淺談經(jīng)濟(jì)型的高校檔案信息化建設(shè)模式

施秀平

【摘要】本文結(jié)合實(shí)際分析了高校檔案信息化走經(jīng)濟(jì)型道路的可行性和建設(shè)模式，闡述了新形勢下高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)如何順應(yīng)形勢發(fā)展的需求，積極探尋一條適合自己的且經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的信息化建設(shè)捷徑，使之逐步邁向科學(xué)化和規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案信息化；經(jīng)濟(jì)型

開展檔案信息化，建設(shè)數(shù)字檔案館已成為一個(gè)趨勢、一個(gè)方向、一個(gè)目標(biāo)。如何實(shí)踐檔案信息化是檔案工作者所要去面對的首要問題之一。如今，檔案信息化程度水平的高低從某種程度上反映了該單位檔案工作的優(yōu)劣程度。因此，如何結(jié)合實(shí)際走適合自己的信息化道路，這是各個(gè)高校目前必須要考慮的問題。然而，高校檔案館（室）在學(xué)校部門中所處的地位相對比較靠后，往往得不到校領(lǐng)導(dǎo)的直接關(guān)心與支持。很多高校還沒有成立檔案館，檔案部門處于校辦或院辦的機(jī)構(gòu)部門之中，要有獨(dú)立的發(fā)展空間一般比較難，檔案管理的很多問題在現(xiàn)實(shí)面前顯得很無奈。此外，在數(shù)字檔案館建設(shè)工程中，設(shè)備技術(shù)支持、后期維護(hù)以及專業(yè)人員配備等方面需要比較大的資金投入。目前，不是每所高校都具備建設(shè)數(shù)字檔案館的雄厚實(shí)力。在這種情況下，筆者認(rèn)為走經(jīng)濟(jì)型的檔案信息化道路也許是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

一、高校檔案信息化走經(jīng)濟(jì)型路子的現(xiàn)實(shí)可行性

筆者認(rèn)為，所謂經(jīng)濟(jì)型，就是指不必投入太多的資金，對高校檔案進(jìn)行有效的、必要的信息化過程，并且檔案信息化效果能夠適應(yīng)高?，F(xiàn)時(shí)代發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段，有些單位在進(jìn)行檔案信息化過程中投入了大量的資金，取得了良好的效果。但是，這種大筆資金投入開發(fā)利用，在檔案部門全面推廣和運(yùn)用的做法，似乎不太現(xiàn)實(shí)，很多高校也很難短期內(nèi)就完成或者有能力做到。針對這種情況，走一條適合自己的有特色的并且經(jīng)濟(jì)實(shí)惠又能夠與時(shí)俱進(jìn)的方法，無疑是解決當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)問題的捷徑，即走經(jīng)濟(jì)型的高校檔案信息化路子。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施相對齊全。高校檔案管理機(jī)構(gòu)處于學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的“下游”，組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)與資金投入都沒能夠得到有效的保障，人員編制的設(shè)置也相對較為緊張等等，在這樣的環(huán)境下，要全面實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化工程，難度還是相當(dāng)大的。走經(jīng)濟(jì)型高校檔案信息化路子符合許多高校的校情。雖說是經(jīng)濟(jì)型的檔案信息化工作，但畢竟前期一定的經(jīng)濟(jì)投入還是必要的。具體來講，高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施并不復(fù)雜，只需要一般的辦公設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、硬盤及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。此外，還包括檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)和硬件平臺(tái)。其中，網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)，軟件是關(guān)鍵。這樣看來，可操作性比較強(qiáng)，設(shè)備也不需要購置太多，但必須整合一下設(shè)備資源，發(fā)揮出它們的最大價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)高校經(jīng)濟(jì)型的檔案信息化工作。

（二）人員和經(jīng)費(fèi)問題逐步改善。由于將有限的經(jīng)費(fèi)投入到教學(xué)、科研中了，因此，許多高校的檔案信息化建設(shè)由于設(shè)備和技術(shù)條件不高、經(jīng)費(fèi)保障不力以及檔案部門人員配備不足等諸多原因?qū)е聼o法真正實(shí)現(xiàn)。但是，人員配備不足，我們可以借力。高校由于自身的特殊性，具有充足的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員，可綜合利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)中心進(jìn)行日常的專業(yè)化管理，并且維護(hù)硬件和軟件、防范病毒和各類網(wǎng)絡(luò)的攻擊等提供技術(shù)保障。由于領(lǐng)導(dǎo)越來越重視檔案工作，將檔案信息化工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，許多高校檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)雖不足，但預(yù)算在逐年增加，并添置了計(jì)算機(jī)、管理系統(tǒng)和應(yīng)用軟件等，資金匱乏的窘?jīng)r得到逐步改善。

（三）智慧校園的推進(jìn)，提供了機(jī)遇。2010年提出的“智慧校園”應(yīng)當(dāng)說是信息化時(shí)代的產(chǎn)物。它是數(shù)字校園升級到一定階段的表現(xiàn)， 其基礎(chǔ)是數(shù)字校園的建設(shè)與發(fā)展，它不僅要有一個(gè)統(tǒng)一的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，而且要有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)和綜合信息服務(wù)平臺(tái)。可以說，智慧校園建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長期性的工程，其推進(jìn)過程中技術(shù)問題是核心和關(guān)鍵。近幾年來，智慧校園建設(shè)在信息化教育中的成效有目共睹，許多高校利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段大力推進(jìn)智慧校園建設(shè)。智慧校園建設(shè)為高校檔案的信息化建設(shè)提供了一個(gè)良好的環(huán)境，高校檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)抓住機(jī)遇，主動(dòng)銜接并與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等中心工作進(jìn)行深度融合，將檔案信息化建設(shè)工作納入學(xué)校信息化建設(shè)的整體發(fā)展規(guī)劃，作為高校數(shù)字化校園建設(shè)的一部分，結(jié)合校園網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)同步進(jìn)行、同步管理，以提高資金的使用效率。

