機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理應(yīng)做到“九個(gè)有”

■楊文軍

機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理應(yīng)做到“九個(gè)有”

■楊文軍

檔案規(guī)范化管理既是單位內(nèi)部管理需要，更是檔案工作政策標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的要求，由此可見，檔案規(guī)范化管理是單位依法開展檔案工作的必然路徑。開展檔案規(guī)范化管理可以有效增強(qiáng)干部職工檔案法治意識(shí)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，提升單位管理水平，鍛煉檔案干部隊(duì)伍。規(guī)范化管理表現(xiàn)為行政管理制度化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、日常管理科學(xué)化，具體來說就是要做到“九個(gè)有”

一、有健全的管理體制

1.建立健全管理機(jī)構(gòu)。首先是要建立工作機(jī)構(gòu)，即建立統(tǒng)一管理本單位檔案工作的機(jī)構(gòu)，配備專門的管理人員，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位的各種門類載體的檔案，要建立覆蓋本單位所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。與此同時(shí)，為加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和充分發(fā)揮檔案工作機(jī)構(gòu)的作用，還應(yīng)明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)，明確由辦公室負(fù)責(zé)人兼任單位檔案工作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人。

2.全面履行法定職責(zé)。檔案部門應(yīng)履行的主要職責(zé)：一是宣傳、貫徹檔案工作法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；二是落實(shí)滿足檔案工作正常開展所需要的工作經(jīng)費(fèi)，配備必要的設(shè)施、場所，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備；三是制定并認(rèn)真落實(shí)檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、移交、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、電子文件管理、安全檢查、保密、異地異質(zhì)備份、數(shù)據(jù)庫管理、災(zāi)難應(yīng)急處置預(yù)案、檔案人員崗位職責(zé)等管理制度，實(shí)現(xiàn)本單位全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證本單位檔案妥善保管、有序存放、嚴(yán)防毀損、遺失和泄密；四是檔案工作納入本單位（或辦公室）的工作計(jì)劃，實(shí)行三同步，即同步計(jì)劃部署、同步督促檢查、同步總結(jié)考核；五是對單位內(nèi)部文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，對下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、有科學(xué)的分類方案

分類方案是保證單位檔案資源齊全完整收集和檔案科學(xué)有序管理的十分重要的指導(dǎo)性文件。實(shí)踐中，分類方案一般應(yīng)包含檔案的門類劃分，類別設(shè)置，各類檔案的歸檔范圍和保管期限。首先，分類方案應(yīng)覆蓋本單位工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文書、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、科技、聲像、實(shí)物等各類檔案。其次各門類檔案的類別設(shè)置要清晰，做到歸類準(zhǔn)確、類與類之間不交叉，沒有無類可歸的情況。第三是歸檔范圍條款清晰，概括準(zhǔn)確，表述清楚。第四是保管期限準(zhǔn)確，嚴(yán)格按《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊》、國家檔案局8號(hào)令、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定準(zhǔn)確劃定各類檔案的保管期限。圖例:

云南省xx局檔案分類、歸檔范圍及保管期限表

三、有規(guī)范的檔案資源

檔案規(guī)范化管理的重點(diǎn)是檔案資源的規(guī)范管理，檔案部門在收集和整理各類檔案時(shí)，必須嚴(yán)格按相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案資源的收集、分類、整理、整理和鑒定等進(jìn)行檢查。

收集環(huán)節(jié)應(yīng)符合：門類齊全、應(yīng)歸盡歸、不重不漏。

分類環(huán)節(jié)應(yīng)符合：門類清晰、類別清楚、沒有交叉。

整理環(huán)節(jié)應(yīng)符合：檔號(hào)清晰、編目規(guī)范、排列合理。

鑒定環(huán)節(jié)應(yīng)符合：期限準(zhǔn)確、嚴(yán)控銷毀、手續(xù)完備。

檔案資源的收集整理要注意避免出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、歸檔范圍過寬、忽視帳外文件收集、文件材料不完整、歸類交叉、檔號(hào)不齊、編目不規(guī)范等問題。

檔案資源整理的質(zhì)量可以通過“五看”來進(jìn)行評(píng)價(jià)：一看是否遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；二看是否體現(xiàn)以我為主，以人為本原則；三看是否做到文件準(zhǔn)確、分類準(zhǔn)確、鑒定準(zhǔn)確；四看紙張、字跡、用品、編目是否規(guī)范；五看歸檔率、完整率、及時(shí)率、查全率、查準(zhǔn)率是否符合要求。

