財(cái)務(wù)共享對(duì)信息系統(tǒng)的四個(gè)要求

文/扶冰清

財(cái)務(wù)共享對(duì)信息系統(tǒng)的四個(gè)要求

文/扶冰清

共享服務(wù)的潛力尚未被完全挖掘出來(lái)，一些公司還沒(méi)收回他們的投資回報(bào)，一些企業(yè)還處于業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)變的陣痛中。選擇一個(gè)合適的共享服務(wù)信息系統(tǒng)解決方案和技術(shù)平臺(tái)是確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目成功的重要因素。

信息系統(tǒng)只是滿(mǎn)足業(yè)務(wù)的手段之一，在談信息系統(tǒng)之前，先談財(cái)務(wù)共享理念。財(cái)務(wù)共享當(dāng)前在國(guó)內(nèi)是比較熱門(mén)的一個(gè)話題。但在國(guó)外已經(jīng)經(jīng)歷過(guò)了幾十年的發(fā)展，目前國(guó)外的大型跨國(guó)公司基本上全部采用了共享服務(wù)的管理模式。

上個(gè)世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化的過(guò)程中，跨國(guó)企業(yè)紛紛在全球范圍內(nèi)建立起分子公司。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張和分支機(jī)構(gòu)的建立，企業(yè)的成本不斷增加，管理難度不斷加大，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷提升。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種將分散于各業(yè)務(wù)單位、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化，并集中到共享服務(wù)中心統(tǒng)一進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)資源共享。從這個(gè)定義上可以看到，并不是所有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)適合采用財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行處理，而僅僅只是重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)（如圖1-3所示）。

財(cái)務(wù)共享對(duì)信息系統(tǒng)的四個(gè)要求

財(cái)務(wù)共享這種業(yè)務(wù)的特性對(duì)信息系統(tǒng)提出了幾個(gè)要求，標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、自動(dòng)化和自助化，具體如圖4所示。

1、標(biāo)準(zhǔn)化

財(cái)務(wù)共享需體現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)出來(lái)，所以對(duì)業(yè)務(wù)、流程、制度、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要求比較高。那么如何通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行一系列的標(biāo)準(zhǔn)化呢？

業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)：提出ERP+報(bào)賬的模式支撐業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。納入共享的業(yè)務(wù)，要么在ERP中進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，要么在報(bào)賬系統(tǒng)中進(jìn)行處理，我們已在報(bào)賬系統(tǒng)中預(yù)設(shè)了一系列共享業(yè)務(wù)相關(guān)的單據(jù)，企業(yè)可以根據(jù)自身ERP建設(shè)的程度，選擇是在ERP中進(jìn)行管理，還是在報(bào)賬系統(tǒng)中進(jìn)行管理。

流程的標(biāo)準(zhǔn)：需要在集團(tuán)層面搭建一套統(tǒng)一的BPM工具，無(wú)論是整個(gè)流程的規(guī)則還是相關(guān)審批節(jié)點(diǎn)的設(shè)置，都是統(tǒng)一的，而不是各信息系統(tǒng)管自己的流程。

制度的標(biāo)準(zhǔn)：我們建議采用統(tǒng)一不唯一的方式，集團(tuán)下屬單位可根據(jù)自身的特點(diǎn)制定相應(yīng)的制度，由統(tǒng)一的組織進(jìn)行制定和發(fā)布。并且盡量將制度中的規(guī)則嵌入到信息系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，降低財(cái)務(wù)人員需要審核的控制點(diǎn)，能大幅度地提升處理效率。

圖1 大型跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)面臨的財(cái)務(wù)管理挑戰(zhàn)

圖2 企業(yè)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的價(jià)值體現(xiàn)

圖3 共享服務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化：建議企業(yè)搭建統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，明確各類(lèi)主數(shù)據(jù)的持有者，持有者對(duì)主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)入準(zhǔn)出的流程以及信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。主數(shù)據(jù)持有者的定義，需根據(jù)每類(lèi)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)管理歸口進(jìn)行設(shè)計(jì)，比如供應(yīng)商主數(shù)據(jù)持有者一般定義為采購(gòu)部，客戶(hù)主數(shù)據(jù)的持有者一般定義為銷(xiāo)售部。

