信息化背景下企業(yè)檔案管理改革思考

胡玲玲

【摘要】本文主要圍繞信息化背景下企業(yè)檔案管理存在的不足以及改革措施等方面展開討論，以提高檔案管理信息化程度為主，探索新時期企業(yè)檔案管理措施，從而突出企業(yè)檔案管理優(yōu)勢，逐步提高檔案管理效率和規(guī)范性。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;管理制度

檔案管理是重要的企業(yè)管理內(nèi)容，并且檔案信息準確與否會直接影響企業(yè)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展離不開檔案管理的支持，為了保證企業(yè)各項活動的有序開展，有必要注重信息化背景下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新改革。針對傳統(tǒng)檔案管理存在的管理人員素質(zhì)低下、管理制度不完善等缺陷，需要明確檔案管理改革要點，進一步發(fā)揮檔案管理在企業(yè)健康發(fā)展上的推動作用。

一、企業(yè)檔案管理存在的不足

在對當前企業(yè)檔案管理中的不足進行分析時，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理制度無法落實到企業(yè)運營中，在經(jīng)濟市場不斷變化的背景下，企業(yè)提出了新的管理制度，但是由于管理人員對檔案管理工作要求認識不足，通常會出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象，降低了管理制度的應(yīng)用性。一些檔案人員收集檔案資料時，往往遺漏重要信息，不能為今后各項活動的開展提供依據(jù)。二是檔案人員綜合素質(zhì)低下，在企業(yè)運營過程中，會加大對員工的培訓(xùn)，加強他們的工作能動性。但由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理理念落后，在檔案管理方面的精力投入不足，由此導(dǎo)致基層人員忽視檔案管理工作，是阻礙企業(yè)檔案管理變革的主要原因。三是創(chuàng)新意識不足，企業(yè)在運營發(fā)展過程中，將大量人力、物力分配到技術(shù)研發(fā)上，使得檔案管理缺乏先進的設(shè)備和技術(shù)支持，制約了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。當前部分企業(yè)為了獲取高額利潤，將管理創(chuàng)新作為發(fā)展重點，在其他管理工作不斷優(yōu)化的同時，還需要改進檔案管理模式，進一步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

二、信息化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）充分落實檔案管理制度。為了加快新形勢下企業(yè)檔案管理改革進程，需要注重將檔案管理制度完全落實到管理實踐中，在確定管理標準和實施流程的條件下，提高管理規(guī)范性，從檔案資料收集、整理、保存等多個環(huán)節(jié)出發(fā)，制定檔案管理優(yōu)化措施。從企業(yè)運營實際來看，大部分企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理制度的全面構(gòu)建，但是由于缺乏先進的管理理念，導(dǎo)致檔案管理改革效率低下。針對這一問題，應(yīng)從員工層面著手，加大對檔案管理意識的培養(yǎng)，使其明確檔案管理重要性并能高效執(zhí)行管理操作。同時企業(yè)還應(yīng)為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供需要的設(shè)備和技術(shù)保障，從而為管理制度的實施奠定基礎(chǔ)，實現(xiàn)管理制度在管理實踐中的有效運用。除此之外，還可通過加強檔案管理中的監(jiān)督力度，確保各項管理操作都能符合規(guī)章制度標準要求。為了實現(xiàn)這一目標，可建立并落實責任制度，提高管理人員的責任意識，進而提升檔案管理質(zhì)量，為檔案管理制度完全落實奠定基礎(chǔ)。

（二）采用信息控制措施。新的檔案管理環(huán)境下，加大了企業(yè)檔案管理難度，多種類型企業(yè)檔案信息的出現(xiàn)，對企業(yè)管理技術(shù)提出了新的要求，還需要建立統(tǒng)一的管理平臺，確保檔案信息管理質(zhì)量及效率，引導(dǎo)管理人員運用新型技術(shù)完成各項管理任務(wù)。檔案信息準確性是保障檔案管理功能正常發(fā)揮的關(guān)鍵，如果出現(xiàn)檔案信息錯誤的問題時，將對企業(yè)帶來嚴重損失。因此，在創(chuàng)新檔案管理的過程中，需要采取恰當?shù)男畔⒖刂拼胧?，為檔案信息傳輸創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，同時要求檔案人員嚴格按照管理流程實施管理工作，是提高管理質(zhì)量的關(guān)鍵。在制定檔案管理要求時，要強調(diào)管理原則和管理目標，為檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供指導(dǎo)。為了保障管理效果，還要對檔案信息資源管理過程中出現(xiàn)的違法行為予以相應(yīng)的懲處措施，從而提高管理人員的責任意識，推進企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）提高創(chuàng)新意識。企業(yè)檔案管理要適應(yīng)時代發(fā)展特點，將創(chuàng)新意識貫徹到檔案管理全過程中，以便達到檔案管理目的，在管理實踐中不斷優(yōu)化管理方法，確保企業(yè)檔案管理機制是不斷改進的，能為企業(yè)運營各階段的檔案管理提供針對性指導(dǎo)。在創(chuàng)新意識的引導(dǎo)下，能促使管理人員從信息化角度出發(fā)，采取相應(yīng)的管理措施，真正達到檔案管理全面開展的目的。并且還要借助信息化技術(shù)，建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理流程和管理方法，確保檔案管理的時效性，能為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（四）提高檔案利用率。企業(yè)應(yīng)充分利用檔案信息，在提高信息利用率的條件下，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展上的價值。企業(yè)以往的檔案管理上，只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開發(fā)利用上存在不足，由此造成檔案利用率低下。因此，要求企業(yè)能按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應(yīng)建立新的檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立起獨立的檔案數(shù)據(jù)庫，方便員工在數(shù)據(jù)庫中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開展提供基礎(chǔ)條件。其次，要優(yōu)化服務(wù)模式。檔案管理信息資源應(yīng)用價值的實現(xiàn)在于為企業(yè)各項活動的展開提供參考，管理人員在管理信息資源時，要在后臺設(shè)置登記界面，明確記錄檔案查閱情況。最后，要深入挖掘檔案信息。為企業(yè)提供參考，推動企業(yè)改革發(fā)展。

三、結(jié)論

綜上所述，企業(yè)為了滿足經(jīng)濟市場發(fā)展需求，應(yīng)充分考慮信息化背景下對企業(yè)檔案管理的要求，通過創(chuàng)新管理模式，有效應(yīng)對檔案管理中面臨的一系列問題。目前的企業(yè)檔案管理，主要以提高管理人員創(chuàng)新意識為主，建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理有關(guān)工作的展開提供借鑒，最終實現(xiàn)企業(yè)良好發(fā)展的目的。

【參考文獻】

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