談檔案的電子文件憑證的價值與效力

王曉琳

摘 要 隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件正逐步替代紙質(zhì)文件，成為檔案記錄的重要方式。由于電子文件（數(shù)據(jù)）固有的虛擬性、不可靠性等特點，加之缺乏有效的監(jiān)管機制和真實性保障手段，其憑證價值和證據(jù)效力受到質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合我省開展的檔案登記備份工作，就電子文件的憑證價值及如何強化等方面進行探討。

關(guān)鍵詞 檔案 電子文件憑證 價值 效力

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

1電子文件憑證價值及證據(jù)效力的內(nèi)涵

檔案的憑證價值是指檔案作為原始憑單（據(jù)）對形成者（單位）所呈現(xiàn)出的法律意義上的權(quán)利、義務(wù)和責任等方面的價值類型。根據(jù)現(xiàn)有檔案學理論，檔案之所以具有憑證價值，是由檔案的形成規(guī)律及其本身的特點所決定的。首先從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的歷史記錄，是當時、當?shù)?、當事人留下來的記錄，未?jīng)事后更改，能比較真實、可靠地記錄和反映了當時人們的思想和活動。其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標記，如領(lǐng)導(dǎo)批示、當事人手跡，具有憑證性。

從本質(zhì)上看，電子文件作為信息記錄所發(fā)揮的作用與紙質(zhì)文件沒有區(qū)別，它們都是人們處理各種業(yè)務(wù)中直接形成和使用的記錄，都具有憑證性，并可作為事后查考的依據(jù)。電子文件的憑證價值突出表現(xiàn)為其證據(jù)效力，即電子文件在法律上是否具有證據(jù)價值，是否被法律所認可，以及它在作為法律證據(jù)使用時的證明力大小。由于電子文件的易修改性、不安全性等特性，其法律證據(jù)效力與紙質(zhì)文件有一定的差異，法律界對電子文件的證據(jù)形式、采信條件等方面還存在一些爭議。與傳統(tǒng)檔案證據(jù)相比，電子文件證據(jù)具有以下特點：

（1）適用的證據(jù)形式不明確。電子文件要產(chǎn)生證據(jù)效力的首要條件是符合法定的證據(jù)形式。我國訴訟法列舉了書證、物證、視聽資料等7種法定證據(jù)形式。對于紙質(zhì)文件來說，可明確將其歸為書證或物證；而電子文件應(yīng)歸屬于何種證據(jù)形式，我國立法界、司法界與法學界尚未達成一致意見，有分別將其歸為7種傳統(tǒng)證據(jù)類之一的（如書證、視聽資料等），也有認為電子文件應(yīng)為獨立證據(jù)的。這些爭議說明了電子文件證據(jù)的復(fù)雜性和多樣性，需要在今后司法實踐中加以研究、完善。

（2）技術(shù)性較強。由于電子文件的形成技術(shù)較為復(fù)雜、技術(shù)含量高，并具有易偽造性、易修改性、依附性等弱點，電子文件證據(jù)與信息技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系密切，證據(jù)采信時往往需要專業(yè)的技術(shù)鑒定來綜合衡量。

（3）認證難度大。根據(jù)有關(guān)司法規(guī)定，證據(jù)需要從關(guān)聯(lián)性、合法性、真實性三方面來衡量其證據(jù)力的有無和大小。由于缺乏有效的事前監(jiān)管機制和技術(shù)條件制約，對電子文件的真實性、合法性認證難度較大，其證據(jù)效力受到一定影響。

