Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿問題研究*

張國團(tuán)

(盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧盤錦124010)

Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿問題研究*

張國團(tuán)

(盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧盤錦124010)

本研究較詳細(xì)地闡述了在Word 2003和Word 2010兩個(gè)不同版本中，特別是在Word 2010版本下，如何將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，以及轉(zhuǎn)換時(shí)Word文檔中的文字在什么情況下才能夠轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿中的文字，應(yīng)該怎樣設(shè)置，要特別注意什么等問題的解決方案.

Word文檔;轉(zhuǎn)換;PowerPoint演示文稿

Word是人們最常用的辦公軟件，人們普遍積累了許多用Word編輯的各類文檔，隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，使用PowerPoint演示文稿的人不斷增加［1］，將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，以提高演示文稿的制作效率，是人們普遍關(guān)心的問題，那么怎樣轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換時(shí)要注意什么問題呢?下面根據(jù)研究的結(jié)果作詳細(xì)闡述.

1 用Word 2003進(jìn)行轉(zhuǎn)換

用Word 2003將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿分為兩種情況，一種情況是Word文檔是.doc文件，可以直接用Word 2003將Word文檔打開，然后選擇“工具”菜單下的“自定義”中的Present It命令來實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換［2］.另一種情況是Word文檔是.docx文件，需要先將其用Word 2007或Word 2010打開，然后“另存為”“Word 97－2003文檔(*.doc)”類型文件，再用Word 2003將該文檔打開，并用“工具/自定義”中的Present It命令來實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換.

2 用Word 2010進(jìn)行轉(zhuǎn)換

隨著辦公自動(dòng)化軟件的不斷升級(jí)，許多人已不再使用Office 2003及更低的版本，Office 2003也終將被淘汰，那么能否用Office 2010自身的功能，直接將.docx文檔或.doc文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿呢?答案是肯定的［3］.下面介紹用Office 2010自身的功能，將.docx文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿的具體做法.

2.1 將轉(zhuǎn)換命令放到Word 2010功能區(qū)

用Word 2010將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，首先要找到Word 2010中將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿的命令，并將其放到Word 2010的功能區(qū)中，具體方法是:先打開Word 2010程序，(可以直接用Word2010打開.docx或.doc文檔)，選擇“文件”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”命令如圖1所示，在打開的“word選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“自定義功能區(qū)”，再在“從下列位置選擇命令”的下拉列表中選擇“不在功能區(qū)中的命令”，然后在下面的命令列表中找到“發(fā)送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令，如圖2所示.接下來你要選擇把該命令放在功能區(qū)中的什么位置，具體做法是:在“word選項(xiàng)”對(duì)話框右側(cè)的功能區(qū)列表中，選擇要放置該命令的選項(xiàng)卡以及組，然后選擇該命令，點(diǎn)擊“添加(A)＞＞”按鈕;但最好是將該命令放到一個(gè)新建的選項(xiàng)卡和組中，以便不影響原來功能區(qū)的秩序，也便于找到該命令.將該命令放到新建的選項(xiàng)卡和組中要首先新建選項(xiàng)卡和組，新建選項(xiàng)卡和組的方法是:在“word選項(xiàng)”對(duì)話框右側(cè)的功能區(qū)列表中，選擇要放新選項(xiàng)卡的相對(duì)位置，例如，若要把新選項(xiàng)卡放在“加載項(xiàng)”選項(xiàng)卡的右側(cè)，則就在“word選項(xiàng)”對(duì)話框右側(cè)的功能區(qū)中選中“加載項(xiàng)”選項(xiàng)卡，然后點(diǎn)擊“新建選項(xiàng)卡(W)”按鈕，這時(shí)在功能區(qū)里“加載項(xiàng)”的下面你會(huì)看到有“新建選項(xiàng)卡(自定義)”和“新建組(自定義)”字樣，用鼠標(biāo)選中“新建選項(xiàng)卡(自定義)”后點(diǎn)擊“重命名(M)”按鈕，在對(duì)話框中輸入新選項(xiàng)卡名，例如“新增項(xiàng)”“確定”;再選中“新建組(自定義)”點(diǎn)擊“重命名(M)”按鈕，在對(duì)話框中輸入組名，例如“轉(zhuǎn)換”“確定”;如圖3所示.建好選項(xiàng)卡和組后，選中該組－如這里的“轉(zhuǎn)換”，再選中“發(fā)送到 Microsoft PowerPoint (fileSend To PowerPoint)”命令，點(diǎn)擊“添加(A)＞＞”按鈕，這樣便將“發(fā)送到 Microsoft PowerPoint (fileSend To PowerPoint)”命令添加到了“新增項(xiàng)”選項(xiàng)卡的“轉(zhuǎn)換”組中，如圖4所示.最后點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，完成命令添加.這時(shí)在Word主窗口功能區(qū)中會(huì)看到新建的選項(xiàng)卡－“新增項(xiàng)”，選擇該選項(xiàng)卡后會(huì)看到“轉(zhuǎn)換”組，以及該組中的“發(fā)送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令了，如圖5所示.

