記冊、各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計年報表及各類報刊有關(guān)本單位的新聞報道等；六是本單位認為有歸檔保存價值的文字、表冊。

2.對跨年度的檔案進行分類。一份文件有多個時間特征，一般以正文落款日期為準，對于跨年度的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等均以簽發(fā)日期為準。如：2015年形成的《2014年工作總結(jié)》歸入2015年中，2016年上報《2015年檔案統(tǒng)計年報表》歸入2016年中；對于部分時間過長的研究課題，以課題結(jié)束日期或頒發(fā)證書日期為準。

3.編寫文件頁碼是對一份文件總頁數(shù)的統(tǒng)計。從總頁數(shù)能看出一份文件所包含的內(nèi)容有無附件或領(lǐng)導(dǎo)審批件等，所以在編寫頁碼時統(tǒng)一在有文字或圖表的每頁文件材料正面的右上角、背面的左上角用鉛筆寫阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始標號，一件文件用一個流水頁?？瞻醉摬痪庬撎枴τ谳^大紙張的文件，是完整一個內(nèi)容的在同一張紙上的左上角或者右上角編寫頁碼，無論是否折疊都算一頁。

4.歸檔文件必須要用符合檔案保護要求的不銹鋼訂書釘進行重新裝訂。裝訂前應(yīng)先把文件上多余的金屬物除去，如訂書針、大頭針、回形針等不利于保護檔案的材質(zhì)。

5.備考表是機關(guān)檔案室對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施，是非常重要的內(nèi)容，在填寫時一定要選用耐久的墨、墨汁或較耐久的藍黑墨水、印泥等填寫。備考表的內(nèi)容包括盒內(nèi)文件情況說明，如本卷共有文件材料多少件，其中文字材料多少件，圖紙、光盤等需要說明的情況；整理人一欄填寫負責(zé)整理檔案的人員；檢查人填寫負責(zé)該項目的領(lǐng)導(dǎo)人；日期應(yīng)填寫整理完畢的時間。

文書檔案的整理工作是一項長期性、較繁瑣的業(yè)務(wù)工作，要求從事檔案整理人員要有高度的責(zé)任心和細心，才能將本單位在社會活動中形成的歷史記錄有據(jù)可依，也便于以后工作中查找相關(guān)材料痕跡。

作者單位：云南省檔案局