2、集中化

任務(wù)的集中處理：不管你是一個(gè)共享中心還是多個(gè)共享中心的模式，總是需要將業(yè)務(wù)集中起來(lái)進(jìn)行處理的。因此需要一個(gè)共享服務(wù)中心的任務(wù)處理平臺(tái)，該平臺(tái)是一個(gè)開(kāi)放式的，不管是報(bào)賬系統(tǒng)中生成的任務(wù)，還是ERP系統(tǒng)中生成的任務(wù)，都可以對(duì)接到該平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的任務(wù)分配、工作量統(tǒng)計(jì)和績(jī)效管理。并且能實(shí)時(shí)地將共享中心員工的處理效率在看板上體現(xiàn)，中興通訊在西安的共享服務(wù)中心就有大屏實(shí)時(shí)展示此類(lèi)數(shù)據(jù)，一是方便共享中心的管理者直觀的感受，更重要的是起到一個(gè)激勵(lì)的作用。

影像的集中處理：電子影像系統(tǒng)主要是將實(shí)物單據(jù)影像化，無(wú)論是業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批還是財(cái)務(wù)人員的審核，都可調(diào)用影像進(jìn)行支撐。在這種模式下，原始單據(jù)只需定期集中郵寄歸檔，既縮短了業(yè)務(wù)處理時(shí)間，同時(shí)也降低了丟單風(fēng)險(xiǎn)與郵寄成本。對(duì)于原始憑證有嚴(yán)格限制的地區(qū)和國(guó)家，電子影像系統(tǒng)突破了離岸業(yè)務(wù)的限制，可將全球業(yè)務(wù)納入到共享中心進(jìn)行處理。影像文件這種非結(jié)構(gòu)化的格式占用的存儲(chǔ)比較大，考慮到網(wǎng)絡(luò)傳輸以及服務(wù)器存儲(chǔ)的壓力，需要采用壓縮、斷點(diǎn)續(xù)傳、傳輸加密等技術(shù)，確保影像文件高效、安全地傳輸。隨著全面營(yíng)改增的落實(shí)，企業(yè)對(duì)增值稅專(zhuān)用發(fā)票O(jiān)cr識(shí)別的需求也與日俱增，中興的電子影像解決方案能夠自動(dòng)抽取專(zhuān)票上的關(guān)鍵信息，跟稅局系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)票的認(rèn)證。目前國(guó)家在特定領(lǐng)域推行電子發(fā)票，一旦電子發(fā)票全面推行，傳統(tǒng)方式下需要做的填單、貼票、掃描、郵寄、審核、復(fù)核、歸檔等步驟全部不再需要了，財(cái)務(wù)處理的效率又將有一個(gè)極大的提升。

圖4 財(cái)務(wù)共享特性對(duì)信息系統(tǒng)提出的要求

檔案的集中管理：建議通過(guò)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行支撐。今年年初財(cái)政部頒發(fā)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，明確了電子檔案的適用范圍，在國(guó)家法規(guī)層面認(rèn)同了電子檔案的管理模式。辦法中明確6大條件，同時(shí)滿(mǎn)足這6大條件，企業(yè)可采用電子檔案的形式進(jìn)行管理。

電子檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)打通：將在ERP中生成的會(huì)計(jì)憑證與掃描的影像文件自動(dòng)進(jìn)行匹配，形成一份與實(shí)物檔案一樣的電子文件。同時(shí)記錄實(shí)物檔案的一系列操作，例如分冊(cè)、裝箱、上架歸檔、調(diào)撥、借閱、銷(xiāo)毀等。最終達(dá)到兩個(gè)目的，企業(yè)內(nèi)部使用全部調(diào)閱電子檔案的形式，外部檢查時(shí)優(yōu)先提供電子檔案，如果一定需要使用原始檔案，也可以通過(guò)系統(tǒng)快速地檢索、定位原始檔案的位置。電子檔案系統(tǒng)的建立，能使得企業(yè)的檔案管理更加高效便捷、低碳環(huán)保，保證了會(huì)計(jì)檔案的安全性。

以上主要是核算的集中處理，財(cái)務(wù)共享除了核算共享之外，還有一塊就是資金的集中管理。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，40%以上的企業(yè)面臨著無(wú)法監(jiān)控資金使用情況、無(wú)法管控資金的動(dòng)向、無(wú)法及時(shí)了解支付情況、內(nèi)部資金閑置無(wú)法調(diào)配的問(wèn)題。如何解決這些問(wèn)題呢？