2涉及電子文件證據(jù)效力的相關(guān)法律規(guī)定

目前我國已出臺或修訂一些法律規(guī)定，從“功能等同”的角度，在一定范圍內(nèi)認可電子文件的法律效力。在商務(wù)領(lǐng)域，主要有《電子簽名法》、《合同法》等。特別是2005年正式實施的《電子簽名法》，是我國信息化領(lǐng)域的首部法律，為國內(nèi)電子商務(wù)安全認證體系和網(wǎng)絡(luò)信任體系的建立奠定了基礎(chǔ)，并在電子商務(wù)中廣泛應(yīng)用。歸納起來，主要有三方面的內(nèi)容，一是涉及法律授權(quán)的，如《電子簽名法》第35條規(guī)定“國務(wù)院或者國務(wù)院規(guī)定的部門可以依據(jù)本法制定政務(wù)活動和其他社會活動中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法”。

二是涉及應(yīng)用范圍的，如《行政許可法》第33條規(guī)定“行政機關(guān)應(yīng)當建立和完善有關(guān)制度，推行電子政務(wù)，在行政機關(guān)的網(wǎng)站上公布行政許可事項，方便申請人采取數(shù)據(jù)電文等方式提出行政許可申請”，該法實施后，已在電子報關(guān)、電子報稅等領(lǐng)域得到應(yīng)用。三是涉及法律效力認定的。此外，《電子簽名法》也適用于部分政務(wù)領(lǐng)域，在國務(wù)院辦公廳、商務(wù)部和黑龍江省、鄭州市等地方政府出臺的《電子公文傳輸管理辦法》及實施辦法中，都有涉及電子公文與對應(yīng)紙質(zhì)公文具有同等法定效力的相關(guān)條文。去年中辦、國辦出臺《電子文件管理暫行辦法》，對電子文件的積累、歸檔等方面提出要求，規(guī)定“電子文件在形成和辦理過程中，應(yīng)當具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式”，但該辦法未對電子文件的法定效力作出明確規(guī)定。

3電子登記備份制度還處于發(fā)展、完善時期

（1）強化行政功能。登記備份制度的最大特色是行政監(jiān)管與技術(shù)保障手段的有機結(jié)合，是一種基于行政確認的證據(jù)效力保障機制。在完善制度時應(yīng)突出行政監(jiān)管這個特色，注重發(fā)揮檔案部門在行使國家證明權(quán)和檔案安全監(jiān)管等方面的職能優(yōu)勢，并通過爭取出臺政府規(guī)章、納入行政審批項目、規(guī)范行政確認程序等措施，將這些制度長效化、規(guī)范化。

（2）借鑒已有基礎(chǔ)。在完善登記備份制度時，應(yīng)注重吸收和融合電子簽名等最新認證機制的成功經(jīng)驗，同時借鑒傳統(tǒng)檔案憑證價值保障機制的成熟做法，并通過科學論證和深化完善，使這項制度更容易被認可和實施。

（3）完善制度細節(jié)。根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)對電子文件證據(jù)采信和證據(jù)效力的有關(guān)規(guī)定，進一步完善登記備份的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。一是在電子文件形成的前端環(huán)節(jié)，應(yīng)按照證據(jù)采信的真實性、合法性要求和《電子文件管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，通過完善歸檔、備份、軟件系統(tǒng)認證等制度，建立“管用分開”、“行政部門介入”的監(jiān)督制約機制，保障電子文件在形成階段的可靠性和完整性；二是電子文件登記備份到檔案館后，要注重內(nèi)部的制度化、程序化、規(guī)范化管理，確保數(shù)據(jù)接收、遷移、轉(zhuǎn)換、銷毀等管理工作都有記錄、可追溯，并限制在法律規(guī)定“原件”形式變化范圍內(nèi)；三是在登記備份的交接、行政確認和真實性認證等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，既要堅持依法行政，建立規(guī)范、完整的程序，又要考慮實際工作的簡便性和可操作性等要求，盡量在業(yè)務(wù)平臺中隱藏技術(shù)細節(jié)；四是增補和完善一些業(yè)務(wù)流程，如：電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)具有動態(tài)性、現(xiàn)行性特點，一般采取整體加密打包的方式，為便于今后對“原件”內(nèi)容進行真實性認證，應(yīng)在登記備份的前期環(huán)節(jié)建立由形成單位負責的可用性保障機制。