圖1“文件”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”命令

圖2“發(fā)送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令

圖3 新建選項(xiàng)卡和組

圖4 添加“發(fā)送到Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令到“轉(zhuǎn)換組”

圖5 在功能區(qū)中的“發(fā)送到Microsoft PowerPoint (fileSend To PowerPoint)”命令

2.2 將.docx或.doc文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿

用Word 2010打開.docx或.doc文檔，選擇功能區(qū)中的“新增項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選擇該選項(xiàng)卡中“轉(zhuǎn)換”組中的“發(fā)送到 Microsoft PowerPoint(fileSend To PowerPoint)”命令，便可以將當(dāng)前的.doc文檔或.docx文檔轉(zhuǎn)換成PowerPoint演示文稿.

3 轉(zhuǎn)換時(shí)對(duì)Word文檔格式的要求及注意的問題

Word文檔中的文字能否轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿中的文字還有許多種情況和要注意的問題:第一種情況是，Word文檔中的所有文字都是“正文”樣式，也就是文字正常錄入后沒更改過樣式，那么它會(huì)以段落為單位，將每一段文字轉(zhuǎn)換為演示文稿中每一張幻燈片的標(biāo)題文字，也就是Word文檔中的每一段文字經(jīng)轉(zhuǎn)換后，會(huì)在各張幻燈片中的標(biāo)題文本占位符中顯示，然后，你可以通過編輯改變這些文字的格式;第二種情況是，Word文檔中使用了“標(biāo)題1”樣式的文字按段落，在轉(zhuǎn)換后會(huì)依次成為演示文稿中各張幻燈片的標(biāo)題文字，Word文檔中使用了“標(biāo)題1”樣式文字段落下面的文字，若是設(shè)置成了“標(biāo)題2”或“標(biāo)題3”“標(biāo)題4”等樣式，則在轉(zhuǎn)換后會(huì)成為對(duì)應(yīng)幻燈片的各級(jí)文本——“標(biāo)題2”樣式的文字轉(zhuǎn)換為該幻燈片的1級(jí)文本，“標(biāo)題3”樣式的文字轉(zhuǎn)換為該幻燈片的2級(jí)文本，“標(biāo)題4”樣式的文字轉(zhuǎn)換為該幻燈片的3級(jí)文本，以此類推.這里需要注意的是，如果Word文檔中使用了“標(biāo)題1”樣式段落下面的文字沒設(shè)置成任何標(biāo)題樣式，而仍然是“正文”樣式，那么該段文字不會(huì)轉(zhuǎn)換為幻燈片中的文字.另外，還要特別注意的是，如果Word文檔的第一段既不是“標(biāo)題1”樣式也不是“正文”樣式，那么就不會(huì)將Word文檔中的任何文字轉(zhuǎn)換，同時(shí)會(huì)出現(xiàn)提示信息，如圖6所示.

TP31

A

1008－7974(2016)06－0073－03

10.13877/j.cnki.cn22－1284.2016.12.023

2016－10－08

張國團(tuán)，男，遼寧黑山人，副教授.