網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言的出現(xiàn)對(duì)漢語(yǔ)言的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了一定的影響，使?jié)h語(yǔ)言文字和詞語(yǔ)的組合出現(xiàn)了混亂的情況，如“我靠”“我暈”“犀利哥”“你在玩什么東東呀”“哥做的不是作業(yè)，做的是煩惱”等等。這樣一來(lái)，漢語(yǔ)言就變得不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)了。網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言在現(xiàn)階段十分發(fā)達(dá)，人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)聊天的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)別字，人們形成了打錯(cuò)字的習(xí)慣，如“一往情深”寫(xiě)成“一網(wǎng)情深”等。這樣，就會(huì)讓人們的閱讀變得更加困難，錯(cuò)誤的語(yǔ)句或者詞匯就會(huì)讓語(yǔ)法規(guī)律不夠完善，也會(huì)減少語(yǔ)言自身的原有韻味。[1]

借助統(tǒng)一集中的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)資金信息透明化，通盤(pán)掌握資金動(dòng)向，對(duì)資金的形態(tài)、存量、結(jié)構(gòu)、成本、收益、風(fēng)險(xiǎn)、流量、流向，以及信用、計(jì)劃等信息實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地了解查詢(xún)。通過(guò)高效便捷的自動(dòng)化手段來(lái)集中管理企業(yè)資金，統(tǒng)籌調(diào)度集團(tuán)資金使用，挖掘沉淀資金，調(diào)劑平衡資金需求，做到集團(tuán)內(nèi)部結(jié)算基本不動(dòng)款、對(duì)外結(jié)算高效及時(shí)。通過(guò)嚴(yán)格的計(jì)劃、限額及授權(quán)、審批和訪問(wèn)控制來(lái)實(shí)現(xiàn)資金有序運(yùn)行，防止資金體外循環(huán)，并通過(guò)資金結(jié)構(gòu)、流動(dòng)性、期限、成本收益及風(fēng)險(xiǎn)管理確保資金流動(dòng)過(guò)程中安全與高效的均衡，預(yù)測(cè)與防范資金風(fēng)險(xiǎn)。結(jié)合利率、匯率、投融資及金融衍生品市場(chǎng)環(huán)境變化，智能化地分析和擬定企業(yè)理財(cái)計(jì)劃，合理安排投融資、資金結(jié)構(gòu)，在風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下讓資本快速增值（如圖5所示）。

3、自動(dòng)化

自動(dòng)化程度高的共享服務(wù)中心，會(huì)更高效、交易處理成本和人力成本更低、更少的人為錯(cuò)誤、提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，共享任務(wù)平臺(tái)的憑證是根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)生成的，同時(shí)將以往需要會(huì)計(jì)檢查的控制點(diǎn)全部遷移到業(yè)務(wù)口進(jìn)行自動(dòng)化控制，確保流入財(cái)務(wù)處理的任務(wù)是經(jīng)過(guò)清洗的，需要人為檢查核對(duì)的點(diǎn)是簡(jiǎn)單、清晰的。

圖6 FSSC核心平臺(tái)運(yùn)作模式

圖5 信息化處理流程圖

以往在跟CFO溝通財(cái)務(wù)共享時(shí)，CFO比較關(guān)注共享之后人員流失的問(wèn)題，認(rèn)為共享中心都是進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理的，擔(dān)心留不住人。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，可以采取輪崗、晉升等手段將人員保持穩(wěn)定，但換個(gè)角度來(lái)看，只要共享中心的業(yè)務(wù)自動(dòng)化程度足夠高，其實(shí)對(duì)人的依賴(lài)度并不像以前那么高，所以在信息系統(tǒng)實(shí)施階段，自動(dòng)化設(shè)計(jì)得足夠好，可以打造一個(gè)鐵打的共享服務(wù)中心出來(lái)。