四、有完善的檢索體系

不同的檔案檢索工具，從不同角度揭示檔案的內(nèi)容，多種類的檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索體系。檢索工具的種類和質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度和查全率，完善的檢索體系可以滿足不同的檢索路徑需求。一般情況下，機(jī)關(guān)單位應(yīng)按要求建立完善室藏各種門類全部檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)實(shí)際需要，建立專題目錄數(shù)據(jù)庫。與此同時(shí)，還應(yīng)打印至少一套紙質(zhì)的歸檔文件目錄和案卷目錄（分類目錄）、卷內(nèi)目錄。目錄的制作應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，著錄項(xiàng)目和要素要齊全完整和規(guī)范，特別是題名的擬寫一定要能夠準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容。

五、有快捷的利用手段

第一是檔案管理人員要熟悉室藏情況；第二是要借助現(xiàn)代化管理手段——檔案信息化建設(shè)來提高查詢效率。檔案信息化建設(shè)依賴計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的目錄檢索和全文查詢，是當(dāng)今最快捷的檔案利用手段，檔案信息化一方面要求對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化，即建立室藏全部檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫；另一方面要做好各類信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等電子文件的齊全完整歸檔。在檔案信息化的工作過程和利用過程中，必須落實(shí)好安全保密措施，以確保檔案信息的絕對安全。

六、有實(shí)用的開發(fā)成果

機(jī)關(guān)檔案部門積極主動(dòng)地開發(fā)檔案信息，不僅能將檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，而且還能加強(qiáng)檔案部門與利用者之間的交往。由于客觀條件的限制，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員很難將太多的時(shí)間和精力投入到檔案信息的開發(fā)上，但做好組織沿革、大事記、全宗介紹、專題資料、數(shù)據(jù)匯編等資料編寫是十分必要的。條件允許的情況下，可以圍繞單位的中心工作和領(lǐng)導(dǎo)者的需求進(jìn)行深度的檔案信息開發(fā)，提倡有條件的單位舉辦檔案陳列展覽。

七、有精細(xì)的管理要求

在庫房管理上要做到排列有序、標(biāo)識(shí)清楚、整潔衛(wèi)生。

在利用管理上要做到查閱有審批、利用有登記、作用有反饋。

在安全管理上要做到出入庫有記錄、安全檢查有記錄、溫濕度有記錄、安防設(shè)施可用。

在保護(hù)管理上要做到控制溫度濕度、防止蟲霉鼠害、杜絕人為損壞。

在統(tǒng)計(jì)管理上要做到統(tǒng)計(jì)全面、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰、帳物相符。

統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬一般應(yīng)包括室藏檔案的數(shù)量及收進(jìn)、移出、銷毀等檔案數(shù)量情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。以及包括破損、褪變、搶救等檔案管理情況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。機(jī)構(gòu)、人員、庫房、設(shè)備、利用等基本情況也應(yīng)統(tǒng)計(jì)。

在移交管理上要做到按時(shí)移交、清點(diǎn)核對、簽字確認(rèn)、手續(xù)完備。

建立全宗卷。精細(xì)化管理中形成的各種記錄和材料反映了全宗管理過程的情況和全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況，可為檔案精細(xì)化科學(xué)管理提供必要的依據(jù)。

八、有合格的檔案用房

檔案用房實(shí)行庫房、閱覽室、辦公室三分開，既是檔案安全管理的要求，也是對管理人員健康的一項(xiàng)保護(hù)措施，條件限制的單位至少要做到庫房、辦公室兩分開，庫房面積一般應(yīng)能夠容納本單位15年以上形成的檔案，并適當(dāng)留有余地，檔案庫房的位置不宜處于建筑物的底層和頂層，要避開污染源，要避免暴曬，要具備防火、防水、防盜等安全條件，并考慮樓面承重因素。

九、有必要的設(shè)備設(shè)施

一是要有數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)良的檔案箱柜，選用的卷盒規(guī)格及質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、裝訂工具等整理和管理檔案的工具。三是要有溫濕度記錄儀、換氣扇、空調(diào)、除濕機(jī)、消毒柜等檔案管理保護(hù)設(shè)備。四是要有防盜門窗、消防設(shè)施、監(jiān)控設(shè)施等安防設(shè)施。

機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)范化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，需要在日常的管理工作中不斷強(qiáng)化和落實(shí)好各項(xiàng)規(guī)章制度和管理措施，如此，規(guī)范化管理的成果才能得到鞏固和提高，才能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的目的所在。

作者單位：云南省檔案局