規(guī)范管理提升工程檔案質(zhì)量

□ 萬佳梅

規(guī)范管理提升工程檔案質(zhì)量

□ 萬佳梅

要全方位規(guī)范工程檔案管理，形成完善的管理體系，提升工程檔案質(zhì)量，進(jìn)而提高其價(jià)值。

近年來，工程建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的工程項(xiàng)目資料即工程建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱“工程檔案”）。工程檔案是工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，對后期的改擴(kuò)建、檢維修都有很大的參考價(jià)值。做好工程檔案管理有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

完善工程檔案管理體系

當(dāng)前，在工程檔案管理方面還存在重視程度不夠、檔案質(zhì)量不高、管理不夠規(guī)范等問題。針對這些問題，要全方位規(guī)范工程檔案管理，形成完善的管理體系，提升工程檔案質(zhì)量，進(jìn)而提高其價(jià)值。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程檔案管理的前提。工程檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，合理設(shè)置基層工程檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專職檔案員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費(fèi)等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程檔案管理的良好氛圍。其次，要建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。將工程檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實(shí)的工作機(jī)制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

建立健全檔案管理制度是做好工程建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確業(yè)主單位及各參建單位工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。

加大工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)力度。針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與基建負(fù)責(zé)人員工作不協(xié)調(diào)等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，加強(qiáng)對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)及建設(shè)施工單位現(xiàn)場管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案意識；二是組織本單位及參建單位檔案人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)責(zé)任意識。要運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于工程建設(shè)檔案管理工作。

加強(qiáng)過程控制管理

在工程檔案資料管理的過程中，抓好事前、事中、事后三個(gè)環(huán)節(jié)的控制非常重要，是工程檔案真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效保證。

事前控制是抓好工程檔案資料管理的基礎(chǔ)。首先要從工程立項(xiàng)開始介入管理，把好檔案資料的質(zhì)量關(guān)。關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機(jī)制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次從源頭抓好有關(guān)檔案的合同約定。整個(gè)項(xiàng)目的各類合同（采購、設(shè)計(jì)、勘察、施工安裝、監(jiān)理合同等）都應(yīng)增加檔案資料的約定條款（資料份數(shù)、質(zhì)量要求、過程控制措施配合等），使參建單位意識到檔案工作必不可缺。要留有一定比例的檔案移交保證金，這部分資金需在檔案移交后，經(jīng)檔案管理人員確認(rèn)簽字后方可支付。

事中控制是抓好工程檔案資料管理的關(guān)鍵。檔案管理人員在工程建設(shè)過程中，要依據(jù)前期制定的各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。首先明確“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，做好檔案記錄，要調(diào)動全體參建人員積極參與檔案記錄。其次進(jìn)行同步檢查。工程檔案資料與工程建設(shè)每一個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)同步形成、積累，只有實(shí)行同步檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，針對工作中出現(xiàn)的問題，具體指導(dǎo)有關(guān)人員改進(jìn)工作或共同商討改進(jìn)措施，使工程檔案從形成到整理直到最后竣工組卷、歸檔移交和總結(jié)，都能夠按計(jì)劃、按要求一步步進(jìn)行，確保工程項(xiàng)目文件在轉(zhuǎn)化為工程檔案時(shí)符合歸檔質(zhì)量要求。

事后控制是抓好工程檔案資料管理的重要環(huán)節(jié)。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，查漏補(bǔ)缺，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《工程建設(shè)質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)。要把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由業(yè)主單位發(fā)給《工程建設(shè)檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《工程建設(shè)檔案合格證》，業(yè)主單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

做好資料管理 發(fā)揮更大價(jià)值

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。要確保檔案的完整性和有效性，確保相關(guān)部門及時(shí)獲取有效檔案資料或信息。

要積極學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)工程建設(shè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮自己的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)工程建設(shè)檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)工程建設(shè)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使工程建設(shè)檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。

（作者單位：催化劑分公司）