淺析高校辦公室管理

胡鷹 武濤 周建平

摘 要：本文立足于高校辦公室管理，分析現(xiàn)階段存在的問題并提出相應(yīng)的解決方案，希望能為高校辦公室管理給予一些參考性意見。

關(guān)鍵詞：高校辦公室 管理 解決方法

高校作為培養(yǎng)人才，傳承文化，求是求新，載文載道的大本營(yíng)，在弘揚(yáng)中國(guó)精神，凝聚中國(guó)力量，實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的道路上有著不可忽視的重要作用。高校辦公室作為學(xué)校的綜合性辦事部門，在管理高校繁瑣復(fù)雜的日常事務(wù)、協(xié)調(diào)學(xué)校其他各部門之間的交流學(xué)習(xí)方面起著關(guān)鍵性作用，高校辦公室的管理工作在一定程度上反映了高校的辦事效率和綜合實(shí)力，但是目前高校辦公室管理還存在些許問題，所以，如何管理好高校辦公室，使辦公室職能充分發(fā)揮成為了辦公室領(lǐng)導(dǎo)必須思考的問題。

一、高校辦公室職能

高校辦公室作為學(xué)校的中樞機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)學(xué)校黨委和行政日常工作，雖然各高校辦公室職能有細(xì)小的差別，但總體可以概括為服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀和督查四項(xiàng)職能。

（一）服務(wù)職能

高校辦公室眾多職能中，服務(wù)職能是最基本也是最繁瑣的職能。不管是學(xué)校老師的教學(xué)問題，還是學(xué)生的學(xué)習(xí)問題，或是學(xué)校教職員工的事情，以及關(guān)系友好的兄弟院校所有事情都是高校辦公室的服務(wù)對(duì)象；有些事情看起來簡(jiǎn)單但是很繁瑣，只有將這些看似微小的事情辦好，才能保障學(xué)校其他工作的正常進(jìn)行。

（二）督查職能

為了促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，提升學(xué)校的綜合辦學(xué)能力，學(xué)校幾乎每天都會(huì)有新的指令下達(dá)，但這些決策是否落實(shí)到位就不得而知了，此時(shí)就需要高校辦公室履行其督查職能了。高校辦公室需要監(jiān)督學(xué)校是否按時(shí)按質(zhì)的完成了教育部等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)頒布的各項(xiàng)方針政策，同時(shí)也需要確保校領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)指令得到了落實(shí)，學(xué)校師生在學(xué)習(xí)生活上的意見和建議的完善情況也是高校辦公室的督查范圍之一。

二、現(xiàn)階段高校辦公室存在的問題

（一）機(jī)制體制的問題

學(xué)校是一個(gè)大熔爐，存在各種各樣的突發(fā)事情，同時(shí)學(xué)校日常事務(wù)繁瑣復(fù)雜，這就需要高校辦公室工作人員將這些細(xì)小的事情處理好，但是就目前來看，高校辦公室在這方面仍然有所欠缺。

1、現(xiàn)在高校辦公室的辦公人員很多都只是依賴自身以往的經(jīng)驗(yàn)來解決問題，而且有的事情是治標(biāo)不治本，從事情的表面上來看這件事是解決了，但是深挖其內(nèi)在，發(fā)現(xiàn)還是一個(gè)大窟窿，一些辦公人員目光短淺，只著眼于當(dāng)下，覺得只要把這個(gè)問題解決了就行了，沒有用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光去預(yù)想以后類似事件的發(fā)生。

2、很多高校辦公室缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)課程，高校辦公室每天要處理大量的信息數(shù)據(jù)，但是辦公人員的素質(zhì)卻普遍偏差，不能及時(shí)有效的應(yīng)對(duì)各項(xiàng)突發(fā)事件，學(xué)校還不給開辦相關(guān)培訓(xùn)。學(xué)校將大量的精力放在辦學(xué)上，對(duì)后勤的關(guān)注卻很少，沒有統(tǒng)一的崗位培訓(xùn)，導(dǎo)致日常事務(wù)堆積如山，對(duì)突發(fā)事件慌手慌腳，不能靈活處理。

（二）高校辦公室工作人員素質(zhì)的問題

高校辦公室繁瑣的日常工作說到底是由辦公室員工來完成的，要求辦公人員需要有正確的政治理念和精神指導(dǎo)，而目前高校辦公室人員素質(zhì)卻存在很大的問題。

1.某些辦公室人員把握不住自身的政治傾向，越來越摒棄起初的理想信念，經(jīng)不住外界形形色色的誘惑，沉迷于過紅燈就綠的生活，有實(shí)權(quán)卻不做實(shí)事，過度關(guān)注自身利益，將學(xué)校眾多師生的利益拋之腦后。

