探析醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理策略

文/中山市黃圃人民醫(yī)院 梁燕瑩

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探析醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理策略

文/中山市黃圃人民醫(yī)院 梁燕瑩

【摘要】檔案資料作為醫(yī)院開展活動(dòng)的重要憑證和真實(shí)記錄，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成很大的影響。為了使檔案資料的作用發(fā)揮出最大效果，必須從醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并制定和完善集中統(tǒng)一管理策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；集中；統(tǒng)一管理

一、醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的重要性

（一）有利于落實(shí)與實(shí)施各項(xiàng)法律法規(guī)。要求各級(jí)機(jī)關(guān)部門在相關(guān)法律規(guī)定下嚴(yán)格依法行事，將相關(guān)法律法規(guī)和政策落實(shí)到位，加大管理力度，以有助于落實(shí)與實(shí)施各項(xiàng)法律法規(guī)。醫(yī)院是一種醫(yī)療性機(jī)構(gòu)，檔案管理具有內(nèi)容多、復(fù)雜和范圍廣的特點(diǎn)，集中統(tǒng)一管理檔案，能夠有效解決以前內(nèi)容單一和管理分散的問題，使檔案管理工作得以順利進(jìn)行。

（二）有利于規(guī)范檔案室的管理工作。任何單位組成的圖紙、圖表、照片和文件材料等都屬于檔案管理的重要信息，將這些檔案信息進(jìn)行分類歸檔，以及統(tǒng)一管理，在改善過去檔案載體單一的背景下，還可以將財(cái)會(huì)、科研和基建等資料信息集中統(tǒng)一實(shí)施規(guī)范化管理，從而將檔案室管理發(fā)揮出最大功用。在對(duì)錄像、照片和影片等資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以后，還能夠較快地將單位的歷史面目呈現(xiàn)出來。

（三）有利于社會(huì)和國家財(cái)富的保管。在以前的檔案管理工作中，各個(gè)機(jī)關(guān)部門的檔案管理相對(duì)比較分散，這在一定程度上對(duì)檔案的有效利用有很大影響。對(duì)國家和社會(huì)來說，這些檔案資料存在很大的利用價(jià)值，是一筆寶貴的財(cái)富。集中統(tǒng)一管理醫(yī)院檔案以后，以前的資料得到了安全有效的管理，有利于國家和社會(huì)財(cái)富的保管。

二、醫(yī)院檔案管理工作的主要問題

（一）歸檔缺少完整性。由于歸檔制度無法落實(shí)到位，在日程工作中各個(gè)部門不夠重視檔案管理的圖紙、影片和文件材料等資料信息，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院以后展開全面考察歷史的工作進(jìn)度。同時(shí)，有些資料信息沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔，在一定程度上也造成歸檔缺少完整性。

（二）檔案利用不夠廣泛。由于檔案室的工作人員為科室或者是部門提供的服務(wù)不及時(shí)，檔案利用缺少廣泛性。在日常檔案管理工作中，工作人員在生產(chǎn)、科研和醫(yī)療等缺少了解，咨詢也不全面，加上在科研實(shí)踐中少數(shù)部門沒有利用、總結(jié)或者是研究檔案資料，導(dǎo)致檔案資料的利用率過低。如：在對(duì)某些項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃過程中，盡管參考資料不夠，但是也不會(huì)到檔案室查閱資料，結(jié)果資料信息不能得到利用，還可能對(duì)決策的正確性造成影響。

（三）檔案歸類比較分散，且載體單一。醫(yī)院設(shè)立的部門比一般企業(yè)單位的部門要多，各個(gè)部門都有屬于自身的檔案室，其檔案制度也各種各樣，但是檔案管理模式主要以單一的文書管理為主，這樣就導(dǎo)致檔案的更新和查閱不及時(shí)。隨著新檔案管理的門類不斷增多，檔案管理在保管方法上也存在很大的差異。在這樣的情況下，實(shí)行醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理具有重要意義。

三、醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的策略

（一）建立完善的檔案管理制度。近些年來，醫(yī)院科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，在臨床治療中各種先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用越來越廣泛，檔案信息的形成越來越多。所以，醫(yī)院應(yīng)該與自身實(shí)際情況緊密結(jié)合，建立一套完善的檔案管理機(jī)制。針對(duì)這些現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)該制定科學(xué)合理的管理制度，明確管理職責(zé)，建立考核制度。同時(shí)，醫(yī)院檔案部門指定的檔案分類方案必須根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，進(jìn)一步明確歸檔范圍和保管期限。對(duì)于各個(gè)科室管理的不同，還應(yīng)該采取相應(yīng)的歸檔和立檔管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）提升全體員工的檔案意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)該定期對(duì)全部工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》的內(nèi)容進(jìn)行培養(yǎng)，加大《檔案法》的宣傳力度，讓全體員工都認(rèn)識(shí)檔案管理的必要性。有效的管理與保護(hù)檔案資源，是每一位公民和檔案管理者的工作職責(zé)。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予思想上的重視，這就需要領(lǐng)導(dǎo)人樹立正確的檔案管理意識(shí)，并提升工作人員的意識(shí)，達(dá)到檔案的集中統(tǒng)一管理的目的。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項(xiàng)工作的憑證和真實(shí)記錄，不但能夠客觀地反映出醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的管理水平，也是醫(yī)院開展各項(xiàng)科研工作的重要憑證，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做正確地決策提供有利的參考資料。

（三）提升工作人員的綜合素質(zhì)。近些年來，醫(yī)院體制的改革不斷深入，要求醫(yī)院應(yīng)該按時(shí)對(duì)管理人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高綜合素質(zhì)。另外，還應(yīng)該對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提升管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，讓管理人員能夠掌握和了解先進(jìn)的管理技術(shù)，從而提高醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理效率。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。實(shí)際上，因?yàn)闄n案管理人員沒有及時(shí)了解各科室業(yè)務(wù)的具體情況，加上不能完全掌握文件材料的組成規(guī)律，導(dǎo)致立卷時(shí)頻頻出現(xiàn)無法整理或者是整理不好的情況。因此，檔案部門必須加強(qiáng)工作監(jiān)督指導(dǎo)的力度，在檢查各科室的文件形成、立卷和整理時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照合理科學(xué)的管理規(guī)定進(jìn)行，從而確保文件材料具有完整性和規(guī)范化，進(jìn)一步提高檔案集中統(tǒng)一管理的效率。

四、結(jié)束語

綜上，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各種活動(dòng)的重要憑證，能夠全面反映醫(yī)療質(zhì)量和管理水平，因此，必須建立完善的檔案集中統(tǒng)一管理體系，有助于醫(yī)院檔案安全的保管，有可以提升醫(yī)院檔案資料的利用率，使醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展。

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