現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理創(chuàng)新研究

[摘 要] 現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理在目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與遠(yuǎn)程教育快速發(fā)展的助力之下實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新性的改革。從現(xiàn)階段來(lái)看，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理還存在著一定的弊端，導(dǎo)致管理效率并不高。但是在正確的應(yīng)用對(duì)策引導(dǎo)以及對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新研究之后可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案的管理模式可行性仍然很高。

[關(guān) 鍵 詞] 現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育；學(xué)院檔案管理；創(chuàng)新研究

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）15-0153-01

一、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的工作內(nèi)容

（一）建立新生檔案

其中包含新生入學(xué)網(wǎng)上注冊(cè)登記的基礎(chǔ)信息表，例如，報(bào)名表格、身份證、學(xué)歷證以及錄取通知書等，都應(yīng)歸納到學(xué)員的檔案中。

（二）學(xué)習(xí)階段的檔案管理

學(xué)員在正式的學(xué)習(xí)階段時(shí)，檔案中的學(xué)習(xí)管理資料會(huì)隨著所學(xué)內(nèi)容的增加而增加，例如，學(xué)籍表、學(xué)籍卡、成績(jī)表、畢業(yè)設(shè)計(jì)以及論文等資料。

（三）學(xué)籍變更的檔案管理

如果學(xué)生由于工作變遷、地址搬遷等原因需要申請(qǐng)轉(zhuǎn)學(xué)或是轉(zhuǎn)專業(yè)時(shí)，學(xué)籍變更所需要的檔案資料由學(xué)員提出申請(qǐng)和審批通過(guò)備案的相關(guān)資料等。

（四）課程注冊(cè)的檔案管理

學(xué)生依據(jù)自身的興趣與發(fā)展需求等情況，去選擇學(xué)習(xí)課程注冊(cè)學(xué)習(xí)，在這一過(guò)程中就會(huì)產(chǎn)生各個(gè)教學(xué)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的學(xué)生課程注冊(cè)的信息檔案數(shù)據(jù)。教務(wù)管理中心的學(xué)期工作重點(diǎn)之一就是對(duì)學(xué)生的課程注冊(cè)信息進(jìn)行檔案管理，這也是教材征訂以及教學(xué)安排、考試安排以及收費(fèi)的重要依據(jù)與憑證。

二、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的創(chuàng)新之處

（一）完善學(xué)員檔案管理制度

為了強(qiáng)化學(xué)員檔案管理中的制度化管理，需要依據(jù)上級(jí)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理制度，具體制度方案可為：（1）所有需要保管的資料一定要全部進(jìn)行多重審核，確保所有資料的真實(shí)；（2）制定嚴(yán)格的學(xué)員檔案管理制度，必須按照制度執(zhí)行，對(duì)檔案不能隨意進(jìn)行更改，如果確實(shí)需修改則必須完善相關(guān)手續(xù)；（3）畢業(yè)審核以及畢業(yè)證的辦理與發(fā)放一定要嚴(yán)格按照政策執(zhí)行。

此外，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理制度的制定還要兼顧原則性與靈活性。學(xué)員檔案管理是一項(xiàng)不容出錯(cuò)的工作，且須嚴(yán)格按照法規(guī)辦事，才能有效地發(fā)揮檔案管理的作用。

二、探究學(xué)員檔案管理的方法

1.原始檔案在學(xué)員檔案管理中有著非常關(guān)鍵的重要作用，因此，為了日后方便查閱，一定要規(guī)范與科學(xué)地對(duì)學(xué)員檔案進(jìn)行管理。（1）規(guī)范化管理。將各種檔案以相同的標(biāo)準(zhǔn)、式樣、內(nèi)容以及時(shí)間進(jìn)行監(jiān)理，并且要做到及時(shí)地歸入檔案，避免發(fā)生遺漏的現(xiàn)象；（2）科學(xué)化管理。將不同類目的檔案管理建立總目錄，并實(shí)現(xiàn)分類管理，使得檔案大致內(nèi)容做到一目了然，日后查閱時(shí)更加快速方便。

2.現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育離不開(kāi)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，因此學(xué)員檔案管理也應(yīng)實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的接軌，促進(jìn)管理手段的現(xiàn)代化。從目前的實(shí)踐來(lái)看，利用計(jì)算機(jī)管理可以極大地提高工作效率，解放了傳統(tǒng)管理方法需要用到的大量人工；對(duì)檔案信息調(diào)取更加方便及時(shí)，縮短了學(xué)員辦證、查詢等相關(guān)事宜的時(shí)間；提升了檔案的準(zhǔn)確性以及降低了隨意篡改的可能性；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)，節(jié)約了出差時(shí)間、人工以及成本。此外，對(duì)于進(jìn)行學(xué)員檔案管理的高新設(shè)備一定要定期維護(hù)與保養(yǎng)，且不斷進(jìn)行更新升級(jí)，緊跟現(xiàn)代化管理的潮流。

三、優(yōu)化學(xué)員檔案管理投入與隊(duì)伍建設(shè)

由于現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的難度較大，因此對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)要求也相應(yīng)提高。（1）要進(jìn)行專職管理人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)，提高其管理素質(zhì)、管理意識(shí)以及現(xiàn)代化的管理技能。（2）要重視兼職管理隊(duì)伍的建立，為了充分調(diào)動(dòng)兼職管理人員的工作積極性，學(xué)校應(yīng)承認(rèn)兼職檔案員在工作中的重要地位，并對(duì)職責(zé)、考核、培訓(xùn)以及晉升等方面作出有效規(guī)定。（3）完善對(duì)學(xué)員檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制，并且不斷地進(jìn)行培訓(xùn)與引導(dǎo)，提高所有檔案管理工作人員的專業(yè)性。

四、加強(qiáng)檔案管理中的相互合作

現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理工作有許多關(guān)系學(xué)生切身利益的工作，僅僅依靠檔案工作人員是完全不夠的，所以校方應(yīng)加以重視。在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理中，一定要突破以往的工作模式與格局，拋棄傳統(tǒng)中的落后觀念，用靈活多變且針對(duì)性極強(qiáng)的服務(wù)面向社會(huì)各界人士，拓寬學(xué)員檔案管理的工作思路。

五、各部門之間應(yīng)通力合作

由于學(xué)員檔案的管理涉及面較廣，各個(gè)領(lǐng)域之間要做好聯(lián)系工作，尤其是同上級(jí)教育行政部門保持有效溝通，要及時(shí)了解教育行政部門關(guān)于學(xué)員檔案管理的最新要求以及政策。在校內(nèi)工作中，各教務(wù)部門應(yīng)與班主任保持溝通與合作，保證各學(xué)員的檔案信息不能出現(xiàn)任何紕漏。

綜上所述，隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的創(chuàng)新研究也逐漸眾多教育學(xué)者的重視，不僅可以提高管理水平以及提升以往的管理工作效率，對(duì)推進(jìn)教育現(xiàn)代化有著積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉紅.對(duì)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（5）：38.

[2]張海波，張軍儒，劉菊玲.現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案有效管理的SWOT分析[J].蘭臺(tái)世界，2011（2）：45-46.