二、經(jīng)濟(jì)型高校檔案信息化的建設(shè)模式

（一）抓重點(diǎn)，分步實(shí)施。高校檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況對檔案資源進(jìn)行增量電子化、存量數(shù)字化，即對新進(jìn)館（室）的檔案除紙質(zhì)版以外還需接收電子文檔，同時(shí)對現(xiàn)有的館（室）藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理。1.構(gòu)建信息檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫中錄入館（室）藏檔案的文件，如畢業(yè)生花名冊、學(xué)士學(xué)位花名冊、文書檔案文件級目錄等，利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化傳輸設(shè)備，將那些“原生態(tài)”的信息進(jìn)行數(shù)字化。2.分門別類，穩(wěn)步推進(jìn)。高校檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)對館（室）藏紙質(zhì)檔案有計(jì)劃且分門別類地實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理，而不要“一口吃成個(gè)胖子”。比如，對那些特別珍貴、容易受損以及利用率比較高的紙質(zhì)檔案材料優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。筆者認(rèn)為不必對全部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，那樣太耗財(cái)力、物力、人力了。西方國家進(jìn)行檔案數(shù)字化也不是全部對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，他們也是有選擇地進(jìn)行，分門別類地展開。因此，在進(jìn)行數(shù)字化檔案之前，我們要進(jìn)行選擇和分類。3.組成數(shù)字化評估小組，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定。高校要組織一個(gè)數(shù)字化檔案評估小組，評估小組首先要對檔案進(jìn)行真實(shí)、客觀的評估并鑒定評分，將達(dá)到學(xué)校規(guī)定的要求或標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)檔案列入數(shù)學(xué)化檔案范圍之中。這個(gè)評分標(biāo)準(zhǔn)的制定與要求，就需要檔案工作者來完成，檔案工作者應(yīng)依據(jù)本校的實(shí)際情況，制定鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字化檔案做前期的準(zhǔn)備工作，以確保數(shù)字化的檔案達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（二）抓技術(shù)，確保安全。高校檔案信息化建設(shè)完成之后，相關(guān)的檔案資源就要提供給廣大利用者查閱。高校檔案管理機(jī)構(gòu)可以充分利用現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，架設(shè)服務(wù)器到教育技術(shù)中心，搭建統(tǒng)一的學(xué)校檔案網(wǎng)站，融入學(xué)校的信息化建設(shè)平臺(tái)，打造統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的、兼容的信息管理系統(tǒng)，同時(shí)做好資源的校內(nèi)備份和分校區(qū)備份等。檔案信息化建設(shè)不僅使高校檔案管理工作顯得更加透明，而且讓檔案信息資源的配置顯得更加合理和高效，利用也更加公平，滿足了社會(huì)資源共享的要求，這是檔案信息化目標(biāo)的價(jià)值體現(xiàn)。但是必須充分考慮到檔案信息的安全問題。檔案信息安全問題是檔案信息化建設(shè)成敗與否的關(guān)鍵。造成檔案信息不安全的原因有很多，高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)事先應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備，防患于未然。比如，為確保檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全，將內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，安裝部署防篡改、IPS和入侵防護(hù)等系統(tǒng)，定期進(jìn)行安全掃描，控制上網(wǎng)的信息范圍，并加強(qiáng)身份認(rèn)證等方面的管理。這就要求高校信息管理人員不僅要增強(qiáng)自己的保密意識(shí)，提高警惕性，而且必須具備過硬的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)水平。新形勢提出了新要求，高校檔案管理人員應(yīng)定期參加各級舉辦的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)班和檔案信息化培訓(xùn)班，努力提高掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。

（三）抓服務(wù)，提升形象。當(dāng)今時(shí)代，人們的生活和工作方式發(fā)生了極大的變化，大家可以利用互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地進(jìn)行信息交換和共享。大勢所趨，高校檔案必須改變原有的“重藏輕用”的傳統(tǒng)模式，加快轉(zhuǎn)型升級，主動(dòng)融入時(shí)代的主流方向。充分運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、整合和激活，利用技術(shù)創(chuàng)新檔案服務(wù)平臺(tái)等措施開展線上線下更快速、便捷的服務(wù)，使其不受時(shí)間和空間的限制，進(jìn)一步拓展檔案信息化服務(wù)的新渠道。同時(shí)，檔案信息資源是一種特殊的文化資源，每一所學(xué)校都有自己顯著、持久發(fā)展的特色，有獨(dú)特的風(fēng)貌和辦學(xué)成就，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘能夠反映學(xué)校特色的檔案信息資源，彰顯其優(yōu)勢，并積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下多元化的網(wǎng)絡(luò)共享途徑，多措并舉，以滿足師生對檔案信息的需求，從而最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，提升廣大師生的滿意度。

總之，高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際、根據(jù)不同的需求努力探尋檔案信息化建設(shè)的路徑和模式，分步驟、有計(jì)劃地進(jìn)行。同時(shí)，也不能“一刀切”，認(rèn)為紙質(zhì)檔案不重要，應(yīng)以打好基礎(chǔ)為主要工作目標(biāo)，加強(qiáng)對檔案多樣性的管理，保障檔案實(shí)體安全。只有在基礎(chǔ)打牢的前期下，才能穩(wěn)步向經(jīng)濟(jì)型的檔案信息化路子前進(jìn)，從而使高校檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范化和科學(xué)化。

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