4、自助化

自助化的目的，是為了在業(yè)務(wù)前端就獲取最原始的信息。針對(duì)財(cái)務(wù)處理中占比重大的、重復(fù)性高的業(yè)務(wù)提出了相應(yīng)的解決方案，規(guī)范了業(yè)務(wù)前端的流程，也降低了財(cái)務(wù)的處理成本。通過(guò)報(bào)賬系統(tǒng)管理費(fèi)用，員工的事前申請(qǐng)、事后報(bào)銷(xiāo)、領(lǐng)導(dǎo)審批、預(yù)算管控都可以放到線上進(jìn)行管理，使用這套系統(tǒng)后，領(lǐng)導(dǎo)可輕松地通過(guò)手機(jī)客戶(hù)端進(jìn)行審批，員工和領(lǐng)導(dǎo)也都可以輕松地獲取到費(fèi)用相關(guān)信息。

從費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)往前端延伸，研發(fā)了企業(yè)商旅和辦公采購(gòu)系統(tǒng)，將發(fā)票量大的業(yè)務(wù)自助化，并通過(guò)統(tǒng)一服務(wù)代理提供商的方式進(jìn)行管理，員工需要出差預(yù)定機(jī)票和酒店，或需要采購(gòu)辦公用品、禮品時(shí)，自助在信息系統(tǒng)平臺(tái)上一鍵下單，由后臺(tái)的代理機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。員工下單后，也不需要貼票了，統(tǒng)一跟供應(yīng)商結(jié)算，一張大發(fā)票入賬即可。

FSSC成功關(guān)鍵因素

上文是通過(guò)財(cái)務(wù)共享特點(diǎn)推導(dǎo)出需要哪些信息系統(tǒng)進(jìn)行支撐，財(cái)務(wù)共享并不是終點(diǎn)，而是企業(yè)財(cái)務(wù)管理變革的起點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享為企業(yè)財(cái)務(wù)管理變革提供了組織、人力、流程和信息化的基礎(chǔ)。后續(xù)需要提升管理會(huì)計(jì)的能力，管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)包括：決策支持系統(tǒng)、全面預(yù)算系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)、存貨控制系統(tǒng)與業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)系統(tǒng)等（如圖6所示）。

共享服務(wù)在過(guò)去的幾十年中被證明是一種行之有效的運(yùn)營(yíng)模式，可幫助企業(yè)降低成本、提高服務(wù)質(zhì)量、提升效率、降低風(fēng)險(xiǎn)。然而，共享服務(wù)的潛力尚未被完全挖掘出來(lái)，一些公司還沒(méi)收回他們的投資回報(bào)，一些企業(yè)還處于業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)變的陣痛中。選擇一個(gè)合適的共享服務(wù)信息系統(tǒng)解決方案和技術(shù)平臺(tái)是確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目成功的重要因素。

FSSC一些項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素分享：

1、高度重視信息系統(tǒng)實(shí)施前的咨詢(xún)工作。財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目并不是簡(jiǎn)單的上一套信息系統(tǒng)，而是一個(gè)變革的項(xiàng)目，會(huì)涉及到組織架構(gòu)、人員、企業(yè)制度、業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)等一系列的變革。所以在信息系統(tǒng)實(shí)施之前，需要從業(yè)務(wù)層面進(jìn)行一系列的規(guī)劃，才能確保實(shí)施的效果。

2、項(xiàng)目實(shí)施必須高層領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥。變革類(lèi)的項(xiàng)目，跨組織的協(xié)作非常重要，財(cái)務(wù)共享項(xiàng)目一般會(huì)涉及到財(cái)務(wù)部、信息部、人力資源部、企業(yè)發(fā)展等部門(mén)的配合，并且會(huì)使全員的業(yè)務(wù)處理發(fā)生變化，所以高層的掛帥顯得尤為重要。

3、清晰的定義項(xiàng)目達(dá)成目標(biāo)。一個(gè)項(xiàng)目成功與否，要設(shè)定數(shù)字化的目標(biāo)，一般從效率、差錯(cuò)率、成本、滿(mǎn)意度等方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，便于明確項(xiàng)目的方向。

4、設(shè)計(jì)一個(gè)靈活和可擴(kuò)展的共享模型，可以隨著業(yè)務(wù)需求的變化而變化。盡可能地利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、自動(dòng)化和自助化。

5、尋找一個(gè)有豐富經(jīng)驗(yàn)并可靠的實(shí)施伙伴，最好是有同行業(yè)成功案例的伙伴。

（作者系中興通訊股份有限公司全球財(cái)務(wù)云副總經(jīng)理）