2、高校辦公室工作還要求辦公人員要有良好的溝通能力，協(xié)商各部門的工作，但很多都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)高校辦公室辦公設(shè)備運(yùn)用不熟練，利用率低，不僅造成資源浪費(fèi)，而且導(dǎo)致辦公效率低。

三、改善高校辦公室管理問題的方法

（一）完善高校辦公室管理機(jī)制

1、高校辦公室人員應(yīng)該將自己的目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，轉(zhuǎn)變思想，社會(huì)是不斷進(jìn)步的，而自身也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)來加強(qiáng)辦公能力，不要只局限于自己過去的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)新技術(shù)新方法，廣泛聽取他人意見，摒棄舊思想，走創(chuàng)新發(fā)展道路，關(guān)注事物的本質(zhì)而不是表面現(xiàn)象。

2、隨著改革開放的深化，社會(huì)在不斷地進(jìn)步，高校辦公室辦公人員理應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，依據(jù)當(dāng)下真實(shí)情況制定一套合理合法的新制度，嚴(yán)格實(shí)施獎(jiǎng)懲方法，不趨炎附勢(shì)，端正思想，緊跟黨的方針政策。

（二）提高高校辦公室人員素質(zhì)

高校辦公室辦公人員應(yīng)當(dāng)端正自己的政治傾向，堅(jiān)守自己最初的理想和信念，不要被外界各種各樣的誘惑所迷惑，堅(jiān)持多干實(shí)事，服務(wù)他人，將校師生的權(quán)益放在首位，不要貪圖金錢和權(quán)利。幫助自己完成工作，在繁瑣事務(wù)的處理中，工作人員應(yīng)當(dāng)管理好自己的情緒，不能將在工作中的怨氣帶到學(xué)校師生的身上，面對(duì)服務(wù)對(duì)象應(yīng)當(dāng)耐心為其解決困難，這樣學(xué)校師生遇到困難才敢來尋求幫助，不然事情得不到解決，就會(huì)造成更大的事情。

（三）加強(qiáng)高校辦公室職能發(fā)揮

高校辦公室的四項(xiàng)職能都得充分發(fā)揮。首先，作為最基礎(chǔ)的職能，高校辦公室應(yīng)該更用心的服務(wù)校師生及教職員工，不能區(qū)別對(duì)待，更加不能對(duì)一些自認(rèn)為可以緩一緩的問題視而不見，長(zhǎng)久的擱置在一旁，對(duì)于不是自己管轄范圍的問題也應(yīng)當(dāng)熱心的給予幫助，不僅要積極的解決好當(dāng)下問題，還要著眼于未來，提前做好準(zhǔn)備，主動(dòng)去服務(wù)，這樣才能在突發(fā)事件來臨之際妥善的將其解決好；其次，作為學(xué)校上通下達(dá)協(xié)調(diào)內(nèi)外的中樞部門，高校辦公室不僅要協(xié)調(diào)好校領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)好校領(lǐng)導(dǎo)和師生之間，學(xué)校和其他院校之間的關(guān)系.同時(shí)還要公正公平的將校師生的意見和建議呈遞上報(bào)，拓寬資料收集渠道；最后，高校辦公室應(yīng)該嚴(yán)格履行自己督查職能，確保校領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指令都順利完成。

四、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校辦公室應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，摒棄舊思想舊制度，堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展，完善管理體制中的不足，加強(qiáng)辦公人員的素質(zhì)，端正思想，只有這樣才能保證高校辦公室職能的發(fā)揮，從而加強(qiáng)學(xué)校建設(shè)，提高學(xué)校的綜合實(shí)力。

參考文獻(xiàn)

[1] 馬小渭.高校辦公室管理中的問題及對(duì)策研究[D].山東：山東師范大學(xué)2014.

[2] 傅麗濱.高校辦公室管理工作難點(diǎn)解析[J].人力資源管理，2014（12）：192-194.

[3] 李妍.關(guān)于辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J].福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（01）：34-37.

作者簡(jiǎn)介：胡鷹（1969-），女，漢族，重慶人，本科，職員，研究方向信息化辦公管理；武濤（1971-），女，漢族，?？?，助理館員，研究方向圖書信息管理；周建平（1975-），男，漢族，碩士，工程師，研究方向：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。