檔案信息化建設的特征及發(fā)展措施

高艷琴

【摘要】信息化建設的發(fā)展對包括檔案工作在內的各行各業(yè)產生了強大的沖擊，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經無法適應新時代檔案工作的需要。本文簡要介紹了當前檔案信息化建設的發(fā)展條件，并提出了強化檔案信息化建設的具體措施。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；特征；發(fā)展措施

隨著科技的發(fā)展和計算機的普及，檔案管理水平取得了飛速的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法由于信息單一、查詢不便等已經不能滿足當前的檔案管理需求。檔案信息化建設給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展，它是一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。

檔案信息化建設既是檔案工作發(fā)展和改革的需要，同時又為檔案工作的發(fā)展和改革奠定可行的物質基礎和條件。

一、檔案信息化建設的基本構成

檔案信息化的主要特征是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，檔案信息化離不開數(shù)據技術、數(shù)據庫技術與數(shù)字化技術、網絡及數(shù)字通信技術、數(shù)字信息儲存技術等現(xiàn)代信息技術的支持。一般來說，檔案的信息化有5個系統(tǒng)組成，分別是資源信息處理系統(tǒng)、檔案信息接口系統(tǒng)、用戶服務系統(tǒng)、管理和維護系統(tǒng)以及適當?shù)娜瞬沤Y構。其中，資源信息處理系統(tǒng)幫助檔案人員整理分類、索引編目、進庫上架，并提供可利用的信息；檔案信息接口系統(tǒng)則是內外信息交換的平臺；體系內外的數(shù)據可通過接口進行對接；用戶服務系統(tǒng)能將有價值的信息有效快捷地提供給利用者；管理和維護系統(tǒng)主要進行以數(shù)據庫服務器和文件服務器為核心的各類系統(tǒng)的基礎維護管理。檔案管理信息的人才有三類，即檔案領導人、研發(fā)人員以及實際操作人員。

二、 檔案信息化建設的現(xiàn)有條件

隨著信息網絡技術的進步和發(fā)展，網絡信息終端的普及，為檔案信息化建設提供了前所未有的良好社會環(huán)境。檔案信息化在社會發(fā)展中的作用更是日益為社會所認識，社會檔案意識得到了加強。

（一）檔案信息化基礎硬件配置以及技術條件日益成熟。計算機廣泛應用于機關、企事業(yè)單位等領域，形成了大量的電子文件，計算機輔助設計和計算機輔助制造產生了越來越多的電子圖紙；快速發(fā)展的網絡技術又進一步波及到了文件、檔案的運轉、傳遞過程和利用方式。一些新技術，如語音識別、超文本和多媒體信息處理等方面的應用已逐步進入實用領域。計算機的每一項新的技術發(fā)展，幾乎都會在檔案管理中找到用武之地。

（二）檔案信息技術不斷提高。從一般的檔案管理發(fā)展到文檔一體化的文件全文信息自動著錄標引，從較封閉的單機和局域網應用方式，發(fā)展到檔案與圖書、各類信息共同動作的廣域網工作方式。從基于機讀目錄的自動編目、聯(lián)機檢索、發(fā)展到借助于存儲器的檔案全文信息存儲于檢索；從一般的科技檔案管理發(fā)展到以計算機輔助設計、計算機輔助制造為基礎的包含科研、生產全過程的信息綜合管理等，檔案信息化技術已上了一個新臺階。

（三）檔案信息化標準、規(guī)范建設更具完善。國家前期已出臺若干有關電子檔案管理的規(guī)章制度和規(guī)范性文件。國家檔案局印發(fā)《電子文件歸檔和電子檔案管理指南》更明確了檔案電子信息化建設的依據與要求，給檔案工作數(shù)字化、網絡化、信息化等信息技術帶來挑戰(zhàn)。

三、 檔案信息化建設的強化措施

（一）提高檔案信息化管理水平。當前我國檔案信息化建設工作中遇到了較多的困難，主要原因是我國檔案信息化管理工作較差，不能嚴格做到電子文件的歸檔管理。這就要求在實際的檔案管理工作中，遵循檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進行數(shù)字化處理和轉換；并注意加強對電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產生有保存價值的電子文件真實、完整。這些工作是檔案信息化建設的基礎性工作，也是重點性工作，對后續(xù)的信息化管理具有很大的影響，工作中一定要做到認真和細心。

（二）提升服務意識。隨著信息化社會的發(fā)展，檔案作為重要的信息資源地位日益重要，檔案工作所具有的信息管理和信息服務屬性日益增強。強化服務意識、提高服務質量是新時期檔案工作的基本要求。只有提升檔案管理的服務意識，深入挖掘市民的需求和企業(yè)的需要，才能更好地進行檔案信息化建設。

（三）強化檔案信息化建設的標準化研究。檔案是一類特殊的信息資源，它是社會各方面實踐活動的歷史記錄，其形成過程及內容涉及科技、經濟、軍事、生產等領域，其歷史任務又決定了必須對它實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管，所以檔案信息化的標準化問題便顯得更為重要。具體包括電子文件的生產方式、生產格式、傳遞方式、保管方式等各個方面的標準化。

（四）加強檔案信息資源的開發(fā)利用。 對檔案進行信息化管理不是檔案管理的最終目的，對信息資源的開發(fā)利用，才是信息網絡化建設的最終目的。進行檔案信息網絡化建設，開發(fā)利用檔案信息資源，就必須研究和解決數(shù)據庫建設問題。只有網絡環(huán)境下的檔案數(shù)據才具備真正意義的資源共享。因此，要建設各類檔案數(shù)據庫，加強對檔案資源的開發(fā)。

隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸被新型載體的檔案所取代，這是當前檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。在這種情況下，只有處理好檔案信息，不斷開發(fā)和挖掘新的管理方法，才能適應現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]劉淑杰. 如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考. 管理觀察， 2010.

[2]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考. 辦公室業(yè)務， 2014.

[3]夏琴心.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考. 湖南社會科學， 2014.

[4]任暉.淺析檔案信息化在工程建設中的作用[J].東方企業(yè)文化，2013（14）.